Quy Trình Tu Sửa Phục Chế Sách Và Tài Liệu Giấy

+ Phải thường xuyên vệ sinh kho tài liệu, thường xuyên tránh các tác nhân gây hại như: bụi, ánh sáng trực tiếp của mặt trời chiếu vào kho, rán, chuột, mọt, … phải giữ cho không khí trong kho luôn được khô ráo, thoáng mát (đặc biệt là kho chứa sách tầng 1 của Trung tâm: ẩm thấp, không có ánh sáng chiếu, không có quạt thông gió, ẩm mốc, bụi bẩn). Tăng cường các biện pháp phòng chống sự hủy hoại của côn trùng (dùng thuốc diệt chuột, phun thuốc diệt gián) thường xuyên. Đồng thời luôn đảm bảo vệ sinh môi trường xung quanh như vệ sinh kho tài liệu;

+ Tiến hành phục chế tài liệu thường xuyên như: tu bổ, dán lại ký hiệu xếp giá, số đăng ký cá biệt, vá, đóng bìa cho tài liệu rách, bìa hỏng bằng cách khi cán bộ thư viện phát hiện ra trong quá trình mượn – trả ở kho đóng và sắp xếp lại tài liệu ở kho mở thì nên sửa chữa ngay, tránh gây ảnh hưởng đến hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin của NDT. Và trong tương lai gần có thể hướng dẫn phục chế tài liệu cho các cán bộ thư viện;

Tham khảo quy trình tu sửa phục chế sách và tài liệu giấy:

Hình 5: Quy trình tu sửa phục chế sách và tài liệu giấy

Giải thích: Kiểm tra, thống kê tài liệu cần phục chế và phương tiện kỹ thuật để tiến hành phục chế → Tiến hành làm sạch tài liệu (bụi bẩn, nấm mốc) và khử acid. Đối với tài liệu bị rách, nát thì dán vá, bồi nền (Máy bồi nền tài liệu dùng để bồi đắp, làm chắc chắn lại những trang giấy bị thủng lỗ, bị rách, sờn vùng rìa hoặc bị nhăn nhầu gấp nếp), phủ bọc sau đó ép và làm phẳng tài liệu → Hoàn thiện đóng gói trả lại kho.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

+ Thiết kế giá, kệ đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của công tác bảo quản, đặc biệt là tài liệu ở Nhà sách, giá chủ yếu là giá gỗ nên rất yếu. Nhà kho cần

phải đảm bảo hơn về tiêu chuẩn nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thông gió, …nâng cấp các trang thiết bị hiện đại, phục vụ công tác bảo quản này;

+ Thư viện cần có chế độ bồi dưỡng độc hại cho cán bộ phục vụ và cán bộ quản lý kho tài liệu. Người người trực tiếp làm công tác kiểm kê, bảo quản, xử lý kỹ thuật các hiện vật, tài liệu, sách báo, phim ảnh trong kho lưu trữ của bảo tàng, thư viện và viện lưu trữ; Tu sửa, phục chế tài liệu, hiện vật của thư viện, viện lưu trữ và bảo tàng; Được hưởng mức phụ cấp độc hại ở Mức 2, hệ số 0,20 so với lương tối thiểu (Theo Thông tư số 26/2006/TT-BVHTT ngày 2/2/2006 của Bộ Văn hóa thông tin hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm và bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành văn hóa - thông tin). Như vậy, cán bộ thư viện sẽ luôn cảm thấy được sự quan tâm của Ban lãnh đạo đối với công việc mình đang làm và họ thấy vai trò của mình quan trọng đối với xã hội tri thức;

+ Ban hành các quy chế sử dụng, bảo quản tài liệu đặc biệt là tài liệu quý hiếm, có giá trị lâu dài. Thường xuyên tiến hành kiểm kê, phân loại tài liệu theo hiện trạng vật lý để có kế hoạch tu sửa;

+ Thường xuyên nhắc nhở sinh viên giữ gìn tài liệu. Khi đọc không gập, xé tài liệu. Giáo dục ý thức bảo tài liệu, tất cả đều có ý thức giữ gìn tài liệu, sắp xếp tài liệu đúng vị trí tránh tình trạng NDT đọc xong vất không đúng vị trí để giảm thời gian cán bộ thư viện phải sắp xếp lại tài liệu.

