Hệ Thống Cơ Quan Thực Hiện Chứng Thực, Quản Lý Chứng Thực

nước ngoài, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài. Nghị định số 79 chưa phân cấp cho PTP cấp huyện được quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản bằng tiếng Việt đây là hạn chế của Nghị định số 79 dẫn đến bất tiện cho công dân khi đi chứng thực bản sao, chữ ký bằng tiếng Việt thì phải đến 2 cấp thẩm quyền khác nhau để được giải quyết. Bản thân tác giả cũng có bài báo viết về tháo gỡ hệ lụy trong công tác chứng thực đối với bất cập trên. Sau khi có vướng mắc trên ngày 20-1-2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định 04/2012/NĐ-CP (Nghị định 04) sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79 PTP được bổ sung thêm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Nghị định bổ sung thêm thẩm quyền trên nhằm tạo thuận lợi cho công dân khi có nhu cầu không phải đến hai cơ quan có thẩm quyền khác nhau để chứng thực. Đối với việc cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 79 thuộc trách nhiệm của cơ quan đang quản lý sổ gốc, riêng đối cấp bản sao từ sổ gốc các giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch. Về thẩm quyền chứng thực Cơ quan đại diện ngoại giao được quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Tại Việt Nam, đối với việc chứng thực UBND cấp xã thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định về thẩm quyền. Công chức Tư pháp hộ tịch xã, phường thị trấn giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chứng thực. Theo quy định của pháp

luật công chức Tư pháp hộ tịch là chức danh chuyên môn thuộc UBND cấp xã có trách nhiệm tham mưu giúp UBND cấp xã. Về người thực hiện chứng thực tại PTP cấp huyện Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc chứng thực theo thẩm quyền. Đối với Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thuộc quyền chứng thực của Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Khác với Việt Nam, tại Thụy Sỹ theo quy định của Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau không có sự phân định giữa công chứng và chứng thực. Theo đó người công chứng được thực hiện việc công chứng và chứng thực. Việc chứng thực chữ ký, bản sao, trích lục, bản sao chép, bản dịch cũng có thể được người chứng thực thực hiện. Như vậy, về thẩm quyền nội dung việc chứng thực có thể được thực hiện bởi người công chứng hoặc người chứng thực. Tuy nhiên, có sự khác nhau về thẩm quyền địa hạt người công chứng và người chứng thực.Về thẩm quyền địa hạt đối với người công chứng được thực hiện việc công chứng, chứng thực trong toàn bang. Người chứng thực được thực hiện việc chứng thực trong phạm vi xã, nơi được bổ nhiệm hoặc được bầu.

+ Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

- Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

+ Các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính:

- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo.

- Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung.

- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 107 trang tài liệu này.

- Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.

+ Trách nhiệm của người thực hiện việc chứng thực:

- Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực.

- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.

- Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền.

Pháp luật hiện hành của Việt Nam có những quy định cụ thể về chứng thực, các quy định của pháp luật đang dần ngày càng hoàn thiện. Để nâng cao hiệu quả QLNN về chứng thực cần có bức tranh khái quát về thực trạng quản lý chứng thực ở Việt Nam.

Chương 2‌‌‌‌

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CHỨNG THỰC Ở VIỆT NAM

2.1. Hệ thống cơ quan thực hiện chứng thực, quản lý chứng thực

2.1.1 Cơ quan thực hiện chứng thực

Theo quy định của pháp luật hiện hành cơ quan thực hiện chứng thực được quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2009/TTLT-BTP-BNV ngày 28/4/2009 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của STP thuộc UBND cấp tỉnh, PTP thuộc UBND cấp huyện và công tác tư pháp của UBND cấp xã (gọi tắt Thông tư liên tịch số 01).

* Ủy ban nhân dân cấp xã: thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác tư pháp trên địa bàn, có các nhiệm vụ, quyền hạn: thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

* Phòng Tư pháp: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng QLNN về chứng thực và công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật

* Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao: theo quy định Nghị định số 79 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Nếu như quy định về chứng thực của Việt Nam áp dụng trong phạm vi đất nước, mở rộng phạm vi được áp dụng bao hàm cả cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì Luật công chứng, chứng thực của Thụy Sỹ quy định đã quy định cụ thể về thẩm quyền chứng thực của người thực hiện chứng thực trong phạm vi của bang.

