Thủ Tục Chứng Thực Văn Bản Thỏa Thuận Phân Chia Di Sản, Chứng Thực Văn Bản

Việc ban hành Quyết định của UBND TP. Hồ Chí Minh là dựa trên khung lệ phí của Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP là đúng quy định. Định kỳ hàng năm STP ban hành kiểm tra công tác chứng thực tại Phòng tư pháp cấp huyện. Ngay sau khi Nghị định 79 có hiệu lực các tỉnh thành đã tiến hành tổ chức tập huấn các quy định mới. Các địa phương đã tổ chức các đợt tập huấn, trao đổi nghiệp vụ, kịp thời giải quyết những vướng mắc trong chứng thực. Theo Thông tư liên tịch số 01 thì STP là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng QLNN các lĩnh vực trong đó có chứng thực. Hướng dẫn, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện và công chức Tư pháp Hộ tịch thuộc UBND cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. STP ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như việc ban hành công văn hướng dẫn nghiệp vụ về chứng thực như công văn số 04/STP-BTTP ngày 04 tháng 01 năm 2012 của STP Thành phố. Hồ Chí Minh về một số vấn đề liên quan đến hoạt động chứng thực gửi: UBND các quận, huyện. Hoặc các STP xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ sáu tháng, hàng năm công tác chứng thực về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Để thực hiện công tác QLNN về chứng thực, tăng cường hiệu quả, nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực. STP đã tiến hành tổ chức nhiều lớp tập huấn nghiệp vụ chứng thực cho đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác chứng thực. Đồng thời có văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để giải quyết vấn đề phát sinh, vướng mắc trong công tác chứng thực của quận huyện, xã phường, thị trấn. Định kỳ hàng quý, STP tổ chức các hội nghị giao ban tư pháp với PTP các quận, huyện và tham gia các hội nghị giao bao tư pháp xã, phường, thị trấn về nghiệp vụ công tác tư pháp trong đó có chứng thực. STP tổ chức các đoàn công tác đi cơ sở, bên cạnh đó tiến hành tổ chức hội nghị tập huấn. Hơn nữa

công tác thanh tra, kiểm tra cũng được các Sở quan tâm. Định kỳ hàng năm, STP đều tổ chức kiểm tra công tác tư pháp trong đó có chứng thực.

*/ UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp xã về chứng thực; Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực để báo cáo UBND cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

Ngoài ra, theo Thông tư liên tịch số 01 quy định: Phòng tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng QLNN về chứng thực và công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật có nhiệm vụ: Hướng dẫn, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức chuyên môn thuộc UBND cấp xã về chứng thực; Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;Thực hiện chứng thực một số việc khác theo quy định của pháp luật. Ngoài việc tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ cho UBND cấp xã trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. UBND cấp huyện cụ thể là PTP còn thực hiên việc kiểm tra công tác chứng thực theo định kỳ đối với công tác chứng thực tại UBND cấp xã.

*/ UBND cấp xã thực hiện chức năng QLNN về công tác tư pháp trên địa bàn, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau: Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật.

Trên đây hệ thống các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực. Trong quá trình quản lý chứng thực cần tiến hành đánh giá toàn diện về công tác chứng thực.‌‌

2.2. Phương thức thực hiện chứng thực

2.2.1. Một số thủ tục chứng thực

Theo quy định Nghị định 79 thủ tục thực hiện chứng thực được quy định rất đơn giản tạo điều kiện thuận lợi cho công dân. Về thủ tục các bản sao từ bản chính cấp huyện và cấp xã là giống nhau thủ tục tương đối đơn giản. Người yêu cầu chứng thực chỉ cần xuất trình: bản chính và bản sao cần chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh, nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực. Người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng thực bản sao từ bản chính người thực hiện chứng thực phải ghi rõ “chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Thủ tục chứng thực chữ ký cũng rất đơn giản, việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó. Trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc.

