Kế Toán Tổng Hợp Chi Thường Xuyên

c) Vận dụng tài khoản để kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1- Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động, ghi: Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên

Có TK 152, 153

Nếu xuất kho dụng cụ ra sử dụng, đồng thời ghi Nợ 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng.

2- Xác định tiền lương, phụ cấp phải trả cho công chức, viên chức trong đơn vị, xác định học bổng, sinh hoạt phí, xác định các khoản phải trả theo chế độ cho người có công, ghi:

Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên Có TK 334 - Phải trả công chức, viên chức Có TK 335 - Phải trả các đối tượng khác

3- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công chức, viên chức tính vào chi hoạt động thường xuyên, ghi:

Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên Có các TK 3321, 3322, 3323, 3324

4- Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại, bưu phí căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên Có các TK 111, 112, 331 (3311)

5- Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn vị, ghi:

Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên Có TK 312 - Tạm ứng

Có TK 336 - Tạm ứng kinh phí

6- Trường hợp mua TCSĐ bằng kinh phí hoạt động thường xuyên, kế toán ghi:

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình

Có các TK 111, 112, 461

Đồng thời ghi

Nợ TK 661 (66121) - Chi hoạt động thường xuyên

Có TK 466 - Nguồn kinh phí hình thành TCSĐ

Trường hợp sử dụng dự toán chi hoạt động, phải đồng thời ghi giảm dự toán:

Có TK 008- Dự toán chi hoạt động

7- Rút dự toán chi hoạt động để trực tiếp chi, ghi: Nợ TK 661 - Chi hoạt động

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động

Đồng thời, ghi giảm dự toán chi hoạt động: Có TK 008

8- Phân bổ chi phí trả trước, chi phí quản lý chung vào hoạt động thường xuyên, ghi:

Nợ TK 661 (66121)- Chi hoạt động

Có TK 642 - Chi phí quản lý chung Có TK 643 - Chi phí trả trước

9- Trích lập các quỹ từ chênh lệch thu, chi sự nghiệp tính vào chi hoạt động (Kể cả tạm trích quỹ hàng quý theo trình tự)

Nợ TK 661 (66121)- Chi hoạt động

Có TK 431 (4311, 4312, 4313, 4314) - Các quỹ

Có TK 334 - Phải trả công chức, viên chức

Đồng thời ghi Có TK 004 - Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên

10- Khi báo cáo quyết toán của đơn vị được cấp có thẩm quyền phê duyệt:

+ Trường hợp số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được duyệt cao hơn số đơn vị đã tạm xác định trong năm, ghi:

Nợ TK 004 - Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên (phần chênh lệch tăng so với số đơn vị đã tạm xác định trong năm)

Đơn vị được trích lập quỹ và trả thu nhập tăng thêm (phần chênh lệch tăng so với số đơn vị đã tạm trích), ghi:

Nợ TK 661 (6611) - Chi hoạt động (Năm trước) Có TK 431- Các quỹ

Có TK 334 - Phải trả công chức, viên chức.

Đồng thời ghi Có TK 004 “Chênh lệch thu, chi của hoạt động thường xuyên”.

+ Trường hợp số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên theo quyết toán được duyệt nhỏ hơn số đơn vị đã tạm xác định trong năm, ghi:

Nợ TK 004 “Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên” (ghi âm) (Phần chênh lệch giảm so với số đơn vị đã tạm xác định trong năm).

11- Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái của chi hoạt động chi tiết theo lãi, lỗ về tỷ giá, ghi:

Nợ TK 661 (6612) - Chi hoạt động

Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái (lỗ)

hoặc:

Nợ TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi) Có TK 661 (6612) - Chi hoạt động

12- Cuối năm (31/12) căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa tồn kho, bảng xác nhận khối lượng SCL XDCB chưa hoàn thành có liên quan đến số kinh phí trong năm được duyệt quyết toán vào chi hoạt động năm báo cáo, ghi:

Nợ TK 661 (6612) - Chi hoạt động

Có TK 337 - Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau (3371, 3372, 3373)

13- Cuối năm, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động thường xuyên hoặc không thường xuyên năm nay thành số chi hoạt động năm trước, ghi:

Nợ TK 661 (66111, 66112) - Chi hoạt động năm trước

Có TK 661 (66121, 66112) - Chi hoạt động năm nay

14- Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động năm trước được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi vào nguồn kinh phí hoạt động, ghi:

