Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải

thường xuyên kiểm tra tài liệu, giám sát bạn đọc để tu sửa và tránh tình trạng mất mát

 Qua tìm hiểu, nghiên cứu chúng ta nhận thấy Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng và hệ thống thư viện Việt Nam nói riêng còn phải thống nhất và thư hiện hiệu quả các nguyên tắc sau để tiến tới “chuẩn hóa và hội nhập” thế giới:

- Tiêu chuẩn mô tả thư mục trong thư viện: AACR2

- Tiêu chuẩn khổ mẫu biên mục đọc máy: MARC21

- Tiêu chuẩn khung phân loại: DDC

- Sử dụng bảng Cutter Sanborn 3 chữ số

- Tiêu chuẩn tìm kiếm liên thư viện và mục lục trực tuyến: Z39.50

- Mượn liên thư viện: ISO10160

Trong hoạt động TT-TV các tiêu chuẩn nghiệp vụ về xử lý, lưu trữ và phục vụ thông tin được ưu tiên hàng đầu, nhất là trong điều kiện tự động hóa công tác TT-TV trên nền tảng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Cho đến nay, sau nhiều lựa chọn, các cơ quan TT-TV nước ta đã đi đến đồng thuận áp dụng các tiêu chuẩn tiên tiến trên thế giới vào hoạt động của mình

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

 Tiêu chuẩn mô tả AACR2

AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm được giá thành. Do cung cấp một mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu, nên qui tắc này đã tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện (multimedia). Ngoài ra, giảm được thời gian tìm kiếm tư liệu cho người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề (điểm truy nhập) tương thích nhiều hơn với những hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiếu trích dẫn

 Tiêu chuẩn MARC21

Việc áp dụng MARC 21 đã mang lại cho thư viện những lợi ích như:

− Tên tác giả cá nhân: mô tả năm sinh và năm mất đi kèm với tên tác giả đã giúp cho yêu cầu tra tìm thông tin được chính xác trong việc chọn lựa giữa những

tác giả trùng tên họ nhưng khác năm sinh. Điều này mang lại hiệu quả cao trong tìm tin theo tác giả cũng như tiết kiệm được thời gian tìm tin.

− Người dùng tin có thể tìm thông tin qua các điểm truy cập như nhan đề, tác giả, đề mục chủ đề, tùng thư,… hoặc thông qua các biểu thức tìm như tìm kiếm, tìm kiếm chi tiết, tìm kiếm nâng cao.

− Thông báo cho người sử dụng thư viện về tình trạng của tài liệu: chưa mượn, đã mượn, đang xử lý, đem đi đóng,..

Thống kê thành phần nội dung kho tài liệu, lượt bạn đọc tra cứu trên máy tính,….

− Người dùng tin trong và ngoài thư viện có thể truy cập thông tin cơ sở dữ liệu của thư viện.

 Tiêu chuẩn khung phân loại DDC

DDC được hơn 200 thư viện sử dụng tại 138 quốc gia trên thế giới, chỉ số phân loại DDC được sử dụng nhiều trong thư mục quốc gia của hơn 60 nước trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu Á- Thái Bình Dương, 13 nước châu Mỹ, 8 nước châu Âu, 7 nước ở Trung Đông. Trong 125 năm tồn tại, DDC đã được dịch sang hơn 30 thứ tiếng khác nhau trên thế giới, 11 bản dịch đang được tiến hành, một số nước đã đưa ký hiệu DDC vào mục lục điện tử và các thư mục trên máy tính. Chính vì vậy, khung phân loại DDC mang tính quốc tế cao, bên cạnh đó khung này được cập nhật liên tục, thường xuyên được sửa chữa, bổ sung, xuất bản. DDC cũng là khung phân loại được cập nhật liên tục nhất so với các khung phân loại được sử dụng ở Việt Nam.

Ngày 07/05/2007, Bộ Văn hóa - Thông tin đã ban hành quyết định số 1598/BVHTT-TV quy định các thư viện trong cả nước áp dụng Khung phân loại DDC trong công tác phân loại. Và Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tổ chức hai lớp đào tạo “Giảng viên phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14”; ban hành công văn số 368/CV-TVQGVN về việc hướng dẫn triển khai áp dụng các chuẩn nghiệp

vụ trong đó có đưa ra hướng dẫn việc áp dụng khung này bắt đầu từ ngày 01 tháng 06 năm 2007

Việc lựa chọn bảng phân loại cho Trung tâm trong giai đoạn vừa qua đã dựa trên một số tiêu chí sau: (1)Tính liên tục, không làm gián đoạn công tác phân loại và tổ chức hệ thống MLPL phiếu của các kho tài liệu đã có mà thường là số lượng rất lớn và thói quen sử dụng bộ máy tra cứu của NDT; (2) Phù hợp và tiện lợi cho việc tổ chức kho mở và trao đổi thông tin thư mục với các thư viện hiện đại và tiên tiến ở khu vực và trên thế giới, tiến đến hội nhập với khu vực và quốc tế về lĩnh vực này;

(3) Phù hợp với hệ thống chính trị và điều kiện kinh tế xã hội của đất nước

 Số Cutter – Sanborn được sử dụng cùng với khung phân loại DDC và được nhiều nơi trên thế giới sử dụng. Số này rất tiện lợi cho việc sắp xếp tài liệu theo kho mở

 Tiêu chuẩn tìm kiếm liên thư viện và mục lục trực tuyến: Z39.50

Z39.50 là một chuẩn quốc tế( ISO 23950) quy định giao thức trao đổi thông tin giữa các máy tính trên mạng. Chuẩn này giúp:

Trao đổi tư liệu với các thư viện khác.

Cho phép bạn đọc của thư viện này có thể mượn sách tại các thư viện khác.

Ví dụ: Dịch vụ Z39.50 gateway tại địa chỉ: http://z3950.loc.gov/ cung cấp kết nối Z39.50 đến khoảng hơn 450 cơ sở dữ liệu biên mục của các thư viện trên khắp thế giới.

 Mượn liên thư viện: ISO10160/1

ISO 1061 được xây dựng giúp chuẩn hóa dịch vụ mượn liên thư viện cũng như chuẩn hóa các công cụ phần mềm cho nghiệp vụ này. Nhờ cùng tuân thủ các tiêu chuẩn trên, các công cụ ILL có thể trao đổi thông tin về những giao dịch mượn liên thư viện với nhau một cách đầy đủ, đúng đắn và thống nhất. Chuẩn ISO1061 quy định về cấu trúc và cách thức mã hóa các thông điệp trao đổi trong một giao dịch, các trạng thái và những hành động gắn với những trạng thái của giao dịch, các danh mục và từ khóa chuẩn sử dụng trong thông điệp.

3.1.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu

Điều quan trong đầu tiên là phải thống nhất thiết lập quyền ưu tiên cho bảo quản những tài liệu đang tiến hành tái bản có thể bảo quản bằng cách thay đổi chất liệu mà nó được tạo ra. Ví dụ: có thể làm cho giấy bền hơn

Một nguyên tắc quan trọng là phương pháp xử lý tài liệu một cách kinh tế với số lượng lớn cùng một lúc. Ví dụ: chương trình khử axit cho cả kho tài liệu

Nguyên tắc tiếp theo là bảo quản không được coi là công việc đơn giản của một cá nhân phụ trách cụ thể làm công tác bảo quản, không cần thêm nhân viên cũng chẳng đòi hỏi chuyên gia kỹ thuật đặc biệt bởi điều kiện kinh phí đầu tư cho thư viện ở nước ta hạn chế. Thực tế, bảo quản tiềm ẩn trong hầu hết các công việc hàng ngày của thư viện, của tất cả các cán bộ trong thư viện cần phải có kiến thức về các vấn đề bảo quản, các vấn đề liên quan và các biện pháp giảm nhẹ các vấn đề đó.

Một số lưu ý của công tác bảo quản tài liệu trong thư viện như sau:

+ Về tài chính: không bao giờ có đủ kinh phí và khả năng tài chính để thực hiện mục tiêu bảo quản nên càng phải đòi hỏi được sắp xếp theo trật tự ưu tiên những tài liệu cần được bảo quản trước. Bởi với điều kiện của nước ta hiện nay, vấn đề đầu tư cho thư viện vẫn chưa được quan tâm đúng mức cũng có thể vẫn coi thư viện là một cơ quan phi lợi nhuận.

+ Kinh phí mỗi năm bình quân của thư viện cũng phải dành một khoản cho việc bảo quản, …

+ Vấn đề bảo quản là vấn đề thuộc quản lý và những biện pháp sẵn có cho những người làm công tác thư viện, để giải quyết nó cũng thuộc về quản lý: xác định chính sách bổ sung, thiết lập chính sách bảo quản vốn tài liệu, duy trì và tổ chức vốn tài liệu đồng thời giáo dục cán bộ thư viện và NDT các kiến thức, nhận thức về bảo quản.

3.2. Các yếu tố ảnh hưởng

3.2.1. Thuận lợi

Trụ sở trang thiết bị khang trang và hiện đại

Diện tích Trung tâm rộng: gần 4000m2 và hệ thống trang thiết bị hiện đại như: máy tra cứu, bàn ghế, điều hòa, đèn, quạt điện, hệ thống cổng từ, camera đã trở thành nơi làm việc và học tập, nghiên cứu lý tưởng cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong và ngoài trường.