Quy định mới của pháp luật đã bổ sung về chứng thực điểm chỉ nhằm khắc phục quy định còn thiếu tại Nghị định số 79. Theo Thông tư số 19/2011/TT-BTP ngày 31 tháng 10 năm 2011 sửa đổi, bổ sung khoản 4 Thông tư số 03/2008/TT-BTP quy định cụ thể cách thức điểm chỉ Theo đó công dân có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện việc chứng thực chữ ký của mình trong các giấy tờ, văn bản. Nếu người yêu

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 107 trang tài liệu này.

cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ. Trường hợp khi điểm chỉ người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải, nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái. Trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón tay khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón tay nào, của bàn tay nào. Đối với giấy tờ, văn bản tiếng nước ngoài pháp luật quy định không thực hiện chứng thực điểm chỉ.

2.2.1.1. Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, chứng thực văn bản khai nhận di sản

Về thủ tục chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, chứng thực văn bản khai nhận di sản là giống nhau. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế, có sự cam đoan và chịu trách nhiệm về việc không bỏ sót người thừa kế theo pháp luật.

2.2.1.2. Đối với thủ tục chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Nghị định số 79 người yêu cầu chứng thực chữ ký chỉ cần xuất trình các giấy tờ sau đây: chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác và giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó. Người yêu cầu chứng thực bắt buộc phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực; địa điểm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp; chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Bên cạnh đó, PTP cấp huyện được quyền thực hiện chứng thực chữ ký người dịch. Người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về

tính chính xác của bản dịch. Người dịch là cộng tác viên của PTP phải ký hợp đồng dịch thuật với Trưởng phòng Tư pháp, trong đó cam kết thực hiện dịch chính xác và phải chấp hành nội quy dịch thuật của Phòng tư pháp.Trình tự chứng thực chữ ký của người dịch, trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ "BẢN DỊCH” vào chỗ trống phía trên bên phải. Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch.

2.2.1.3. Đối với thủ tục chứng thực hợp đồng

Theo quy định tại Luật công chứng năm 2006 thì hợp đồng, giao dịch bằng văn bản đã được công chứng theo quy định của Luật này gọi là văn bản công chứng. Mà theo quy định của pháp luật văn bản công chứng bao gồm các nội dung sau đây: hợp đồng, giao dịch và lời chứng của công chứng viên. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Đối với công tác chuyển giao các hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 08 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Nghị định 79 (Thông tư số 03). Nhằm để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định của Nghị định số 79. Đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức. UBND cấp tỉnh thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương. Căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch

được lựa chọn công chứng của tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của UBND cấp xã theo quy định của pháp luật. Tại Nghị định số 88/2009/NĐ-CP ngày 19/10/2009 (Nghị định số 88) có quy định rõ trách nhiệm của UBND cấp tỉnh trong việc xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà UBND cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang cho tổ chức hành nghề công chứng. Có địa phương đã thực hiện việc chuyển giao, tuy nhiên đối với các địa phương mà tổ chức hành nghề công chứng chưa phân bố đồng đều, chưa thực hiện việc chuyển giao thì việc chứng thực hợp đồng vẫn do Phòng Tư pháp thực hiện

Việc chứng thực hợp đồng được thực hiện trong hai trường hợp:

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo thẩm quyền địa hạt của huyện, quận, thị xã mình;

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng;

Nghị định số 79 thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75. Riêng đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch vẫn áp dụng theo các quy định Nghị định số 75 đối với những địa phương chưa thực hiện việc chuyển giao. Chứng thực hợp đồng công dân có thể soạn hợp đồng sau đó yêu cầu Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện hoặc yêu cầu Phòng Tư pháp soạn theo mẫu.

2.2.1.4. Quy trình thực hiện việc chứng thực theo hợp đồng

*/Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình để lập hồ sơ chứng thực:

Người yêu cầu chứng thực phải:

- Nộp phiếu yêu cầu Chứng thực hợp đồng

- Nộp hợp đồng đã được soạn thảo sẵn (trong trường hợp yêu cầu phòng Tư pháp thì Phòng sẽ lập): Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình

đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc chứng thực và phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các giấy tờ đó.

- Đối với giấy tờ đã xuất trình bản chính thì nộp kèm theo bản chụp giấy tờ tùy thân đối với cá nhân, giấy tờ đối với tổ chức. Đối với giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản ngoài việc xuất trình bản chính người yêu cầu còn phải nộp thêm bản chụp. Người thực hiện chứng thực trong quá trình kiểm tra mà phát hiện giấy tờ thấy có dấu hiệu giả thì không được chứng thực.

- Trong trường hợp pháp luật quy định việc chứng thực phải có người làm chứng hoặc trường hợp pháp luật quy định việc chứng thực không phải có người làm chứng nhưng người yêu cầu chứng thực không đọc, không nghe, không ký hoặc không điểm chỉ được thì phải có người làm chứng. Người làm chứng do người yêu cầu chứng thực chỉ định, nếu họ không chỉ định được hoặc trong trường hợp khẩn cấp thì người thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ điều kiện về độ tuổi, năng lực hành vi dân sự, không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ về tài sản liên quan đến việc chứng thực.

*/ Chuẩn bị văn bản chứng thực:

- Người thực hiện chứng thực xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu chứng thực và xét thấy nội dung hợp đồng đã được soạn thảo sẵn không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì thực hiện việc chứng thực.

- Trong trường hợp nội dung hợp đồng trái pháp luật, đạo đức xã hội hoặc được soạn thảo không đạt yêu cầu thì hợp đồng phải được sửa đổi, bổ sung; nếu người yêu cầu chứng thực không đồng ý với việc sửa đổi, bổ sung đó thì không được chứng thực. Đồng thời khi thực hiện chứng thực phải đáp ứng yêu cầu về chữ viết trong văn bản chứng thực đối với hợp đồng. Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chứng thực người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành ký vào văn bản chứng thực.

*/ Người thực hiện chứng thực phải từ chối việc thực hiện chứng thực trong các trường hợp sau:

 Biết hoặc phải biết yêu cầu chứng thực hoặc nội dung chứng thực trái pháp luật, đạo đức xã hội

 Việc chứng thực liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc những người thân thích là vợ hoặc chồng, cha, mẹ đẻ, cha, mẹ, vợ hoặc cha, mẹ chồng, cha, mẹ nuôi; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột, anh chị em vợ hoặc chồng, anh chị em nuôi; cháu là con của con trai con gái, con nuôi

 Việc không thuộc thẩm quyền chứng thực của cơ quan mình

 Có văn bản yêu cầu tạm dừng việc chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

 Việc liên quan đến yêu cầu chứng thực đang có tranh chấp

 Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

 Khi từ chối chứng thực hợp đồng, nếu người yêu cầu chứng thực đề nghị thì người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ bằng văn bản

 Thời hạn chứng thực không quá 3 ngày làm việc đối với hợp đồng đơn giản, không quá 10 ngày làm việc đối với hợp đồng phức tạp, không quá 30 ngày làm việc đối với hợp đồng đặc biệt phức tạp, kể từ khi thụ lý.

Liên quan đến việc từ chối việc thực hiện chứng thực Luật công chứng và chứng thực ngày 30.8.2011 của Bang Aargau, Thuỵ Sĩ quy định về việc từ chối, theo đó người chứng thực phải từ chối việc chứng thực, nếu bản thân mình là người tham gia hoặc có lợi ích trực tiếp đến việc chứng thực hoặc là đại diện cho người tham gia hoặc có lợi ích trực tiếp từ việc chứng thực.

2.2.1.5. Về việc chuyển giao việc các hợp đồng giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng

Hệ thống tổ chức hành nghề công chứng đã và đang phát triển mạnh