2.1.2. Cơ quan quản lý chứng thực‌

Quản lý chứng thực là một nội dung QLNN trong lĩnh vực hành chính tư pháp. Đó là hoạt động quản lý mang tính chất quyền lực hành chính của Nhà nước do cơ quan QLNN có thẩm quyền thực hiện. Mục đích của quá trình quản lý nhằm tác động lên quá trình tổ chức và hoạt động chứng thực làm cho quá trình này diễn ra trong khuôn khổ của pháp luật và đặt mục đích nhất định. Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất trong việc thống nhất QLNN. Nhiệm vụ quyền hạn của Chính phủ được quy định tại Khoản 4, Điều 18 Luật về tổ chức chính phủ năm 2001 “Thống nhất quản lý công tác hành chính tư pháp, các hoạt động về luật sư, giám định tư pháp, công chứng và bổ trợ tư pháp, tổ chức và quản lý công tác thi hành án, quốc tịch, hộ khẩu, hộ tịch” [29, tr. 11]. Với vị trí pháp lý là cơ quan đứng đầu hệ thống hành pháp, có quyền quyết định tối cao đối với việc giải quyết mọi vấn đề thuộc địa hạt quản lý nhà nước trong mọi lĩnh vực trên phạm vi toàn quốc. Về hệ thống tổ chức quản lý chứng thực của nước ta có sự tham gia của mọi cấp hành chính từ trung ương đến cơ sở, có cả chủ thể quản lý ở trong nước và ở nước ngoài. Hệ thống cơ quan có thẩm quyền chung Chính phủ và UBND các cấp và hệ thống cơ quan chuyên môn của ngành Tư pháp và ngành ngoại giao, thể hiện sự phân cấp hợp lý, bảo đảm cho quan hệ phối hợp ngang cấp và quan hệ chỉ đạo, chấp hành.

2.1.2.1. Quản lý nhà nước về chứng thực trước khi có Luật công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP

Trước khi có Luật công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP ra đời chưa có sự phân định rõ hoạt động công chứng và chứng thực. Cụ thể có thể phân chia các giai đoạn phát triển như sau:

Giai đoạn từ năm 1945-1954: Ngay sau khi nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ra đời ngày 15/11/1945. Hồ Chủ Tịch ký Sắc lệnh 59/SL, ấn định

thể lệ việc thị thực các giấy tờ với nội dung trình tự thủ tục thị thực giấy tờ cho công dân trong giao lưu dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa chỉ cụ thể của một người tại địa phương. Việc áp dụng Sắc lệnh trên chủ yếu xác nhận ngày tháng năm, chữ ký và địa chỉ thường trú của đương sự. Tại Điều thứ nhất quy định:

“Trong các làng quyền thị thực các giấy tờ trước đó do hương chức trong làng thi hành nay thuộc về Uỷ ban nhân dân của làng. Ở các thành phố, quyền thị thực do trưởng phố hay hộ phố thi hành nay cũng thuộc UBND hàng phố. Chủ tịch UBND sẽ phụ trách việc thị thực này và phải đề cử một hay là hai uỷ viên để thay mình khi vắng mặt hoặc khi chính mình là người đương sự có giấy cần đem thị thực hoặc khi người đương sự đối với mình có thân thuộc về trực hệ như cha, mẹ, ông bà...hay bằng hệ, bằng vai, chú bác, cô gì, anh em ruột và anh em thúc bá hay là đối với bố mẹ nuôi hay con nuôi. Riêng ở các thành phố chữ thị thực của Uỷ ban các phố phải có thêm UBND thị xã chứng nhận. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thị xã sẽ phụ trách về việc chứng nhận này hoặc cử một uỷ viên phụ trách thay mình”[43, tr. 1].

