Tổ Chức Cung Cấp Thông Tin Kế Toán

nội dung sau:

Một là, tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý và nguồn số liệu để kế toán ghi chép vào các sổ kế toán tương ứng phù hợp. Tùy theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toán thực hiện vận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu; kế toán đã phân loại và phản ánh trên các TKKT liên quan mà nhân viên kế toán có thể ghi trực tiếp vào các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp, xử lý số liệu để ghi sổ kế toán tổng hợp, trong đó:

- Sổ chi tiết thì đơn vị tự thiết kế số lượng sổ, nội dung, kết cấu các loại sổ phù hợp với đặc điểm các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị phản ánh liên tục đầy đủ thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh doanh thu, chi phí, tình hình sử dụng kinh phí, xác định kết quả hoạt động dịch vụ theo bộ phận, theo từng hoạt động dịch vụ… Bên cạnh đó, kế toán phải mở các sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho cung cấp thông tin cụ thể đáp ứng yêu cầu quản lí.

- Sổ tổng hợp được sử dụng để cung cấp thông tin tổng hợp của từng đối tượng kế toán cụ thể, là cơ sở lập báo cáo tổng hợp, phân tích và lập BCTC và BCQT.

Hai là, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán theo quy định của Nhà nước: Để tổ chức hệ thống sổ kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, kế toán đơn vị SNCL cần lựa chọn hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán (hay hình thức kế toán) thích hợp với số lượng sổ, nội dung, kết cấu các loại sổ phù hợp với đặc điểm các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị. Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định nhằm cung cấp các số liệu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán.

Điều 25 Luật Kế toán quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị và đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị” [20]. Như vậy, mỗi hình thức kế toán quy định một hệ thống sổ kế toán nhất định, đơn vị SNCL căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 171 trang tài liệu này.

định để lựa chọn hệ thống các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã chọn. Các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Đối với từng sổ kế toán, các đơn vị SNCL có thể cụ thể hóa theo hình thức kế toán đã chọn, đảm bảo phù hợp với quy mô, đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật tính toán.

Theo quy định hiện hành và tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngǜ cán bộ kế toán, các đơn vị SNCL có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Ba là, tổ chức mở sổ, ghi sổ và khóa sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp: Theo hình thức kế toán đơn vị đã lựa chọn và tùy thuộc vào yêu cầu quản lý kế toán phải mở sổ vào đầu kǶ kế toán năm (đối với đơn vị kế toán mới thành lập thì sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập); nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng quản lý chi tiết; theo từng bộ phận, địa điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phục vụ công tác quản trị. Tổng hợp số liệu sổ kế toán chi tiết lập các sổ kế toán tổng hợp theo từng loại, nhóm đối tượng kế toán phục vụ cho công tác tổng hợp, phân tích và lập báo cáo kế toán. Kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kǶ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.

Bốn là, tổ chức cung cấp thông tin từ các sổ kế toán: Tùy theo yêu cầu quản lý ở từng bộ phận, từng đối tượng; kế toán có thể cung cấp thông tin ở những mức độ nhất định cho các nhà quản lý từ khâu tổng hợp ghi sổ kế toán như về số lượng, sự biến động của từng thứ, từng loại, từng nhóm đối tượng kế toán hoặc theo từng loại nghiệp vụ phục vụ công tác phân tích, đánh giá thông tin kế toán để có những biện pháp điều chỉnh trong quản lý và điều hành trực tiếp phù hợp.

Năm là, tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán: Hiện nay các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán năm 2015, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi

tiết một số điều của Luật Kế toán và Thông tư 107 /2017/TT-BTC chế độ kế toán HCSN. Theo quy định của Thông tư 107 /2017/TT-BTC: Nếu đơn vị HCSN lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, đóng thành quyển và phải làm đầy đủ các thủ tục quy định pháp lý theo quy định. Các sổ kế toán còn lại, nếu không in ra giấy, mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì Thủ trưởng đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm để bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Ứng dụng CNTT trong tổ chức xử lý thông tin kế toán được thực hiện qua phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán là bản mô tả lại việc xử lý thông tin kế toán bằng một ngôn ngữ lập trình trên máy vi tính. Thông qua phần mềm kế toán, con người có thể giải bài toán kế toán trên máy tính, bao gồm từ khâu thu nhận chứng từ, lưu trữ chứng từ, xử lý dữ liệu và cung cấp. Kế toán cần phải ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các phần mềm kế toán thông qua các thao tác với giao diện nhập liệu phù hợp để làm cơ sở cho phần mềm thực hiện xử lý ở những khâu tiếp theo. Do đó sau khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần xác định các nội dung nhập liệu cần thiết vào phần mềm và các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu liên quan.

