Những Tồn Tại, Hạn Chế Trong Quản Lý Nhà Nước Về Chứng Thực

Tổ chức tốt việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực và trực giải quyết các yêu cầu chứng thực của người dân, hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần; Bảo đảm phương tiện vật chất cần thiết cho công tác chứng thực; Bố trí kinh phí để thực hiện tốt và hiệu quả công tác chứng thực; Chú trọng công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định về chứng thực đến nhân dân;

Rà soát các thủ tục hành chính thực hiện tại đơn vị mình, không yêu cầu chứng thực trái quy định, khi tiếp nhận hồ sơ hành chính phải đối chiếu bản sao không có chứng thực với bản chính (nếu thuận lợi cho người nộp hồ sơ), người đối chiếu ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính;

Hướng dẫn các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn rà soát các thủ tục của tổ chức, doanh nghiệp mình, không yêu cầu chứng thực trái quy định pháp luật;

Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình công tác chứng thực tại địa phương cho UBND huyện.

e. Công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm trong quản lý nhà nước về chứng thực

Để đảm bảo được hiệu quả quản lý nhà nước nói chung và quản lý nhà nước về chứng thực nói riêng, công tác bảo vệ các quy định của pháp luật dưới hình thức thanh tra và kiểm tra luôn được quan tâm. Thông qua công tác thanh tra, kiểm tra mới biết chủ trương, nghị quyết của Đảng, cơ chế, chính sách của Nhà nước về chứng thực đi vào cuộc sống ra sao. Có được thực hiện đầy đủ hay không.Cũng qua việc thường xuyên thanh tra, kiểm tra mà các nhà lãnh đạo, quản lý có được những thông tin phản hồi từ thực tế cuộc sống, đó là những dữ liệu quan trọng để đề ra những chủ trương, chính sách sát hợp với đòi hỏi của thực tiễn đối với hoạt động chứng thực.

Xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự trong khi thực hiện hoạt động Tư pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng được căn cứ vào các quy định sau: Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002, Nghị định số 134/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một

số điều của Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính; Nghị định số 76/2006/NĐ-CP và Nghị định số 60/2009/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp được ban hành đã cụ thể hoá các hành vi bị xử phạt trong lĩnh vực Tư pháp; Luật Thanh tra năm 2004, Nghị định số 74/2006/NĐ-CP quy định về tổ chức và hoạt động của Thanh tra Tư pháp; Điều 267 Bộ Luật hình sự năm 1999; khoản 2 Điều 14 Nghị định 49/2005/N Đ - CP ngày 11-4-2005 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giáo dục… Đây là văn bản tạo cơ sở pháp lý chi tiết, cụ thể nhất và trực tiếp nhất hiện nay cho việc tiến hành xử phạt các hành vi vi phạm trong hoạt động chứng thực.

Thanh tra, kiểm tra thường xuyên là một yêu cầu không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Ngay sau khi ban hành công văn triển thực hiện Nghị định 79/2007/NĐ –CP trên cả nước, ngày 24/9/2007 Bộ Tư pháp ban hành công văn số 4016/BTP – HCTP về việc kiểm tra việc triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ –CP. Hàng năm, Bộ Tư pháp định kỳ tổ chức hoạt động Thanh tra chuyên ngành về hoạt động công chứng – chứng thực tại các địa phương; hoặc thanh tra chuyên ngành đối với hoạt động chứng thực – hộ tịch. Đồng thời, các Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, UBND các cấp trong thẩm quyền trách nhiệm của mình thực hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra định kỳ và thanh tra đột xuất đối với hoạt động chứng thực tại địa phương mình. Nhiều địa phương cũng tích cực tiến hành kiểm tra công tác chứng thực như các tỉnh Bình Định, Hà Tĩnh, Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh, Hoà Bình, Lào Cai, Long An, Quảng Nam, Quảng Ninh, Thái Nguyên..., nhằm khắc phục, hướng dẫn, giải quyết kịp thời các khó khăn, vướng mắc về chuyên môn, nghiệp vụ trong mặt công tác này. Theo báo cáo của Bộ Tư pháp tại hầu hết các đơn vị, địa phương được thanh tra công tác chứng thực cơ bản đã bảo đảm đúng pháp luật, đáp ứng tốt nhu cầu đăng ký chứng thực của nhân dân.

