Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Đến Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Của Đơn

Tổ chức thu thập dữ liệu chỉ có thể thực hiện khi doanh nghiệp xác định được yêu cầu thông tin. Vì việc tổ chức HTTTKT theo từng phân hệ nên việc tổ chức thu thập dữ liệu cũng được tiến hành theo từng phân hệ.

Tiến trình này có liên quan mật thiết với tiến trình tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, bởi vì mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ảnh trên chứng từ kế toán. Hạch toán ban đầu là ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các bộ phận vào chứng từ kế toán. Do đặc thù ngành đồ uống và thực phẩm, nghiệp vụ này do các nhân viên phục vụ khách hàng làm (Customer service), nhân viên kế toán có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu dữ liệu đã nhập với chứng từ thực tế phát sinh. Việc tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh cần chú ý đến quá trình quản lý chi tiết. Yêu cầu này càng khắt khe trong ngành thực phẩm và đồ uống do phát sinh nghiệp vụ quá nhiều.

(2) Xử lý dữ liệu

Các công cụ được sử dụng trong quá trình xử lý dữ liệu có thể bao gồm máy vi tính và các thiết bị khác. Việc xử lý dữ liệu cũng theo một quy trình cụ thể:

Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ.

Bước 2: Tổ chức, xử lý chứng từ

Bước 3: Tổ chức xử lý chứng từ trong phòng kế toán: Sau khi đã phân loại chứng từ, kế toán tiến hành nhập liệu, đối chiếu chứng từ máy và chứng từ giấy, đối chiếu thông tin sổ và các báo cáo kế toán.

Bước 4: Tổ chức tổng hợp thông tin nhằm tạo nên hệ thống báo cáo cung cấp

đến người sử dụng.

(3) Cung cấp thông tin

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

Đầu ra của hệ thống trong hầu hết các đơn vị kế toán bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm kinh doanh, hệ thống xử lý bằng máy tính hay thủ công mà đầu ra của hệ thống thông tin kế toán có thể bao gồm các dạng khác như báo cáo thường niên, sổ kế toán được in từ phần mềm. Mục tiêu của hệ thống đầu ra là sử dụng nguồn dữ liệu từ quá trình xử lý để tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính, tình hình hoạt động … trong đơn

vị kế toán. Kết quả là nó tạo ra những sản phẩm theo mục tiêu đã được xác định và truyền tải đến các đối tượng sử dụng thông qua các phương thức khác nhau.

(4) Kiểm soát

Kiểm soát là một vấn đề rất quan trọng trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán vì cơ sở dữ liệu chung và mang tính liên kết.

+ Kiểm soát truy cập: Nếu một người truy cập bất hợp pháp sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu trong công ty.

+ Phân chia chức năng: cần tách biệt người thiết kế/lập trình và người sử dụng, tách biệt giữa người nhập liệu và quản lý dữ liệu. Phân chia rõ ràng nhiệm vụ của từng người, bộ phận trong hệ thống.

+ Kiểm soát lưu trữ: liên quan đến 2 yếu tố cơ bản là thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng. Đặc biệt, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng, cụ thể đối với cá nhân đồng thời tổ chức kế hoạch về thời gian sao lưu, phương pháp, trách nhiệm trong quá trình sao lưu.

+ Kiểm soát ứng dụng: cần tuân thủ quy trình rất cao, cần có hồ sơ quy trình rõ ràng, cụ thể, chi tiết và phổ biến đến toàn doanh nghiệp kèm theo trách nhiệm liên quan, kiểm tra kết quả xử lý nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đúng đối tượng sử dụng.

