Nguyên Nhân Của Những Tồn Tại, Hạn Chế Làm Giảm Hiệu Lực, Hiệu Quả Quản

khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là hai năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu huỷ bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.; Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, nổ, ẩm ướt, mối, mọt đối với sổ sách, giấy tờ được lưu trữ.

Tuy nhiên, phương thức lưu trừ hồ sơ về chứng thực bằng sổ chứng thực, sổ hộ tịch và sổ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính hiện nay tại thành phố Hà Nội còn mang tính chất thủ công đang dần đi vào ổn định nhưng nó cũng đang đặt ra những vấn đề bức xúc đối với việc bảo quản, lưu trữ lâu dài hệ thống thông tin chứng thực đang đầy lên mỗi ngày cũng như việc khai thác thông tin phục vụ cho các hoạt động kinh tế, xã hội. Chế độ thông tin, báo cáo số liệu chứng thực định kỳ chưa được thực hiện một cách kịp thời trong toàn hệ thống cùng với việc chưa xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin chứng thực trên toàn quốc khiến cho hoạt động quản lý chứng thực hiện nay chưa thực sự phát huy vai trò quan trọng của nó.

Văn bản chứng thực theo quy định sẽ được lưu trữ trong vòng 02 năm và sau đó được tiêu hủy theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, thực tế hiện nay tại địa bàn thành phố Hà Nội cho thấy các cơ quan thực hiện hoạt động chứng thực không thực hiện hoạt động tiêu hủy theo quy định mà vẫn lưu trữ hết năm này qua năm khác gây khó khăn cho hoạt động tra cứu cũng như cơ sở vật chất để đảm bảo cho hoạt động lưu trữ.

Ba là về đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực

Thứ nhất: Về đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện hoạt động chứng thực

Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực có vai trò quan trọng trong quá trình triển khai thực hiện công tác tư pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng. Tuy nhiên thực tế tại địa bàn thành phố Hà Nội cho chất lượng cán bộ công chức nói chung và cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập như:

Về nghiệp vụ chuyên môn: Thực tế cho thấy năng lực chuyên môn yếu đã

phần nào hạn chế chất lượng hoạt động của cán bộ, công chức thực hiện hoạt động tư pháp. Mặc dù cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực đã được chuẩn hóa và được đào tạo luật khá cao, tuy nhiên do còn thiếu kinh nghiệm thực tế, kiến thức xã hội, kiến thức quản lý nhà nước và các kỹ năng về chuyên môn nghiệp vụ nên hiệu quả thực hiện hoạt động chứng thực chưa cao. Ngoài ra, các kiến thức hỗ trợ khác như ngoại ngữ, tiếng dân tộc hay tin học văn phòng chưa được cán bộ, công chức tư pháp quan tâm nên phần nào hạn chế khả năng. Bên cạnh đó, một bộ phận không nhỏ các công chức tư pháp chưa có tinh thần chủ động sáng tạo trong công việc, chưa ý thức được đầy đủ về vai trò và nhiệm vụ của mình

Qua hoạt động thanh tra, kiểm tra của đoàn thanh tra liên ngành của Bộ Tư pháp thanh tra chuyên đề hoạt động chứng thực, hộ tịch năm 2013 đã chỉ ra khi thực hiện nghiệp vụ chứng thực sao y bản chính các công chức thực hiện đã ghi trùng số chứng thực giấy tờ sao (19/41 UBND xã, phường trên địa bàn thành phố mắc sai sót này), không ghi liên tục theo thứ tự thời gian trong năm, không ghi số chứng thực.