Lựa chọn phần mềm kế toán cần tuân thủ nguyên tắc sau:

+ Phần mềm kế toán được lựa chọn phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán; phù hợp với các chuẩn mực kế toán, chế độ chính sách của Nhà nước.

+ Phần mềm kế toán phải có khả năng mở rộng, nâng cấp, sửa đổi bổ sung trên cơ sở dữ liệu đã có; có khả năng tự động xử lý và tính toán chính xác số liệu kế toán, loại bỏ được bút toán trùng lắp; tự động kết xuất các báo cáo kế toán, đảm bảo bản quyền, khai thác, và lưu vào các loại đĩa để bảo mật công tác của kế toán.

+ Phần mềm kế toán phải kiểm soát được việc sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán, báo cáo tài chính khi phát hiện sai sót hoặc những hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu.

+ Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật cao nhất của hệ thống, thực hiện chế độ phân quyền rò ràng trong hệ thống.

Ứng dụng CNTT vào công tác kế toán trong các đơn vị SNCL hiện nay thực chất là việc áp dụng phần mềm kế toán, tức là áp dụng chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách tự động từ khâu nhập chứng từ, tổng hợp số liệu,

ghi sổ kế toán và kết xuất báo cáo. Công việc của kế toán do máy vi tính đảm nhiệm, còn công việc của người làm kế toán là kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, nhập chứng từ vào máy, kiểm tra tính chính xác của các chứng từ trong việc quản lý nghiệp vụ.

1.3.3.3. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán

Tổ chức cung cấp thông tin kế toán thông qua việc lập các báo cáo kế toán là công việc tiếp theo của quá trình tổ chức kế toán và sản phẩm của quá trình này là thông tin được công bố trên báo cáo kế toán. Tổ chức lập các báo cáo kế toán là tổ chức cung cấp thông tin kế toán và là khâu công việc cuối cùng của một quá trình công tác kế toán. Số liệu trong báo cáo kế toán mang tính tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, tình hình thu, chi và kết quả hoạt động sự nghiệp, hoạt động SXKD dịch vụ trong kǶ phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi; quản lý tài sản; tổng hợp phân tích, đánh giá các hoạt động của đơn vị. Chính vì thế, tổ chức lập báo cáo kế toán được đầy đủ, kịp thời, đúng theo yêu cầu quản lý sẽ giúp cho việc phân tích, đánh giá tình hình được đúng đắn, góp phần làm cho quản lý của đơn vị đem lại hiệu quả ngày càng cao. Tổ chức lập BCKT là dựa vào các quy định về biểu mẫu, phương pháp lập của Nhà nước để tiến hành phân công và hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng theo các quy định. Hiện nay các đơn vị SNCL chủ yếu lập và gửi các BCKT theo quy định của Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư số 107/TT- BTC, trong đó có 2 loại báo cáo kế toán mà các đơn vị HCSN sử dụng là [2]:

(1) Báo cáo tài chính (BCTC)

Mục đích của BCTC: dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị. Thông tin BCTC giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật.

Thông tin BCTC của đơn vị HCSN là thông tin cơ sở để hợp nhất BCTC của

đơn vị cấp trên.

Đơn vị phải lập BCTC vào cuối kǶ kế toán năm theo quy định của Luật Kế toán. Việc lập BCTC phải được căn cứ vào số liệu kế toán sau khi khóa sổ kế toán.

BCTC phải được lập đúng nguyên tắc, nội dung, phương pháp theo quy định và được trình bày nhất quán giữa các kǶ kế toán, trường hợp BCTC trình bày khác nhau giữa các kǶ kế toán thì phải thuyết minh rò lý do.

BCTC phải được phản ánh một cách trung thực, khách quan về nội dung và giá trị các chỉ tiêu báo cáo; trình bày theo một cấu trúc chặt chẽ, có hệ thống về tình hình tài chính, kết quả hoạt động, các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị.