+ Đào tạo cán bộ có chuyên môn về công tác bảo quản. Công tác bảo quản đào tạo cán bộ bảo quản có chuyên môn cao luôn là vấn đề cấp thiết của ngành Thư viện. Thư viện nên có chương trình cụ thể và toàn diện để nâng cao trình độ của cán bộ bảo quản, đồng thời hợp tác với tổ chức và cơ quan bảo quản lớn trên thế giới, cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo cơ bản về kỹ thuật bảo quản như sửa chữa, tu bổ sách, làm hộp, làm những hòm chứa tài liệu dễ bị tổn hại.

Bên cạnh những giải pháp trên Trung tâm TT-TV ĐHGTVT cần tăng cường đầu tư kinh phí cho công tác bảo quản, phục chế tài liệu, đào tạo cán bộ bảo quản.

Tranh thủ hỗ trợ của các chương trình bảo quản quốc tế và của các nước trong khu vực ASEAN. Đồng thời Trung tâm nên tiến tới nghiên cứu đầu tư cơ sở bảo quản hiện đại như: buồng chân không, buồng đông lạnh … để bảo dưỡng, phục chế tài liệu gốc được hiệu quả hơn. Trang bị những kiến thức hóa học cơ bản, những kiến thức chuyên dụng cho cán bộ bảo quản để Trung tâm có thể tự thực hiện các biện pháp sử dụng hóa chất ngăn ngừa sự xuất hiện và trở lại của vi sinh vật, côn trùng và động vật nhằm giảm bớt chi phí không cần thiết cho Trung tâm

2.2.8. Thanh lý tài liệu

Thanh lý tài liệu là một công việc cần thiết của các Thư viện nói chung và Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng. Trung tâm nên có kế hoạch thanh lý loại bỏ những tài liệu chết. Bởi lẽ, Trường ĐHGTVT là một trường khoa học kỹ thuật chuyên ngành. Như chúng ta đã biết, tri thức khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng với tốc độ cao kéo theo sự bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn cầu, và trong tất cả các lĩnh vực khoa học kỹ thuật. Tuy nhiên các tài liệu khoa học kỹ thuật cũng nhanh chóng lỗi thời do quy luật lỗi thời của chính nội dung thông tin khoa học kỹ thuật mà nó phản ánh.

Song do nhiều lý do nên công tác thanh lý tài liệu ở Trung tâm TT-TV ĐHGTVT không được tiến hành thường xuyên, có những tài liệu mục nát, nhiều sách giáo trình được viết từ trước năm 1999 chiếm tới 40% và sách tham khảo bằng tiếng nước ngoài xuất bản trước những năm 1990, giá trị thông tin khoa học không cao, NDT mượn cũng không sử dụng tài liệu do đã bị lỗi thời.

Do đó, công tác thanh lý cần được Trung tâm chú ý hơn nữa, để tài liệu luôn mới và chính xác thu hút được số lượng lớn NDT đến Thư viện.

Cần phải lập kế hoạch thanh lý, quy định những tiêu chuẩn cụ thể tài liệu nào cần thanh lý ra khỏi kho, loại nào lưu giữ trên cơ sở yêu cầu của bạn đọc.

Tuy nhiên, công tác bổ sung sách cũng cần được chọn lọc kỹ lưỡng nếu không sẽ gây khó khăn cho việc sắp xếp và bảo quản.

2.2.9. Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Hiện nay, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT còn rất nghèo nàn vì vậy việc đa dạng hóa và nâng cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin là việc rất cần thiết để tăng hiệu quả phục vụ và tăng nguồn thu nhập cho Trung tâm. Trung tâm có thể tham khảo ý kiến như sau:

+ Nâng cấp những sản phẩm và dịch vụ sẵn có

+ Phát triển các dịch vụ có giá trị gia tăng như: dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc; dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện, dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu, dịch vụ cung cấp thông tin trên mạng, …

+ Phát triển các dịch vụ cung cấp ấn phẩm do Trung tâm TT-TV xuất bản: Thông báo sách mới, ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề.