Về đạo đức công vụ: Trong khi thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng chức năng, thẩm quyền một bộ phận cán bộ, công chức vi phạm đạo đức nghề nghiệp, còn có hiện tượng cán bộ tư pháp cố ý làm trái, không tuân thủ đúng trình tự, thủ tục chứng thực theo quy định của pháp luật gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan công quyền và tiếp tay cho các loại tội phạm các hoạt động.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

Mặc dù không phải là người trực tiếp tiếp xúc với công dân và nhận hồ sơ từ phía công dân, tuy nhiên trên địa bàn thành phố Hà Nội công chức thực hiện hoạt động chứng thực lại tự "sáng tạo" thêm quy định để tiện cho công tác quản lý khá phổ biến hoặc cố tình thực hiện sai các quy định pháp luật về hoạt động chứng thực gây hậu quả lớn cho xã hội điển hình như chứng thực sao y bản chính các giấy tờ giả, khi thực hiện chứng thực không đối chiếu với bản chính..Mặc dù qua công tác thanh tra kiểm tra trên địa bàn thành phố Hà Nội không phát hiện ra công chức thực hiện hoạt động tư pháp có biểu hiện tham nhũng hoặc “làm dịch vụ” lấy nhanh giấy tờ chứng thực nhưng trên thực tiễn vẫn sảy ra..

Về biên chế: Nhu cầu chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký cá nhân là rất

lớn. Thực tế hiện nay công việc tư pháp ở cấp xã hầu hết đang trong tình trạng quá tải, trong khi đại đa số các địa phương chỉ bố trí 01 (một) cán bộ Tư pháp - Hộ tịch. Ngoài ra, do Nghị định 79 quy định lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện ký văn bản chứng thực nên gây chậm chễ trong quá trình giải quyết việc chứng thực do lãnh đạo UBND xã thường bận. Để khắc phục tình trạng này, các UBND xã chỉ bố trí lịch tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực một số buổi trong tuần nên không thể đáp ứng yêu cầu chứng thực theo đúng thời hạn quy định trong Nghị định 79/2007/NĐ - CP.

Thứ hai: Về đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra về chứng thực

Thực trạng hiện nay cho thấy công việc giao cho thanh tra Tư pháp thì rất nhiều lĩnh vực, trong khi đó thì không đủ biên chế điều kiện để làm việc. Luật thanh tra đã quy định rõ cơ cấu của Thanh tra Sở Tư pháp gồm Chánh Thanh tra, Phó chánh Thanh tra (không quá 02 người), Thanh tra viên và các chuyên viên nhưng thực tế ở địa phương phần lớn những chức danh này đang thiếu trầm trọng.Sở dĩ có bất cập nêu trên, theo quan điểm của tác giả là do pháp luật quy định chưa cụ thể, rõ ràng. Cụ thể là mặc dù pháp luật quy định cơ cấu của Thanh tra Sở Tư pháp gồm Chánh Thanh tra, Phó chánh Thanh tra (không quá 02 người), Thanh tra viên và các chuyên viên. Trong khi đó quy định thêm biên chế của thanh tra sở do Giám đốc Sở quyết định. Chính điều này đã dẫn đến thực trạng là nơi nào mà các Giám đốc sở coi trọng, quan tâm thanh tra thì nơi đó bố trí đầy đủ biên chế để thực hiện và ngược lại nơi nào chưa thực sự coi trọng công tác thanh tra thì khi ấy biên chế tổ chức thanh tra vẫn do các Giám đốc sở có quyền quyết định về biên chế, có thể có 1 người hoặc có thể hơn.

Đồng thời nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ thanh tra, kiểm tra còn hạn chế dẫn đến trong quá trình thực hiện thanh tra, kiểm tra hoạt động tư pháp nói chung và hoạt động chứng thực nói riêng vẫn còn nhiều hạn chế. Công tác theo dõi, giám sát việc tuân thủ pháp luật, tuân theo quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức chưa được thực hiện hiệu quả, việc phát hiện, xử lý vi phạm còn chưa kịp thời, chưa nghiêm minh làm ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội.