Bộ phận phục vụ của Trung tâm được bố trí từ tầng 4 đến tầng 7. Song song với việc xây dựng cũng tăng cường đầu tư mua trang thiết bị đồng bộ, đầu tư kỹ thuật theo hướng hiện đại hóa, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Trung tâm.

+ Máy chủ: gồm 17 máy chủ tập trung ở tầng 6 để quản lý dữ liệu Trung tâm. Ví dụ: máy chủ phục vụ cho việc quản lý cơ sở dữ liệu nói chung(ILID, DLID), máy chủ phục vụ cho việc sử dụng email, máy chủ quản lý cổng thông tin,…

+ Máy trạm

Máy trạm nghiệp vụ: Trung tâm có 20 máy trạm nghiệp vụ phục vụ cho công tác xử lý tài liệu, quản lý tài liệu bạn đọc, cũng như phục vụ trong công tác lưu thông, …

Máy trạm tra cứu tài liệu: có 7 máy phục vụ cho việc tra tìm tài liệu: Phòng đọc tầng 5 có 3 máy, phòng mượn tầng 4 có 2 máy, phòng đọc tầng 6 có 2 máy.

Máy trạm tra cứu thông tin và đọc tài liệu điện tử: tầng 7

+ Hệ thống máy quét thẻ tự động: Trung tâm đã trang bị các phòng đều có máy quét thẻ tự động, từ phòng nghiệp vụ đến phòng phục vụ với 5 cái;

+ Hệ thống camera theo dòi: Tất cả các phòng đều lắp đặt camera theo dòi phục vụ mục đích quản lý bạn đọc, với 30 camera có khả năng lưu giữ hình ảnh, được lắp đặt ở các vị trí khác nhau giúp cán bộ thư viện kiểm soát bạn đọc thuận tiện tránh tình trạng xé tài liệu;

+ Hệ thống cổng từ, thẻ từ:

Trên phòng đọc tự chọn đều được lắp đặt các hệ thống cổng an ninh kép RFID nhằm kiểm soát bạn đọc, không cho phép đem tài liệu ra ngoài khi không được sự đồng ý của cán bộ. Với đầu đọc RFID, việc kiểm kê sách được thực hiện dễ dàng.

+ Hệ thống điều hòa: tất cả các hệ thống phòng ban của Trung tâm đều được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000BTU và 20 máy điều hòa treo tường 18000 BTU

+ Hệ thống máy in, máy photo: được trang bị ở tất cả các phòng phục vụ, đảm bảo nhu cầu photo tài liệu của bạn đọc

Tóm lại, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT có trụ sở khang trang rộng rãi, các phòng được bố trí hiện đại là một trong yếu tố quan trọng để trung tâm có thể thực hiện tốt công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu

Cán bộ thư viện trẻ năng động và tâm huyết

Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất để thư viện tồn tại và phát triển. Với một xã hội công nghệ thông tin ngày càng phát triển, nhu cầu tin của bạn đọc ngày càng cao thì đội ngũ cán bộ thư viện không chỉ nắm được trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà còn có kỹ năng giao tiếp, kiến thức về tâm lý để có thể ứng xử văn minh trong quá trình tiếp xúc với bạn đọc.

Hiện nay, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT với số lượng 19 cán bộ tốt nghiệp đại học, cao đẳng; độ tuổi cán bộ trẻ từ 25-40 chiếm 73%, họ được trang bị những kiến thức cơ bản để tổ chức tài liệu kho đóng và kho mở phục vụ bạn đọc với nhiều hình thức khác nhau.

Trước đây, thư viện chỉ phục vụ bạn đọc theo hình thức kho đóng, cán bộ thư viện đơn thuần chỉ là người bảo quản, lưu trữ và lấy tài liệu khi bạn đọc yêu cần. Nhưng khi tổ chức thêm kho mở ngoài kiến thức chuyên môn thì cán bộ của Trung tâm luôn năng động, tâm huyết với nghề nghiệp bởi như vậy họ mới có thể nắm bắt kiến thức nghiệp vụ thư viện hiện đại nhanh chóng như: hướng dẫn bạn đọc tra tìm

tài liệu, sử dụng tài liệu, giúp họ tìm kiến thông tin trên máy và trên giá để giữ cho tài liệu có tuổi thọ lâu hơn. Đó chính là một yếu tố thuận lợi cho công tác tổ chức và bảo quản kho của Trung tâm TT-TV đạt được hiệu quả cao.

3.2.2. Khó khăn

Kinh phí

Để tiến hành tin học hóa công tác thư viện thì đòi hỏi phải có một nguồn kinh phí rất lớn mà ngân sách nhà nước cấp cho các thư viện rất hạn chế nên vấn đề kinh phí luôn là bài toán nan giải cho các nhà lãnh đạo. Đầu tư cho thư viện thường không thấy ngay hiệu quả cho nên việc xin kinh phí rất khó khăn do đó việc phát triển thư viện thường không đồng bộ, manh mún. Hiện nay, rất nhiều thư viện do người lãnh đạo năng động nên đã xin được viện trợ của các tổ chức nước ngoài để đầu tư cho thư viện của mình. Nhưng vấn đề nảy sinh tiếp theo là làm sao có nguồn tài chính để duy trì các hoạt động của thư viện khi đã hết nguồn kinh phí tài trợ, đây cũng là một bài toán khó vì thư viện không phải là một đơn vị kinh doanh có thu.

Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, kinh phí tuy được nhà Trường và đầu tư của dự án Ngân hàng thế giới nhưng hiện nay trang thiết bị hoạt động dần kém hiệu quả, cần được bảo trì, nâng cấp và cụ thể hơn nữa là số lượng báo, tạp chí chuyên ngành còn hạn chế rất nhiều không được bổ sung cũng xuất phát từ vấn đề kinh phí.

Trình độ tin học và ngoại ngữ của cán bộ thư viện còn thấp

Trên bình diện chung, chất lượng cán bộ vẫn đang là sự thách thức lớn nhất của ngành thư viện Việt Nam. Cán bộ thư viện nước ta nói chung đang rất cần được hâm nóng nhiệt tình, cần được nâng cao đạo đức nghề nghiệp, cần rèn luyện để nâng cao tính năng động, sáng tạo, thích ứng với yêu cầu của thời kỳ mới, cần được bồi dưỡng sâu hơn, cao hơn về kỹ năng nghiệp vụ, đặc biệt là trình độ ngoại ngữ, tin học…

Đặc biệt, trong xu thế tự động hóa và nền kinh tế tri thức hiện nay, trình độ ngoại ngữ và tin học là một yêu cầu cần thiết đối với cán bộ thư viện, bởi Trung tâm

hàng năm nhập sách ngoại chuyên ngành kỹ thuật Trường đào tạo từ đầu tư của dự án, hoặc là mua. Nên:

Cán bộ thư viện có trình độ ngoại ngữ nhất định sẽ tổng hợp tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau, dịch được tin từ những tài liệu ngoại văn, giúp bạn đọc vượt qua hàng rào ngôn ngữ để họ tiếp cận được với thông tin bởi trước sự gia tăng vốn tài liệu giấy, điện tử, online … bằng tiếng Anh và nhu cầu giao lưu với bè bạn quốc tế ngày càng lớn, trình độ ngoại ngữ, trước hết là tiếng Anh đang là một đòi hỏi cấp bách đối với cán bộ thư viện

Sử dụng thành thạo tin học cán bộ thư viện sẽ có kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin, sẵn sàng tiếp thu những kiến thức về nghiệp vụ thông tin hiện đại, quản trị tốt hệ thống trang thiết bị phần mềm và hệ thống công nghệ hiện đại ứng dụng trong thư viện. Mặt khác, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ đã và đang làm phong phú tài liệu đọc, từ tài liệu giấy đã phát triển sang tài liệu điện tử, từ đọc sách nay sang đọc trên máy tính và có thể đọc ở bất cứ đâu miễn là nơi đó có mạng thông tin… Một bộ phận rất lớn NDT, đặc biệt lớp trẻ đang mất dần thói quen đọc sách báo trên giấy. Văn hóa nghe nhìn đang lấn át văn hóa đọc. Các thư viện đang mất dần bạn đọc. Đã đến lúc vai trò người cán bộ thư viện phải thay đổi từ “thụ động” sang “chủ động”. Chúng ta không chỉ làm công việc tổ chức, quản lý sách báo bạn đọc cần mượn, cần đọc mà cần tư vấn cho bạn đọc những địa chỉ cần tra tìm trên mạng. Để làm tốt việc này, kiến thức tin học của cán bộ thư viện phải giỏi. Hơn lúc nào hết, cán bộ thư viện phải làm tốt công việc tuyên truyền, cổ vũ cho việc đọc sách báo truyền thống và hiện đại trong nhân dân.

Tóm lại, trình độ tin học và ngoại ngữ đối với cán bộ thư viện hiện nay là một yêu cầu quan trọng và là khó khăn không chỉ của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT mà của các Thư viện Việt Nam khi hướng tới chuẩn hóa và hội nhập với ngành thông tin thư viện trên thế giới.