Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường Đại học công lập Việt Nam

Căn cứ trên cơ sở nhận và giao dự toán chi tiêu, cùng với số liệu tập hợp chi tiêu thực tế tại đơn vị, tính toán các chênh lệch giữa dự toán và thực tế, báo cáo này sẽ giúp nhà trường đánh giá việc kiểm soát chi tiêu tại các trung tâm này, từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị đó. Các khoản mục trên báo cáo này được liệt kê theo từng nội dung chi tiêu tại đơn vị. Bên cạnh đó, báo cáo này còn là một trong những căn cứ để lập dự toán chi tiêu cho kỳ sau.

Đối với các trung tâm lợi nhuận (các đơn vị dịch vụ, lao động – sản xuất) sẽ tiến hành lập Báo cáo thu chi (Biểu 3.3). Báo cáo thu chi sẽ cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình hoạt động của các trung tâm lợi nhuận trong trường đại học, tạo cơ sở để đánh giá việc tìm kiếm các nguồn thu và kiểm soát các khoản chi trong kỳ, kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ nộp khoán thu cho nhà trường. Trên báo cáo này cũng sẽ so sánh về kết quả thực hiện thu, chi trong kỳ so với dự toán đã lập, là cơ sở để quyết định phân tích nguyên nhân đạt (hoặc không đạt) dự toán, từ đó có các biện pháp điều chỉnh kịp thời để nâng cao hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận, tăng cường nguồn thu cho nhà trường.

Biểu 3.3. Mẫu Báo cáo thu chi

Trường .........................

Bộ phận ........................

BÁO CÁO THU CHI Năm 20XY

Chỉ tiêu

Thực tế	Dự toán	Chênh lệch
Thực tế	Dự toán	Số tiền	Tỷ lệ %
I. Nguồn thu ..... II. Các khoản chi ... III. Chênh lệch thu – chi
Cộng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 233 trang tài liệu này.

Các chỉ tiêu trên báo cáo này được thể hiện chi tiết cho từng nội dung thu, chi hoạt động tại đơn vị và cả phần nộp nghĩa vụ cho nhà trường. Thí dụ, đối với một trung tâm tư vấn ứng dụng khoa học công nghệ (thí dự như Trung tâm Tư vấn Kinh tế và Quản trị kinh doanh của Trường Đại học Kinh tế quốc dân hay Trung tâm Nghiên cứu và ứng dụng khoa học kinh tế của Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh) có thể chi tiết nguồn thu thành: thu từ các hợp đồng tư vấn kinh tế, thu từ các hợp đồng tư vấn quản trị doanh nghiệp, thu từ các hợp đồng đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý doanh nghiệp. Các khoản chi của các trung tâm này có thể chi tiết thành: các khoản chi trực tiếp thực hiện các hợp đồng tư vấn kinh tế, các khoản chi trực tiếp thực hiện các hợp đồng tư vấn quản trị doanh nghiệp, các khoản chi trực tiếp thực hiện các hợp đồng đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý doanh nghiệp, các khoản chi quản lý hành chính của trung tâm (lương, điện, điện thoại, văn phòng phẩm...).

Các trung tâm đầu tư (các doanh nghiệp) là các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập ở mức độ cao với các hoạt động khác của trường đại học. Định kỳ các đơn vị này cần nộp các báo cáo tài chính cho trường. Trên góc độ nhà trường, trên cơ sở báo cáo tài chính do các doanh nghiệp nộp, bộ phận kế toán nhà trường cần lập Báo cáo hoạt động để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm đầu tư này (Biểu 3.4). Báo cáo này cần thể hiện sự tăng trưởng của đơn vị (thông qua chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh); mức độ đóng góp của trung tâm đầu tư cho nhà trường, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư của nhà trường giao cho đơn vị. Kết quả hoạt động của các đơn vị này cần được so sánh giữa các kỳ và so sánh với kế hoạch đề ra. Báo cáo này sẽ là cơ sở để nhà trường đưa ra các mức thưởng, phạt đối với các nhà quản lý của các doanh nghiệp trực thuộc và giao kế hoạch thực hiện cho kỳ tiếp theo.

Thứ hai, cần lập các báo cáo đánh giá từng lĩnh vực hoạt động của nhà trường xét trên khía cạnh tài chính.

Đối với hoạt động đào tạo cần lập Báo cáo thu chi hoạt động đào tạo (Biểu 3.5) để đánh giá hiệu quả hoạt động cho từng hoạt động cụ thể: đào tạo đại học chính qui, đào tạo đại học tại chức và đào tạo sau đại học...

124

Trường ..................................

Doanh nghiệp ........................

Biểu 3.4. Mẫu Báo cáo hoạt động

BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG Năm 20XY

Chỉ tiêu

Thực hiện năm trước

Thực hiện năm nay

Dự toán năm nay

Chênh lệch thực hiện năm nay – thực hiện

năm trước

Chênh lệch thực hiện năm nay – dự

toán năm nay

Số tuyệt đối

Tỷ lệ tương đối

(%)

Số tuyệt đối

Tỷ lệ tương đối

(%)

1. Doanh thu

2. Lợi nhuận của hoạt động kinh doanh

3. Nộp nghĩa vụ cho nhà trường

4. Tỷ suất doanh lợi

5. Tỷ suất sinh lời trên vốn đầu tư

Biểu 3.5. Mẫu Báo cáo thu - chi hoạt động đào tạo

Trường ..................................

BÁO CÁO THU – CHI HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO Năm 20XY

Chỉ tiêu

Năm trước	Năm nay	Chênh lệch
Năm trước	Năm nay	Số tuyệt đối	Tỷ lệ tương đối (%)
I. HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC CHÍNH QUI 1. Số lượng sinh viên 2. Thu học phí, lệ phí 3. Chi hoạt động 4. Chênh lệch thu – chi 5. Chi hoạt động bình quân/1 sinh viên
II. HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC VỪA LÀM, VỪA HỌC 1. Số lượng sinh viên 2. Thu học phí, lệ phí 3. Chi hoạt động 4. Chênh lệch thu – chi 5. Chi hoạt động bình quân/1 sinh viên
III. HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC 1. Số lượng học viên 2. Thu học phí, lệ phí 3. Chi hoạt động 4. Chênh lệch thu – chi 5. Chi hoạt động bình quân/1 sinh viên
TỔNG THU HỌC PHÍ, LỆ PHÍ
TỔNG CHI HOẠT ĐỘNG
CHÊNH LỆCH THU – CHI

Căn cứ để lập báo cáo này là số liệu nguồn thu học phí, lệ phí cho từng hệ đào tạo trên các sổ chi tiết tài khoản 5111 như đã đề xuất trong mục 3.3.4; số liệu chi tiêu cho từng hệ đào tạo trong hệ thống kế toán quản trị các khoản chi như đã đề xuất trong mục 3.3.5.1.

Báo cáo này sẽ giúp nhà trường đánh giá về mức tự chủ tài chính của nguồn thu học phí đối với từng hệ đào tạo, từ đó chủ động xây dựng kế hoạch tìm kiếm nguồn tài chính để bù đắp (nếu thiếu hụt) hoặc tích lũy để đầu tư phát triển nhà trường (nếu dư thừa). Mặt khác, so sánh chỉ tiêu chi hoạt động bình quân/ 1 sinh viên sẽ giúp nhà trường đánh giá mức độ đầu tư cho hoạt động đào tạo, đây là một trong những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá toàn diện trường đại học.

Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học, cần lập Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa học (Biểu 3.6) để đánh giá mức độ đầu tư cho hoạt động nghiên cứu khoa học của nhà trường. Thực tế hiện nay hoạt động nghiên cứu khoa học tại các trường đại học chưa được chú trọng nên báo cáo này sẽ có tác dụng lôi kéo sự chú ý của các cấp lãnh đạo tới hoạt động nghiên cứu khoa học và có những đầu tư thích đáng cho hoạt động này. Căn cứ để lập báo cáo này số liệu chi tiêu cho hoạt động nghiên cứu khoa học trong hệ thống kế toán quản trị các khoản chi như đã đề xuất trong mục 3.3.5.1.

