Nội Dung Tổ Chức Kế Toán Trong Các Đơn Vị Sự Nghiệp Công Lập

hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính sách chế độ, thể lệ quy chế tài chính kế toán hiện hành.

Bất kì công việc nào tổ chức trước hết phải thể hiện tính khoa học và hợp lý, bởi vì công việc tổ chức là yếu tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả công việc. Do đó công tác kế toán phải tuân thủ theo những nguyên tắc, chính sách, chế độ, quy chế tài chính kế toán... Vì thế, tổ chức kế toán ở ĐVSNCL không chỉ cần tính khoa học, hợp lý mà còn dựa trên cơ sở chấp hành đúng các quy định có tính nguyên tắc, các chính sách chế độ hiện hành liên quan của Nhà nước.

Tổ chức kế toán ở đơn vị phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý,

quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị.

Mỗi đơn vị có những đặc điểm, điều kiện thực tế khác nhau về tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý cǜng như quy mô và tĬnh độ quản lý. Vì thế tổ chức kế toán ở ĐVSNCL muốn phát huy tốt tác dụng thì phải phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị đó.

Tổ chức kế toán ở đơn vị phải phù hợp với biên chế đội ngǜ và khả năng trình độ của đội ngǜ cán bộ nhân viên kế toán hiện có.

Mỗi ĐVSNCL có đội ngǜ kế toán với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, sử dụng các thiết bị phương tiện kỹ thuật tin học... có thể khác nhau. Do vậy, các đơn vị muốn tổ chức kế toán hợp lý và có hiệu quả thì khi tổ chức kế toán cần đảm bảo tính phù hợp với đội hình đội ngǜ, trình độ của họ thì người làm kế toán mới đủ khả năng điều kiện để hoàn thành tốt nhiệm vụ công việc kế toán được giao.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 171 trang tài liệu này.

Tổ chức kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ công việc kế toán trong đơn vị, thu nhận, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà quản trị.

Sản phẩm cuối cùng của kế toán là cung cấp được các thông tin kế toán (các báo cáo kế toán) cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin. Nhữn thông tin đó xuất phát từ yêu cầu quản lý, quản trị đơn vị và của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. Do vậy khi tiến hành tổ chức kế toán ở đơn vị cần lưu ý đến yêu cầu quản lý, quản trị của các đối tượng đó để thiết kế hệ thống thu nhận và cung cấp thông tin phải có hiêu quả hữu ích.

Tổ chức kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu của thông tin kế toán và

tiết kiệm chi phí hạch toán.

Kế toán là công cụ quản lý, mà mục đích của quản lý là hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời kế toán là công việc, là hoạt động của mỗi tổ chức, mỗi bộ phận của đơn vị cǜng chi phí rất nhiều cho công việc này. Do vậy, khi tổ chức kế toán ở đơn vị cǜng quan tâm đến vấn đề hiệu quả và tiết kiệm chi phí hạch toán cần phải xem xét tính toán, xem xét đến tình hình hợp lý giữa chi phí hạch toán với kết quả, xem xét chi phí hạch toán với hiệu quả, tính kinh tế của công tác kế toán mang lại.

Xuất phát từ các yêu cầu trên, để tổ chức kế toán khoa học cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

Một là: Tổ chức kế toán trong đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán.

Nhằm tạo ra môi trường pháp lý cho hoạt động của kế toán, mỗi quốc gia sẽ ban hành một hệ thống các quy định cho hoạt động của kế toán như luật, các chuẩn mực kế toán... Vì vậy để đảm bảo tuân thủ luật pháp tổ chức kế toán phải đảm bảo các quy định của Luật Kế toán, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Hai là: Tổ chức kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất.

Tổ chức kế toán trong ĐVSNCL phải đảm bảo sự thống nhất giữ các bộ phận kế toán trong đơn vị. Giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ.

Tổ chức kế toán trong đơn vị phải đảm bảo được sự thống nhất giữa kế toán và các bộ phận quản lý khác trong đơn vị. Kế toán là một trong các công cụ quản lý thuộc hệ thống các công cụ quản lý chung của toàn đơn vị. Do đó phải chú ý đến mối quan hệ của kế toán với các bộ phận quản lý khác nhằm đảm bảo tính thống nhất trong xử lý, cung cấp thông tin, kiểm soát điều hành các hoạt động của đơn vị.

Tổ chức kế toán trong đơn vị SNCL cǜng phải đảm bảo sự thống nhất giữa các nội dung của tổ chức kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa các đối tượng, phương pháp, và hình thức tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị.

