Quản lý nhà nước về chứng thực thực trạng và phương hướng đổi mới

công sức trong việc đề xuất các phương hướng, giải pháp để góp phần hoàn thiện hơn công tác QLNN về chứng thực.

Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần bổ sung và phát triển lý luận phục vụ nâng cao hiệu quả quản lý chứng thực trong giai đoạn hiện nay. Luận văn có thể làm tư liệu tham khảo phục vụ cho công tác nghiên cứu giảng dạy và đào tạo cho cán bộ Tư pháp.

6. Kết cấu của luận văn

Ngoài lời mở đầu, nội dung và kết luận. Luận văn gồm 3 chương Chương 1: Một số vấn đề lý luận về quản lý nhà nước về chứng thực Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực

Chương 3: Đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực

Chương 1‌‌‌‌

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC

1.1. Khái niệm chứng thực

Theo Từ điển Tiếng Việt có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực cụ thể Sao: “Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sa”[65, tr. 817]. Định nghĩa về xác nhận: “Thừa nhận là đúng sự thật. Xác nhận chữ kí. Xác nhận lời khai. Tin tức đã được xác nhận”[65, tr.1101]. Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó” [65, tr. 186]. Như vậy, chứng thực được bao hàm bao hàm một số khái niệm liên quan đến sao, xác nhận, chứng thực.

Pháp luật của nước ngoài cũng có quy định chứng thực. Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực. Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau, Thụy Sĩ điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang Aargau.Theo đó, việc chứng thực được áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch. Mặc dù, Luật của Thụy Sĩ chưa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực nhưng cũng đã có quy định điều chỉnh về chứng thực. Bên cạnh đó, theo quy định Luật của cộng hoà liên bang Đức ngày 28/9/1969 về công chứng cũng có quy định về chứng thực bản sao cũng như quy định chứng thực đơn giản bao gồm chứng thực chữ ký, dấu vân tay, chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác. Trong đó, chứng thực chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy được chữ ký đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại lý do nào đó gây phương hại đến việc hành nghề của mình.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 107 trang tài liệu này.

Quy định của pháp luật Việt Nam: tại Điều 19 Nghị định số 31/CP có quy định về thẩm quyền chứng thực:

“UBND quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này. UBND xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định” [26, tr. 5-6].

Đồng thời Nghị định này cũng có quy định thẩm quyền chứng nhận của Phòng công chứng Nhà nước về công chứng, tuy nhiên thẩm quyền về Phòng công chứng Nhà nước bao gồm cả chứng thực của UBND cấp huyện nên chưa có phân định rõ. Sau đó Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ (sau đây gọi là Nghị định số

75) tại Điều 2 quy định về công chứng, chứng thực:

“Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác gọi là hợp đồng, giao dịch và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định này. Chứng thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này ”[27, tr. 1-2].

Nghị định số 75 có định nghĩa về công chứng và chứng thực. Tuy nhiên trên thực tế chưa có sự phân định rõ ràng, chưa chấm dứt thẩm quyền chứng thực của Phòng công chứng đối với việc chứng thực của UBND cấp huyện, cấp xã. Theo đó, Phòng công chứng được xác thực của các hợp đồng được giao kết giữa các bên tham gia các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và của các giao dịch khác đồng thời, đồng thời cũng xác nhận bản sao, bản dịch giấy tờ và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch.

Sau khi có sự ra đời của Luật công chứng năm 2006, Nghị định số 79 đã có sự phân định thẩm quyền công chứng, chứng thực. Khác với chứng thực, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Tại Nghị định số 79 thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75 về công chứng, chứng thực thì chứng thực gồm chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 2 khoản 5 và khoản 6 như sau:‌

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực” [30, tr. 1-2].

Qua đó có thể định nghĩa chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

1.2. Vị trí, chức năng của quản lý nhà nước về chứng thực

Quản lý có nhiều cách hiểu khác nhau, theo từ điển Tiếng Việt quản lý được định nghĩa: “Trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định hoặc là việc tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định”[65, tr. 772]. Theo tài liệu về quản lý hành chính nhà nước (phần II Hành chính nhà nước và công nghệ hành chính):“ Quản lý có thể hiểu là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý vào một đối tượng nhất định để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người,

nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”[49, tr. 5]. Như vậy, nếu như quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đối với các đối tượng quản lý thì QLNN là hoạt động của các chủ thể mang quyền lực, bằng pháp luật tác động tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện những chức năng nhất định. Trong đó quản lý hành pháp là hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Hoạt động này được thực hiện trước hết và chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhà nước.Theo giáo trình Luật hành chính Việt Nam:

“Quản lý hành chính nhà nước là một hình thức hoạt động của Nhà nước được thực hiện trước hết và chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhà nước, có nội dung là bảo đảm sự chấp hành luật, pháp lệnh, nghị quyết của cơ quan quyền lực nhà nước nhằm tổ chức và chỉ đạo một cách trực tiếp và thường xuyên công cuộc xây dựng kinh tế, văn hoá- xã hội và hành chính- chính trị. Nói cách khác, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động chấp hành

- điều hành của nhà nước”[ 48, tr.13].

Cũng theo tài liệu này về quản lý hành chính nhà nước này:

“Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người do các cơ quan trong hệ thống Chính phủ từ Trung ương đến cơ sở tiến hành để thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước, nhằm duy trì và phát triển cao các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật thoả mãn các nhu cầu hợp pháp của con người trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc”[48, tr. 8].

Thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực của đời sống xã hội. Cơ quan thực hiện quản lý hành chính nhà nước là hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Mỗi cơ quan đều có những vai trò nhất định trong quản lý nhà nước. Để quản lý

cần đặt ra các quy tắc hành vi, ứng xử của con người. Trong đó, ban hành văn bản là một hình thức hoạt động cơ bản và chủ yếu của quản lý hành chính nhà nước. Thông qua hoạt động này, các vấn đề liên quan đến quản lý hành chính nhà nước được xác định và đó chính là cơ sở pháp lý để chủ thể thực hiện các công việc của mình trong quản lý hành chính nhà nước. Nhìn chung, QLNN về chứng thực là sự tác động của các chủ thể mang quyền lực nhà nước chủ yếu bằng pháp luật tới hoạt động chứng thực nhằm thực hiện các chức năng của nhà nước. Đó là các hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan hành pháp khi thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được nhà nước giao trong việc quản lý chứng thực. Hoạt động quản lý mang tính chất quyền lực hành chính của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền do pháp luật quy định thực hiện. Mục đích của quản lý nhằm tác động lên quá trình tổ chức và hoạt động chứng thực làm cho quá trình diễn ra trong khuôn khổ của pháp luật. Cơ quan có nhiệm vụ quản lý là hệ thống, từ Trung ương đến địa phương, đứng đầu hệ thống đó là Chính phủ. Đây là cơ quan chấp hành của Quốc hội, đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất có chức năng thống nhất quản lý trong phạm vi cả nước về hành pháp. Mỗi bộ, ban, ngành phụ trách các lĩnh vực mà Chính phủ giao trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của mình. BTP là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực trong đó có hành chính tư pháp.Trong những năm qua, hoạt động chứng thực ở nước ta đã có những bước phát triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Hơn nữa, ngày càng được khẳng định vị trí, vai trò của mình trong đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Đồng thời là công cụ đắc lực giúp QLNN có hiệu quả. QLNN về chứng thực với vị trí là một bộ phận công tác QLNN. Muốn thực hiện QLNN được tốt đòi hỏi hoạt động quản lý trong tất cả các lĩnh vực cần

đồng bộ. Cơ quan giúp Chính phủ thực hiện công tác QLNN về chứng thực là BTP. Đó là cơ quan chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện QLNN về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. BTP có nhiệm vụ, quyền hạn trong việc ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật; chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Ngoài ra, BTP thực hiện công tác tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác QLNN về chứng thực.‌‌

Trong quá trình thực hiện QLNN về chứng thực, ngoài sự phục tùng của cấp dưới đối với cấp trên, quản lý hành chính nhà nước còn thể hiện sự phân cấp quản lý. Sự phân cấp quản lý chuyển giao thẩm quyền cho cấp dưới nhằm tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy sự chủ động, sáng tạo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Sự phụ thuộc hai chiều trong quản lý hành chính, ở Trung ương: Chính phủ, BTP. Tại địa phương cấp tỉnh UBND cấp tỉnh, STP; cấp huyện UBND cấp huyện, PTP; cấp xã: UBND cấp xã, banTư pháp xã. Sự phụ thuộc theo chiều ngang trong lĩnh vực chứng thực, tạo điều kiện cần thiết cho cấp dưới phát huy thế mạnh của địa phương nhằm hoàn thành nhiệm vụ cấp trên đã giao phó. Mối quan hệ phụ thuộc dọc giúp cho cấp trên có thể tập trung quyền lực nhà nước để chỉ đạo hoạt động cấp dưới, tạo nên hoạt động chung thống nhất. Quan hệ phụ thuộc hai chiều trong quản lý chứng thực của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa lợi ích chung với lợi ích của địa phương, giữa lợi ích ngành với lợi ích địa phương.

1.3. Quy phạm pháp luật về chứng thực

1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về chứng thực

- Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.

- Thông tư số 03/2001/TP- CC ngày 14/3/2001 của Bộ tư pháp về việc hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.‌

- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

- Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/ 2007/NĐ-CP.

- Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 5 về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

- Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực.

- Thông tư số 92/2008/TTLT- BTC-BTP ngày 17/10/2008 của Bộ Tài Chính và Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn chế độ thu, nộp quản lý và sử dụng phí bản sao, lệ phí chứng thực.

- Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng.

1.3.2. Quy định cơ bản của pháp luật hiện hành

+ Về thẩm quyền chứng thực: tại Điều 5 Nghị định số 79 có quy định thẩm quyền chứng thực UBND xã, phường, thị trấn được quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. PTP huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh được quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng