Kế Toán Tổng Hợp Chi Theo Đơn Đặt Hàng Của Nhà Nước

3.1.2.5. Kế toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước là các khoản chi từ nguồn kinh phí được cấp để thực hiện công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước như điều tra, qui hoạch, thăm dò, khảo sát…

* Nguyên tắc kế toán:

Kế toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước cần tôn trọng các quy định sau:

- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi chi phí thực tế phát sinh cho từng hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, theo niên độ kế toán và theo Mục lục NSNN.

- Kế toán các khoản chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo khớp đúng giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán và báo cáo tài chính.

a) Chứng từ kế toán sử dụng

Chứng từ kế toán sử dụng gồm: phiếu chi, biên bản nghiệm thu và các chứng từ khác tương tự như phần kế toán chi hoạt động.

b) Tài khoản kế toán sử dụng

TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, dùng cho các đơn vị được Nhà nước đặt hàng để phản ánh các khoản chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước theo chi phí thực tế đơn vị đã bỏ ra.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của NN:

Bên Nợ: Chi phí thực tế phát sinh để thực hiện khối lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước.

Bên Có: Kết chuyển chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước vào TK 511- Các khoản thu (TK 5112 - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước) khi được nghiệm thu thanh toán.

Số dư bên Nợ: Chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước chưa được kết chuyển.

Các TK liên quan: 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, 152 - Nguyên liệu, vật liệu, 331- Các khoản phải trả; 332- Các khoản phải nộp theo lương; 334- Phải trả công chức, viên chức; 337- Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau; 642 - Chi phí quản lý chung; 643- Chi phí trả trước …

c) Vận dụng tài khoản để kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1- Rút dự toán thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước để chi tiêu, ghi:

Nợ TK 111, 331

Có TK 465- Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Đồng thời ghi Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động (chi tiết theo dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước)

2- Khi phát sinh các khoản chi thực tế cho khối lượng, sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi:

+ Xuất vật liệu, dụng cụ phục vụ cho từng đơn đặt hàng của Nhà

nước.

Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có các TK 152, 153

Nếu xuất CCDC lâu bền, đồng thời ghi Nợ TK 005- Dụng cụ lâu

bền đang sử dụng.

+ Phản ánh các khoản chi phí nhân công từng đơn đặt hàng. Nợ TK 635- Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Có các TK 334, 332, 111

+ Phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí quản lý chung (nếu có), chi phí trả trước phân bổ, các chi phí khác phục vụ cho từng đơn đặt hàng.

Nợ TK 635- Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có các TK 111, 112, 642, 643, 331

ghi:

+ Trường hợp rút dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước,

Nợ TK 635- Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Có TK 465- Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Đồng thời ghi Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động (Chi tiết theo

đơn đặt hàng của Nhà nước).

3- Khi phát sinh các khoản giảm chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi:

Nợ TK 111, 112, 3118

Có TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

4- Rút dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước mua TSCĐ về dùng ngay.

Nợ TK 211- Tài sản cố định hữu hình

Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo ĐĐH của NN

+ Nếu phải qua lắp đặt

Nợ TK 241 (2411) - Xây dựng cơ bản dở dang

Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo ĐĐH của NN Đồng thời ghi Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động hoặc

Có TK 009 - Dự toán chi chương trình, dự án

+ Khi lắp đặt xong, bàn giao TSCĐ vào nơi sử dụng, ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình

Có TK 241 (2411) - Xây dựng cơ bản dở dang

+ Đồng thời ghi tăng kinh phí đã hình thành TSCĐ: Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

5- Khi khối lượng công việc hoàn thành được nghiệm thu, bàn giao, kết chuyển toàn bộ chi phí về TK 5112

Nợ TK 511 (5112) - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Sơ đồ 3.6: Kế toán tổng hợp chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

152, 153

635- Chi theo ĐĐH của Nhà nước

334

332

Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Xác định tiền lương, tiền công, phụ cấp…phải trả cho cán bộ, viên chức tham gia thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước

511 (5112)

Kết chuyển chi phí thực tế của khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước

khi được nghiệm thu thanh toán

Hàng tháng, trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên lương phải trả của cán bộ, viên chức tham gia

thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước

111, 112

Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi

331

Phải trả các dịch vụ điện, nước, điện thoại…và các dịch vụ khác đơn vị đã sử dụng cho hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước nhưng chưa thanh toán

111, 112

Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi cho hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước

312

Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước

465

Rút dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước để chi trực tiếp

008

Rút dự toán

336

Tạm ứng kinh phí của KB để chi trực tiếp

642, 643

Phân bổ chi phí quản lý chung, chi phí trả trước

d) Sổ kế toán sử dụng

+ Sổ kế toán tổng hợp:

Tùy thuộc hình thức kế toán áp dụng, đơn vị có thể sử dụng các sổ kế toán tổng hợp khác nhau.

- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký chung: Sổ Cái, Nhật ký chung.

- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Nhật ký - Sổ Cái.

- Đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái.

+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 635 có kết cấu tương tự như Sổ chi tiết dự án.

3.1.2.6. Kế toán chi phí trả trước

Chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng không thể tính vào chi hoạt động và chi sản xuất kinh doanh trong một kỳ mà phải phân bổ vào nhiều kỳ tiếp theo.

Nội dung các khoản chi phí trả trước bao gồm:

- Công cụ, dụng cụ xuất một lần với giá trị lớn được sử dụng vào nhiều kỳ kế toán.

- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị, TCSĐ bằng kinh phí hoạt động thường xuyên.

- Trả trước tiền thuê TSCĐ, văn phòng cho nhiều năm.

- Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ phương tiện...).

- Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác đã thanh toán liên quan tới nhiều kỳ kế toán...

a) Chứng từ kế toán sử dụng

Chứng từ kế toán sử dụng gồm: phiếu chi, phiếu xuất kho và các chứng từ khác tương tự như phần kế toán chi hoạt động.

b) Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán chi phí trả trước sử dụng TK 643 - Chi phí trả trước

TK 643 - Chi phí trả trước: Dùng để phản ánh các khoản chi phí đã chi ra nhưng liên quan tới nhiều kỳ kế toán.

Kết cấu và nội dung ghi chép TK 643 - Chi phí trả trước:

Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước thực tế phát sinh.

Bên Có: Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi hoạt động, chi sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi hoạt động, chi sản xuất kinh doanh

c) Vận dụng tài khoản để kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1- Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước có liên quan đến nhiều kỳ kế toán, ghi:

Nợ TK 643 - Chi phí trả trước

Nợ TK 311 (3113) -Thuế GTGT được khấu trừ Có các TK 111, 112, 241, 331

2- Định kỳ tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi hoạt động, chi SXKD, ghi:

Nợ TK 661 - Chi hoạt động

Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD

Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 643 - Chi phí trả trước

3- Đối với công cụ, dụng cụ dùng một lần có giá trị lớn phải tính dần vào chi hoạt động, chi SXKD theo phương thức phân bổ nhiều lần:

Nợ TK 643 - Chi phí trả trước.

Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ

Và ghi Nợ TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng

Đồng thời tiến hành tính, phân bổ giá thực tế của công cụ, dụng cụ vào chi phí của kỳ đầu tiên, ghi:

Nợ TK 661 - Chi hoạt động

Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD

Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 643 - Chi phí trả trước

4- Kỳ cuối cùng, sau khi phản ánh các giá trị thu hồi như phế liệu, bồi thường vật chất (nếu có), kế toán tính giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ vào chi phí, ghi:

Nợ TK 661 - Chi hoạt động

Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD

Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Nợ các TK 111, 112, 331, 334 - Giá trị thu hồi (nếu có) Có TK 643 - Chi phí trả trước

5- Khi CCDC lâu bền xuất dùng đã được làm thủ tục báo hỏng, ghi: Có TK 005

d) Sổ kế toán sử dụng

- Sổ kế toán tổng hợp: Kế toán sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tương tự như chi hoạt động.

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ theo dõi chi phí trả trước (Mẫu số S71- H, biểu 3.4): dùng để theo dõi các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng không thể tính hết vào chi phí SXKD và chi phí hoạt động hoặc chi phí sự nghiệp, dự án trong năm mà phải phân bổ dần cho các đối tượng sử dụng chi phí.

Biểu 3.4: Sổ theo dõi chi phí trả trước

Bộ…………. Đơn vị………

Mẫu số S71-H

(Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

SỔ THEO DÕI CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC

Năm………

Loại phân bổ:...........(công cụ, dụng cụ)

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ		Diễn giải	Số phải phân bổ	Số phân bổ cho từng kỳ			Các đối tượng chi phí
Số hiệu	Ngày tháng	Diễn giải	Số phải phân bổ	...	...	...	...	...	...
A	B	C	D	1	2	3	4	5	6	7
			Số dư đầu kỳ
			Cộng