Quản lý nhà nước về chứng thực - Qua thực tiễn Thành phố Hà Nội

đại chúng ở địa phương để mọi người dân biết và thực hiện; Tập huấn Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cho những người làm công tác chứng thực của UBND cấp huyện và cấp xã những người làm công tác cấp bản sao từ sổ gốc của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn của địa phương; Lựa chọn, bố trí cán bộ giúp việc cho Trưởng, Phó Trưởng phòng tư pháp cấp huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã trong công tác chứng thực. Phải bảo đảm thường xuyên có người trực để tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Bố trí phương tiện vật chất cần thiết cho công tác chứng thực (sổ sách; tủ đựng hồ sơ, tài liệu; nơi nào có điều kiện thì trang bị máy photocopy, máy tính...); Những nơi mà Phòng tư pháp cấp quận (huyện) chưa có con dấu thì khẩn trương làm con dấu để thực hiện việc chứng thực theo quy định của Nghị định;

Hàng năm Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Vụ hành chính tư pháp thuộc Bộ Tư pháp đều thực hiện tọa đàm với Sở Tư Pháp các tỉnh trên cả nước để trao đổi về việc tổ chức thực hiện công tác chứng thực và những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong hoạt động chứng thực. Qua đó thực hiện rà soát, hệ thống hóa các văn bản liên quan đến hoạt động chứng thực, hướng dẫn cụ thể những loại văn bản, tài liệu không được phép dịch, không được phép chứng thực bản sao; tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ chứng thực để nâng cao trình độ cho công chức Tư pháp – Hộ tịch.Trong quá trình triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực trong trường hợp có vướng mắc Bộ tư pháp, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp sẽ trách nhiệm hướng dẫn thực hiện bằng văn bản để hoạt động chứng thực được dễ dàng thực hiện trong thực tiễn.

Thực hiện quy định của Nghị định số 79/NĐ – CP có hiệu lực, thực hiện chỉ đạo của Bộ Tư pháp theo Công văn số 2447/BTP-HCTP về việc triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Chỉ thị về việc chỉ đạo triển khai thực hiện Nghị định tại địa phương mình đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực cụ thể như sau:

UBND thành phố Hà Nội chỉ đạo Sở Tư pháp tổ chức hội nghị triển khai quán triệt nội dung các quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cho cán bộ

lãnh đạo cấp thành phố, cấp quận (huyện), các thành viên của Hội đồng phối hợp công tác phổ biến giáo dục pháp luật, báo cáo viên pháp luật thành phố. Triển khai thông suốt các quy định mới của Nghị định như: về phân định thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; về đơn giản hóa thủ tục, rút ngắn thời hạn giải quyết; giá trị của văn bản chứng thực; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao,… để các cấp, các ngành triển khai thực hiện đồng bộ và thống nhất.

Triển khai thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP. Chỉ đạo các Phòng Công chứng của Thành phố thực hiện đúng quy định về thẩm quyền giải quyết công việc theo Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

Thực hiện tập trung tuyên truyền, phổ biến sâu rộng những quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cho toàn thể cán bộ và nhân dân biết, thực hiện. Giao Hội đồng phối hợp công tác phổ biến giáo dục pháp luật của Thành phố bổ sung vào kế hoạch năm 2007 nội dung tuyên truyền phổ biến Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, phân công các ngành là thành viên phối hợp thực hiện.Sở Tư pháp đã chủ động tham mưu giúp UBND thành phố giải quyết các vấn đề về chứng thực làm rất tốt công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục về chứng thực.

Thực hiện tốt việc công bố công khai Bộ Thủ tục hành chính trong đó có thủ tục chứng thực, thường xuyên rà soát thủ tục, kịp thời cập nhật, sửa đổi, bổ sung trình tự thực hiện, cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, căn cứ pháp lý và kết quả cần đạt được của thủ tục hành chính theo quy định. Đồng thời, chủ động phối hợp với các Sở, ngành, đơn vị tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc liên quan đến các việc chứng thực. Qua đó, góp phần tích cực trong việc đưa hoạt động công tác hộ tịch và chứng thực của thành phố Hà Nội đi vào nền nếp, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước, đáp ứng tốt yêu cầu đổi mới của công tác cải cách hành chính và nhu cầu chính đáng của người dân.

Sở Tư pháp thành phố Hà Nội có Công văn số 681/STP- BTTP gửi Bộ Tư pháp

xin ý kiến chỉ đạo về việc thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ- CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

Về áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực:

Các quy định của pháp luật về chứng thực ra đời cùng với việc tách chứng thực bản sao ra khỏi hoạt động công chứng, phân cấp mạnh mẽ việc chứng thực cho cấp xã và cấp huyện đã tạo điều kiện thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp trong việc chứng thực các bản sao văn bản, giấy tờ, chứng thực chữ ký. Với mạng lưới cơ quan chứng thực gồm trên 700 Phòng Tư pháp (thuộc UBND cấp huyện), hơn 11 nghìn UBND cấp xã và gần 200 Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, đã thực sự giải tỏa được tình trạng ách tắc trong công tác chứng thực so với thời kỳ trước đây, đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày càng cao của người dân ở trong nước và nước ngoài cụ thể:

Từ 01-7-2007 đến hết 30-6-2009 trên địa bàn cả nước đã thực hiện việc chứng thực theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ -CP, UBND huyện và UBND cấp xã đã thực hiện được như sau: Phòng Tư pháp chứng thực: Bản sao: 3.423.464 bản; Chữ ký cá nhân: 998.625 bản; Số lệ phí chứng thực thu được: 36.017.646.000 đồng. UBND cấp xã (phường, thị trấn) chứng thực: Bản sao: 229.640.956 bản; Chữ ký cá nhân: 5.185.173 bản; Lệ phí chứng thực: 278.066.203.000 đồng [5, tr.8]. Năm 2010 trên cả nước đã thực hiện 27.751.400 vụ việc chứng thực, thu nộp ngân sách 128.567.743 nghìn đồng.[6, tr.7] Năm 2012 trên cả nước đã thực hiện chứng thực

65.779.033 bản sao, 2.971.541 chữ ký. [9, tr.6] Năm 2013, các cơ quan tư pháp cấp huyện, cấp xã đã thực hiện chứng thực 135.189.100 bản sao (tăng 106% so với năm 2012), 3.284.041 chữ ký (tăng 10% so với năm 2012).[11, tr.13].Từ năm 2007 đến năm 2012 tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, đã thực hiện 4.313 trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính; 53.463 trường hợp chứng thực chữ ký.[8, tr.21]

Tại Hà Nội công tác chứng thực bản sao, chữ ký của UBND huyện, UBND cấp xã đến nay đã đi vào nền nếp, ổn định. Các cơ quan này đã chứng thực một lượng lớn bản sao, chữ ký, đáp ứng nhu cầu của người dân và đã chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật, bảo đảm thủ tục thông thoáng, đơn giản; riêng về

thời gian thực hiện chứng thực thì tuy chưa được như quy định của Nghị định nhưng nhìn chung so với trước đã có sự rút ngắn rất nhiều đã đáp ứng kịp thời hơn yêu cầu của người dân, doanh nghiệp. Năm 2012 Phòng tư pháp cấp huyện đã chứng thực tổng số 15.714 trường hợp, UBND cấp xã đã chứng thực tổng số 723352 trường hợp trong đó chứng thực bản sao từ sổ gốc là 39.612 bản.[12, tr.5]. Năm 2013 đã cấp số bản sao chứng thực là 5.926.379, chứng thực chữ ký 93.631 hồ sơ.[11, Phụ lục]

c. Công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức

Ngay sau khi Nghị định 79/N Đ – CP có hiệu lực, UBND thành phố Hà Nội chỉ đạo Sở Tư pháp thực hiện tổ chức các hội nghị chuyên đề tập huấn nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc cho đội ngũ làm công tác chuyên môn ở các Sở, Ban ngành, tổ chức chính trị -xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp và công chức làm công tác chứng thực ở cấp huyện và cấp xã.

Hàng năm, theo định kỳ Sở Tư pháp phối hợp cùng Sở Nội Vụ tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Tư pháp để nâng cao chất lượng đội ngũ thực hiện hoạt động tư pháp nói chung và nghiệp vụ thực hiện chứng thực nói riêng. Năm 2012 Sở Tư pháp Hà Nội đã tập huấn về chứng thực – hộ tịch cho hơn 700 cán bộ làm công tác tư pháp, phối hợp cùng Học viện Tư pháp, Trường đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong mở 2 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tập trung cho công chức phòng Tư pháp và công chức Tư pháp Hộ tịch của 29 quận, huyện trên địa bàn thành phố.[12, tr.3]