Ba là: Tổ chức kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù của các

ĐVSNCL.

Tổ chức kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô,đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị.

Tổ chức kế toán cǜng phải phù hợp với trình độ,yêu cầu quản lý, phù hợp với

trình độ của nhân viên kế toán trong đơn vị.

Tổ chức kế toán cǜng phải phù hợp với trình độ trang bị thiết bị, phương tiện tính toán, các trang thiết bị khác phù hợp cho kế toán và công tác quản lý chung trong toàn đơn vị.

Bốn là: Tổ chức kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.

Tiết kiệm được đo lường qua mức độ chi phí vật chất và lao động sống cần phải có để thực hiện tổ chức kế toán được tối thiểu hóa nhưng đảm bảo tính kịp thời trong cung cấp thông tin cho người sử dụng. Hiệu quả thể hiện ở chất lượng, tính đầy đủ thích hợp của thông tin cung cấp, thỏa mãn nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định của các cấp chủ thể quản lý.

Năm là: Tổ chức kế toán phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Nhằm tạo nên các tác nhân độc lập, có thể kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tài chính đặc biệt đối với tài chính của hoạt động sự nghiệp là hoạt động tài chính mang tính chất tuân thủ. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người ra quyết định và người chấp hành quyết định thực hiện nghiệp vụ tài chính cần được quán triệt trong tổ chức kế toán trong đơn vị SNCL.

1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập

1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán

Theo quy định của Luật Kế toán (Điều 48), yêu cầu các đơn vị SNCL phải “Tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán” [20]. Như vậy, tổ chức bộ máy kế toán cần được hiểu như là việc tạo ra mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị, phục vụ công tác quản lý. Do đó, tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức kế toán ở các đơn vị SNCL, bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý các nhân viên trong bộ máy kế toán.

Thông thường những nội dung chính của tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn

vị SNCL bao gồm xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cǜng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch;…

Như vậy, để tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào hình thức tổ chức kế toán, vào đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cǜng như yêu cầu, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Hiện nay, các đơn vị SNCL có thể tổ chức bộ máy kế toán theo các hình thức sau:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Còn gọi là mô hình một cấp. Đơn vị kế toán độc lập chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích kinh tế các hoạt động. Trường hợp đơn vị kế toán có các đơn vị trực thuộc thì không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc phạm vi đơn vị mình, kiểm tra các chứng từ thu nhận được và định kǶ gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung thường được áp dụng thích hợp với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cǜng là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng hoạt động, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Còn gọi là mô hình hai cấp. Bộ máy kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế toán ở cả hai cấp đều tổ chức sổ kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị; hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo tài chính, thống kê của các đơn vị trực thuộc, gửi lên và lập báo cáo tài chính, thống kê tổng hợp cho toàn đơn vị.

Kế toán trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính phát

sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chính, thống kê định kǶ gửi về phòng kế toán trung tâm. Từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán như mô tả trên, mô h nh tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Còn gọi là mô hình hỗn hợp. Mô hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm, làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán đơn vị, ở các đơn vị trực thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì cho tổ chức kế toán riêng. Còn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ thì không cho tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kǶ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.

Trong trường hợp này công việc kế toán ở toàn đơn vị tổng thể được phân công phân cấp như sau:

Phòng kế toán trung tâm thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức công tác kế toán riêng; hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng gửi đến và lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn đơn vị tổng thể; thực hiện công tác tài chính, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính đơn vị.

Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, công tài tài chính, thống kê trong phạm vi đơn vị mình và định kǶ lập các báo cáo tài chính, thống kê gửi về phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng thực hiện các phần hành công việc hạch toán được phòng kế toán trung tâm giao và định kǶ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.

Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị SNCL có thể thực hiện theo các mô hình khác nhau, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của từng đơn vị. Sau khi xác định, lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình trên, các đơn

vị SNCL có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy. Theo đó kế toán trưởng của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rò ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lượng công tác kế toán của một đơn vị [17].