Thứ ba, cần lập bổ sung một số báo cáo chi tiết phục vụ cho việc chỉ đạo thực hiện các hoạt động nghiệp vụ trong trường. Định kỳ (hàng quí) cần tiến hành lập Báo cáo tổng hợp tình hình thu – nợ học phí (Biểu 3.7) và Báo cáo chi tiết tình hình thu – nợ học phí (Biểu 3.8).

Báo cáo tổng hợp tình hình thu - nợ học phí cập nhật tổng thu học phí trong từng quí, tổng số học phí sinh viên còn nợ. Đối tượng sử dụng báo cáo này là Phó Hiệu trưởng phụ trách tài chính, kế toán trưởng và kế toán phụ trách nguồn thu của nhà trường. Báo cáo này giúp các nhà quản lý nắm bắt kịp thời tình hình thu học phí trong kỳ và số học phí còn chưa thu được theo từng hệ đào tạo và từng khóa, để từ đó chỉ đạo các biện pháp thu học phí kịp thời, tránh tình trạng đến khi chuẩn bị tốt nghiệp sinh viên mới nộp học phí như hiện nay. Báo cáo này rất có ý nghĩa trong điều kiện các trường đại học công lập

phải tự chủ tài chính, do đó nguồn thu học phí đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với nhà trường. Nguồn số liệu để lập báo cáo này từ phần mềm quản lý và thu học phí, đối chiếu với các sổ chi tiết tài khoản 5111.

Biểu 3.6. Mẫu Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa học

Trường ..................................

BÁO CÁO CHI HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Năm 20XY

Chỉ tiêu

Năm trước	Năm nay	Chênh lệch
Năm trước	Năm nay	Số tuyệt đối	Tỷ lệ tương đối (%)
I. NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG 1. Số lượng công trình 2. Chi hoạt động 3. Chi hoạt động bình quân/1công trình
II. NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP BỘ 1. Số lượng công trình 2. Chi hoạt động 3. Chi hoạt động bình quân/1công trình
II. NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP NHÀ NƯỚC 1. Số lượng công trình 2. Chi hoạt động 3. Chi hoạt động bình quân/1công trình
II. NGHIÊN CỨU KHOA HỌC QUỐC TẾ 1. Số lượng công trình 2. Chi hoạt động 3. Chi hoạt động bình quân/1công trình
TỔNG CHI HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Báo cáo chi tiết tình hình thu nợ học phí sẽ liệt kê cụ thể tất cả các sinh viên còn nợ học phí theo từng hệ. Báo cáo này sẽ chuyển cho các khoa quản lý sinh viên, để từ đó có các biện pháp nhắc nhở kịp thời việc nộp học phí. Nguồn số liệu để lập báo cáo này từ phần mềm quản lý và thu học phí.

BÁO CÁO TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THU – NỢ HỌC PHÍ

Quí ... Năm 20XY

Khóa/Hệ đào tạo

Tổng số học phí phải nộp lũy kế	Số học phí đã nộp kỳ này	Số học phí đã nộp lũy kế	Số học phí còn phải nộp	Tỷ lệ nợ học phí (%)
1. Hệ đào tạo đại học chính qui
Khóa...
Khóa...
2. Hệ đào tạo đại học vừa làm, vừa học
Khóa...
Khóa...
3. Hệ đào tạo sau đại học
Khóa...
Khóa...
Tổng

Hệ Đào tạo ...........................

Khoa.....................................

Khóa......................................

BÁO CÁO CHI ITẾT TÌNH HÌNH THU – NỢ HỌC PHÍ

Quí ... Năm 20XY

STT

Họ và tên sinh viên	Mã số	Tổng số học phí phải nộp lũy kế	Số học phí đã nộp kỳ này	Số học phí đã nộp lũy kế	Số học phí còn phải nộp	Tỷ lệ nợ học phí (%)





Tổng