Mối Liên Hệ Giữa Hệ Thống Kpi Và Sứ Mệnh, Tầm Nhìn, Chiến Lược

- Không có tương quan:Dữ liệu trên biểu đồ phản ánh giữa hai biến số không có mối tương quan nào với nhau. Trường hợp này chúng ta khẳng định những vấn đề chất lượng do các nguyên nhân khác gây ra.

Biến số 1

Biến số 2

Hình 4.19: Không có tương quan

TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG

Trong quản trị chất lượng, người ta thường sử dụng 7 loại công cụ thống kê truyền thống là sơ đồ lưu trình, sơ đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, phiếu kiểm tra chất lượng, biểu đồ phân bố mật độ, biểu đồ kiểm soát, biểu đồ phân tán.

Sơ đồ lưu trình là hình thức thể hiện toàn bộ các hoạt động cần thực hiện của quá trình sản xuất hay cung cấp sản phẩm, dịch vụ thông qua những sơ đồ khối và các ký hiệu nhất định. Mục đích của loại công cụ này là nhận biết, phân tích hoạt động để phát hiện ra những hoạt động chưa thích hợp cần được sửa đổi.

Sơ đồ nhân quả (sơ đồ Ishikawa hay sơ đồ xương cá), là một sơ đồ biểu diễn mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gây ra kết quả đó. Mục đích của nó là tìm kiếm, xác định các nguyên nhân gây ra những trục trặc về chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc quá trình, từ đó đề xuất biện pháp khắc phục.

Biểu đồ Pareto là đồ thị hình cột phản ánh các dữ liệu chất lượng thu thập được, sắp xếp theo thứ tự từ cao đến thấp, chỉ rò các vấn đề cần được ưu tiên giải quyết trước. Nhìn vào sơ đồ này người ta thấy được kiểu sai sót phổ biến nhất và thứ tự ưu tiên khắc phục vấn đề cũng như kết quả của hoạt động cải tiến.

Phiếu kiểm tra chất lượng là những phiếu ghi các số liệu một cách đơn giản bằng cách ký hiệu các đơn vị đo về các dạng sai sót, khuyết tật của sản phẩm. Mục đích của công cụnày là thu thập, ghi chép các dữ liệu chất lượng theo những cách thức nhất định để đánh giá tình hình chất lượng và đưa ra những quyết định xử lý hợp lý.

Biểu đồ phân bố mật độ là một dạng biểu đồ cột cho thấy bằng hình ảnh sự thay đổi, biến động của một tập hợp các dữ liệu theo những hình dạng nhất định. Mục đích của loại biểu đồ này là giúp ta có những kết luận chính xác về tình hình bình thường hay bất bình thưòng của chỉ tiêu chất lượng hay của quá trình.

Biểu đồ kiểm soát biểu thị dưới dạng đồ thị sự thay đổi của chỉ tiêu chất lượng. Mục đích của nó là đánh giá quá trình sản xuất ở trạng thái kiểm soát hay chấp nhận được không.

Biểu đồ phân tán là đồ thị biểu hiện mối tương quan giữa nguyên nhân và kết quả hoặc giữa các yếu tố ảnh hưỏng đến chất lượng. Công cụ này giúp người ta đánh giá tình hình chất lượng dựa trên hai hay nhiều dữ liệu cùng một lúc thể hiện mối tương quan giữa các yếu tố đó.

BÀI ĐỌC THÊM

ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT THEO KPI(KEY PERFORMANCE INDICATOR)

1. Giới thiệu chung

KPI là phương pháp đo lường hiệu suất (kết quả thực hiện công việc) bằng cách thiết lập một hệ thống chỉ số hiệu suất (một tập hợp có tính hệ thống của các chỉ số đo lường hướng vào các phương diện hoạt động của tổ chức), bao gồm khoảng 100 chỉ số, chia làm 3 loại chỉ số: KRI (Chỉ số kết quả cốt yếu), PI (Chỉ số hiệu suất) và KPI (Chỉ số hiệu suất cốt yếu).

KPI

Hình 4.20: 3 loại chỉ số đo lường hiệu suất

Theo David Parmenter, có 3 loại chỉ số đo lường hiệu suất là:

- Chỉ số kết quả cốt yếu - KRI: cho biết bạn đã làm được gì với 1 viễn cảnh (Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi & Phát triển, Môi trường & Cộng đồng, Sự hài lòng của nhân viên...) trong chiến lược của tổ chức.