Hoạt động thanh tra, kiểm tra công tác chứng thực, hộ tịch trên địa bàn Hà Nội, nhằm góp phần đánh giá đúng thực trạng công tác quản lý nhà nước và công tác thực hiện các việc về hộ tịch trong nước và chứng thực. Riêng hoạt động chứng thực hoạt động thanh tra, kiểm tra sẽ thực hiện kiểm tra việc hoạt động chứng thực

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

theo quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí hộ tịch; thanh tra trách nhiệm công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực; thanh tra công tác quản lý nhà nước về chứng thực. Từ đó, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, rút kinh nghiệm đối với khuyết điểm sai sót, tồn tại. Đồng thời, qua hoạt động thanh tra, kiểm tra cũng chủ trương xử lý nghiêm đối với những vi phạm của các cá nhân, tổ chức trong quá trình quản lý, thực hiện công tác hộ tịch và chứng thực. Qua công tác thanh tra, kiểm tra sẽ tiếp thu, phản ánh các kiến nghị của cá nhân, tổ chức, phát hiện bất cập thực tế áp dụng pháp luật để có biện pháp tháo gỡ, hỗ trợ, giải đáp kịp thời những vướng mắc phát sinh; đồng thời giúp nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của người dân đối với các quy định về hộ tịch và chứng thực, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trên địa bàn thành phố.

Tại thành phố Hà Nội theo định kỳ hoặc đột xuất Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, Phòng Tư pháp các quận, huyện phối hợp cùng với các cơ quan chức năng liên ngành thực hiện tổ chức, kiểm tra chuyên đề hoặc định kỳ hoạt động chứng thực của UBND cấp huyện, UBND cấp xã nhằm đảm bảo hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực có hiệu quả.

Năm 2013 Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định thanh tra số 05/QĐ – TTR ngày 22/3/2013 của Chánh Thanh tra Bộ Tư pháp về thanh tra chuyên ngành công tác hộ tịch trong nước và chứng thực tại thành phố Hà Nội; Quyết định số 07/ QĐ – TTR ngày 01/4/2013 của Chánh Thanh tra Bộ Tư pháp về việc sửa đổi, bổ sung Kế hoạch thanh tra được ban hành kèm theo Quyết định thanh tra số 05/QĐ – TTR ngày 22/3/2013 của Chánh Thanh tra Bộ Tư pháp về thanh tra chuyên ngành công tác hộ tịch trong nước và chứng thực tại thành phố Hà Nội từ ngày 02/4/2013 đến 30/5/2013 đã thành lập đoàn Thanh tra thực hiện Thanh tra chuyên đề hoạt động chứng thực, hộ tịch tại Thành phố Hà Nội. Đoàn Thanh tra Bộ Tư pháp đã tiến hành làm việc với UBND TP Hà Nội, Sở Tư pháp TP Hà Nội, UBND và Phòng Tư pháp của 18 quận (huyện) thanh tra bao gồm các đơn vị: Ba Đình, Cầu Giấy, Đống Đa, Hoàn Kiếm, Hai Bà Trưng, Hà Đông, Long Biên, Gia Lâm, Hoàng Mai, Tây Hồ, Thanh Xuân, Đông Anh, Từ Liêm, Thanh Trì, Sóc Sơn, Mê Linh, Ba Vì, Hoài Đức

và 41 UBND xã, phường, thị trấn tại 18 quận, huyện nêu trên. Qua kiểm tra cho thầy hầu hết các đơn vị được thanh tra chứng thực cơ bản đã đảm bảo đúng pháp luật, đáp ứng tốt nhu cầu đăng ký các sự kiện chứng thực của nhân dân.Việc thu lệ phí chứng thực tại các Phòng Tư pháp cấp huyện,UBND cấp xã cơ bản đảm bảo đúng quy định, chưa phát hiện có tiêu cực trong việc thu nộp lệ phí. Các trường hợp thắc mắc của công dân được lãnh đạo UBND cấp xã và cán bộ Tư pháp giải thích, hướng dẫn rõ ràng, kịp thời nên không để xảy ra khiếu nại, tố cáo.

2.3. Những tồn tại, hạn chế trong quản lý nhà nước về chứng thực

2.3.1 Tồn tại, hạn chế chung

Một là các quy định pháp luật về chứng thực còn nhiều hạn chế

Mặc dù được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước chúng ta đã ban hành được một hệ thống các quy định pháp luật về chứng thực tạo khuôn khổ pháp lý cho hoạt động chứng thực cũng như đảm bảo hoạt động quản lý nhà nước có hiệu quả.Tuy nhiên, trong hệ thống các văn bản pháp luật liên quan tới lĩnh vực chứng thực thì văn bản điều chỉnh trực tiếp của lĩnh vực chứng thực mới chỉ dừng lại ở cấp độ nghị định của Chính phủ. Trong khi đó, một số văn bản điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết đã được ban hành ở cấp độ luật như: Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Nhà ở… Do đó, sự tuân thủ của các cơ quan, tổ chức đối với các quy định của pháp luật về chứng thực không cao do bị chi phối bởi nhiều các văn bản quy phạm pháp luật khác.