(5) Bộ máy kế toán

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp (Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, NXB Phương Đông, năm 2012)

2.2.2.2 Quy trình tổ chức

Theo Nguyễn Thị Bích Liên (2012), tổ chức HTTTKT là một nhu cầu không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Tổ chức HTTTKT đã tồn tại từ lâu và phát triển vượt bậc trong khi kết hợp với công nghệ thông tin cùng với nhu cầu thông tin mới, nhu cầu cải thiện quy trình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp mở rộng trên thế giới. Phát triển theo chuẩn là sự phát triển hệ thống theo một quy trình đầy đủ. Phát triển

theo chuẩn gồm bốn giai đoạn, bắt đầu từ phân tích, thiết kế, thực hiện cho đến khi vận hành hệ thống. Mô hình phát triển HTTTKT theo chuẩn được thể hiện trong sơ đồ dưới đây:

1. Phân tích

2. Thiết kế

3. Thực hiện

4.Vận hành

Hình 2.4: Quy trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán

(Nguồn: Nguyễn Bích Liên, 2012)

Tổ chức HTTTKT trong các doanh nghiệp là một chu trình xuất phát từ ý tưởng sau đó trở thành hiện thực và đi vào vận hành trong doanh nghiệp. Việc tổ chức HTTTKT phải đặt trong mối quan hệ tổng thể với sự tham gia của nhiều đối tượng: ban lãnh đạo, kế toán, đội phát triển dự án, chuyên gia phân tích, những người bên ngoài nhằm mục tiêu phù hợp với kế hoạch chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

(1) Phân tích hệ thống:

Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát HTTTKT hiện hành và môi trường của nó để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống. Mục tiêu của giai đoạn này là: xác định vấn đề cần giải quyết, đưa ra các yêu cầu của hệ thống và thiết lập quan hệ với người sử dụng. Để thực hiện được mục tiêu trên cần tiến hành các bước sau:

Khảo sát ban đầu về hệ thống để đánh giá hiện trạng và môi trường của hệ thống: chiến lược kinh doanh, đặc điểm doanh nghiệp, tình hình kế toán, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin.

Tìm hiểu nhu cầu thông tin của người dùng và thu thập các thông tin liên quan tới nguồn lực của hệ thống.

Đánh giá tính khả thi: trên các phương diện kỹ thuật, thời gian, tổ chức vận hành và kinh tế của giải pháp đã đề xuất.

Báo cáo phân tích: thông qua việc sử dụng các công cụ kỹ thuật như: Kĩ thuật thu thập thông tin (quan sát, phỏng vấn, lưu đồ, sơ đồ luồng dữ liệu, ...) và kĩ thuật phân tích thông tin (phân tích lưu đồ, sơ đồ luồng dữ liệu, các hàm tính toán tài chính, các chương trình phân tích chuyên dùng, kinh nghiệm tích luỹ từ bản thân, ...) để đưa

ra kết quả, kết quả có thể là thay đổi mới, không thay đổi hệ thống cũ hoặc là cải thiện hệ thống cũ.

(2) Thiết kế hệ thống

Theo phương án được chấp nhận ở phần phân tích hệ thống, các nhà thiết kế đưa ra nội dung và hình thức của các thành phần, quy trình xử lí của hệ thống và các yêu cầu cụ thể về thiết bị, phần mềm kế toán và nhân sự để vận hành HTTTKT.

Có nhiều cách khác nhau để có thể xây dựng một hệ thống mới: mua phần mềm, tự phát triển, hoặc thuê ngoài. Việc thiết kế chia thành thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết. Trong đó, thiết kế sơ bộ đưa ra những ý tưởng logic còn thiết kế chi tiết phải đưa ra các mô hình cụ thể cho các ý tưởng đó, chẳng hạn như: Các mẫu báo cáo kế toán, mẫu chứng từ, quy trình xử lí chứng từ, cách thức mã hóa thông tin cho các tài khoản.

(3) Thực hiện hệ thống

Đây là giai đoạn có vai trò quan trọng trong chu kỳ, là quá trình chuyển mô hình hệ thống ở giai đoạn thiết kế thành hệ thống thực sự để sử dụng.

Giai đoạn này bao gồm các công việc:

- Tạo phần mềm kế toán theo thiết kế (tự viết hoặc thuê/mua);

- Mua sắm thiết bị và cài đặt;

- Tuyển dụng thêm nhân viên (nếu cần) và huấn luyện nhân viên sử dụng HTTTKT mới;

- Chạy thử hệ thống mới;

- Chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới;

- Thiết lập hồ sơ HTTTKT, bao gồm: Hồ sơ phát triển hệ thống, hồ sơ hướng dẫn sử dụng, hồ sơ kĩ thuật hệ thống.

Tùy theo mục tiêu đề ra ban đầu và kế hoạch thực hiện mà doanh ghiệp có thể lựa chọn phương thức chuyển đổi: trực tiếp, song song, từng phần hay thí điểm.

(4) Vận hành hệ thống

Vận hành là giai đoạn sử dụng hệ thống đồng thời đánh giá mức độ hài lòng của người dùng và hiệu quả của HTTTKT mang lại. Thực hiện bằng cách chạy thử phần mềm với một bộ dữ liệu có trước rồi đối chiếu với kết quả có sẵn để kiểm tra

từng modul trong phần mềm. Ngoài ra, quá trình vận hành hệ thống thông tin còn bao gồm cả việc bảo hành và bảo trì hệ thống. Mọi sự cố hoặc vấn đề khó khăn mới cần được ghi chú nhằm hỗ trợ cho việc phát triển sau này.

2.3. Các lý thuyết nền phục vụ nghiên cứu

2.3.1 Lý thuyết hợp pháp hóa

Lý thuyết tiếp theo được sử dụng để giải thích việc các tổ chức phải đảm bảo hoạt động của mình nằm trong phạm vi quy định của pháp luật mà nó đang hoạt động. Những quy định pháp luật này luôn thay đổi theo thời gian chứ không tồn tại mãi (sẽ có những luật, quy định được cập nhật phù hợp hơn với xu thế phát triển). Chính vì vậy, các tổ chức bắt buộc cũng phải luôn cập nhật những thay đổi này nhằm đáp ứng hoạt đông sản xuất kinh doanh của đơn vị mình phù hợp với quy định pháp luật hiện tại. Những quy định pháp luật này, dựa trên quan niệm thỏa ước xã hội. Thỏa ước xã hội chỉ ra những kỳ vọng trong mối quan hệ giữa các bên liên quan, yêu cầu DN cần thực hiện các hoạt động của hướng tới những kỳ vọng này. Trong khi đó, những kỳ vọng của xã hội được thể hiện trong hệ thống pháp luật một cách rõ ràng, ngược lại những kỳ vọng ngầm định không được luật pháp hóa. Tác giả vận dụng lý thuyết dự phòng để giải thích về nhân tố Hệ thống văn bản pháp lý về kế toán và thủ tục KSNB có tác động đến việc tổ chức HTTTKT của các đơn vị, đặt biệt là các đơn vị thuộc khu vực công đòi hỏi tính tuân thủ pháp luật rất cao.

2.3.2 Lý thuyết dự phòng

Các nhà nghiên cứu lý thuyết tổ chức truyền thống Fayol, Taylor và Weber tin rằng có thể xác định được cấu trúc tối ưu cho tất cả các tổ chức, trong đó các đơn vị trong khu vực công được chú trọng. Tuy nhiên, trong thực tế cơ cấu tổ chức có sự thay đổi đáng kể. Các nhà lý thuyết đương đại cho rằng không có duy nhất một cơ cấu tổ chức "tốt nhất" cho các tổ chức. Hiệu suất của một tổ chức phụ thuộc vào sự phù hợp với cơ cấu tổ chức của nó và các biến theo ngữ cảnh như trình độ nhận lực, môi trường, chiến lược, công nghệ, quy mô, văn hóa (Chenhall, 2007). Các lý thuyết phù hợp giữa cơ cấu tổ chức và các biến theo ngữ cảnh được gọi chung là lý thuyết dự phòng.