Đồng thời Sắc lệnh trên có quy định tiến bộ tại Điều thứ 3: “ Các Uỷ ban thị thực phải chịu trách nhiệm về việc không đúng về căn cước người đương sự, ngày tháng thị thực và quyền sở hữu trên bất động sản đem bán hay cầm cố. Nếu xảy ra thiệt hại đến tư nhân vì sự thị thực không đúng, công quỹ của làng hay của thành phố phải bồi thường”[43, tr. 1]. Ngày 29/2/1952, Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 85/SL quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất. Tại Điều 3 có quy định: “ Trước khi đem trước bạ văn tự phải được UBKCHC xã hay thị xã nhận thực chữ ký của các người mua, bán, cho, nhận đổi và nhận thực những người bán, cho hay đổi là chủ những nhà cửa, ruộng đất đem bán, cho hay đổi. Việc nhận thực này không nộp một khoản tiền nào” [44, tr. 1]. Do hoàn cảnh lịch sử bấy giờ nên Sắc

lệnh 85/SL chỉ áp dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Uỷ ban kháng chiến. Cũng theo Sắc lệnh này, Uỷ ban kháng chiến cấp xã được nhận thực vào văn tự theo hai nội dung: nhận thực chữ ký của các bên mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất và nhận thực người đứng ra bán, cho, đổi là chủ của những nhà cửa, ruộng đất đem bán, trao đổi.

Giai đoạn từ năm 1954-1990: được đánh dấu kể từ Nghị định 143/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp ban hành. Trên cơ sở của Nghị định 143/HĐBT, BTP có Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 quy định về công tác công chứng nhà nước quy định:

“Công chứng nhà nước là một hoạt động của nhà nước nhằm giúp công dân, các cơ quan, tổ chức lập và xác nhận các văn kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn kiện đó, làm cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện. Bằng hoạt động trên, công chứng nhà nước tạo ra những đảm bảo pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các cơ quan, tổ chức phù hợp với Hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết các tranh chấp được thuận lợi góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa”[4, tr. 1].

Thông tư có nội dung quy định trách nhiệm của BTP quản lý thống nhất công tác công chứng nhà nước. Hệ thống cơ quan theo ngành dọc là STP, có nhiệm vụ giúp BTP và UBND tỉnh, Thành phố, đặc khu trực thuộc trung ương quản lý tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở địa phương mình. Trong văn bản pháp lý về hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về công chứng được kế thừa cho đến tận thời điểm này thể hiện việc QLNN đối với hoạt động công chứng được giao cho cơ quan BTP và UBND tỉnh, thành phố.

Giai đoạn từ năm 1990-2006: ngày 27/02/1991 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 45/1991/HĐBT ngày 27/2/1991 về tổ chức và hoạt

động công chứng nhà nước. Về việc QLNN về công chứng về cơ bản được kế thừa quy định BTP quản lý thống nhất về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi cả nước. Tại Điều 10 của Nghị định số 45/HĐBT quy định “UBND tỉnh, Thành phố đặc khu trực thuộc trung ương có trách nhiệm quản lý công chứng ở địa phương mình. Giám đốc STP giúp UBND tỉnh thực hiện các nhiệm vụ nói trên ”[51, tr. 3]. Như vậy, theo Nghị định số 45/HĐBT thì hệ thống các cơ quan quản lý công chứng được xác định theo hai cấp: ở Trung ương là Bộ Tư pháp có trách nhiệm giúp Chính phủ quản lý thống nhất về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi cả nước; còn ở địa phương là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, trong đó Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm giúp cơ quan này quản lý công tác công chứng ở địa phương mình. Ngoài ra các cơ quan khác trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng.

Sau đó, BTP ban hành Thông tư số 276-TT/CC ngày 20/4/1991 hướng dẫn về tổ chức và quản lý công chứng nhà nước tại Mục II có quy định trách nhiệm của UBND tỉnh quản lý tổ chức và hoạt động công chứng ở địa phương theo sự hướng dẫn thống nhất của Bộ Tư pháp, cụ thể là:

“Hướng dẫn, kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi địa phương; Bảo đảm về tổ chức, cơ sở vật chất và kinh phí cho hoạt động công chứng ở địa phương; Bảo đảm thực hiện chế độ chính sách đối với công chứng viên, các nhân viên và cán bộ khác làm công chứng trong địa phương; Bồi dưỡng về chính trị, nghiệp vụ chuyên môn cho công chứng viên và các cán bộ khác làm công chứng trong địa phương; Tổng kết và phổ biến kinh nghiệm hoạt động công chứng ở địa phương; Giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động công chứng của công dân và các tổ chức theo thẩm quyền [5, tr. 3].