Nội Dung Tổ Chức Kế Toán Tại Đơn Vị Hành Chính Sự Nghiệp

vị vào nề nếp.

Những nhiệm vụ trên phải được triển khai đồng bộ mới có thể phát huy được tốt các nội dung của tổ chức kế toán.

1.3.2.2. Nguyên tắc tổ chức kế toán

Đơn vị hành chính sự nghiệp là tổ chức được cơ quan có thẩm quyền của Đảng, cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội thành lập và quản lý theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản, hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, lao động – thương binh xã hội, thông tin truyền thông, và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp luật quy định.

Trong quản lý đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức kế toán là một trong những nội dung quan trọng. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính nên tổ chức kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng của công tác quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp. Thêm vào đó, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp, trong đó có cơ quan chức năng của nhà nước.

Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế của Việt Nam đang hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì vấn đề cạnh tranh diễn ra ngày càng thường xuyên và khốc liệt hơn. Lúc này, chất lượng thông tin của kế toán được coi như một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng thắng lợi của các quyết định kinh doanh. Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và cần thiết cho các nhà quản trị.

Để tổ chức kế toán trong một đơn vị hành chính sự nghiệp cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ nhà nước ban hành. Tổ chức kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau.

Để góp phần thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra cho kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, trong quá trình tổ chức kế toán cần phải tuân theo các nguyên tắc sau:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 168 trang tài liệu này.

- Một là, Tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải đúng với những quy định trong điều lệ tổ chức kế toán NN và Luật Kế toán

Đối với NN, kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của NN, điều hành nền kinh tế quốc dân. Do đó, trước hết tổ chức kế toán phải theo đúng những qui định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán ghi trong điều lệ tổ chức kế toán NN và Luật Kế toán.

- Hai là, Tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải phù hợp với chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, chính sách của NN và các văn bản pháp qui khác có liên quan.

Việc ban hành chế độ, chính sách của NN nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì vậy tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệpphải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính mà NN quy định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của NN trong từng thời kǶ.

- Ba là, Tổ chức kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt độngvà cơ chế tài chính áp dụng.

Mỗi đơn vị hành chính sự nghiệpcung cấp một loại dịch vụ công khác nhau đều có đặc điểm hoạt động và cơ chế tài chính áp dụng khác nhau. Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp. Mỗi đơn vị phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, cơ chế tài chính của đơn vị để lựa chọn mô hình công tác kế toán sao cho phù hợp.

- Bốn là, Tổ chức kế toán tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngǜ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.

Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệplà cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý. Vì vậy, việc căn cứ trên yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngǜ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán là cơ sở để tổ chức tốt công tác kế toán tại đơn vị.

- Năm là, Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả.

Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và tổ chức kế toán nói riêng. Tổ chức kế toán phải đảm bảo khoa học, hợp lý, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

1.3.3. Nội dung tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp

1.3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công cho những người làm công tác kế toán trong đơn vị. Mỗi đơn vị tùy thuộc vào quy mô hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị mình mà lựa chọn bộ máy kế toán phù hợp. Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hóa đủ khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ của kế toán đơn vị. Đơn vị thực hiện tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo chỉ đạo và thực hiện toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thông tin kinh tế của đơn vị.

Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với từng đơn vị cụ thể và được dựa trên cơ sở lựa chọn hình thức tổ chức kế toán. Hình thức tổ chức kế toán là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công tác kế toán. Đây chính là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị.

Hoạt động của tổ chức kế toán trong các đơn vị HCSN đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng hoặc trưởng phòng Tài chính- Kế toán của đơn vị. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức, quy mô, địa bàn hoạt động và tình hình phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị, khối lượng tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, yêu cầu trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, các đơn vị có thể vận dụng một trong ba mô hình.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Khi tổ chức mô hình bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình tổ chức kế toán này, đơn vị chỉ tổ chức 01 phòng kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán.

Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thực hiện ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kǶ gửi về phòng kế toán của đơn vị.

- Mô hình tổ chức kế toán tập trung có ưu điểm:

+ Kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cǜng như các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị.

+ Kiểm tra, xử lý và cung cấp kịp thời thông tin kế toán.

+ Thuận tiện trong phân công, chuyên môn hóa công việc đối với cán bộ kế toán và trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý và cơ giới hóa công tác kế toán.

+ Tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí kế toán. Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng, phân tán, trình độ chuyên môn, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, xử lý cung cấp thông tin chýa cao thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với công tác kế toán cǜng như hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế.

Hình thức tổ chức kế toán tập trung chỉ thích hợp với các đơn vị có quy mô

vừa hoặc nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Khi tổ chức mô hình bộ máy kế toán phân tán, bộ máy kế toán được phân thành cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán, bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện công tác kế toán theo nhiệm vụ được phân cấp. Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định.

Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu của các đơn vị cấp cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về hoạt động của đơn vị trực thuộc trước cơ quan Nhà nước và các bên liên quan. Chỉ đơn vị cấp trên mới có tư cách pháp nhân đầy đủ, độc lập, các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có tư cách pháp lý để thành lập hay giải thể đơn vị.

Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán nội bộ, quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch toán đầy đủ. Như vậy, mô hình kế toán phân tán bao giờ cǜng tồn tại các mối quan hệ nội bộ dọc (cấp trên cấp dưới) và hệ thống ngang (các đơn vị trực thuộc với nhau).

Ưu điểm của mô hình là kế toán sẽ gắn với chỉ đạo tại chỗ với hoạt động đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh. Sự điều hành của đơn vị cấp trên sẽ thông qua sự điều tiết bằng cơ chế thu, nộp và ràng buộc tài chính. Mặt khác, bằng sự kiểm soát thanh tra nội bộ hoặc độc lập, khi phân cấp kế toán tương ứng với sự phân cấp về quản lý, đơn vị cấp trên đó thực hiện cơ chế tự chủ cho đơn vị phụ thuộc của mình với hiệu quả tối đa của hoạt động chung.

Nhược điểm của mô hình này là việc tổ chức kế toán cồng kềnh, phức tạp, không thống nhất được sự chỉ đạo tập trung của phụ trách kế toán.Việc cung cấp thông tin tổng hợp số liệu cǜng không kịp thời, không thuận lợi cho cơ giới hóa công tác kế toán.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Đây là hình thức tổ chức kế toán có sự kết hợp giữa hai hình thức tập trung và phân tán.Theo hình thức này, ở đơn vị cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng.

Đối với những đơn vị trực thuộc hoạt động với quy mô nhỏ, gắn với trung tâm điều hành, mặt bằng hoạt động tập trung, chưa có đủ điều kiện tự chủ trong quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán, toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt ở đơn vị cấp trên.

Đối với những đơn vị có đủ điều kiện tổ chức, quản lý và hoạt động một cách tự chủ, hoạt động ở quy mô lớn, trên diện rộng, phân tán mặt bằng, thì cần được giao quyền quản lý điều hành. Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện tại các đơn vị trực thuộc, quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ nội bộ, quan hệ cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quy định trong nội bộ. Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc.

Nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn đơn vị; tổ chức thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị cấp trên và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng; hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở có tổ chức kế toán riêng, thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên; tổng hợp số liệu lập báo cáo tổng hợp cho toàn doanh nghiệp.

Ưu điểm của mô hình này là đã khắc phục được nhược điểm của hai mô hình trên, tạo điều kiện cho công tác kế toán tổng hợp cung cấp thông tin kịp thời về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.

Nhược điểm của mô hình là sẽ gây ra một số khó khăn trong việc thống nhất của công tác kế toán, khó khăn trong công tác quản lý điều hành do mức độ phân cấp quản lý tài chính của đơn vị.

Mỗi mô hình tổ chức bộ máy kế toán đều có những ưu nhược điểm riêng, vì vậy trong công tác quản lý, việc lựa chọn mô hình nào cần căn cứ vào đặc điểm hiện có của đơn vị mình để lựa chọn mô hình tổ chức cho phù hợp. Trong đó đảm bảo công tác tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, có sự phân công, phân nhiệm rò ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với bộ phận quản lý khác trong đơn vị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng thông tin do kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Theo đó kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Việc phân công cán bộ kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, đồng thời xác định rò số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng công việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế toán. Các phần hành kế toán chủ yếu trong các đơn vị HCSN gồm:

- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của đơn vị, gồm tiền mặt; tiền gửi tại kho bạc, ngân hàng; vàng, bạc, kim khí quí, đá quý.

- Kế toán vật tư, tài sản: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; phản ánh số lượng,

nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.

- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị; phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các đối tượng khác, các khoản phải nộp ngân sách và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp.

- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước, kinh phí khác, các loại vốn, quỹ của đơn vị.

- Kế toán các khoản thu: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của nhà nước, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp các khoản thu phải nộp cho ngân sách hoặc cấp trên.

- Kế toán các khoản chi: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình chi phí cho hoạt động, chi thực hiện chương trình, dự án, chi theo đơn đặt hàng của nhà nước đã được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó; phản ánh chi phí các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và chi phí các hoạt động khác để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp của các phần hành kế toán chi tiết. Đây là công việc kết nối các phần hành kế toán chi tiết, tạo ra sự hoàn chỉnh, thống nhất của hệ thống số liệu kế toán. Kết quả của phần hành kế toán tổng hợp là các báo cáo tài chính.

Như vậy, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rò ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lượng công tác kế toán của một đơn vị.

1.3.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán: Là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Các nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát

sinh có liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và là căn cứ quan trọng để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính.

Tổ chức chứng từ kế toán: Là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Do vậy, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành của đơn vị hành chính sự nghiệp theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính của từng đơn vị.

+ Ghi nhận và phản ánh rò tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp vụ đó khi cần thiết.

+ Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rò căn cứ tính toán, xác định số liệu các chỉ tiêu trên. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị.

+ Thông tin kế toán ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị. Hiệu lực của thông tin kế toán ban đầu chỉ phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời.

Để thu nhận được thông tin kế toán toàn diện, đáng tin cậy và hữu ích thì bộ phận kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp phải tổ chức khoa học, hợp lý hệ thống chứng từ kế toán. Muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp một mặt phải căn cứ vào Chế độ do Nhà nước ban hành, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp. Do đó, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm những công việc như sau: