Yêu Cầu, Nguyên Tắc Và Nhiệm Vụ Tổ Chức Công Tác Kế Toán Tại Các Đơn Vị

Trong điều kiện quản lý kinh tế hiện nay, các hoạt động tổ chức và quản lý nền kinh tế quốc dân, tổ chức và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị muốn đạt hiệu quả cao, có được những quyết định đúng đắn, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế quốc dân và của từng đơn vị, cần thiết phải có những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và có hệ thống. Những thông tin như vậy chỉ có thể có được thông qua kế toán. Thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, mô tả được thực trạng hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, là một bộ phận cấu thành rất quan trọng trong hệ thống thông tin kinh tế tài chính của đơn vị, giúp cho các cơ quan quản lý, các nhà kinh tế, các nhà quản lý ở các đơn vị có cơ sở để hoạch định các chính sách, đường lối phát triển kinh tế xã hội, phương hướng hoạt động của đơn vị phù hợp với phạm vi toàn xã hội và trong từng đơn vị.

Như vậy, kế toán - một trong những công cụ quản lý có hiệu lực được sử dụng trong các đơn vị để quản lý tài sản, quản lý quá trình tiếp nhận và sử dụng các nguồn kinh phí. Song để kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực ở các đơn vị sự nghiệp công lập, thì vấn đề tổ chức công tác kế toán hợp lý và hoàn thiện là một trong những tiền đề tiên quyết của các đơn vị.

Do đó để đạt được yêu cầu trên theo tác giả mỗi đơn vị sự nghiệp công lập cần phải tổ chức công tác kế toán hợp lý và hoản thiện. Có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức công tác kế toán như sau:

Nathan Carroll và Justin C. Lord (2016) thì “Tổ chức công tác kế toán là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị” .

Theo Giáo trình Nguyên lý kế toán, Học viện Tài chính (2012) thì “Tổ chức công tác kế toán cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán… mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố

đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó”.

Như vậy theo tác giả, tổ chức công tác kế toán được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý, phân tích, kiểm tra và cung cấp các thông tin; tổ chức vận dụng chính sách, chế độ kinh tế tài chính, kế toán vào đơn vị; tổ chức các nhân sự để thực hiện công việc kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị có hiệu quả. Do đó, tổ chức công tác kế toán thực chất là tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán trên cơ sở hiểu biết về kế toán, các qui định của pháp luật kế toán, pháp luật khác có liên quan, qui mô, đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán.

Khác với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, các đơn vị sự nghiệp công lập được Nhà nước giao nhiệm vụ theo chức năng quản lý ngành và được phân cấp quản lý theo các đơn vị dự toán cấp 1, cấp 2, cấp 3. Các đơn vị sự nghiệp công lập được trang trải chi phí bằng nguồn vốn cấp phát của NSNN, nguồn thu sự nghiệp và các hoạt động dịch vụ. Mọi khoản thu, chi ở đơn vị này đều phải được lập dự toán một cách có cơ sở khoa học. Vì vậy, với quan điểm trên tác giả cho rằng tổ chức công tác kế toán hoàn thiện và hợp lý sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong đơn vị và thỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm. Do đó, theo tác giả việc tổ chức tốt công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập sẽ mang lại các ý nghĩa cụ thể sau:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 153 trang tài liệu này.

Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán hợp lý sẽ đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho các đối tượng quan tâm giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời.

Thông tin đầu ra của kế toán cung cấp là sản phẩm của quy trình kế toán hoặc từng giai đoạn quy trình, từng trung tâm của quy trình hoạt động của đơn vị. Chất lượng thông tin kế toán cung cấp sẽ chi phối và quyết định tính đúng đắn, phù hợp,

chất lượng, hiệu quả và hiệu suất trong các quyết định của nhà quản lý,… Trong khi đó, thông tin kế toán cung cấp có kịp thời, chính xác và có chất lượng hay không lại phụ thuộc chủ yếu vào việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức vận dụng các chính sách chế độ kinh tế tài chính và kế toán của Nhà nước; tổ chức bộ máy kế toán với các nhân viên kế toán có tri thức, có tư duy về kinh tế tài chính kế toán và được bố trí đúng vị trí công việc.

Thứ hai, tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn kinh phí của đơn vị, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn kinh phí trong các đơn vị.