Theo lý thuyết dự phòng, HTTTKT được coi là thành phần trong hệ thống thông tin của cơ cấu tổ chức. Vì vậy, nghiên cứu HTTTKT là quá trình điều chỉnh sự phù hợp giữa kế toán với các biến theo ngữ cảnh trong một tổ chức. Lý thuyết dự phòng nghiên cứu HTTTKT trong mối quan hệ tương tác với môi trường hoạt động của tổ chức. HTTTKT được vận dụng trong từng tổ chức ở mức độ độ nào; nội dung nào; kỹ thuật nào là tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của tổ chức đó. Điều này cho thấy không thể xây dựng một mô hình HTTTKT khuôn mẫu áp dụng cho tất cả các tổ chức mà việc tổ chức HTTTKT vào đơn vị phải tùy thuộc vào đặc thù từng ngành, từng lĩnh vực hoạt động, đồng thời phải phù hợp với cơ cấu tổ chức, quy mô doanh nghiệp, trình độ công nghệ sản xuất và chiến lược tổ chức trong từng giai đoạn. Tác giả vận dụng lý thuyết dự phòng để giải thích về nhân tố Trình độ quản lý và sự am hiểu về kế toán của nhà quản lý; Khả năng đáp ứng của phần mềm và các trình ứng dụng kế toán; Chất lượng dữ liệu kế toán; Đào tạo và bồi dưỡng nhân viên kế toán (NVKT) tác động đến việc tổ chức HTTTKT của các đơn vị trong khu vực công.

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán của đơn vị

hành chính sự nghiệp

2.4.1 Hệ thống văn bản pháp lý về kế toán

Theo Hongjiang Xu (2015), hệ thống văn bản pháp lý là các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản dưới luật, các văn bản hướng dẫn liên quan đến tổ chức HTTTKT của đơn vị. Hệ thống văn bản pháp lý được xem là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp và quan trọng tới vấn đề quản trị và là kim chỉ nam cho tất cả các hoạt động nói chung và công tác tổ chức HTTTKT nói riêng của các đơn vị thuộc khu vực công và toàn xã hội. Hệ thống pháp lý chi phối lĩnh vực kế toán của đơn vị được ban hành phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

2.4.2 Trình độ quản lý và sự am hiểu về kế toán của nhà quản lý

Theo Ahmad Al-Hiyari và cs. (2013), liên quan đến quản trị đơn vị, đầu tiên phải bàn đến tư duy của nhà quản lý, triết lý quản trị của ban lãnh đạo có ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tổ chức HTTTKT của đơn vị, điều này đặc biệt quan trọng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nếu các nhà quản trị quản lý có kinh nghiệm,

quan tâm đến lợi ích của đơn vị trong ngắn hạn, không sử dụng TTKT trong việc ra quyết định thì với những đơn vị này vấn đề tổ chức HTTTKT hiệu quả sẽ không được quan tâm. Mặt khác, theo Hassan, E., Yusof, Z. M., and Ahmad, K. (2018), lãnh đạo của đơn vị là người ra quyết định, do đó có thể can thiệp này đã làm sai lệch tính khách quan của số liệu kế toán, hướng kết quả theo ý muốn để tạo ra thông tin kế toán không trung thực thể hiện ở các báo cáo chỉ phản ánh một phần tình hình tài chính, luồng tiền của đơn vị, từ đó việc tổ chức HTTTKT không được đảm bảo.

2.4.3 Khả năng đáp ứng của phần mềm và các trình ứng dụng kế toán

Ngày nay, các tổ chức đang hoạt động trong thời đại công nghệ thông tin thì việc tin học hóa hệ thống thông tin kế toán là điều tất yếu phù hợp với xu hướng hiện đại. Do đó hệ thống kế toán trên máy vi tính rất quan trọng cho các đơn vị, việc sử dụng máy tính thông qua các phần mềm kế toán và các trình ứng dụng kế toán không chỉ giúp giảm thiểu các phép tính các nghiệp vụ kế toán phức tạp mà còn giúp cho thời gian làm việc được rút ngắn, kết quả công việc có được một cách nhanh chóng và dễ dàng nâng cao hiệu quả tổ chức HTTTKT của đơn vị. Mohammad Hossein MJ, Javad M., Mehdi B. and Mohammadhasan T. (2012) cho rằng phần mềm kế toán và các trình ứng dụng có ảnh hưởng đáng đến việc tổ chức HTTTKT nhằm tạo ra tính minh bạch của báo cáo tài chính, độ tin cậy và có thể so sánh của các thông tin trên báo cáo. Mặt khác, theo Syaifullah, M. (2014), HTTTKT ứng dụng công nghệ thông tin tăng tốc độ xử lý thông tin và khắc phục những điểm yếu của con người. Sử dụng phần mềm trong HTTTKT cải thiện độ chính xác, dễ sử dụng, độ tin cậy, kịp thời và sự hài lòng để tăng hiệu suất quản lý và chất lượng dữ liệu.

2.4.4 Chất lượng dữ liệu kế toán

Theo Chapman (2005), chất lượng dữ liệu là một khái niệm đa chiều vì dữ liệu là đa chiều có liên quan đến các công việc như quản lý dữ liệu, mô hình hóa và phân tích, kiểm soát chất lượng và đảm bảo, lưu trữ và trình bày. Từ một quan điểm kỹ thuật, chất lượng dữ liệu là kết quả của quá trình xử lý dữ liệu bằng việc tiêu chuẩn hóa, ghi chép, tăng độ tin cậy của dữ liệu (Hubley, 2001). Hiệu quả tổ chức HTTTKT đo lường bởi quy trình tạo lập thông tin dựa vào chất lượng dữ liệu kế toán đầu vào, chất lượng xử lý dữ liệu và chất lượng đầu ra (Sacer và cs., 2006). Nếu dữ liệu đầu

vào không đáp ứng được chất lượng ở mức có thể chấp nhận thì không thể sản xuất được thông tin chất lượng mang lại hiệu quả của HTTTKT. Kết quả của nhiều nghiên cứu cho thấy rằng nâng cao hiệu quả HTTTKT với nâng cao chất lượng dữ liệu (Xu, 2000).

2.4.5 Đào tạo vào bồi dưỡng nhân viên kế toán

Theo tác giả Wisdom và cs. (2017), đây là một nhân tố quan trọng tác động đến tổ chức hiệu quả HTTTKT vì họ là những người trực tiếp vận hành kế toán tại đơn vị, nên nếu năng lực NVKT không đáp ứng yêu cầu sẽ làm chất lượng thông tin kế toán của đơn vị xấu đi. Bên cạnh kiến thức chuyên môn, số năm kinh nghiệm làm việc tại đơn vị, tinh thần ham học hỏi và cầu tiến, nhân viên kế toán cần có trình độ sử dụng công nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu về năng lực, góp phần thúc đẩy quá trình hoàn thiện và phát triển HTTTKT của đơn vị, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng thông tin hay việc giám sát, điều hành của cơ quan chủ quản.

2.4.6 Thủ tục kiểm soát nội bộ

Theo Nguyễn Bích Liên (2012) thì kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong đơn vị thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và đạt hiệu quả cao. Tổ chức kiểm tra kế toán là trách nhiệm của kế toán trưởng cần căn cứ vào yêu cầu công tác mà xác định nội dung, phạm vi, thời điểm và phương pháp tiến hành kiểm tra kế toán. Mặt khác, thủ tục kiểm soát nội bộ hữu hiệu là một yếu tố quyết định và là một nền tảng cho việc đảm bảo việc tổ chức HTTTKT có hiệu quả vì khả năng ngăn chặn những sai sót về thủ tục, đo lường, bóp méo thu nhập, cũng như khả năng hạn chế những rủi ro tiềm tàng của hoạt động kinh doanh và các chiến lược ảnh hưởng đến việc lập báo cáo (Doyle và cs., 2007; Brown và cs., 2008).