Phương Hướng Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Trong Các Trường Đại

đơn vị mình cũng như cho nhà nước trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các trường đại học công lập là hệ thống thông tin kế toán.

Tuy nhiên, như Chương II đã trình bày, hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công lập hiện nay mặc dù đã đạt được một số thành tựu nhất định trong việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và các qui định về lập dự toán và quyết toán ngân sách nhà nước, vẫn chưa chú trọng vào việc phân tích nguồn thu và các khoản chi để từ đó có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho các nhà quản lý trường đại học, nhằm tìm ra các biện pháp để tăng cường nguồn thu, kiểm soát tốt các khoản chi, đề xuất các biện pháp quản lý đối với các lĩnh vực hoạt động của nhà trường.

Từ những phân tích trên cho thấy hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công lập theo hướng cung cấp các thông tin tin cậy, phù hợp và kịp thời cho các nhà quản lý trong điều kiện thực hiện tự chủ tài chính và yêu cầu đổi mới các trường đại học công lập là một đòi hỏi tất yếu khách quan.

3.2. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP VIỆT NAM

3.2.1. Phù hợp với đặc điểm hoạt động của các trường đại học công lập

Các trường đại học công lập là các tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo, trang bị kiến thức chuyên môn cho người học nhằm đáp ứng nguồn nhân lực chất lượng cao cho xã hội. Các trường tiến hành thu học phí của người học và tổ chức các lớp học nhằm cung cấp kiến thức cho người học theo đúng các chương trình đào tạo đã được phê duyệt. Mỗi trường đại học công lập có thể mở nhiều hệ đào tạo: chính qui, vừa học vừa làm, từ xa, liên thông và các chương trình đào tạo ngắn hạn; và mở nhiều cấp đào tạo: sau đại học (tiến sĩ, thạc sĩ) và đại học. Bên cạnh hoạt động đào tạo, các trường đại học công lập còn có các hoạt động hỗ trợ đào tạo như hoạt động thư viện, ký túc xá, nhà ăn,.... Ngoài lĩnh vực đào tạo, các trường đại học công lập còn có các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, tư vấn, các hoạt động sản xuất kinh doanh, ứng dụng khoa học công nghệ vào đời sống.

Chính vì vậy, trên cơ sở các nguyên lý chung của tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các đơn vị, hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công

lập cần phải được xây dựng phù hợp với quá trình đào tạo, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác của nhà trường. Có như vậy, hệ thống thông tin kế toán mới phát huy được các vai trò của mình và có tác dụng thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường tự chủ tài chính trong các trường đại học công lập.

3.2.2. Đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của các nhà quản lý và mục tiêu kiểm soát tài chính của nhà nước đối với các trường đại học công lập

Trong môi trường hoạt động ngày một phức tạp hơn với sự cạnh tranh ngày một lớn hơn giữa các trường đại học công lập và các trường đại học ngoài công lập và giữa nội bộ các trường đại học công lập, các nhà quản lý trường đại học công lập rất cần đến những thông tin hữu ích để có thể đưa ra các quyết định tối ưu. Thông tin mà các nhà quản lý cần rất đa dạng, phục vụ việc ra nhiều loại quyết định khác nhau, từ việc hoạch định các chiến lược phát triển cho nhà trường đến việc điều hành các hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học theo đúng các định hướng phát triển đã vạch ra. Điều này đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải vừa cung cấp được các thông tin chi tiết, cụ thể về từng mặt hoạt động, vừa phải cung cấp những thông tin mang tính khái quát, so sánh, đánh giá toàn diện các mặt hoạt động trong nhà trường.

Bên cạnh đó, vấn đề kiểm soát chi phí và tăng cường nguồn thu cần đặc biệt chú trọng trong quá trình quản lý hoạt động của nhà trường. Mọi tổ chức muốn thành công đều phải thực hiện tốt vấn đề kiểm soát chi phí và tăng cường nguồn thu. Đặc biệt là đối với các trường đại học công lập, trong điều kiện thực hiện tự chủ tài chính, các trường cần bảo đảm tốt cho nhu cầu chi thường xuyên và cần có tích lũy để đầu tư cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, đào tạo đội ngũ giảng viên để phát triển nhà trường ngang tầm khu vực và thế giới. Nếu không kiểm soát tốt chi phí và tăng cường nguồn thu thì sẽ không thể có đủ ngân quĩ dành cho các hoạt động này. Hơn nữa, việc chi tiêu cho các hoạt động này cũng phải được kiểm soát chặt chẽ nhằm đạt được hiệu quả sử dụng chi phí cao. Chính vì vậy, hệ thống thông tin kế toán phải đặc biệt chú trọng đến mục tiêu kiểm soát chi phí và tăng cường nguồn thu của các trường đại học công lập.

Ngoài ra, hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công lập cần đáp ứng tốt mục tiêu kiểm soát tài chính của nhà nước. Các trường đại học công lập

chịu sự kiểm soát tài chính của Nhà nước nên hệ thống thông tin kế toán cần thiết kế hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát tài chính này.

3.2.3. Đáp ứng mục tiêu hiệu quả và tiết kiệm

Như phần trên đã trình bày, hệ thống thông tin kế toán hiện nay trong các trường đại học công lập về cơ bản đã tuân thủ theo các qui định của chế độ tài chính

– kế toán hiện hành về việc lập dự toán và quyết toán ngân sách nhà nước nhưng hầu như chưa thiết lập hệ thống thông tin kế toán quản trị nội bộ, và chưa đầu tư đúng mức cơ sở vật chất cho hệ thống kế toán cũng như việc kiểm soát hệ thống. Chính vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công lập hiện nay sẽ tạo ra những thay đổi đáng kể tới tổng thể hệ thống kế toán trong các trường đại học công lập. Để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, chắc chắn các trường đại học công lập sẽ phải có những đầu tư về nhân lực và vật lực, có những thay đổi trong cách thức quản lý và tổ chức kế toán. Tuy nhiên, các nội dung hoàn thiện không được quá phức tạp, phải bảo đảm tính khả thi, đồng thời không được quá tốn kém nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả cung cấp thông tin.

3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP VIỆT NAM

3.3.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính

Nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động, tìm kiếm các nguồn lực tài chính và kiểm soát tốt chi phí đáp ứng việc tăng cường tự chủ tài chính, cơ chế quản lý tài chính trong các trường đại học công lập cần đổi mới theo hướng tăng cường phân cấp quản lý tài chính cho các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc trường cần được tổ chức theo mô hình các trung tâm trách nhiệm, bao gồm các trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận và cả các trung tâm đầu tư. Do các trường đại học công lập áp dụng hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp nên không tiến hành hạch toán chi phí và lợi nhuận mà chỉ tiến hành hạch toán chi tiêu và xác định chênh lệch thu – chi nên bản chất của các trung tâm chi phí trong các trường đại học là các trung tâm chi tiêu và các trung tâm lợi nhuận là các trung tâm chênh lệch thu - chi. Tuy nhiên để nhất quán về mặt thuật ngữ trong hệ thống thông tin kế toán nói chung, tác giả

cho rằng hoàn toàn có thể dùng các thuật ngữ trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận cho các trường đại học công lập.

Mỗi khoa, bộ môn hay phòng, ban sẽ là một trung tâm chi phí. Các đơn vị này phải có trách nhiệm kiểm soát mức chi phí hành chính phát sinh tại đơn vị mình, như chi phí điện, điện thoại, văn phòng phẩm.

Mỗi trung tâm dịch vụ, lao động sản xuất (kể cả trực thuộc trường và trực thuộc khoa) sẽ là một trung tâm lợi nhuận. Các đơn vị này được trao quyền chủ động tìm kiếm nguồn thu, kiểm soát các khoản chi để tăng cường nguồn tài chính cho nhà trường. Các nhà quản lý của các đơn vị này phải chịu trách nhiệm về mức chênh lệch thu – chi tại đơn vị mình.

Với sự đổi mới trong cơ chế tài chính của nhà nước đối với các trường đại học công lập, cho phép các trường đại học công lập thành lập các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh; các trường cần tích cực nghiên cứu, xây dựng các đề án khả thi, thành lập các doanh nghiệp phù hợp với thế mạnh của từng trường. Mỗi doanh nghiệp trực thuộc trường sẽ là một trung tâm đầu tư, các đơn vị này được trao quyền sử dụng vốn đầu tư của nhà trường, tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo dựng nguồn thu cho nhà trường.

Trong điều kiện tự chủ tài chính và nguồn thu học phí vẫn bị khống chế bởi các qui định về mức thu học phí tối đa của nhà nước, thì nguồn thu từ các trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư của các trường sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với việc bảo đảm cho hoạt động thường xuyên và đầu tư phát triển nhà trường.

3.3.2. Hoàn thiện bộ máy kế toán

Hiện nay hầu hết các trường đại học công lập đều tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, có rất ít các trường tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình nửa tập trung - nửa phân tán, kể cả các trường đại học công lập qui mô lớn. Mô hình tập trung rất phù hợp với các trường qui mô nhỏ, hoạt động tập trung và không tiến hành phân cấp quản lý tài chính cho các đơn vị trực thuộc, như các trường đại học địa phương quản lý.

Tuy nhiên, mô hình tập trung tỏ ra không phù hợp đối với các trường qui mô lớn và có phân cấp quản lý tài chính cho các đơn vị trực thuộc, như các trường đại

học trọng điểm, các trường đại học trung ương quản lý. Các trường này nên chuyển đổi sang mô hình nửa tập trung – nửa phân tán. Theo mô hình này, tại các đơn vị trực thuộc được phân cấp quản lý tài chính (các viện đào tạo và nghiên cứu, các trung tâm dịch vụ và lao động – sản xuất,...) sẽ tổ chức bộ máy kế toán và tiến hành hạch toán thu - chi nội bộ. Phòng kế toán trung tâm sẽ tiến hành hạch toán các hoạt động chung của toàn trường và của các đơn vị trực thuộc không hạch toán riêng, đồng thời tổng hợp số liệu do các bộ phận kế toán của các đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán riêng chuyển lên.

Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình nửa tập trung – nửa phân tán như trên sẽ phù hợp với việc tăng cường tự chủ tài chính trong các trường đại học công lập. Nhà nước trao quyền và nghĩa vụ tự chủ tài chính cho các trường, các trường tiến hành trao quyền và nghĩa vụ tự chủ tài chính cho các đơn vị trực thuộc. Với việc tổ chức bộ máy kế toán riêng và tiến hành hạch toán thu chi nội bộ, các trường sẽ có cơ sở để đánh giá việc tự chủ tài chính của các đơn vị trực thuộc và đánh giá phần đóng góp vào nguồn thu chung của toàn trường từ các đơn vị trực thuộc này. Bên cạnh đó, khối lượng công việc ghi chép ban đầu trên phòng kế toán trung tâm của nhà trường sẽ được giảm bớt, nhân viên kế toán trên phòng kế toán trung tâm sẽ được bố trí thực hiện các công việc xử lý thông tin, phù hợp với mục tiêu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công lập.

Một vấn đề khác cần hoàn thiện trong bộ máy kế toán của các trường đại học công lập đó là việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị. Hiện nay bộ máy kế toán của các trường đại học công lập mới chỉ có bộ phận kế toán tài chính, thực hiện các công việc kế toán theo yêu cầu của chế độ tài chính – kế toán hiện hành. Điều này là chưa đủ khi các trường đại học công lập bước sang thời kỳ ngân sách nhà nước cắt giảm dần, tăng cường tự chủ tài chính cùng với việc cạnh tranh giữa các trường ngày càng tăng trong các hoạt động đào tạo và cung cấp các dịch vụ liên quan khác. Các nhà lãnh đạo trường không chỉ cần biết đến việc đơn vị đã thực hiện dự toán ngân sách và quyết toán ngân sách như thế nào mà cần thông tin về các mặt hoạt động cụ thể trong trường để có các biện pháp thúc đẩy hoạt động của nhà trường được tốt hơn, tăng cường nguồn lực tài chính cho nhà trường. Trong môi trường

hoạt động mới này, việc xây dựng bộ máy kế toán quản trị là đòi hỏi tất yếu khách quan. Do đó, bên cạnh bộ máy kế toán tài chính, các trường đại học công lập cần bố trí bộ máy kế toán quản trị.

Về lý thuyết có ba phương thức xây dựng bộ máy kế toán quản trị, đó là phương thức tách rời với bộ máy kế toán tài chính, phương thức kết hợp với bộ máy kế toán tài chính và phương thức hỗn hợp. Phương thức tách rời với bộ máy kế toán tài chính không phù hợp với điều kiện của các trường đại học công lập, do các trường không thể có nguồn lực tài chính để đầu tư cho nhân lực và vật lực của một bộ máy kế toán quản trị độc lập. Phương thức hỗn hợp là phương thức phù hợp với các trường đại học công lập trong điều kiện hiện nay, đặc biệt là các trường qui mô lớn. Theo phương thức hỗn hợp, nhìn chung các phần hành kế toán sẽ được thực hiện kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Bên cạnh đó, bộ phận kế toán quản trị sẽ được xây dựng tách biệt với kế toán tài chính ở một số phần hành quan trọng và có nhiều điểm khác biệt như kế toán các khoản chi và thiết lập các báo cáo trách nhiệm đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị trực thuộc (sẽ được trình bày rõ hơn ở các phần sau). Theo phương thức này bộ máy kế toán trong các trường đại học công lập có thể tổ chức theo sơ đồ 3.1.

Ngoài ra, phương thức kết hợp với bộ máy kế toán tài chính sẽ rất phù hợp với các trường đại học qui mô nhỏ, tiềm lực tài chính hạn chế. Theo phương thức này, mỗi phần hành kế toán sẽ thực hiện kết hợp cả hai nhiệm vụ: kế toán tài chính và kế toán quản trị. Áp dụng phương thức này sẽ tiết kiệm chi phí cho các trường nhưng thông tin kế toán quản trị cung cấp cũng sẽ hạn chế, do nhiều thông tin kế toán quản trị có đặc điểm và qui trình xây dựng rất khác biệt so với thông tin kế toán tài chính nên khó có thể xây dựng trên cùng một cơ sở dữ liệu.

Bên cạnh đó, các trường cần tiến hành đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán, bảo đảm đáp ứng được các yêu cầu mới của hệ thống kế toán, đặc biệt trong vấn đề sử dụng hệ thống phần mềm kế toán và kiểm soát hệ thống (sẽ được trình bày trong mục 3.3.3 và 3.3.6).

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

104

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

KẾ

KẾ TOÁN

TOÁN

BÁO

CÁC

TỔNG

NGUỒN

VẬT

THANH

TIỀN

THU

CÁC

CÁO

ĐƠN VỊ

HỢP

THU

TƯ,

TOÁN

LƯƠNG

HỌC

KHOẢN

TRÁCH

TRỰC THUỘC

KHÁC

TSCĐ

PHÍ

CHI

NHIỆM