Quá trình thu nhận, ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin trong các đơn vị sự nghiệp công lập cần phải được thực hiện trên cơ sở của tổ chức bộ máy kế toán với những nhân viên kế toán có chuyên môn về kế toán, tài chính và được phân công, phân nhiệm cụ thể đảm bảo công tác kế toán có hiệu quả. Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập phải tuân thủ các chính sách, chế độ về kinh tế tài chính của Nhà nước; tổ chức công tác kế toán đòi hỏi các nhân viên kế toán sử dụng hệ thống phương pháp kế toán là một trong những yếu tố quan trọng có tính quyết định và là trung tâm của mối quan hệ biện chứng giữa các yếu tố cấu thành của tổ chức công tác kế toán. Vì vậy, các đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng kế toán là một công cụ quản lý kinh tế tài chính cần phải tổ chức vận dụng các chính sách kinh tế tài chính, chế độ kế toán nhằm thu nhận, ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác mọi sự biến động của các loại đối tượng kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập.

Thứ ba, tổ chức công tác kế toán hợp lý sẽ giúp cho kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của mình trong hệ thống các công cụ quản lý.

Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập là việc tổ chức thực hiện những nội dung kế toán trong đơn vị và thiết lập mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nhằm đạt được sản phẩm cuối cùng là thông tin cung cấp trên các báo cáo kế toán có chất lượng và đáng tin cậy cho nhà quản lý và các đối tượng sử dụng. Tổ chức

công tác kế toán cần phải vận dụng có hiệu quả các chính sách, chế độ về kinh tế tài chính của Nhà nước và thực hiện công bố thông tin bằng các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, tổ chức công tác kế toán hoàn thiện, hợp lý sẽ giúp cho đơn vị sự nghiệp công lập có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Nếu khối lượng công việc kế toán lớn mà tổ chức một bộ máy kế toán cồng kềnh, làm việc kém hiệu quả sẽ nảy sinh các vấn đề như công việc không trôi chảy, thiếu tính đồng bộ do nhiều bộ phận có tác nghiệp chồng chéo, phân định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận không rõ ràng; thời gian hạch toán và thanh quyết toán chậm so với quy định do phải qua nhiều bộ phận trung gian,…

Như vậy tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quản lý ở các đơn vị sự nghiệp công lập. Chính vì vậy trong điều kiện hiện nay, một yêu cầu đặt ra với tổ chức công tác kế toán là phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của bản thân đơn vị cũng như phù hợp với các chính, chế độ về kinh tế, tài chính của Nhà nước. Để phát huy tốt nhất vai trò, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán, các đơn vị sự nghiệp công lập cần phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu cơ bản và thực hiện tốt nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán.

2.2.2. Yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập

2.2.2.1 Yêu cầu, nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán

Theo Nathan Carroll và Justin C. Lord (2016), tổ chức công tác kế toán có chất lượng, hiệu quả là cơ sở để kế toán cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, trung thực, hợp lý về tình hình tài sản, công nợ, nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán, phù hợp với qui định pháp luật kế toán hiện hành và các qui định khác của pháp luật khác có liên quan; cung cấp đầy đủ, kịp thời, minh bạch, phục vụ cho việc ra các quyết định kinh tế của nhà quản trị bên trong và những cá

nhân, tổ chức bên ngoài có liên quan.

Tính hiệu lực, hiệu quả của các quyết định kinh tế phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng thông tin kế toán. Để giảm thiểu sai lầm trong việc ra quyết định, yêu cầu chung của người sử dụng thông tin kế toán là thông tin phải kịp thời, phản ảnh trung thực, hợp lý về tình hình tài sản, công nợ, nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. Tuy nhiên, trong thực tế với những nguyên nhân chủ quan, khách quan khác nhau như sự yếu kém về năng lực chuyên môn, do sự hạn chế hiểu biết về pháp luật, sự mới mẽ và phức tạp của các giao dịch, sự mâu thuẫn về lợi ích nhóm,… thông tin do kế toán cung cấp luôn có khả năng tồn tại những sai phạm với các mức độ khác nhau. Vì vậy, theo chúng tác giả để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời, minh bạch, rõ ràng, đáng tin cậy, tổ chức công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu, nguyên tắc sau:

Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và hợp lý, trên cơ sở chấp hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính sách, chế độ, chế tài chính kế toán hiện hành.

Bất kỳ công việc tổ chức nào trước hết phải thể hiện được tính khoa học và hợp lý, bởi vì công việc tổ chức là yếu tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác. Do đó, công tác kế toán phải tuân thủ theo những nguyên tắc, chính sách, chế độ, quy chế về kinh tế, tài chính, kế toán,… Vì thế, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ cần tính khoa học, hợp lý mà còn phải dựa trên cơ sở chấp hành đúng các quy định có tính nguyên tắc, các chính sách, chế độ hiện hành liên quan của Nhà nước.

Thứ hai, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị.

Mỗi đơn vị có đặc điểm, điều kiện thực tế khác nhau về tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý, quy mô và trình độ quản lý,… Do vậy, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp công lập muốn phát huy tốt tác dụng thì phải được tổ chức phù hợp với điều

kiện thực tế của đơn vị.

Thứ ba, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải phù hợp với đội ngũ biên chế và khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán hiện có.

Mỗi đơn vị sự nghiệp công lập có đội ngũ kế toán với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, sử dụng thiết bị phương tiện kỹ thuật tin học… có thể khác nhau. Do vậy, các đơn vị muốn tổ chức công tác kế toán hợp lý và có hiệu quả thì khi tổ chức công tác kế toán cần đảm bảo tính phù hợp với đội ngũ, trình độ của họ thì những người làm kế toán mới đủ khả năng, điều kiện để hoàn thành công việc kế toán được giao.

Thứ tư, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ kế toán trong đơn vị, thu nhận, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, quản trị của đơn vị.

Sản phẩm cuối cùng của kế toán là cung cấp được các báo cáo kế toán (thông tin kế toán) cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin. Những thông tin đó xuất phát từ yêu cầu quản lý, quản trị đơn vị và của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. Do vậy, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cần lưu ý đến yêu cầu quản lý, quản trị của các đối tượng đó để thiết kế hệ thống thu nhận và cung cấp thông tin phải có hiệu quả và hữu ích.

Thứ năm, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu của thông tin kế toán và tiết kiệm chi phí hạch toán.

Kế toán là công cụ quản lý, mà mục đích của quản lý là hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời kế toán là công việc, là hoạt động của một tổ chức/bộ phận của đơn vị cũng chi phí rất nhiều cho công việc này. Do vậy, khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cũng quan tâm đến vấn đề hiệu quả và tiết kiệm chi phí hạch toán, cần phải tính toán, xem xét đến tính hợp lý giữa chi phí hạch toán với kết quả/hiệu quả/tính kinh tế của công tác kế toán mang lại.

Xuất phát từ các yêu cầu trên, theo tác giả để tổ chức công tác kế toán khoa học cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

Thứ nhất, tổ chức công tác trong đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán.

Nhằm tạo ra môi trường pháp lý cho hoạt động của kế toán, mỗi quốc gia sẽ ban hành một hệ thống các quy định pháp luật cho hoạt động của kế toán. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ luật pháp tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định về pháp luật kế toán của từng quốc gia mà đơn vị đang hoạt động.

Tại Việt Nam hiện nay, hầu hết các quy định về kế toán đều được thực hiện bằng các quy định của Pháp luật, vì vậy việc tổ chức công tác phải tuân thủ Luật Kế toán, chế độ kế toán và các quy định pháp luật có liên quan khác.

Thứ hai, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất.

Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập phải đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ.

Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị phải đảm bảo sự thống nhất giữa kế toán và các bộ phận quản lý khác trong đơn vị. Kế toán là một trong các công cụ quản lý thuộc hệ thống các công cụ quản lý chung của toàn đơn vị. Vì vậy, để phát huy hết vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong hệ thống quản lý chung khi tổ chức công tác kế toán phải chú ý đến mối quan hệ của kế toán với các bộ phận quản lý khác nhằm đảm bảo tính thống nhất trong xử lý, cung cấp thông tin, kiểm soát, điều hành các hoạt động của đơn vị.

Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập cũng phải đảm bảo sự thống nhất giữa các nội dung của công tác kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa đối tượng, phương pháp, hình thức tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị.

Thứ ba, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù của các đơn vị sự nghiệp công lập.

Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị.

Tổ chức công tác kế toán cũng phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong đơn vị.

Tổ chức công tác kế toán cũng phải phù hợp với trình độ trang bị các thiết bị, phương tiện tính toán và các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý chung trong toàn đơn vị.

Thứ tư, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.

Theo chúng tác giả những nguyên tắc này phải được thực hiện một cách đồng bộ trong tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập.

2.2.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

Theo Thông tư 107/2017/TT – BTC, kế toán là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị sự nghiệp công lập. Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò của kế toán, đảm bảo được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp công lập. Bên cạnh đó, tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán còn tiết kiệm được chi phí cho công tác kế toán.

Là một trong các công cụ quản lý quan trọng của đơn vị sự nghiệp công lập, do vậy theo tác giả những nhiệm vụ chính của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

Một là, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài chính ở đơn vị, đảm bảo đủ số lượng, có chất lượng, đảm bảo hoàn thành mọi nội dung công việc kế toán của đơn vị với chi phí tiết kiệm nhất. Thực hiện kế hoạch hóa công tác kế toán, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên kế toán. Xác định được mối quan hệ công việc giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị.

Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý là một trong những tiền đề quan trọng để kế toán thực hiện tốt vai trò của mình trong công tác quản lý. Kế toán là khoa học quản lý, nó có tính khoa học, đồng thời nó phải được ứng dụng phù hợp với điều