Sơ Đồ Quy Trình Thực Hiện Đơn Hàng

k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Hiện nay, chưa quy định người mua bắt buộc phải sử dụng chữ ký số/chữ ký điện tử. Một số loại hóa đơn điện tử sử dụng trong hoạt động bán lẻ điện tử cũng không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung trên. Hóa đơn bán hàng điện tử là một trong các loại hóa đơn điện tử áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Tham khảo mẫu hóa đơn bán hàng theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính.

Các lưu ý trong xử lý đơn hàng

- Trong xử lý đơn hàng điện tử, người bán cần tiến hành xử lý đơn hàng nhanh chóng. Các đơn hàng cần được phân loại theo thời gian đặt hàng hoặc tiêu chí khác như khu vực giao hàng, yêu cầu giao hàng (nhanh chóng hoặc miễn phí…). Đơn hàng được xử lý thành công phải gửi tới người mua (thông báo cho người mua đơn hàng đã được xử lí) và bộ phận khác (bộ phận đóng gói, giao hàng...). Nếu người mua đã thanh toán trực tuyến hoặc thanh toán một phần đơn hàng, xử lý đơn hàng cần bao gồm việc xác nhận đơn hàng đã thanh toán hoặc phần khách hàng phải trả khi việc giao nhận hàng hóa thành công.

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa, dịch vụ được xác định như sau:

1. Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Đối với cung cấp dịch vụ, là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

5.2.2. Giao nhận hàng hóa

Sau khi xử lý đơn hàng thành công, người bán phải thực hiện các công việc tiếp theo để giao hàng cho người mua. Đây chính là quá trình thực hiện đơn hàng của người bán nhằm giao hàng tới người mua và chỉ khi người mua đã nhận hàng thì công việc thực hiện đơn hàng mới được xem là hoàn thành.

Quy trình thực hiện đơn hàng gồm 5 bước, được mô tả như hình 5.3.

Hình 5.3. Sơ đồ quy trình thực hiện đơn hàng

Nguồn: Sing, Chan Kah (2003)

5.2.2.1. Thông báo cho khách hàng

Trước khi thực hiện đơn hàng, người bán cần thông báo cho khách hàng để xác nhận hàng hóa được giao đang có ở trong kho hoặc có tại hệ

thống các cửa hàng không. Thậm chí nếu hàng hóa đang có và được kiểm tra trong lúc đặt hàng, người bán vẫn cần thiết kiểm tra lại hàng hóa trước khi chính thức thực hiện đơn hàng.

Bên bán cần cung cấp cho khách hàng thông tin đã chấp nhận hoặc hóa đơn để bảo đảm đơn đặt hàng đã được xử lí xong, đồng thời thông báo cho khách hàng việc đặt hàng là chắc chắn.

Việc đưa ra thông báo cho khách hàng là thực sự quan trọng bởi so với việc đặt hàng và mua hàng truyền thống thường có sự đối mặt trực tiếp giữa người mua và người bán, trong khi mua bán điện tử không có đối mặt trực tiếp.

Có ba cách thức chủ yếu để thông báo thực hiện đơn hàng:

- Hiển thị trên màn hình phiên bản có thể in được,

- Gửi một thông báo cho khách hàng bằng email,

- Lưu trữ đơn đặt hàng như một bộ phận của hồ sơ đặt hàng lịch sử theo tài khoản của khách hàng với bên bán. Đó là một thông tin hữu ích trong lần mua hàng trước bằng việc lưu giữ tài khoản khách hàng trong cơ sở dữ liệu khách hàng của người bán.

Đối với hóa đơn bán hàng điện tử được in hoặc chuyển đổi thành chứng từ giấy, việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. Khi đó chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.

