Xây Dựng Chính Sách Phát Triển Vốn Tài Liệu Hợp Lý Đáp Ứng Tốt Nhu Cầu

+ Khuyến khích cán bộ thư viện tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học của trường của bộ về chuyên môn nghiệp vụ;

+ Mời các chuyên gia đến trình bày, giảng dạy những vấn đề mới hướng dẫn công tác nghiệp vụ mới;

+ Thư viện cần bố trí đứng người, đúng việc phù hợp với năng lực, trình độ của cán bộ, có quy chế đãi ngộ hợp lý;

+ Tham gia học tập kinh nghiêm tiên tiến của các đơn vị Thư viện hoạt động xuất sắc hoặc các thư viện lớn trên thế giới thông qua quá trình giao lưu, trao đổi;

Bởi, trong mối quan hệ với tài liệu: Cán bộ thư viện là người lựa chọn, xử lý, bảo quản, sắp xếp và phục vụ tài liệu tốt. Trong mối quan hệ với bạn đọc: Cán bộ thư viện là người trung gian môi giới bạn đọc tài liệu, họ không chỉ tuyên truyền, giới thiệu tài liệu cho bạn đọc mà khơi nguồn hứng thú, hướng dẫn bạn đọc mà còn phục nhu cầu tối ưu nhất cho bạn đọc. Trong mối quan hệ với cơ sở vật chất – kỹ thuật: cán bộ thư viện là người trang bị các diện tích và giữ cho cơ sở vật chất ở tình trạng tốt.

Không chỉ quan tâm đến đến tào tạo kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, thư viện cần chú ý đến bồi dưỡng đạo đức, lòng yêu và tự hào về nghề nghiệp, giao tiếp với bạn đọc giúp họ rèn luyện những phẩm chất nhiệt tình, cần cù năng động.

 Đặc biệt khi đi sâu vào khâu xử lý tài liệu việc nâng cao chất lượng công tác phân loại tài liệu đối với cán bộ thư viện là rất cần thiết bởi:

Công tác phân loại luôn được các thư viện và cơ quan thông tin trên thế giới nói chung và trong nước nói riêng hết sức quan tâm. Phân loại tài liệu là một khâu công tác quan trọng giúp cho việc kiểm soát thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin trong phạm vi các thư viện trong cùng hệ thống của quốc gia và thế giới.

Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT là một Trung tâm phục vụ tài liệu kỹ thuật. Trong khi đó, không chỉ có lĩnh vực khoa học xã hội mới thể hiện rò tính liên

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

ngành mà cả ngành thuộc khoa học tư nhiên, kỹ thuật cũng xuất hiện tính liên ngành. Do đó, đòi hỏi cán bộ thư viện phải tìm tòi, học hỏi một số lĩnh vực Trường đang đào tạo thì khi phân loại tài liệu sẽ chính xác và và có thể trao đổi, chia sẻ cơ sở dữ liệu thư mục giữa các thư viện cho nhau dễ dàng và thuận lợi.

Vì vậy, công tác đào tạo cán bộ thông tin thư viện tại các cơ sở đào tạo cũng như công tác đào tạo, bồi dưỡng trong các cơ quan thông tin thư viện sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào việc hình thành và phát triển năng lực nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ phân loại.

2.2.4. Xây dựng chính sách phát triển vốn tài liệu hợp lý đáp ứng tốt nhu cầu người dùng tin

Xây dựng chính sách vốn tài liệu có một ví trị quan trọng trong toàn bộ hoạt động Thông tin – Thư viện. Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cuối cùng là phục vụ NDT đạt hiệu quả cao của một thư viện trường đại học, điều quan trọng nhất là xây dựng cho mình vốn tài liệu phong phú về loại hình, nhiều về số lượng, phù hợp NCT của NDT.

Với thời đại bùng nổ công nghệ thông tin và sự phát triển của khoa học công nghệ, số lượng tài liệu ngày càng tăng, chúng ta không thể bổ sung tất cả các loại tài liệu có trên thị trường bởi không có kinh phí bổ sung, sau đó tài liệu bổ sung không phù hợp sẽ gây ra tình trạng lãng phí và không có người sử dụng.

Hiện tại, về số lượng sách giáo trình hầu như là đáp ứng tốt nhu cầu NDT, nhưng đối với sách tham khảo và tài liệu điện tử, thư viện cần có chính sách phát triển vốn tài liệu hợp lý để Trung tâm TT-TV thực sự trở thành giảng đường thứ hai của sinh viên.

Để thực hiện tốt việc bổ sung tài liệu được hợp lý, cần phải có chọn lọc chứ không thể bổ sung ồ ạt. Vì vậy, phát triển vốn tài liệu nên đảm bảo các yêu cầu sau đây:

- Định hướng được những tài liệu thực sự cần thiết phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của các nhóm NDT.

- Nghiên cứu NCT của bạn đọc tại thư viện thông qua phiếu yêu cầu, đặc biệt là những phiếu bị từ chối để có chính sách bổ sung và thanh lý.

- Xem xét càng thông tin phản hồi: Cuốn sách đưa ra có nhiều người sử dụng không? Chất lượng tài liêu có thể đáp ứng nhu cầu NDT?

- Khi xây dựng một chính sách phát tiển vốn tài liệu cần phải thực tế và có tính khả thi: điều kiện về kinh phí bổ sung, cơ sở vật chất, thị hiếu sử dụng, …

- Ngoài ra bàn bạc trực tiếp giảng dạy để có kế hoạch bổ sung tài liệu cho hợp lý.

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc thông qua các phiếu mượn sách và khả năng phục vụ của các kho thì xin đưa ra một số ý kiến như sau về công tác bổ sung sách cho Trung tâm như sau:

Đối với sách giáo trình tại phòng mượn là tương đối hợp lý với khả năng lưu chứa của kho sách bởi các giá sách tương đối là đầy giá

Đối với sách tham khảo nên bổ sung từ 5 đến 10 bản mỗi đầu sách. Riêng các sách về khoa học xã hội cần phải tăng cường hơn nữa tên sách.

Bên cạnh đó tích cực thu nhận nguồn tài liệu của Trường như: Kỷ yếu hội nghị khoa học, luận văn tốt nghiệp, đồ án tốt nghiệp, đặc biệt là các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên.

Cùng với việc xây dựng tài liệu truyền thống (tài liệu trên giấy) Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tiến hành mở phòng đọc điện tử tầng 7. Phòng đọc điện tử tầng 7 đã tiến hành thu thập, khai thác, xây dựng nguồn tin để phục vụ bạn đọc. Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại nhưng Phòng đọc điện tử tầng 7 chưa hoạt động hiệu quả đúng như khả năng của nó. Phần lớn tài liệu được thu thập về đây hầu hết là tài liêu dạng thô chưa được xử lý. Nguồn tài liệu ở đây chủ yếu là tiếng nước ngoài chỉ phục vụ cho một số người và tài liệu toàn văn của luận văn, luận án. Vì vậy, cần tiến hành tổ chức khai thác và xây dựng nguồn tin điện tử phong phú, đa dạng, hiệu quả để bạn đọc đến phòng này ngày càng đông đảo hơn.

Cùng với việc bổ sung tài liệu từ nguồn ngân sách được cấp Trường và nguồn ngân sách từ khấu hao mượn sách giáo trình của sinh viên. Trung tâm TT-TV ĐHGTVT cần tăng cường trao đổi với các cơ quan thông tin, các nhà xuất bản, các Thư viện Đại học, các tổ chức trong nước và quốc tế để nhận nguồn tài liệu tặng, biếu, trao đổi để làm phong phú kho tài liệu của mình và đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.

2.2.5. Tăng cường đầu tư kinh phí, nâng cấp trang thiết bị

Công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT hiện nay còn gặp nhiều khó khăn mà hướng giải quyết xuất phát từ chính sách của nhà trường. Công tác này cần được được nhà trường chú ý và quan tâm đặc biệt chứ không thể coi như hoạt động đầu tư nhất thời, đặc biệt là công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở. Bởi hầu hết thư viện tổ chức vốn tài liệu theo kho mở. Vì vậy kinh phí cho hoạt động kho mở cần được xem xét, tính toán trên cơ sở khoa học, tỷ lệ phù hợp với hoạt động khác của công tác phục vụ bạn đọc. Nên xây dựng các tiêu chuẩn, định mức, thể chế có liên quan đến chính sách bổ sung và bảo quản tài liệu trong các kho mở.

Về vấn đề tăng cường đầu tư trang thiết bị

Ứng dụng công nghệ thông tin để tự động hóa trong hoạt động thông tin thư viện, ngày càng trở nên phổ biến. Việc ứng dụng này giúp giảm bớt lao động chân tay, tăng năng suất, giảm biên chế, tạo tiện nghi cho người sử dụng thư viện.

Đồng thời với việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thì trang thiết bị của thư viện có một vị trí quan trọng. Thư viện muốn đi vào hoạt động hiệu quả thì trang thiết bị phải hiện đại phù hợp với thư viện. Có thể nói, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đáp ứng được yêu cầu của một Thư viện số/Thư viện điện tử. Nhưng Trung tâm cần có các phương pháp cải tạo tiếp Thư viện cho phù hợp với thời tiết khí hậu Việt Nam: nóng ẩm, mưa nhiều nhằm bảo quản tài liệu, tài sản và thu hút được NDT đến thư viện đọc sách.

Hiện tại, Trung tâm đã đầu tư bàn đọc tài liệu hiện đại nhưng số lượng chỗ ngồi vẫn chưa đủ. Đặc biệt là các mùa thi, tình trạng thiếu chỗ trở nên trầm trọng. Số lượng sinh viên lên Thư viện ở các phòng đọc tăng lên gấp nhiều lần so với ngày thường. Mặt khác, chìa khóa đựng đồ luôn thiếu nên xảy ra vấn đề có chỗ nhưng không có chìa khóa gửi đồ nên sinh viên không vào sử dụng thư viện. Vì vậy, Thư viện cần bổ sung chỗ ngồi ở phòng đọc và tu sửa lại tủ đựng đồ để phục vụ nhu cầu học tập cho sinh viên .

Bên cạnh đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT cần nâng cấp hệ thống máy tính, trang thiết bị đầu đọc đĩa CD-ROM, tăng cường thêm bình bọt CO2 ở hành lang các tầng để phòng chống cháy nổ. Bổ sung thêm máy hút bụi ở các kho sách để đảm bảo kho sách luôn được vệ sinh, chống bụi bẩn, nấm mốc … mua các quạt thông gió để chống thấm cho kho sách của thư viện.

Đặc biệt, CMC đã nâng cấp phần mềm Ilib 4.0 lên tới 6.0. Trong khi đó, Trung tâm hiện đang sử dụng nên Trung tâm cần đầu tư kinh phí cho việc nâng cấp phần mềm này để thực hiện các khâu công tác nghiệp tối ưu hơn.

 Đẩy mạnh ứng dụng thiết bị chuyên dụng có sẵn trong tổ chức và bảo quản kho mở của Trung tâm:

+ Công nghệ sóng radio-RFID:

Trung tâm đã ứng dụng RFID – Radio Frequency Identification (Công nghệ Định danh bằng sóng Radio) ứng dụng trong thư viện. RFID dùng sóng radio để định danh các đối tượng. Ưu điểm của nó là: vật thể được định danh trong môi trường 3D. Năm 2004, cùng với việc ứng dụng 2 phần mềm DLID và ILID, Trung tâm đã ứng dụng RFID vào công tác tổ chức và bảo quản kho mở giảm tình trạng mất tài liệu.

+ Hệ thống cổng từ, thẻ từ:

Cổng từ là các thiết bị điện từ trường nhưng an toàn tuyệt đối với các tài liệu lưu trữ dưới dạng từ, chẳng hạn như: đĩa mềm, video, băng cassette, … và được sử dụng nhiều nhất cho các tài liệu giấy”

Trung tâm được lắp đặt hệ thống cổng an ninh khép kép RFID tại cửa ra vào của kho mở nhằm kiểm soát bạn đọc, không cho tài liệu đem ra ngoài khi chưa được sự đồng ý của cán bộ, với đầu đọc RFID, việc kiểm kê sách được thực hiện một cách dễ dàng.

+ Hệ thống máy quét thẻ tự động

Mã vạch thể hiện sự thông tin qua các dạng nhìn thấy trên bề mặt mà máy móc có thể đọc được, nó ứng dụng trong các cơ quan thông tin thư viện. Sách trong Trung tâm TT-TV ĐHGTVT được dán mã vạch để quản lý và phục vụ.

Trong quản lý tài liệu: mã vạch phục vụ cho kểm soát tài liệu nhập về, tài liệu ra vào kho, kiểm kê, thống kê, …

Trong quản lý bạn đọc: mỗi thẻ bạn đọc được định danh bằng một số được mã hóa dưới dạng mã vạch. Bạn đọc dùng thẻ này để sử dụng thư viện.

Ở công đoạn lưu thông tài liệu: toàn bộ thông tin mượn, trả của bạn đọc được định dạng thông qua mã vạch, kết hợp với phần mềm thư viện thủ thư không phải thủ công ghi lại thông tin mượn, trả của bạn đọc vì toàn bộ công đoạn này được máy tính xử lý thông qua nhận mã số mã vạch của bạn đọc. Vì vậy, thư viện cần được trang bị và tăng cường, nâng cấp:

Máy đọc mã vạch: máy thu nhận hình ảnh của mã in trên bề mặt và chuyển thông tin chứa trong mã vạch đến máy tính, hay các thiết bị cần thông tin này.

Máy in mã vạch: dùng để in mã vạch: dùng để in mã vạch trên các vật liệu như giấy, thẻ nhựa… Trong thư viện có thể sử dụng máy in chuyên dụng hay máy in thông thường để in mã vạch

+ Thiết bị xử lý dữ liệu số

Thiết bị ghi đọc CD sử dụng để thực hiện chuyển thông tin dữ liệu số đã biên tập sang đĩa CD và thực hiện lưu trữ dữ liệu trên đĩa CD

Máy chiếu Multimemedia được sử dụng trong công tác đào tạo NDT, bảo vệ luận văn, luận án, tổ chức hội thảo, …

viện. cấp

Thiết bị quét ảnh – scanner: dùng để quét ảnh của bạn đọc khi làm thẻ thư

+ Hệ thống máy tính: máy chủ và máy trạm đầu tư đồng bộ cần được nâng

+ Hệ thống mạng gồm: mạng LAN và mạng kết nối internet nhằm đảm bảo

thông tin trong nội bộ cũng như khả năng liên kết trao đổi với bên ngoài nhưng tốc độ truy cập chậm, cần được cải thiện nâng cấp.

Tóm lại, việc đẩy mạnh và tăng cường ứng dụng trang thiết bị hiện đại cho công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu cho một trung tâm là một vấn đề cần thiết giúp tăng cường hiệu quả hoạt động, đáp ứng tốt nhu cầu thông tin, nâng cao hiệu quả công việc mà cụ thể là tiết kiệm được thời gian, kinh phí, giảm cường độ lao động, hiệu quả phục vụ cao, đáp ứng tốt nhu cầu NDT.

2.2.6. Tăng cường công tác đào tạo, tuyên truyền, giáo dục ý thức trách nhiệm với người dùng tin

Người dùng tin là yếu tố cấu thành nên một cơ quan Thông tin – Thư viện, là mục tiêu mà tất cả các cơ quan cần hướng tới. Để đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời mọi nhu cầu tin. Ngoài việc xây dựng phát triển nguồn thông tin đầy đủ, phong phú, tổ chức bộ máy tra cứu hiện đại thì người dùng tin phải phối hợp chặt chẽ với Trung tâm, phải hiểu rò nội quy của Trung tâm cũng như phương thức phục vụ của Thư viện. Bởi người dùng tin là những người trực tiếp sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm. Vấn đề hướng dẫn và đào tạo NDT luôn gắn liền với các sản phẩm, dịch vụ thông tin, trở thành việc thường xuyên, không thể thiếu trong mỗi cơ quan thông tin thư viện.

Trung tâm cần giúp NDT biết được những nội quy, quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm khi sử dụng tài liệu cho sinh viên vào mỗi năm học mới đồng thời nên tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo, những buổi nói chuyện, hoặc có thể qua các phương tiện thông tin đại chúng để gần gũi với người dùng tin vừa nắm bắt được nhu cầu nguyện vọng của họ vừa giáo dục họ về cách bảo quản tài liệu thư viện

cũng như cách sử dụng những sản phẩm, dịch vụ Thông tin – Thư viện. Tuy nhiên, cách thức tuyên truyền trực tiếp trong trong quá trình tuyên truyền hướng dẫn đòi hỏi cán bộ thư viện cần phải khéo léo, tế nhị nếu không sẽ gây khó chịu đối với bạn đọc. Công tác này cần phải làm rộng rãi chứ không riêng lẻ từng độc giả một, để họ hiểu về việc giữ gìn và bảo vệ tài liệu.

Bên cạnh đó, Trung tâm cần đưa ra một số hình thức tuyên truyền như: viết áp phích, kẻ khẩu hiệu, … Cần phải thực hiện nghiêm ngặt các quy định hình chính, có thái độ cứng rắn đối với các trường hợp vi phạm quy chế bảo quản sách báo, tài liệu của thư viện. Thường xuyên nhắc nhở bạn đọc giữ gìn tài liệu. Khi đọc không gập, xé hay viết bậy vào tài liệu. Giáo dục ý thức bạn đọc có trách nhiệm trong việc giữ gìn tài liệu. Vì con người là nhân tố hủy hoại tài liệu nguy hiểm nhất.

Ngoài ra, mở lớp đào tạo sử dụng các trang thiết bị trong thư viện bằng các hình thức khác nhau như: học theo lớp trên máy chiếu, phát tài liệu, bài giảng, cấp chứng chỉ cho người tham gia học. Do đó, Trung tâm cũng nên chú ý nâng cao công tác đào tạo, hướng dẫn NDT.

2.2.7. Tăng cường bảo quản vốn tài liệu tránh tác nhân hủy hoại

Cùng với công tác tổ chức kho tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT thì công tác bảo quản vốn tài liệu cũng là một nhiệm vụ quan trọng mà Trung tâm cần phải tiến hành. Bảo quản vốn tài liệu sẽ kéo dài tuổi thọ, tăng cường mục đích sử dụng tài liệu, phục vụ được nhiều đối tượng bạn đọc. Để bảo quản tốt tài liệu trên cơ sở sự nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu, đến nay Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã có những biện pháp cụ thể và mang lại kết quả thiết thực. Nhưng bên cạnh kết quả đạt được Trung tâm vẫn còn hạn chế. Do đó, Trung tâm muốn làm tốt công tác này có thể tham khảo các biện pháp sau:

+ Cần thực hiện đầy đủ các quy chế đảm bảo an toàn kho tài liệu. Nên thường xuyên tiến hành kiểm tra hệ thống thông báo hỏa hoạn, kiểm tra mối mọt, các đường dây điện thoại, cầu chì … nếu không thì chỉ một sơ hở nhỏ cũng có thể gây tổn hại về tài sản của cả Trung tâm;