 Tăng cường xây dựng kế hoạch chuyển tài liệu bằng giấy sang các vật mang tin khác

Hiện nay, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã sử dụng Dlib để xây dựng và quản lý tài liệu điện tử với con số: 600 đầu sách; 7000 báo, tạp chí; 400 đầu luận văn, luận án; 50 đầu giáo trình, bài giảng. Tài liệu điện tử này chủ yếu là các đĩa toàn văn đi kèm với luận văn, luận án. Sau đó, Trung tâm thực hiện biên mục, xử lý trên phần mềm Dlib. Tuy nhiên, tài liệu trong trung tâm chủ yếu là giấy. Các tài liệu bằng giấy dễ chịu tác động của các nhân tố hủy hoại và nhiều khi rất bất tiện cho NDT. Và để sử dụng nguồn tin điện tử chỉ có thể truy cập bằng mạng nội bộ.

Chính vì vậy, Trung tâm nên có kế hoạch chuyển sang xây dựng tài liệu điện tử và mở rộng khả năng sử dụng tạo điều kiện cho NDT có thể truy cập thông qua internet để đáp ứng tối đa nhu cầu tin và bảo quản lâu dài những tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị. Vì trong tương lai các vật mang tin điện tử phổ biến hơn.

Để xây dựng được tài liệu điện tử này, cán bộ thư viện phải là người nắm bắt được công nghệ thông tin mới, biết ứng dụng nó vào chuyên môn nghiệp vụ. Lãnh đạo thư viện phải biết tận dụng cơ hội cử cán bộ thư viện đi đến những buổi hội thảo, hội nghị giới thiệu và hướng dẫn về phần mềm mới trong xây dựng tài liệu số,

xu hướng mà tất cả thư viện trên thế giới đã và đang hướng tới, đó là xây dựng thư viện số.

2.2.10. Cải tiến công tác phục vụ NDT

Công tác phục vụ bạn đọc chiếm vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện. Phục vụ bạn đọc là mục tiêu, tiêu chí đầu tiên để mỗi Thư viện khi thành lập và trong suốt quá trình hoạt động, phát triển. Mục đích cuối cùng của hoạt động thông tin tư liệu là thỏa mãn ngày càng tăng của nhóm người dùng tin bằng phương thức và phương tiện phục vụ khác nhau. Vì vậy, Trung tâm cần tiếp tục đổi mới công tác phục vụ bạn đọc theo các hình thức phù hợp và mang lại hiệu quả như sau:

+ Đối với các cán bộ, giảng viên tổ chức phục vụ thông tin theo chuyên đề cho cá nhân và từng nhóm

+ Cán bộ Trung tâm cần tổ chức các khóa học cho sinh viên trong quá trình sử dụng Trung tâm

+ Trung tâm nên mở cửa phục vụ sinh viên cả ngày thứ 7 và chủ nhật vào các kỳ thi, đặc biệt là đối với các phòng đọc tầng 5 và tầng 6. Vì nhu cầu bạn đọc đến sử dụng Trung tâm thời gian này rất lớn và ngày càng tăng. Các Trung tâm lớn trên thế giới đã mở cửa phục vụ sinh viên tất cả các ngày trong tuần.

+ Nội quy của sử dụng Trung tâm đã được dán ở mỗi phòng của Trung tâm nhưng vẫn có tình trạng sinh viên không đọc. Vì vậy, khi sinh viên mượn sách, cán bộ Trung tâm cần nhắc nhở sinh viên bảo quản sách, trả sách đúng hạn, để tăng cường vòng quay của sách.

+ Trung tâm TT-TV ĐHGTVT với nội quy hoạt động của mình đã phục vụ sinh viên tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, hình thức cho mượn giáo trình của Trung tâm chưa hợp lý. Trung tâm quy định mỗi sinh viên mượn sách giáo trình của Thư viện phải nộp tiền khấu hao. Phương pháp này đã làm hạn chế sinh viên đến thư viện.

CHƯƠNG 3: NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra một số giải pháp dựa trên thực trạng hiện nay của Trung tâm có thể thấy để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải nên thống nhất một số nguyên tắc và cân nhắc để thực hiện các giải pháp trên như sau:

3.1. Nguyên tắc thực hiện

3.1.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu

Thống nhất phương pháp sắp xếp đối với kho mở

Tài liệu trong kho mở được sắp xếp theo ký hiệu xếp giá của mỗi cuốn sách không phân biệt khổ, cỡ, từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, xếp theo chiều đứng của cuốn sách.

Nhãn sách phản ánh đầy đủ ký hiệu xếp giá được dán vào gáy sách cách mép sách 1,5cm, dán theo chiều đứng đối với sách dày và chiều ngang đối với sách mỏng, phủ một lớp băng dính trên bề mặt nhãn đảm bảo nhãn không bị bong trong quá trình sử dụng

Nhãn ghi số đăng ký cá biệt của cuốn sách được dán ở bìa ngoài của cuốn sách cách mép sách 2,5cm và cách gáy sách 3cm và phủ một lớp băng dính bên ngoài để đảm bảo không bị bong trong quá trình sử dụng

Trên giá sau mỗi đề mục phải để lại khoảng trống để tiếp nhận sách mới bổ sung mà không làm ảnh hưởng đến trật tự của kho

Thống nhất về nguyên tắc bố trí kho

Bàn của thủ thư phải được bố trí hợp lý để quan sát được bạn đọc vào mượn tài liệu và gần giá chứa tài liệu đối với kho đóng và quan sát được toàn bộ kho chứa và bạn đọc đối với kho mở.

Đối với kho mở nên có hệ thống an toàn được thiết kế phù hợp hiện đại với các thiết bị như: hệ thống camera, hệ thống báo tự động, dán băng từ, dán tem an

ninh để bảo quản tài liệu. Kho sách phải được bố trí liền kề với bàn đọc, không gian phù hợp, thoáng mát, không có góc khuất vừa tiện cho bạn đọc ra vào kho, vừa tiện cho cán bộ dễ quan sát.

Khi xây dựng và thiết kế kho chứa sách cần căn cứ vào khối lượng tài liệu, loại hình tài liệu và tính chất tài liệu, công tác tổ chức kho. Trọng tải sàn thường từ: 800kg-1000kg/m2.

Các kho được thiết kế phải được hứng ánh sáng tự nhiên và thiết kế hệ thống chiếu sáng nhân tạo là mạng đèn huỳnh quang. Các bóng đèn được phân bố đều trong kho. Đồng thời để các giá sách ở vị trí nhất định tránh được ánh sáng mặt trời trực tiếp chiếu vào kho

Thống nhất về giới hạn tài liệu

Tùy vào điều kiện thực tế của mỗi Trung tâm: diện tích, số lượng tài liệu được bổ sung hàng năm mà tài liệu đưa ra phục vụ ở kho đóng và kho mở khác nhau. Nếu điều kiện cho phép thì có thể tổ chức theo hình thức kho mở, nếu không có thể tổ chức tài liệu trong vòng từ 2 đến 5 năm gần đây để đảm bảo độ cập nhật của tài liệu bởi những tài liệu khoa học kỹ thuật nhanh chóng lỗi thời.

Tài liệu trong kho phải có kế hoạch thanh lý cụ thể tùy vào loại nội dung tài liệu mà Trung tâm đó phục vụ, không nên lưu trữ trong kho trong thời gian quá dài (trừ tài liệu quý, hiếm) tránh tình trạng bạn đọc mượn nhưng không mang lại thông tin sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Trung tâm.

Thống nhất nhiệm vụ của cán bộ phục vụ trong các kho

Do tính chất sắp xếp của hình thức tổ chức kho mở và kho đóng. Vì vậy, người cán bộ thư viện cần phải có trình độ chuyên môn nhất định, kiến thức cơ bản của khoa học thư viện, có kiến thức cơ bản về cách tổ chức kho, về khung phân loại mà tài liệu của họ được sắp xếp, cách cấu tạo ký hiệu xếp giá để sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí và hướng dẫn bạn đọc tìm được tài liệu.

Bên cạnh đó, cán bộ thư viện phải nắm chắc được kho tài liệu, sơ đồ bố trí kho, có tinh thần trách nhiệm cao, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc ra vào của kho,