Theo Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, việc sao giấy tờ tài liệu và chứng thực chữ ký đã được chuyển giao dứt điểm về UBND cấp xã (phường, thị trấn) và phòng tư pháp cấp quận (huyện), trong khi đó, loại việc mang tính chất công chứng (hợp đồng, giao dịch) lại chưa được chuyển giao dứt điểm về công chứng. Luật Đất đai 2003, Bộ Luật dân sự 2005 và Luật Nhà ở vẫn quy định cho UBND cấp xã và cấp huyện được chứng thực 1 số giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở dẫn đến tình trạng ở các phòng công chứng, lượng việc giảm đáng kể (97 - 98% so với trước đây), trong khi ở UBND cấp xã, lượng việc về chứng thực tăng (đặc biệt là ở các xã, phường, thị trấn thuộc các thành phố, thị xã).

Mặt khác, đội ngũ cán bộ tư pháp, hộ tịch ở các xã hiện nay rất thiếu (chỉ có 1 biên chế), phải thực hiện nhiều loại việc khác nhau thuộc lĩnh vực tư pháp cơ sở, trình độ, năng lực còn hạn chế, còn thiếu hiểu biết cần thiết, thiếu kỹ năng cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác chứng thực.

Việc xác định các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính như bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo; bản chính bị sửa chữa tẩy xoá; bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng; đơn thư hoặc các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận hoặc chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; giấy tờ, văn bản mà pháp luật quy định không được sao.[26, Điều 16] Tuy nhiên, việc xác định các giấy tờ không được chứng thực theo quy định này là rất khó, nhất là đối với các bộ cấp xã.

Việc chứng thực chữ ký của người dịch: Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch.[26, Điều 18] Việc xác định mức độ thông thạo về ngoại ngữ là rất khó bởi không có chuẩn mực cụ thể. Thực tế có người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ nhưng chưa thể dịch được, ngược lại có những người không có bằng cấp nhưng có thể đọc thông viết thạo ngoại ngữ. Mặt khác, hầu hết cán bộ của các Phòng Tư pháp đều chỉ có trình độ Đại học Luật mà chưa thực sự có trình độ về ngoại ngữ chuyên ngành, vì vậy việc xem xét người dịch có thông thạo ngoại ngữ cần dịch hay không là rất khó thực hiện.

Hai là hoạt động tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực trong thực tiễn còn nhiều bất cập

Về triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại các địa phương trên cả nước chưa thực sự đồng bộ và có hiệu quả. Một số Sở Tư pháp chưa quan tâm đến công tác quản lý nhà nước về hành chính tư pháp trong đó có hoạt động chứng thực, nhất là việc hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động chứng thực.

Về áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực: Đối với hoạt động chứng thực, báo cáo của Bộ Tư pháp cho biết cũng còn nhiều bất cập như một số UBND cấp huyện, xã vẫn chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhân dân, có hiện tượng quá tải trong việc chứng thực bản sao tại một số nơi, một số thời điểm do tình trạng lạm dụng bản sao trong khi pháp luật đã quy định chỉ cần có bản chính để đối chiếu; chất lượng văn bản chứng thực trong một số trường hợp chưa bảo đảm; còn tồn tại một số trường hợp thu lệ phí chứng thực không đúng quy định...

Việc kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao trong chứng thực bản sao từ bản chính ở một số đơn vị còn dễ dãi, tuỳ tiện, dẫn đến một số trường hợp văn bản không phải là bản chính hoặc bản chính có sửa chữa, tẩy xoá vẫn chứng thực; một số đơn vị chưa thực hiện việc ghi sổ theo quy định, như cấp bản sao từ sổ gốc không vào sổ, ghi chép sổ chứng thực không rõ ràng...

Ba là hoạt động thanh tra, kiểm tra còn chưa đáp ứng được yêu cầu

Công tác kiểm tra, thanh tra về tình hình tổ chức, hoạt động chứng thực của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương và địa phương còn chưa chặt chẽ, thường xuyên nên dẫn đến việc tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, phát hiện, chấn chỉnh những hành vi vi phạm pháp luật đôi khi còn chưa hiệu quả.

Công tác hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của một số Phòng Tư pháp đôi khi chưa kịp thời, sâu sát dẫn đến có những sai sót ở cơ sở chưa được phát hiện để chỉ đạo uốn nắn.