1.3.2. Tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị là việc tổ chức áp dụng các nguyên tắc, phương pháp kế toán nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Từ quan điểm của tác giả khi nghiên cứu khái niệm tổ chức công tác kế toán, thì việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị SNCL bao gồm các nội dung nghiên cứu cụ thể như sau:

Có nhiều quan điểm tiếp cận nội dung tổ chức công tác kế toán nhưng theo tác giả hệ thống thông tin kế toán quan trọng nhất trong công tác quản lý kinh tế tài chính của một đơn vị. Việc tính đúng, tính đủ các yếu tố đầu vào và tổ chức tốt nguồn nhân lực kế toán, tổ chức dữ liệu, xử lý dữ liệu, phân tích, cung cấp thông tin kế toán và công tác kiểm tra kế toán để phục vụ yêu cầu quản lý có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị SNCL. Như vậy, bên cạnh việc phân tích nhu cầu của xã hội đối với các dịch vụ công, thì hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng để các đơn vị SNCL xác định thế mạnh của mình và xây dựng chiến lược phát triển lâu dài. Có thể khái quát một số quan điểm tiếp cận tổ chức công tác kế toán như sau:

Quan điểm về tổ chức công tác kế toán tiếp cận theo tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho rằng tổ chức công tác kế toán gồm các nội dung sau: Tổ chức thông tin đầu vào của hệ thống; Tổ chức thiết kế hệ thống xử lý hóa thông tin; Tổ chức thông tin đầu ra của hệ thống; Tổ chức sử dụng thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị; Tổ chức kiểm tra công tác kế toán. Như vậy theo quan điểm này xuất phát từ vai trò thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Cụ thể:

+ Tổ chức thông tin đầu vào của hệ thống thông qua thu nhận thông tin đầu vào về các đối tượng kế toán, thực hiện việc ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ kinh tê - tài chính phát sinh và hoàn thành theo thời gian và địa điểm của chúng trên các chứng từ kế toán. Không phải tất cả các giao dịch kinh tế khi xảy ra đều trở thành nghiệp vụ kinh tế - tài chính mà kế toán của một đơn vị phải ghi nhận.

+ Tổ chức thiết kế hệ thống xử lý hệ thống hóa thông tin: Đây là khâu tiếp theo của khâu thu nhận thông tin; phân loại và sử dụng các phương pháp kế toán như phương pháp tài khoản, phương pháp tính giá... để tiếp tục ghi nhận các thông tin kế toán vào các tài khoản kế toán và sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các báo cáo kế toán... Đặc điểm thông tin kế toán tài chính chủ yếu là những thông tin biểu hiện dưới hình thức giá trị và là thông tin quá khứ và thông tin hiện tại; Còn đặc điểm thông tin kế toán quản trị biểu hiện dưới các hình thức giá trị, hiện vật, thời gian và là những thông tin quá khứ, thông tin hiện tạo và thông tin tương lai. Do đó, dựa trên cơ sở này, sẽ tiến hành thiết kế, xây dựng hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế toán đáp ứng được cả yêu cầu này. Thông qua các phương pháp phân tích (kết hợp cả yếu tố định lượng), những con số “câm” sẽ trở thành những con số “biết nói” và trở thành thông tin hữu ích cho việc quản lý, điều hành và ra quyết định của đơn vị.

+ Tổ chức thông tin đầu ra của hệ thống: Đây là khâu cuối của quy trình tổ chức công tác kế toán. Các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán được dựa trên sự tính toán số liệu quá khứ, hiện tại và ghi nhận, nhưng những báo cáo này sẽ có hữu chỉ khi nó được phân tích nhằm mục đích cung cấp cho các đối tượng quan tâm. Việc phân tích phải dựa trên các phương pháp phân tích theo chiều dọc, chiều ngang, thay thế liên hoàn, so sánh...

Vì vậy, trong phạm vi nội dung luận văn này, học viên xin đi sâu phân tích nội dung tổ chức công tác kế toán theo cách tiếp cận này cụ thể như sau:

1.3.2.1. Tổ chức thu thập thông tin kế toán

Thông tin kế toán ban đầu là những thông tin về sự vận động của các đối tượng kế toán. Đây là thông tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thật sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Do đó, thu thập thông tin kế toán ban đầu là thu thập thông tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị nhằm phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị.

Tổ chức thu thập thông tin kế toán ban đầu thông qua hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Như vậy, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán chính là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó.

Từ những phân tích trên có thể thấy vai trò của tổ chức hệ thống chứng từ kế toán được xác định là “khâu công việc quan trọng đối với toàn bộ quy trình kế toán bởi nó cung cấp nguyên liệu đầu vào - các thông tin ban đầu về các đối tượng kế toán”. Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là “tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán”. Xét theo mục đích thì tổ chức chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán.

Do vậy khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành của đơn vị sự nghiệp công lập theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính của từng đơn vị.

- Ghi nhận và phản ánh rò tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp đó khi cần thiết.

- Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rò căn cứ tính toán, xác định số liệu các chỉ tiêu trên. Qua đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị.

- Thông tin kế toán ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều