Cơ Sở Cho Hạch Toán Chi Tiêu Theo Hoạt Động Tại Các Trường Đại Học Công

 Đào tạo

 Nghiên cứu khoa học

 Dịch vụ

Chi tiêu

Nguồn lực Các hoạt động Đối tượng chịu phí

 Sinh viên

 Môn học

 Công trình khoa học

 Dịch vụ cung ứng

Sơ đồ 3.2. Cơ sở cho hạch toán chi tiêu theo hoạt động tại các trường đại học công lập

Trong mỗi nhóm hoạt động cơ bản của trường đại học lại bao gồm nhiều hoạt động cụ thể được chi tiết trong sơ đồ 3.3. Hoạt động đào tạo được chi tiết theo hoạt động giảng dạy và hướng dẫn theo từng hệ đào tạo. Hoạt động nghiên cứu khoa học được chi tiết theo cấp trường, cấp bộ, cấp Nhà nước và quốc tế. Các dịch vụ ngoài trường bao gồm việc tham gia lãnh đạo các tổ chức khoa học và nghề nghiệp, như cố vấn cho các bệnh viện, địa phương, doanh nghiệp, hoặc các tổ chức của chính phủ; tham gia vào các sự kiện thể thao, văn hóa... Các dịch vụ trong trường bao gồm hoạt động hướng dẫn, tư vấn, và các hoạt động sinh viên; dịch vụ y tế; trợ giúp việc tuyển dụng, đánh giá giảng viên, cán bộ và nhân viên; bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghề nghiệp của giảng viên, cán bộ và nhân viên nhà trường.

ĐÀO TAO ĐẠI HỌC CHÍNH QUI

ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC VỪA HỌC, VỪA LÀM, BẰNG 2, LIÊN THÔNG

ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

DỊCH VỤ TRONG TRƯỜNG

DỊCH VỤ NGOÀI TRƯỜNG

115

HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC

HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO

HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ

CẤP TRƯỜNG

CẤP BỘ

CẤP NHÀ NƯỚC

QUỐC TẾ

Sơ đồ 3.3. Các hoạt động cơ bản trong trường đại học công lập

116

Mô hình xác định chi tiêu theo hoạt động tại các trường đại học công lập được thực hiện theo ba giai đoạn (sơ đồ 3.4): giai đoạn 1 xác định các chi tiêu trực tiếp liên quan tới các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và dịch vụ; giai đoạn 2 sẽ tiến hành phân bổ chi tiêu quản lý hành chính cho các hoạt động trên cơ sở mức độ sử dụng các hoạt động hỗ trợ; giai đoạn 3 sẽ tiến hành tính chi phí bình quân cho mỗi đơn vị của đối tượng chịu phí.

Giai đoạn 1: Xác định chi tiêu trực tiếp cho các hoạt động

Chi tiêu liên quan trực tiếp tới hoạt động đào tạo bao gồm tiền lương và phụ cấp vượt giờ cho giảng viên; tiền coi thi, chấm thi và ra đề thi; chi tiêu phát sinh tại bộ phận giảng đường; chi phí cho các bộ phận quản lý đào tạo. Đối với các giảng viên làm công tác quản lý khoa và bộ môn, phần phụ cấp quản lý của các giảng viên này cần được tính vào chi tiêu quản lý hành chính. Trong các chi tiêu trực tiếp của hoạt động đào tạo, chi tiêu nào có thể xác định trực tiếp cho từng hoạt động cụ thể thì sẽ cần xác định trực tiếp cho hoạt động đó, thí dụ chi tiêu của bộ phận quản lý đào tạo tại chức cần xác định trực tiếp cho hoạt động đào tạo tại chức; chi tiêu của bộ phận quản lý đào tạo sau đại học cần xác định trực tiếp cho hoạt động đào tạo sau đại học.

Chi tiêu liên quan trực tiếp tới hoạt động nghiên cứu khoa học bao gồm chi kinh phí trực tiếp để thực hiện các đề tài khoa học và các khoản chi cho hoạt động của bộ phận quản lý khoa học – công nghệ của nhà trường.

Chi tiêu liên quan trực tiếp tới các hoạt động dịch vụ của các trường đại học công lập cũng được xác định trên nguyên tắc liên quan tới loại dịch vụ nào sẽ được xác định trực tiếp cho dịch vụ đó, thí dụ chi tiêu của bộ phận y tế trường sẽ được xác định trực tiếp cho dịch vụ y tế.

ĐÀO TẠO

NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

DỊCH VỤ

Các chương trình đào tạo

Các công trình nghiên cứu

Các dịch vụ cung ứng

HỖ TRỢ ĐÀO TẠO

HỖ TRỢ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

HỖ TRỢ DỊCH VỤ

NGUỒN LỰC TIÊU DÙNG CHO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

117

NGUỒN LỰC TIÊU DÙNG TRỰC TIẾP CHO CÁC HOẠT ĐỘNG

Sơ đồ 3.4. Hệ thống phân bổ chi tiêu theo hoạt động

Giai đoạn 2: Phân bổ chi tiêu quản lý hành chính cho các hoạt động

Chi tiêu quản lý hành chính bao gồm:

(1) Chi tiêu hỗ trợ chuyên môn bao gồm các hoạt động hỗ trợ trực tiếp cho việc giảng dạy và nghiên cứu khoa học như thư viện, hệ thống máy tính phục vụ trực tiếp cho việc giảng dạy và nghiên cứu khoa học và phụ cấp quản lý cho lãnh đạo khoa, bộ môn và trợ lý giúp việc cho họ. Các chi tiêu này sẽ chỉ phân bổ cho hai loại hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học trên cơ sở thời gian phục vụ ước tính cho hai loại hoạt động đó.

(2) Chi tiêu cho hoạt động hành chính chung của cả trường, như quản lý điều hành, các phòng ban chức năng và phương tiện hỗ trợ tổ chức. Các chi tiêu này sẽ phân bổ cho cả ba loại hoạt động theo nhu cầu phục vụ bình quân dài hạn.

Giai đoạn 3: Tính chi tiêu bình quân đơn vị của đối tượng chịu phí

Chi tiêu của hoạt động đào tạo sẽ tính bình quân trên một sinh viên cho từng hệ đào tạo. Các chi tiêu quản lý hành chính phân bổ cho hoạt động đào tạo và các chi tiêu liên quan trực tiếp đến hoạt động đào tạo nhưng không thể xác định trực tiếp cho từng hệ đào tạo sẽ được phân bổ cho từng hệ đào tạo theo số lượng sinh viên qui chuẩn. Cách tính số sinh viên qui chuẩn được trình bày trong phụ lục 22 [9, tr 27].

Chi tiêu của hoạt động nghiên cứu khoa học sẽ tính bình quân trên một công trình nghiên cứu khoa học từng cấp. Các chi tiêu quản lý hành chính phân bổ cho hoạt động nghiên cứu khoa học và chi tiêu trực tiếp cho hoạt động khoa học nhưng không thể xác định trực tiếp cho từng công trình sẽ được phân bổ cho từng công trình khoa học trên cơ sở số lượng công trình qui chuẩn.

Đối với hoạt động dịch vụ, không cần thiết phải tính chi tiêu bình quân cho mỗi dịch vụ cung ứng cho tất cả các loại dịch vụ. Sau khi tổng hợp các chi phí cho hoạt động dịch vụ, nên tách chi phí cho các dịch vụ trong trường và dịch vụ ngoài trường. Đối với một số dịch vụ quan trọng, có thể tính chỉ tiêu chi phí bình quân cho một dịch vụ cung ứng, thí dụ đối với dịch vụ y tế, có thể tính chi phí bình quân

trên một lượt khám chữa bệnh tại trạm y tế trường để góp phần đánh giá hiệu quả hoạt động và việc kiểm soát chi phí của trạm y tế.

Thông tin về chi tiêu cho từng loại hoạt động trong trường sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu quả kiểm soát chi tiêu, từ đó đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi tiêu và phân bổ các nguồn lực tài chính của nhà trường cho các hoạt động đó một cách hợp lý.

3.3.5.2. Hoàn thiện hệ thống dự toán

Dự toán là một công cụ chủ yếu để quản lý trường đại học và làm cho trường có thể thực hiện được các nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên việc lập dự toán hiện nay tại các trường đại học công lập hầu như chỉ mang tính hình thức để đáp ứng yêu cầu đối với các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Hiện tại việc lập dự toán thường chỉ đơn thuần do nhân viên kế toán tổng hợp thực hiện với việc cộng thêm một tỷ lệ % nhất định vào con số thực hiện của năm trước mà không có một cơ sở hợp lý nào cho việc làm đó. Để có thể thực hiện tốt vai trò của mình, hệ thống dự toán của các trường đại học công lập cần hỗ trợ cho việc ra quyết định bằng việc (1) cung cấp các thông tin về nguồn thu và chi liên quan tới các hoạt động khác nhau trong nhà trường và các nhu cầu tài chính cho các dự án mới và (2) tạo ra một cơ chế linh hoạt để các nhà lãnh đạo trường đại hoc có thể phân bổ ngân quĩ cho các chương trình ưu tiên của nhà trường. Để việc lập dự toán thực sự có ý nghĩa đối với quá trình hoạt động của nhà trường, hệ thống dự toán trong các trường đại học công lập cần hoàn thiện các nội dung sau:

Thứ nhất, quá trình lập dự toán cần có sự tham gia của các nhà quản lý và đội ngũ giảng viên, nhân viên tại các bộ phận trong nhà trường. Việc làm này sẽ tạo ra sự đồng thuận trong nhà trường về các mục tiêu cần thực hiện, sẵn sàng chấp nhận các mục tiêu đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trường. Do việc lập dự toán không chỉ thực hiện tại phòng kế toán mà có sự kết hợp giữa các bộ phận trong nhà trường nên cần thiết phải thành lập Ban dự toán. Ban Dự toán này có thể do Phó hiệu trưởng phụ trách tài chính làm trưởng ban.

Thứ hai, quá trình lập dự toán cần xác định việc phân bổ và sử dụng nguồn lực một cách hợp lý. Cần so sánh giữa chi phí và lợi ích của các hoạt động trong nhà trường để quyết định phân bổ nguồn lực một cách tối ưu.

Các bộ phận xây dựng dự toán

Ban dự toán thẩm định dự toán

Thứ ba, cần xây dựng và ban hành qui trình lập dự toán chính thức trong nhà trường. Qui trình lập dự toán có thể thực hiện theo sơ đồ 3.5. Hàng năm các trường cần xây dựng và rà soát lại các định mức thu, chi trong Qui chế chi tiêu nội bộ. Các đơn vị trực thuộc trường được phân cấp quản lý tài chính tiến hành lập các dự toán thu, chi riêng tại đơn vị mình và hợp nhất trong dự toán trung của cả trường. Đối với các hoạt động chung trên phạm vi toàn trường dự toán sẽ do phòng kế toán tiến hành lập. Ban dự toán cần đánh giá các thông tin liên quan đến chiến lược phát triển của trường, kế hoạch hoạt động trong năm để có thể xác định được thứ tự ưu tiên phân bổ nguồn lực của trường và tiến hành thẩm định dự toán của các đơn vị trực thuộc, sau đó đệ trình dự toán cho hiệu trưởng phê duyệt. Sau khi được đơn vị dự toán cấp trên (Bộ chủ quản, ...) phê duyệt dự toán chính thức, dự toán sẽ được chỉnh sửa và đệ trình lên Hội đồng trường.

Mục tiêu và kế hoạch chiến lược

Dự kiến NSNN cấp

Điều chỉnh dự toán sau khi có chấp thuận chính thức của đơn vị dự toán cấp trên

Trình dự toán lên Hội đồng trường

Hiệu trưởng phê duyệt dự toán

Sơ đồ 3.5. Qui trình lập dự toán trong các trường đại học công lập

Thứ tư, phương pháp lập dự toán trong các trường đại học công lập có thể kết hợp giữa phương pháp điều chỉnh từ số liệu quá khứ (incremental budgeting) và phương pháp lập dự toán từ số không (zero-based budgeting), trong đó cần tăng cường việc áp dụng phương pháp lập dự toán từ số không. Thí dụ, đối với việc lập dự toán nguồn thu học phí cần xuất phát từ số sinh viên và mức thu học phí/sinh viên. Đối với nguồn thu và các khoản chi cho các chương trình, dự án sẽ xuất phát từ kế hoạch thực hiện các chương trình và dự án đó.

3.3.5.2. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị

Hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại các trường đại học công lập hiện nay hầu như chưa có trong khi việc phân cấp quản lý tài chính trong các đơn vị này ngày càng sâu rộng để nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng việc thực hiện tự chủ tài chính. Chính vì vậy các trường đại học công lập cần tiến hành xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị, tùy thuộc vào đặc điểm phân cấp quản lý tài chính tại đơn vị mình như đã trình bày trong mục 3.3.1.

Thứ nhất, định kỳ (ít nhất là hàng năm) cần lập các báo cáo đánh giá hoạt động của các trung tâm trách nhiệm trong trường.

Đối với các trung tâm chi phí (các phòng, ban, khoa, bộ môn) sẽ lập Báo cáo tình hình thực hiện dự toán chi tiêu (Biểu 3.2).

Biểu 3.2 . Mẫu Báo cáo tình hình thực hiện dự toán chi tiêu

Trường .........................

Bộ phận ........................

BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ TOÁN CHI TIÊU Năm 20XY

Khoản mục

Thực tế	Dự toán	Chênh lệch
Thực tế	Dự toán	Số tiền	Tỷ lệ %
Lương và phụ cấp Điện thoại Điện Văn phòng phẩm ....
Cộng