(2) Báo cáo quyết toán (BCQT)

Đơn vị SNCL có sử dụng NSNN phải lập BCQT ngân sách đối với phần kinh phí do NSNN cấp.Trường hợp đơn vị HCSN có phát sinh các khoản thu, chi từ nguồn khác, nếu có quy định phải quyết toán như nguồn NSNN cấp với cơ quan có thẩm quyền thì phải lập BCQT đối với các nguồn này.

Mục đích của BCQT: BCQT NSNN dùng để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí NSNN của đơn vị SNCL, được trình bày chi tiết theo mục lục NSNN để cung cấp cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác.

Báo cáo quyết toán (BCQT) nguồn khác phản ánh tình hình thu - chi các nguồn khác của đơn vị SNCL, theo quy định của pháp luật phải thực hiện quyết toán với cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác.

Báo cáo quyết toán NSNN, báo cáo quyết toán nguồn khác được lập báo cáo theo kǶ kế toán năm theo qui định của Luật NSNN.

Thứ hai, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và

điều hành hoạt động của đơn vị.

Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị SNCL, phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị trong việc lập dự toán, kiểm tra điều hành và ra quyết định. Bên cạnh đó thông tin trong các báo cáo kế toán có thể giúp cho nhà quản lý đơn vị có thể đánh giá được tình hình hoạt động, thực trạng tài chính của đơn vị từ đó các nhà quản lý đơn vị có thể đề ra các giải pháp, các quyết định trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của đơn vị một cách kịp thời, phù hợp với sự phát triển của đơn vị. Đồng thời hệ thống báo cáo kế toán cǜng có ý nghĩa trong việc củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán ở các bộ phận của đơn vị SNCL. Báo cáo kế

toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị thường được lập không theo những quy định bắt buộc của Nhà nước, mỗi đơn vị SNCL tùy theo những đặc điểm và yêu cầu thông tin để tổ chức lập báo cáo cho phù hợp.

Do vậy tổ chức lập báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu điều hành hoạt động của đơn vị SNCL, chủ yếu là dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý tài chính và yêu cầu thông tin cho quản lý ở từng bộ phận, cǜng như toàn đơn vị. Từ đó xây dựng các báo cáo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết đã xác định và phân công hướng dẫn các bộ phận có liên quan tiến hành lập đúng theo các báo cáo đã được xây dựng. Tóm lại, để thông tin báo cáo kế toán trở thành thông tin hữu ích, giúp các đối tượng sử dụng thông tin đánh giá đúng thực trạng và đề ra các quyết định quản lý tài chính đúng đắn, việc lập báo cáo kế toán ở các đơn vị SNCL cần phải đảm bảo các

yêu cầu sau:

Thứ nhất, nội dung thông tin cung cấp phải phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của đơn vị. Nội dung các chỉ tiêu báo cáo phải rò ràng, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho người sử dụng thông tin.

Thứ hai, nội dung các chỉ tiêu báo cáo, phương pháp tính các chỉ tiêu số lượng, giá trị phải nhất quán để đảm bảo có thể tổng hợp được các chỉ tiêu cùng loại, có thể so sánh được với kǶ trước, với dự toán để xem xét, đánh giá khi sử dụng thông tin.

Thứ ba, căn cứ xác định các số liệu báo cáo phải rò ràng, phải có trong sổ kế toán của đơn vị nhằm đảm bảo tính có thể tin cậy được của thông tin.

Thứ tư, các chỉ tiêu số lượng trong báo cáo phải đảm bảo chính xác, tức là phải phù hợp với số liệu trong sổ kế toán, sau khi đã kiểm tra tính chính xác của số liệu này trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán.

Thứ năm, các báo cáo phải được lập và nộp đúng hạn nhằm phát huy được hiệu lực đối với người sử dụng thông tin.

1.3.3. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Tổ chức công tác kiểm tra kế toán là một nội dung của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị SNCL nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan, đáng tin cậy của thông tin kế toán; kiểm tra việc tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong đơn vị; kiểm tra trách nhiệm cá nhân từng nhân viên kế toán, đặc biệt là trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng; kiểm tra kết quả công tác kế toán trong

mối quan hệ đối chiếu với các bộ phận liên quan trong đơn vị… Tổ chức kiểm tra kế toán được tiến hành kịp thời được coi là một nhân tố hay biện pháp giám sát vừa chấn chỉnh, vừa ngăn chặn những gian lận, sai sót trong công tác kế toán đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật và được thể hiện tại Khoản 10, điều 5, Luật Kế toán “Kiểm tra kế toán là xem xét đánh giá việc thực thi pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán” [20].

Thông qua kiểm tra kế toán, nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ tuân thủ các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính, đánh giá được tình hình chấp hành dự toán ngân sách hàng năm tại đơn vị theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, thông qua kết quả kiểm tra, đơn vị đánh giá được chất lượng hoạt động quản lý các khoản thu- chi tài chính và sử dụng tài sản, tiền vốn, sử dụng quỹ lương, quỹ thưởng, các quỹ của cơ quan và công tác đầu tư xây dựng cơ bản; đồng thời phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp. Bằng việc đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục, các đơn vị có thể rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị. Như vậy nhiệm vụ của công tác kiểm tra kế toán trong các đơn vị SNCL bao gồm:

Thứ nhất, kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; tính hiệu quả của các hoạt động tài chính, kế toán tại đơn vị, của công tác tổ chức và điều hành hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao và các hoạt động khác.

Thứ hai, kiểm tra, kiểm soát chất lượng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế tài chính của đơn vị được cung cấp qua báo cáo tài chính và các báo cáo khác.

Thứ ba, kiểm tra sự tuân thủ các cơ chế tài chính, các chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến tình hình chi tiêu NSNN và các quỹ tại đơn vị. Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của việc chi tiêu NSNN trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao tại đơn vị.

Thứ tư, xây dựng báo cáo về kết quả kiểm tra, tình hình xử lý các vi phạm đã được phát hiện trong năm hoặc các lần kiểm tra trước đó.

Để thực hiện những nhiệm vụ trên, tổ chức kiểm tra kế toán ở các đơn vị

SNCL cần tuân thủ theo các nội dung sau:

Một là, kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán, gồm: Kiểm tra về

chứng từ kế toán; kiểm tra về tài khoản và sổ kế toán; kiểm tra về báo cáo tài chính; kiểm tra việc kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán; kiểm tra việc thực hiện chế độ, kế hoạch kiểm tra kế toán; kiểm tra thuê làm kế toán, làm thuê Kế toán trưởng của đơn vị.

Hai là, kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, gồm:

- Kiểm tra biên chế, tổ chức bộ máy, việc phân công phân nhiệm trong bộ máy xem có phù hợp với nhiệm vụ kế toán của đơn vị, cán bộ kế toán có đảm bảo tiêu chuẩn quy định và yêu cầu công tác của chức trách, nhiệm vụ bộ máy kế toán.

- Kiểm tra mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức kế toán và quan hệ giữa tổ chức kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị SNCL có chặt chẽ và đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện yêu cầu chính xác, đầy đủ và kịp thời.

- Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ chức trách của cán bộ kế toán nói chung và Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) nói riêng.

Ba là, kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán, gồm: Kiểm tra thực hiện các tiêu chuẩn điều kiện cho người hành nghề kế toán; kiểm tra cấp và thu hồi chứng chỉ hành nghề kế toán.

Những công việc kiểm tra trên có thể tiến hành một cách toàn diện hay theo từng chuyên đề, kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch hay kiểm tra bất thường, đột xuất, có thể do do các cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoặc do nhân viên kế toán kiêm nhiệm hoặc bộ phận kiểm tra chuyên trách thực hiện theo chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị và Kế toán trưởng.

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, công tác kiểm tra kế toán ở các đơn vị

SNCL phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Một là, công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán tại đơn vị phải đảm bảo thực hiện ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ quản lý của từng cán bộ, viên chức và đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực và khách quan:

- Trường hợp tự kiểm tra định kǶ, công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán phải được lập kế hoạch và tiến hành theo đúng trình tự quy định, có các bước công việc và phương pháp thực hiện riêng biệt đảm bảo tính phù hợp trong mọi hoàn cảnh.

- Đơn vị phải thông báo hoặc công khai cho các đối tượng liên quan trong đơn vị được biết trước khi tiến hành kiểm tra nhằm hạn chế sự lệch hướng trong quá trình kiểm tra và không bị thiên lệch theo ý chí chủ quan của người kiểm tra.