Nợ TK 461 (4611): Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 661 (66111, 66112) - Chi hoạt động

15- Những khoản chi không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn, định mức, không được duyệt phải thu hồi hoặc chuyển chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 311 (3118) - Các khoản thu (phải thu khác) Có TK 661 (66111, 66112) - Chi hoạt động

16- Báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, ghi: Nợ TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 661 (66111, 66112) - Chi hoạt động

Sơ đồ 3.3: Kế toán tổng hợp chi thường xuyên

332, 334, 335

661 (66121 - Chi thường xuyên)

111, 112…

Tiền lương, phụ cấp, trích các khoản BH phải trả viên chức;

các khoản phải trả đối tượng

Các khoản ghi giảm chi

241

khác

311(8)

Kết chuyển chi phí SCL TSCĐ hoàn thành

466

Ghi nhận kinh phí đã hình

Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt y,

phải thu hồi

461

111, 112, 152,

153, 312, 331…

thành TSCĐ

Kết chuyển số chi thường xuyên để ghi giảm NKP chi thường xuyên khi QT được duyệt

661, 662

Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi thường xuyên khác phát sinh

337

Quyết toán giá trị vật tư, dụng cụ tồn kho, XDCB và sửa chữa lớn

hoàn thành năm báo cáo tính vào

Kết chuyển chênh lệch chi>thu do thanh lý, nhượng bán theo QĐ của CQ có thẩm quyền

008

Rút dự toán chi

642, 643

chi HĐ

thường xuyên để sử dụng

Phân bổ chi phí quản lý chung,

chi phí trả trước

461

Rút dự toán chi phí thường xuyên để chi trực tiếp

336, 431

- Tạm ứng kinh phí của KB chi trực tiếp

- Tạm trích lập các quỹ

từ chênh lệch thu, chi HĐTX

Lãi tỷ giá hối đoái của HĐSN

Lỗ tỷ giá hối đoái của HĐSN

413

Sơ đồ 3.4: Kế toán tổng hợp chi không thường xuyên

111, 152, 312,

331, 461…

661 (66122 – Chi không thường xuyên)

111, 112, 152…

Các khoản chi không thường xuyên phát sinh

Các khoản ghi giảm chi

2413

Kết chuyển chi phí SCL TSCĐ hoàn thành

311(8)

Số chi sai quyết toán không được duyệt y, phải thu hồi

466

Ghi nhận kinh phí đã hình thành TSCĐ

461 (46122)

Kết chuyển số chi không thường xuyên để ghi giảm NKP không thường xuyên khi quyết toán được duyệt

0082

Rút dự toán chi không thường xuyên ra sử dụng

d) Sổ kế toán sử dụng

+ Sổ kế toán tổng hợp:

Tùy thuộc hình thức kế toán áp dụng mà đơn vị có thể sử dụng các sổ kế toán tổng hợp khác nhau.

- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký chung: Sổ Cái, Nhật ký chung.

- Đơn vị áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Nhật ký - Sổ Cái.

- Đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái.

+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết chi hoạt động (Mẫu số S61-H; biểu 3.2): dùng để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị theo Nguồn kinh phí đảm bảo và theo từng Loại, Khoản, Nhóm mục, Tiểu mục của Mục lục Ngân sách Nhà nước nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo số chi đề nghị quyết toán. Căn cứ ghi là chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại liên quan đến chi hoạt động của đơn vị.

Biểu 3.2: Sổ chi tiết hoạt động

Bộ…………. Đơn vị………

Mẫu số S61-H

(Ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và sửa đổi, bổ sung theo TT 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010)

SỔ CHI TIẾT CHI HOẠT ĐỘNG

Năm………

- Nguồn kinh phí: ...................................

- Mã ngành kinh tế: ................................

- Mã nội dung kinh tế (mục):..................

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ		Diễn giải	Ghi Nợ TK 661						Ghi Có TK 661
Số hiệu	Ngày tháng		Tổng số	Chia ra Mã nội dung kinh tế (tiểu mục)					Ghi Có TK 661
Số hiệu	Ngày tháng		Tổng số	...	...	...	...	..
A	B	C	D	1	2	3	4	5	6	7
			Số dư đầu năm
			Cộng phát sinh tháng Số dư cuối tháng Lũy kế từ đầu năm