2.4 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế làm giảm hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực

2.4.1 Nguyên nhân chung

Ngoài các nguyên nhân chủ quan như tác động tiêu cực của nền kinh tế thị trường, tác động của xu thế hội nhập nền kinh tế quốc tế hay là do chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường..thì nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế làm giảm hiệu lực quản lý nhà nước về chứng thực ở Việt Nam còn do những nguyên nhân sau:

Một là các quy định pháp luật về chứng thực còn nhiều hạn chế

Mặc dù được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước chúng ta đã ban hành được một hệ thống các quy định pháp luật về chứng thực tạo khuôn khổ pháp lý cho hoạt động chứng thực cũng như đảm bảo hoạt động quản lý nhà nước có hiệu quả.Tuy nhiên, trong hệ thống các văn bản pháp luật liên quan tới lĩnh vực chứng thực thì văn bản điều chỉnh trực tiếp của lĩnh vực chứng thực mới chỉ dừng lại ở cấp độ nghị định của Chính phủ. Trong khi đó, một số văn bản điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết đã được ban hành ở cấp độ luật như: Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Nhà ở… Do đó, sự tuân thủ của các cơ quan, tổ chức đối với các quy định của pháp luật về chứng thực không cao do bị chi phối bởi nhiều các văn bản quy phạm pháp luật khác.

Theo Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, việc sao giấy tờ tài liệu và chứng thực chữ ký đã được chuyển giao dứt điểm về UBND cấp xã (phường, thị trấn) và phòng tư pháp cấp huyện, trong khi đó, loại việc mang tính chất công chứng (hợp đồng, giao dịch) lại chưa được chuyển giao dứt điểm về công chứng. Luật Đất đai 2003, Bộ Luật dân sự 2005 và Luật Nhà ở vẫn quy định cho UBND cấp xã và cấp huyện được chứng thực 1 số giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở dẫn đến tình trạng ở các phòng công chứng, lượng việc giảm đáng kể (97 - 98% so với trước đây), trong khi ở UBND cấp xã, lượng việc về chứng thực tăng (đặc biệt là ở các xã, phường, thị trấn thuộc các thành phố, thị xã). Mặt khác, đội ngũ cán bộ tư pháp, hộ tịch ở các xã hiện nay rất thiếu (chỉ có 1 biên

chế), phải thực hiện nhiều loại việc khác nhau thuộc lĩnh vực tư pháp cơ sở, trình độ, năng lực còn hạn chế, còn thiếu hiểu biết cần thiết, thiếu kỹ năng cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác chứng thực.

Việc xác định các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính như bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo; bản chính bị sửa chữa tẩy xoá; bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng; đơn thư hoặc các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận hoặc chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; giấy tờ, văn bản mà pháp luật quy định không được sao.[26, Điều 16] Tuy nhiên, việc xác định các giấy tờ không được chứng thực theo quy định này là rất khó, nhất là đối với các bộ cấp xã.

Việc chứng thực chữ ký của người dịch: Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch.[26, Điều 18] Việc xác định mức độ thông thạo về ngoại ngữ là rất khó bởi không có chuẩn mực cụ thể. Thực tế có người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ nhưng chưa thể dịch được, ngược lại có những người không có bằng cấp nhưng có thể đọc thông viết thạo ngoại ngữ. Mặt khác, hầu hết cán bộ của các Phòng Tư pháp đều chỉ có trình độ Đại học Luật, vì vậy việc xem xét người dịch có thông thạo ngoại ngữ cần dịch hay không là rất khó thực hiện.

Hai là hoạt động tổ chức các quy định pháp luật về chứng thực trong thực tiễn còn nhiều bất cập

Về triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại các địa phương trên cả nước chưa thực sự đồng bộ và có hiệu quả. Một số Sở Tư pháp chưa quan tâm đến công tác quản lý nhà nước về hành chính tư pháp trong đó có hoạt động chứng thực, nhất là việc hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động chứng thực.

Về áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực: Đối với hoạt động chứng thực, báo cáo của Bộ Tư pháp cho biết cũng còn nhiều bất cập như một số UBND

cấp huyện, xã vẫn chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhân dân, có hiện tượng quá tải trong việc chứng thực bản sao tại một số nơi, một số thời điểm do tình trạng lạm dụng bản sao trong khi pháp luật đã quy định chỉ cần có bản chính để đối chiếu; chất lượng văn bản chứng thực trong một số trường hợp chưa bảo đảm; còn tồn tại một số trường hợp thu lệ phí chứng thực không đúng quy định...

Việc kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao trong chứng thực bản sao từ bản chính ở một số đơn vị còn dễ dãi, tuỳ tiện, dẫn đến một số trường hợp văn bản không phải là bản chính hoặc bản chính có sửa chữa, tẩy xoá vẫn chứng thực; một số đơn vị chưa thực hiện việc ghi sổ theo quy định, như cấp bản sao từ sổ gốc không vào sổ, ghi chép sổ chứng thực không rõ ràng...

Ba là do nhận thức về chứng thực còn nhiều bất cập

Xét về phương diện lý thuyết cũng như thực tiễn, để tổ chức, hoạt động chứng thực đạt hiệu quả cao, đảm bảo phát huy vai trò chứng thực trong đời sống xã hội, trước hết, cần có nhận thức đúng về chứng thực, trên cơ sở làm rõ các vấn đề lý luận: Khái niệm, bản chất chứng thực, chức năng, vai trò chứng thực trong nền kinh tế thị trường, trong việc phát huy dân chủ và xây dựng Nhà nước pháp quyền….

Tuy nhiên ở nước ta, vấn đề lý luận về chứng thực chưa thật sự được chú trọng nghiên cứu. Có thể nói, một trong các nguyên nhân dẫn đến tình trạng yếu kém là do chưa có được nhận thức đầy đủ về chứng thực, chưa có hệ thống lý luận hoàn chỉnh trên cơ sở khoa học và thực tiễn về chứng thực; chưa có sự đầu tư nghiên cứu, thiết kế mô hình tổ chức chứng thực mang bản sắc Việt Nam, đảm bảo phản ánh đúng bản chất chứng thực, phù hợp với trình độ phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam, truyền thống pháp lý dân tộc, đồng thời đảm bảo theo kịp trình độ phát triển của khu vực và quốc tế. Chính vì thế, mặc dù thể chế chứng thực đã được sửa đổi nhưng các quy định của pháp luật về chứng thực vẫn còn nhiều hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu của yêu cầu cải cách hành chính nên đã chưa tạo được sự chuyển biến căn bản về tổ chức và hoạt động chứng thực. Sự lạc hậu về lý luận, dẫn đến nhận thức không đầy đủ, thiếu thống nhất về chứng thực vừa là nguyên nhân của những yếu kém bất cập, đồng thời làm giảm hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực.

Bốn là công tác tuyên truyền phổ biến, giáo dục các quy định pháp luật về chứng thực chưa được coi trọng.

Hiện nay, chương trình tuyên truyền phổ biến giáo các quy định pháp luật về chứng thực nằm trong chương trình chung của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp thành phố hàng năm. Song mảng tuyên truyền về chứng thực rất nhỏ, hầu như được đề cập rất ít. Vì thiếu một chương trình riêng, nên chưa có được các hình thức, biện pháp, nội dung phù hợp. Mặc dù thành phố Hà Nội là địa phương khá quan tâm đến vấn đề này và thường xuyên có các chuyên đề, giải đáp về chứng thực trên đài phát thanh và truyền hình Hà Nội nhưng tuy nhiên về bản chất vẫn chưa đạt được hiệu quả. Đến ngay cán bộ, công chức làm việc trong các cơ quan nhà nước cũng chưa hiểu rõ được thuật ngữ “công chứng” và “ chứng thực”.

Năm là hoạt động thanh tra, kiểm tra còn chưa đáp ứng được yêu cầu

Công tác kiểm tra, thanh tra về tình hình tổ chức, hoạt động chứng thực của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương và địa phương còn chưa chặt chẽ, thường xuyên nên dẫn đến việc tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, phát hiện, chấn chỉnh những hành vi vi phạm pháp luật đôi khi còn chưa hiệu quả.

Công tác hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp, Sở tư pháp, Phòng Tư pháp đôi khi chưa kịp thời, sâu sát dẫn đến có những sai sót ở cơ sở chưa được phát hiện để chỉ đạo uốn nắn.

2.4.2 Nguyên nhân riêng tại thành phố Hà Nội

Ngoài những nguyên nhân chung thì những tồn tại hạn chế làm giảm hiệu lực quản lý nhà nước về chứng thực tại địa bàn thành phố Hà Nội còn có những nguyên nhân đặc thù sau:

Một là công tác cải hoạt động chứng thực chưa được chú trọng

Mặc dù tại thành phố Hà Nội đã có chương trình cải cách hành chính, cải tư pháp nhưng về vấn đề cải cách công tác chứng thực chưa được xây dựng thành chương trình riêng. Cải cách công tác chứng thực được lồng ghép trong chương trình cải cách hành chính và cải cách tư pháp chưa có một cách nhìn tổng thể, một chiến lược tổng thể về chứng thực; cải cách chứng thực chưa được chú trọng đúng

mức trong tiến trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp. Chính vì thế các giải pháp về chứng thực còn nặng về giải pháp tình thế, luôn bị động trước yêu cầu của cuộc sống; thiếu thống nhất và thiếu đồng bộ.

Hai là chưa chú trọng tổng kết thực tiễn về chứng thực

Tổng kết thực tiễn là hoạt động quan trọng trong quản lý nói chung cũng như quản lý tổ chức và hoạt động chứng thực. Qua tổng kết thực tiễn, kịp thời phát hiện những yếu kém, bất cập, những mâu thuẫn trong thể chế, tổ chức, hoạt động công chứng, kịp thời rót ra bài học kinh nghiệm, tìm ra các nguyên nhân của tồn tại, yếu kém, bất cập để kịp thời kiến nghị, đề ra các biện pháp khắc phục.

Tuy nhiên, tại Hà Nội trong lĩnh vực chứng thực công tác tổng kết thực tiễn chưa được coi trọng. Kể từ năm 2007 đến nay đã có 02 Nghị định về chứng thực được ban hành, xong các hội nghị chuyên đề, hội nghị tổng kết đánh giá về mô hình tổ chức, hoạt động, hiệu quả hoạt động, hiệu quả quản lý rất ít được tổ chức. Đến nay Hà Nội chỉ tổ chức 01 hội nghị Tổng kết công tác 06 năm thực hiện Luật công chứng và 05 năm thực hiện Nghị định 79/NĐ – CP theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp. Do vậy những hạn chế, yếu kém trong công tác chứng thực chưa được tổng kết, đánh giá kịp thời để có các kết luận cụ thể, để kịp thời uốn nắn, rút kinh nghiệm.

Ba là công tác quản lý nhà nước về chứng thực ở một số địa phương trên địa bàn thành phố Hà Nội còn nhiều bất cập.

Do có sự chênh lệch về phát triển kinh tế, xã hội ở các địa phương tr ên địa bàn thành phố Hà Nội khác nhau nên công tác quản lý nhà nước về chứng thực tại một số địa phương còn lỏng lẻo, một số cơ quan quản lý nhà nước chưa phát huy hết trách nhiệm trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chứng thực; chưa xác lập được những giải pháp mang tính chiến lược nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý nhà nước. Một số Phòng Tư pháp chưa chủ động tham mưu hoặc chưa quan tâm đúng mức trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quản lý nhà nước về chứng thực ở địa phương hoặc UBND một số địa phương chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý hoạt động chứng thực. Thậm chí coi đây là nhiệm vụ riêng của ngành Tư pháp khiến Sở Tư pháp thành phố gặp khó khăn trong việc