- Chỉ số hiệu suất - PI: cho biết bạn cần làm gì.

- Chỉ số hiệu suất cốt yếu - KPI: cho biết bạn phải làm gì để làm tăng hiệu suất lên một cách đáng kể.

Để đo lường hiệu suất cần phải thiết lập hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất.Trọng tâm của các chỉ số hiệu suất này là đo lường các quá trình và các kết quả cốt yếu nhất quyết định đến thành công của tổ chức. Hướng theo sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược của tổ chức, hệ thống chỉ sốnày được thiết kế phân tầng từ cấp tổ chức đến cấp tổ/nhóm/cá nhân, thể hiện được kết quả hoạt động của tất cả các cấp độ trong tổ chức.

Xuất phát từ yêu cầu của việc đo lường các kết quả thực hiện trong doanh nghiệp, phương pháp KPI đã được giới thiệu tại Mỹ từ những năm 80 của Thế kỉ 20, sau đó cùng với sự ra đời của Thẻ điểm cân bằng của 2 tác giả Robert S.Kaplan và David Norton, KPI được sử dụng rất rộng rãi trên thế giới như là 1 phương thức hữu hiệu để đo lường hiệu suất công tác thông qua việc thiết lập được 1 hệ thống các thước đo hiệu suất. Phương pháp KPI cũng đã được áp dụng ở các tổ chức công như Chính phủ Malaysia. Hiện nay, phương pháp KPI đang được triển khai khá mạnh tại Việt Nam, đặc biệt là tại các doanh nghiệp đã áp dụng thành công ISO 9001.

2. Mục đích

Nhằm thực hiện thành công sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược bằng việc xây dựng một hệ thống khoảng 100 chỉ số hiệu suất, trong đó gồm 20 chỉ số KRI, 20 chỉ số KPI và 80 chỉ số PI cho các cấp từ tổ chức cho đến tổ, nhóm trong tổ chức. Dựa vào đó tiến hành thực hiện, đo lường và quản lý việc thực thi chiến lược của tổ chức.

3.Lợi ích

Giúp các cấp độ trong công ty xác định rò các mục tiêu, cách thức thực hiện và đo lường kết quả dựa vào các chỉ số hiệu suất.

Đo lường được kết quả thực hiện công việc trong quá khứ, hiện tại, tương lai của các cấp độ trong tổ chức, tạo điều kiện cho khắc phục tức thời và điều chỉnh từng bước đi thích hợp để thực hiện thành công chiến lược.

Đo lường được các yếu tố trọng yếu của tổ chức để đảm bảo thành công trong hiện tại, tương lai và phát triển bền vững.

Bản thân các thước đo đã là công cụ dẫn đường và tạo Sức hút lôi kéo mọi người thực hiện cải tiến liên tục. Nếu các thước đo này nhắm đến việc thực thi chiến lược, sứ mệnh thì chúng sẽ là công cụ đắc lực để quản lý chiến lược hữu hiệu.

Khắc phục được hạn chế của các phương pháp truyền thống như đo lường năng suất, quản lý theo phương pháp tài chính, đó là: chu kỳ còn đo dài (chậm chân trong việc cải tiến), chưa chỉ rò được vấn đề (cái gì, ở đâu và do ai).

Giải quyết được căn bản 4 rào cản lớn trong thực thi chiến lược - lý do chính của vấn nạn thất bại trong quản lý chiến lược là: Rào cản tầm nhìn, rào cản con người, rào cản nguồn lực và rào cản quản lý.

Từ việc chấm điểm kết quả thực hiện KPI giúp đánh giá chính xác kết quả công tác đạt được của mỗi cấp độ, có thể đưa ra chính sách đãi ngộ, khen thưởng thích đáng, kịp thời.

Tạo cơ sở khoa học cho hoạch định, phát triển các tài sản vô hình như: Chiến lược đào tạo, phát triển tri thức của doanh nghiệp; Tối ưu hóa giá trị của yếu tố quản lý thuộc các quá trình nội bộ; Khai thác các giá trị có thể từ khách hàng. Đó là nền tảng để có được các thành công về tài chính.

4. Triết lý

“Cái gì đo lường được thì mới thực hiện được” và “Hãy đo lường những gì quan trọng”. Mục tiêu và Thước đo mục tiêu là “Nam châm” và “Kim chỉ nam” cho hành động của mọi người hướng đến Sứ mệnh chung.

Cần phải đo lường một cách “Liên tục, tức thời, trong cả quá khứ - hiện tại - tương lai”.

Hãy đo lường và phát triển phần tài sản vô hình đang có tỉ trọng ngày càng lớn được chiếm giữ bởi nhân viên, bộ máy quản lý và khách hàng của mình.

Mỗi người, mỗi bộ phận đều có thể biết rò mình phải làm gì, làm như thế nào để đóng góp tốt nhất cho Mục tiêu chung của công ty.

“Hiệu suất cần được đo bởi chính những người tạo ra nó” thay vì chỉ được đo lường bởi người khác.

5. Nguyên tắc áp dụng

Quan hệ hiệu quả với nhân viên, các đoàn thể, các nhà phân phối và những khách hàng chủ chốt (các bên liên quan).

Trao quyền cho nhân viên một cách thích hợp, gồm người phụ trách dự án, đội ngũ quản trị cấp cao, cho đội ngũ nhân viên “tuyến đầu” và các bộ phận, nhân viên.

Kết hợp với các biện pháp đo lường, báo cáo, thực thi cải tiến hiệu suất và nâng cao năng suất để luôn có được Hệ thống KPI phù hợp, khả thi và cải tiến liên tục.

Sứ mệnh,Tầm nhìn,Giá trị cốt lòi của tổ chức

Các Chiến lượccủa tổ chức

Học hỏi và Phát trển

Các quy trình nội bộ

Sự hài lòng của NV

Hài lòng của khách hàng

Các kết quả tài chính

Môi trường

/Cộng đồng

Hệ thống KPI cần phải nối kết được với sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị, chiến lược và viễn cảnh của tổ chức, theo sơ đồ sau:

CÁC YẾU TỐ THÀNH CÔNG THEN CHỐT ( 5-8 CSF)

CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CỐT YẾU (MAX 10 CHỈ SỐ)

CÁC CHỈ SỐ HIỆU SUẤT (KHOẢNG 80 CHỈ SỐ)

CÁC CHỈ SỐ HIỆU SUẤT CỐT YẾU (MAX 10 CHỈ SỐ)

Các kết quả tài chính

Sự hài lòng của KHàng

Học hỏi và Phát trển

Các quy trình nội bộ

Sự hài lòng của NV

Môi trường

/Cộng đồng

Hình 4.21: Mối liên hệ giữa hệ thống KPI và sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược

của tổ chức.

Bốn yếu tố nền tảng cho việc xây dựng Hệ thống KPI được tóm tắt như sau:

Hình 4.22: Bốn yếu tố nền tảng cho việc xây dựng Hệ thống KPI

6. Yêu cầu của phương pháp

- Cam kết của lãnh đạo cao nhất

Cầnxác định sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị, chiến lược cũng như quyết tâm, cung cấp nguồn lực thực thi dự án KPI thành công. Đồng thời có sự cam kết tham gia của đội ngũ quản trị cấp cao ở các cấp độ.

- Xác định sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị và chiến lược của tổ chức một cách nhất quán trước khi xây dựng Hệ thống KPI

Các tài liệu chiến lược phải liên kết được với các viễn cảnh của Hệ thống KPI hay là các viễn cảnh phải được thể hiện trong chiến lược của tổ chức

- Cần xác định rò các viễn cảnh của chiến lược

Theo David Parmenter, KPI cần có 6 viễn cảnh: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi và phát triển, Sự hài lòng của nhân viên, Môi trường & Cộng đồng.

Bảng 4.10: Các viễn cảnh của chiến lược

Tài chính

Sử dụng hiệu quả tài nguồn vốn, Tăng trưởng lợi nhuận...

Môi trường & Cộng đồng Hỗ trợ địa phương, khả năng lãnh đạo cộng đồng...

Khách hàng

Sự hài lòng, trung thành của khách hàng...

Sứ mệnh, Các Giá trị, Tầm nhìn, Chiến lược của Công ty

Quy trình nội bộ Tối ưu hóa công nghệ, quan hệ hiệu quả với các bên hữu quan, năng suất, chất lượng,

giao hàng…

Sự hài lòng của nhân viên Hài lòng của nhân viên, gĩư và thu hút được nhân viên chủ lực...

Đào tạo, phát triển nguồn lực Trao quyền, tăng năng lực và sự thích ứng, tạo môi trường thuận lợi cho phát triển…