Để đáp ứng yêu cầu về nâng cao chất lượng cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầu của chương trình cải cách hành chính theo Chương trình 08/Ctr về cải cách hành chính, ngày 27/11/2012 UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 5485/QĐ – UBND về đề án đào tạo 1000 công chức tại UBND cấp xã trong đó bổ sung rất lớn số lượng cán bộ Tư pháp – Hộ tịch thực hiện nhiệm vụ chứng thực – hộ tịch. Sở Nội vụ thành phố Hà Nội có trách nhiệm thực hiện tuyển sinh và đào tạo nhóm cán bộ, công chức nguồn này. Đây là một trong những đề án quan trọng nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức nói chung và cán bộ thực hiện hoạt động chứng thực nói riêng.

d. Tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về chứng thực

Để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý nhà nước nói chung và quản lý nhà nước về chứng thực tại Hà Nội, UBND thành phố phải tổ chức bộ máy thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Các cơ quan hành chính nhà nước có nhiệm vụ, quyền hạn khi thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chứng thực cụ thể như sau:

Sở Tư pháp Thành phố:

Thực hiện nhiệm vụ giúp UBND Thành phố trong công tác quản lý nhà nước về chứng thực và hộ tịch, Sở Tư pháp có 02 phòng chuyên môn trong đó phòng Hành chính Tư pháp có chức năng giúp lãnh đạo Sở tham mưu cho UBND thành phố quản lý nhà nước về hộ tịch và chứng thực.

Hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người làm công tác chứng thực và tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại UBND huyện, Phòng Tư pháp quận, huyện và UBND xã; Tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực đến người dân; Chủ trì, phố hợp với UBND quận, huyện, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Ban Quản lý các khu chế xuất và công nghiệp, các sở - ban - ngành khác, các tổ chức xã hội, xã hội - nghề nghiệp của Thành phố tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực đến các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố, hướng dẫn các tổ chức, doanh nghiệp không yêu cầu chứng thực trái quy định pháp luật; Hướng dẫn các sở - ban - ngành và UBND huyện rà soát các thủ tục liên quan đến chứng thực và bãi bỏ, sửa đổi các yêu cầu, thủ tục liên quan đến chứng thực không đúng quy định pháp luật, báo cáo tình hình cho UBND thành phố; Đẩy mạnh kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm liên quan đến công tác chứng thực trên địa bàn Thành phố theo thẩm quyền;

Sở Tài chính Thành phố:

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp để tham mưu cho UBND thành phố việc hướng dẫn, chỉ đạo UBND cấp huyện, UBND cấp xã bố trí kinh phí hợp lý để thực hiện tốt và hiệu quả công tác chứng thực;

Phối hợp với Sở Tư pháp và Trường đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, Học viện Tư pháp trong việc bố trí kinh phí để tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ chứng thực;

Rà soát các thủ tục hành chính của đơn vị mình, không yêu cầu chứng thực trái quy định, khi tiếp nhận hồ sơ hành chính phải đối chiếu bản sao không có chứng thực với bản chính (nếu thuận lợi cho người nộp hồ sơ), người đối chiếu ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Sở Nội vụ Thành phố:

Phối hợp với Sở Tư pháp chuẩn hóa đội ngũ công chức làm công tác chứng thực; Phối hợp với UBND huyện, UBND xã trong việc bố trí đủ nhân sự có trình độ, kỹ năng và kiến thức pháp luật để thực hiện công tác chứng thực; Rà soát các thủ tục hành chính của đơn vị mình, bảo đảm không có yêu cầu chứng thực trái quy định, khi tiếp nhận hồ sơ hành chính phải đối chiếu bản sao không có chứng thực với bản chính (nếu thuận lợi cho người nộp hồ sơ), người đối chiếu ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

UBND cấp quận (huyện):

Thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực trên địa bàn quận, huyện mình, chú trọng vào các công tác; Tuyên truyền, phổ biến các quy định về chứng thực đến nhân dân; Thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động chứng thực; Bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho người làm công tác chứng thực; Bố trí đủ nhân sự có trình độ, kỹ năng và kiến thức pháp luật để thực hiện công tác chứng thực; Bố trí kinh phí hợp lý để thực hiện tốt và hiệu quả công tác chứng thực;

Chỉ đạo Phòng Tư pháp huyện, UBND xã thực hiện đúng quy định pháp luật khi chứng thực, không đặt thêm yêu cầu, hồ sơ, thủ tục hay từ chối chứng thực trái quy định, không thực hiện chứng thực chữ ký đối với các hợp đồng, giao dịch dân sự (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác);

Chỉ đạo Phòng Tư pháp huyện, UBND xã tổ chức tốt việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực và trực giải quyết các yêu cầu chứng thực của người dân, hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần;

Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện rà soát các thủ tục hành chính, không yêu cầu chứng thực trái quy định, khi tiếp nhận hồ sơ hành chính phải đối chiếu bản sao không có chứng thực với bản chính (nếu thuận lợi cho người

nộp hồ sơ), người đối chiếu ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính;

Chỉ đạo việc hướng dẫn các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn rà soát các thủ tục của tổ chức, doanh nghiệp mình, không yêu cầu chứng thực trái quy định pháp luật;

Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp chứng thực tại địa phương mình để báo cáo định kỳ và đột xuất cho Sở Tư pháp Thành phố.

Tổng hợp các khó khăn, vướng mắc về công tác chứng thực để báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố và cơ quan có thẩm quyền;

Hướng dẫn UBND huyện, UBND xã thực hiện thống kê số liệu, báo cáo tình hình chứng thực; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực tại Thành phố để báo cáo UBND thành phố và Bộ Tư pháp theo quy định;

Rà soát các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, không yêu cầu chứng thực trái quy định, khi tiếp nhận hồ sơ hành chính phải đối chiếu bản sao không có chứng thực với bản chính (nếu thuận lợi cho người nộp hồ sơ), người đối chiếu ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính

Phòng Tư pháp quận (huyện): Mỗi phòng Tư pháp có 01 lãnh đạo trực tiếp phụ trách công tác hộ tịch và chứng thực, có từ 01 -02 công chức Tư pháp thực hiện nhiệm vụ này, bao gồm cả việc quản lý kho Sổ sách, giấy tờ.Cán bộ, công chức cấp quận (huyện) đều có trình độ Đại học chuyên ngành Luật, một số cán bộ có chuyên ngành khác làm công tác chứng thực, hộ tịch kiêm nhiệm. Phòng Tư pháp cấp huyện có chức năng, quyền hạn sau:

Thực hiện tác tham mưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước về công tác chứng thực tại địa phương, chú trọng thực hiện các việc sau: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực tại địa phương mình; Kiểm tra, thanh tra về công tác chứng thực tại UBND cấp xã;Tham mưu việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm liên quan đến công tác chứng thực tại UBND cấp xã; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực tại địa phương mình để báo cáo Sở Tư pháp;

Tổ chức thực hiện tốt các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của mình; Tuân

thủ đúng quy định pháp luật khi thực hiện các việc chứng thực, không đặt thêm yêu cầu, hồ sơ, thủ tục khi chứng thực hay từ chối chứng thực trái quy định, không thực hiện chứng thực chữ ký đối với các hợp đồng, giao dịch dân sự (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác);

Phối hợp với các bộ phận có liên quan tổ chức tốt việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực và trực giải quyết các yêu cầu chứng thực của người dân, hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần;

Xây dựng đội ngũ cộng tác viên dịch thuật đủ tiêu chuẩn theo quy định; thực hiện ký hợp đồng dịch thuật với cộng tác viên dịch thuật và niêm yết công khai danh sách cộng tác viên dịch thuật tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người có nhu cầu dịch thuật liên hệ;

Đối với các yêu cầu chứng thực chữ ký của người dịch không phải là cộng tác viên, các Phòng Tư pháp căn cứ theo tiêu chuẩn về trình độ người dịch theo quy định để chứng thực chữ ký;

Hướng dẫn các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn rà soát các thủ tục của tổ chức, doanh nghiệp mình, không yêu cầu chứng thực trái quy định pháp luật;

Việc xác định trang khi thu lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo nguyên tắc có lợi cho người dân.

UBND cấp xã:

Tổ chức thực hiện tốt các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của mình; Tuân thủ đúng quy định pháp luật khi chứng thực, không đặt thêm yêu cầu, hồ sơ, thủ tục khi chứng thực, không từ chối chứng thực trái quy định, không thực hiện chứng thực chữ ký đối với các hợp đồng, giao dịch dân sự (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác);

Bố trí nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kiến thức pháp luật để tiếp nhận yêu cầu chứng thực và giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã trong công tác chứng thực;

Chú trọng công tác bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho người có thẩm quyền chứng thực và người được phân công tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại UBND xã;