Đối với lưu trữ đơn đặt hàng điện tử, phải bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình. Tuy nhiên, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu:

- Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

- In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử phải theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

5.2.2.2. Xây dựng kế hoạch giao hàng

Xây dựng lịch giao hàng là đưa ra những nhiệm vụ cụ thể trong quá trình giao nhận hàng hóa, bao gồm thời gian và thời điểm thực hiện mỗi nhiệm vụ. Các nhiệm vụ trong xây dựng lịch vận chuyển gồm ba phần:

- Nhặt hàng và đóng gói: đó là công việc được chuẩn bị từ lúc xây dựng kế hoạch nhận hàng tới thời gian hàng hóa sẵn sàng cho việc bốc dỡ. Quá trình nhận hàng có thể bắt đầu ngay sau khi đơn đặt hàng được xác định chắc chắn hoặc ở thời điểm cụ thể nào đó.

- Bốc xếp hàng: đó là thời gian cho việc bốc xếp hàng hóa và gửi hàng đi.

- Chuyển hàng: đó là thời gian hàng hóa được vận chuyển từ nguồn tới đích. Khoảng thời gian này phụ thuộc vào các phương tiện vận tải.

Lập kế hoạch vận chuyển: Là việc xác định các phương tiện vận tải, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải, xác định tuyến vận tải để hàng hóa được gửi đi không bị chậm trễ và giao hàng hóa đúng thời gian với chi phí thấp.

Kế hoạch vận chuyển có thể phức tạp khi nó đề cập đến nhiều bãi đỗ trên đường vận chuyển và nhiều phương tiện tham gia chuyên chở. Các điểm dừng là các đoạn trong tuyến chở hàng được xác định bởi việc

thay đổi phương tiện vận tải hoặc qua biên giới, hoặc bốc hàng, nhận thêm hàng, dỡ bớt hàng, điểm dừng.

Người mua cần so sánh để lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp. Người bán cần đưa ra nhiều lựa chọn cho người mua hoặc kết hợp các nhà chuyên chở để giao hàng.

Các yếu tố cần được xem xét trong xây dựng kế hoạch vận chuyển, khả năng giao nhận hàng hóa theo đúng yêu cầu, chi phí. Ví dụ, các gói hàng nhỏ có thể được vận chuyển bằng các xe tải, gói hàng lớn có thể yêu cầu các xe moóc hoặc tàu thủy, tàu chở hàng…

5.2.2.3. Nhặt hàng

Nhặt hàng là việc lấy hàng của nhân viên từ kho hàng hoặc từ giá đựng hàng, theo yêu cầu về số lượng và chất lượng hàng hóa phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng và kế hoạch vận chuyển. Nhặt hàng thường được thực hiện tại xưởng sản xuất hàng hóa. Đây là quá trình vật lý di dời các hàng hóa từ các thùng hàng, các giá hàng hoặc khu vực dự trữ hàng hóa và tập hợp chúng lại trước khi gửi đi đóng gói.

Với một hệ thống quản trị kho hàng được vi tính hóa, xuất hàng có thể được tiến hành tự động. Quá trình này sinh ra một phiếu xuất kho danh sách hàng hóa được xuất dựa trên kế hoạch giao hàng. Phiếu xuất cũng được xem như tài liệu ghi tên các loại hàng, có giá trị như một sự xác nhận chính thức cho việc các hàng hóa đã được làm thủ tục để đóng gói. Phiếu xuất kho thường có các thông tin sau: Mặt hàng đã được xuất; vị trí của mặt hàng trong kho; thứ tự của việc chọn và nhặt hàng.

Có một số cách thức để quản lí việc xuất kho hàng hóa, dựa trên các yếu tố như ngày sản xuất, hạn sử dụng và địa điểm lưu giữ trong kho. Hai cách thức xuất hàng được đề nghị: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO).

- Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): FIFO là phương pháp kiểm kê chi phí trong đó giả định rằng các mục hàng hoá nhập trước được xuất trước. Điều này nghĩa là mục hàng hóa vào kho trước sẽ được

ghi nhận là đã bán trước nhưng không cần thiết chính xác đối tượng vật lý đó đã được xác định và bán. Theo đó, hàng tồn kho vào cuối năm sẽ là hàng hoá được nhập gần nhất. FIFO được sử dụng để xác định chi phí hàng bán cho một doanh nghiệp. Khi sử dụng FIFO, số lượng hồ sơ phải duy trì là ít do các mặt hàng lâu nhất được bán ra đầu tiên và không có sự gia tăng bất thường hoặc giảm giá vốn hàng bán do chỉ có các mục mới nhất là vẫn còn tồn kho cũng như chi phí là trong giai đoạn gần đây. Khi lạm phát, nếu giá thành tăng lên thì các mặt hàng mua trước rẻ hơn. Điều này làm giảm giá vốn hàng bán và giúp tăng lợi nhuận dẫn tới việc nộp thuế thu nhập lớn và giá trị hàng tồn kho cao hơn. Nếu sử dụng FIFO trong thời kỳ giảm phát, giá trị hàng tồn kho sẽ thấp hơn.

- Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này có nghĩa là các hàng hoá gần đây nhất được nhập vào kho sẽ được xuất ra đầu tiên. Các hàng hoá mới được sử dụng trước, dùng ưu tiên hơn hàng hoá cũ.

Các hàng đã xuất kho thường được đưa tới những “khu vực hàng đã được xử lí theo đơn”. Nhân viên quản lý kho hàng cần ghi lại những hàng hóa đã được xuất trong khu vực hàng đã được bán và xác định xem những hàng hóa nào còn lại trong kho để có thể thực hiện các đơn hàng tiếp theo.

5.2.2.4. Đóng gói

Đóng gói là quá trình kết hợp việc xuất hàng và đưa chúng tới địa điểm đóng gói/đóng thùng để vận chuyển đi. Danh sách hàng đóng gói được in ra từ hệ thống quản lý kho hàng, đó là những mặt hàng đã được đóng gói (kể cả nguyên liệu sử dụng để đóng gói, ví dụ là các hộp, containner hoặc các thùng…).

Sau khi nhận hàng hóa từ kho hàng, người nhận hàng sẽ xem lại hàng hóa với danh mục hàng đã được xuất và danh sách hàng được đóng gói. Họ cũng kiểm tra và xác định rằng các hàng hóa là không bị hư hỏng. Đó cũng là một bước quan trọng và là cơ hội cuối cùng để phát hiện những hàng hóa bị lỗi hoặc có vấn đề trước khi chính thức gửi đi.

Các yếu tố được thể hiện trong bao gói là trọng lượng, số lượng và những chỉ dẫn đóng gói cụ thể.

Các mặt hàng sau đó được đóng gói theo danh sách hàng đóng gói. Những mặt hàng cho cùng một khách hàng được đóng gói riêng. Một bản sao hóa đơn bán hàng được gửi kèm theo hàng đóng gói cho khách hàng. Nó có thể được để cùng/bên trong thùng hàng hoặc được đính kèm bên ngoài thùng hàng. Sau đó người xếp hàng sẽ xếp đặt các hàng hóa theo thứ tự giao hàng hoặc theo logic không gian xếp hàng.

Sau khi hàng hóa đã được đóng gói, thông tin hàng hóa trong hệ thống quản trị kho hàng sẽ được cập nhật lại để phản ánh tình trạng hàng hóa trong kho. Sau đó, người bán sẽ gửi danh sách hàng được xuất kho cho người nhận chuyên chở.

5.2.2.5. Vận chuyển hàng

Ngay sau khi nhận các gói hàng từ kho hàng bán, người thực hiện chuyên chở sẽ kiểm tra lần cuối và chuẩn bị một hóa đơn vận chuyển - B/L (Bill of lading). Hóa đơn vận chuyển là một hợp đồng chính thức giữa người bán và người vận chuyển để chuyển hàng tới khách hàng và nó thiết lập quyền sở hữu tạm thời hợp pháp và trách nhiệm pháp lý đối với hàng hóa trong khi vận chuyển. Hóa đơn vận chuyển liệt kê các gói hàng sẽ được giao, thời gian và địa điểm hàng hóa được bốc, dỡ, phương tiện vận tải tương ứng. Khi được dán tem (thời gian và ngày giao hàng), hóa đơn vận chuyển cũng được coi như chứng cứ của việc giao nhận.

Bộ phận giao nhận sau đó chuyển giấy tờ xuất của hàng hóa cùng với hóa đơn vận chuyển. Sau đó là giai đoạn bốc dỡ hàng hóa, kế hoạch dỡ hàng và chỉ dẫn dỡ hàng cần được xác định bởi bộ phận vận chuyển.

Người vận chuyển ghi chép quá trình vận chuyển trên hệ thống máy tính để phục vụ như là một thông báo tới bộ phận bốc dỡ. Trong một số trường hợp bản sao (copy) của danh sách đóng gói và hóa đơn vận chuyển cũng được gửi tới bộ phận bốc dỡ như một minh chứng của việc vận chuyển.

Tham khảo quy trình lấy hàng, đóng gói và vận chuyển hàng hóa của Amazon (xem Hộp 5.1).

Hộp 5.1: Quy trình xử lý đơn hàng của Amazon.com

ONT2 là trung tâm xử lý đơn hàng trực tuyến ra đời sớm nhất của Amazon tại San Bernardino California, Mỹ, chuyên xử lý các mặt hàng vừa và nhỏ, với trên 14 triệu sản phẩm được giao từ đây. Quy trình lấy hàng, đóng gói và vận chuyển hàng hóa của Amazon tại trung tâm này như sau:

Quy trình lấy hàng (The Pick Process)

Các mặt hàng đã được khách hàng đặt được lấy từ kho và gửi qua băng chuyền đến trạm đóng gói. Các mặt hàng được lưu trữ trên giá ở các vị trí dường như ngẫu nhiên. Một giá hàng có thể chứa một vài con thú nhồi bông, trò chơi video, hộp protein và một vài vật phẩm khác, được Amazon gọi là "sự ngẫu nhiên stow". Amazon đặt các mặt hàng ở các vị trí ngẫu nhiên để các nhân viên nhặt hàng tiện lợi và giảm thiểu thời gian đi lại trong kho, đảm bảo khối lượng công việc của nhân viên nhặt hàng tương đương nhau.

Quy trình lấy hàng được vi tính hóa, nhân viên nhặt hàng được định tuyến để tối đa hóa hiệu quả. Kho hàng loại bỏ hoàn toàn việc đi bộ và có robot mang kệ sản phẩm đến người nhặt hàng. Những người nhặt hàng có máy quét cầm tay để họ biết nhặt mặt hàng nào tiếp theo. Một chuỗi ba lần quét mã vạch: 1) Quét mã vạch trên thùng tote (tote bin); 2) Quét mã vạch trên giá nơi đặt sản phẩm; 3) Quét mã vạch trên sản phẩm để đảm bảo người nhặt chọn mặt hàng chính xác. Người nhặt hàng không thể tiếp tục cho đến khi ba lần quét hoàn toàn chính xác. Khi đã hoàn tất, máy quét của người nhặt sẽ chỉ dẫn họ chọn mặt hàng tiếp theo (có thể hoặc không cùng một đơn đặt hàng).

Quy trình đóng gói (The Pack Process)

Khi lấy đủ các mặt hàng, người nhặt hàng bỏ các mặt hàng lên băng chuyền để chuyển đến các trạm đóng gói (nơi các mặt hàng được đóng gói theo đơn đặt hàng). Các trạm đóng gói được phân thành các đơn đặt hàng với một mặt hàng và đơn đặt hàng với nhiều mặt hàng. Đối với các đơn đặt hàng một mặt hàng, các nhân viên đóng gói được máy tính nhắc nhở để chọn hộp kích thước chính xác trước khi đóng gói. Đối với các đơn hàng có nhiều mặt hàng, trước tiên người đóng gói sắp xếp các mặt hàng từ một tote lên một giá hàng có nhiều kệ để các mặt hàng từ mỗi đơn hàng được nhóm lại với nhau. Một đơn đặt hàng có thể có các mặt hàng được phân phối qua nhiều thùng tote nếu nó chứa các mặt hàng được chọn bởi những người khác nhau. Máy tính và quá trình quét giúp quá trình gói hàng chính xác, và chỉ mất vài giây để thực hiện.