2.3.2 Những tồn tại, hạn chế trong quản lý nhà nước về chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội

Ngoài những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của tồn tại hạn chế trong quản lý nhà nước về chứng thực ở Việt Nam mà phần trên của luận văn đã nêu thì trong quản lý nhà nước về chứng thực tại thành phố Hà Nội có những tồn tại, hạn chế khác nguyên nhân do đặc dù về tình hình kinh tế, chính trị và xã hội. Những tồn tại, hạn chế trong hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực tại thành phố Hà Nội thể hiện ở các mặt như sau:

Một là trong việc ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực

Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn thực hiện hoạt động tư pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng còn chưa đồng bộ, chưa kịp thời và thiếu ổn định. Điển hình là quy định về thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính chứng thực sao y bản chính đối với văn bản bằng song ngữ trong Quyết định số 4045/QĐ-UBND ngày 31/08/2011 của UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính đang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn Thành phố Hà Nội mâu thuẫn với quy định về thẩm quyền thực hiện chứng thực văn bản bằng song ngữ của Thông tư số 03/2008/TT – BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp, gây khó khăn cho cán bộ khi thực hiện hoạt động chứng thực dẫn đến tình trạng “chờ” hướng dẫn gây ra bức xúc cho cá nhân, tổ chức.

Dựa trên Quyết định số 4045/QĐ-UBND, Quyết định số 4046/QĐ - UBND, UBND cấp quận (huyện) thực hiện ban hành bộ thủ tục hành chính thực hiện tại địa phương mình trong đó có các thủ tục liên quan đến hoạt động chứng thực. Tuy nhiên với việc ban hành Quyết định 4322/QĐ-UBND thì toàn bộ thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực tư pháp trong đó có các thủ tục liên quan đến hoạt động chứng thực trong 02 Dựa trên Quyết định số 4045/QĐ-UBND, Quyết định số 4046/QĐ – UBND được hủy bỏ và thay thế. Nhưng đến hiện nay UBND cấp quận (huyện) trên địa bàn thành phố Hà Nội chưa thực hiện thay thế, bổ sung, sửa đổi các quyết định công bố các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực tư pháp trong đó có các thủ tục hành chính về chứng thực gây khó khăn cho cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện.

Tổ chức quản lý nhà nước về chứng thực có nhiều khâu, nhiều việc còn chồng chéo giữa cơ quan chức năng, gây ách tắc trong quá trình chỉ đạo thực hiện hoạt động chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội. Đặc biệt, các thắc mắc cũng như ý kiến tham vấn về chuyên môn trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực không được Sở tư pháp, Phòng tư pháp hướng dẫn kịp thời mà phải đợi tổng hợp ý kiến rồi ra văn bản trả lời nên chưa đáp ứng được yêu cầu giải quyết kịp thời của hoạt động chứng thực.

Hai là về áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực

Qua công tác thanh tra, kiểm tra đã phát hiện ra một số sai sót, hạn chế trong quá trình áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực trên địa bàn thành phố Hà Nội như sau:

Về ghi số chứng thực và sử dụng Sổ chứng thực:

UBND quận Đống Đa, quận Thanh Xuân, quận Tây Hồ, quận Hai Bà Trưng, huyện Hoài Đức, huyện Đông Anh, huyện Ba Vì ghi trùng số chứng thực, không ghi liên tục theo thứ tự thời gian, thực hiện; 4/41 UBND cấp xã ghi sai số chứng thực trong Sổ chứng thực không phù hợp với số chứng thực trên bản sao chứng thực không đúng theo quy định của Khoản 1 điều 21 Nghị định 79/NĐ – CP và mẫu Sổ chứng thực bản sao từ bản chính được ban hành theo quy định của Thông tư số 03/2008/TT – BTP.[12, tr.19, tr.24]

UBND quận Cầu Giấy thực hiện quản lý trên máy vi tính mà không lập Sổ theo quy định. UBND quận Long Biên chưa ghi theo đúng quy định về cột ghi họ tên giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực trong Sổ chứng thực chữ ký. 4/41 xã không sử dụng và quản lý Sổ chứng thực theo đúng quy định.[12, tr.19, tr.24]

Về thu phí và lệ phí chứng thực:

UBND huyện Thạch Thất thu gộp biên lai lại, UBND huyện Đông Anh không có biên lai thu phí, lệ phí từ số chứng thực số 1925 đến số 1927 phát sinh ngày 10/12/2012, UBND quận Hai Bà Trưng thiếu biên lai thu phí một số trường hợp như (08 trường hợp xác nhận chữ ký trong sổ từ 3329 đến 3337 nhưng chỉ có 05 biên lai từ số 017 đến 021, 06 trường hợp chứng thực từ số 3362 đến 3386 nhưng chỉ có 02 biên lai là 128 và 129). 5 /41 UBND cấp xã tự miễn phí, lệ phí cho một số đối tượng và không cấp biên lai thu phí, lệ phí cho một số trường hợp.[12, tr.19, tr.24]

Về hoạt động lưu trữ văn bản chứng thực

Theo quy định của pháp luật thì mỗi việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện đều phải ghi vào sổ và lưu trữ tại cơ quan đó.; Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu