Thực Trạng Hoạt Động Tổ Chức Kinh Doanh Và Thực Hiện Chương Trình Du Lịch

2.2. Thực trạng hoạt động tổ chức kinh doanh và thực hiện chương trình du lịch Inbound tại công ty DL Lotus Tours

2.2.1 Thiết kế và tính giá tour

a. Thiết kế Tour

Dựa trên những nhu cầu của khách du lịch ngay từ những ngày thành lập công ty đã lập nên những chương trình ( PROGRAM ) cụ thễ với những địa danh nổi tiếng và được sự quan tâm chú ý của khách quốc tế. Ví dụ như Program 1: Half

HUTECH

– day city tour (China Town – Thiên Hậu Pagoda – Remmant War museum – Reunification Hall – Opera House – City hall – Drop at Main post Office & notre Dame Cathedral For Taking Picture); Program 2: Cu Chi Tunnel( Cu Chi used to be a bitter battleground for many years during the Viet Nam war. Visitors to our country can not miss visit to this “underground village” with the intricate network of over 200 km tunnels, then challenge yourselves with rifle shooting at shooting range),…Với khách inbound sẽ có sự khác biệt khá rõ rệt với domestic bởi vì du khách đến đất nước ta thường có sự tìm hiểu thông qua các trang website trên mạng hoặc những cuốn guide book, có thể họ sẽ book những dịch vụ Pick Up sau đó thông qua những Brouches của công ty du lịch có sự lựa chọn và đặt Tour sau. Như vậy thì du khách sẽ có sự linh hoạt về th ời gian và tìm một chuyến đi thích hợp. Nhưng cũng có trường hợp thông qua những công ty du lịch ở chính tại đất nước của họ có kí kết hợp đồng bên ta thực hiện nhận và gửi khách cho công ty. Tùy theo nhu cầu tìm hiểu hay nghĩ dưỡng mà khách cũng có những yêu cầu thêm về địa điểm hay dịch vụ với công ty để bộ phận thiết kế đưa ra được chương trình phù hợp như khách mong muốn. Vì là khách nước ngoài nên quỹ thời gian của họ cũng có sự hạn chế nên rất ít những chuyến đi tour nhiều ngày để khám phá tất cả những bản sắc dân tộc ta mà du khách thường chon những địa điểm đặc trưng mang chút dân dã bình dị của người Việt Nam gần gũi với cuộc sống hằng ngày để từ đó hiểu hơn về Việt Nam.

Để có một chuyến đi thú vị cho du khách thì chất lượng dịch vụ cũng hết sức quan trọng vì đối với khách nước ngoài họ rất quan trọng về chất lượng để đảm bảo sự thoải mái không hề có điều gì bất tiện hay không hài lòng thì chúng ta phải thiết kế các điểm đến phù hợp chọn lựa những dịch vụ tốt về khách sạn (từ 3 star trở lên) tiêu chuẩn quốc tế, ăn uống, và vận chuyển chúng ta đều cần phải có sự lựa chọn cho khách vì những tiêu chuẩn đó mới có thể phục vụ khách tốt hiểu được khách cần gì và hoàn thành một cách nhanh chóng hiệu quả.

b. Tính giá Tour

HUTECH

Là một công ty du lịch có sự gắn kết với các công ty dịch vụ khác bằng các bảng hợp đồng cụ thể và từ đó có những giá cả ưu đãi công ty luôn cập nhật các dữ liệu về giá phòng của khách sạn, vận chuyển, nhà hàng, vé tham quan, ….Với những phương tiện hiện đại như điện thoại, fax, mail ,…công ty dễ dàng liên hệ với nhau và có được giá hợp đồng để đưa vào bảng tính có sẵn với những mức lợi nhuận khác nhau 10%, 15% ..chúng ta có nữhng mức giá để báo cho khách và tùy thuộc vào chính sách của công ty mà có được mức giá được phép bán để ngoài chi p hí thực hiện chương trình du lịch chúng ta còn những khoản chi phí cố định khác cần phải chi trả như: thuê mặt bằng, tiền điện thoại, trả lương cho nhân viên,…

Với một chương trình Tour mới thì những chi phí trong đó cũng phát sinh thêm nhiều khoản, nhưng với mối liên hệ mà chúng ta có những giá cụ thể sao đó đưa vào một chương trình excel có sẵn dựa trên những phân mục cụ thể chi phí cố định, chi phí biến đổi nhờ vào công nghệ tiên tiến với các hàm ứng dụng công ty sẽ nhanh chóng có được mức giá trần, hay giá có lợi nhuận bao nhiêu % cho bao nhiêu khách đều dễ dàng và nhanh chóng có được giúp cho chính sách của công ty được tiến hành thuận lợi hơn nhằm đạt được doanh số mà công ty đặt ra

So với những gì mà chúng em học ở trường thì về cách tính không có gì khác chỉ có phương pháp là khác thôi riêng đối với vận chuyển thì khoản phí phụ thêm cho tài xế sẽ tính thêm trong km như: từ TP.HCM đến Củ Chi khoảng 66 km nhưng trên giá sẽ tính 150 km tính luôn chi phí tiền tài xế.

HUTECH

SAI GON - CITY - CU CHI - PHAN THIET - MEKONG (8D- 5N)

Tour code:		TOU.08- 120201. GIT
Chương trình		ST D	SU P	D L X	Chi phí cá nhân					Chi phí chung
Itinerary		hotel price			Ăn uống	Vé M B	Vé tha m qua n	Khá c	Nước / Nón/K hăn	Vận chuyể n	Hướn g dẫn	T àu	Phí cầu đườ ng
ARRIVA L SAI GON	S U	32	62	13 2					1	70	15
					27
CU CHI – CITY		32	62	13 2	8		7		1	220	20

MUSEUM – ZOO		32	62	13 2	8		2		1	80	20

PHAN THIET - MUI NE		37	45	65	8				1	500	20
					9						10
PHAN THIET - SAI GON		32	62	13 2	8		1		1		20

SAI GON - MT - CAN THO		38	61	15 1	8		3		1	420	20	23
					9						10
CAN THO - SAI GON		32	62	13 2	8		3		1		20	23

LEAVE									1	70	15
		118 M	208	43 8	93	0	15	0	8	1360	170	45	0

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 87 trang tài liệu này.

Group Size

1 pax	2-3					4-8	9-15	16- 20	21- 30
	1	2	3		4	5	4	9	15	20
Car rate (vnd/km)	6500	700 0	700 0		750 0	7500	850 0	9500	1300 0	1500 0
Transport Price (p/p)	442	238	159		128	102	145	72	59	51
Individual Cost STD (p/p)	351	233	194	233	233	233	233	233	233	233
% ỢI L NHUẬN STD	30%	20 %	20%				30 %	40%	45%	45%
NET Cost STD	1008	579	424	118	415	378	432	329	314	295
PROFIT STD	302	116	85	0	0	0	129	132	141	133

HUTECH

Bảng 2.4 – Bảng tính giá tour

Bảng giá xe khá là chi tiết bao nhiêu khách, đi trong bao nhiêu ngày sẽ tính bao nhiêu km và giá thích hợp trên km là 6.000/km; 7.000/km hay 7.5000/km ngoài ra thời gian sử dụng dịch vụ vận chuyển cũng khá quan trọng như đón khách sân là 70 km nhưng cũng đón sân bay sau 20:00 thì sẽ tính là 80 km. Một điểm hết sức được quan tâm đó là về bảo hiểm chúng ta sẽ không bao gồm khi tính giá cho khách in bound bởi bảo hiểm của nước ta có mức giá chưa đủ để chi trả cho khách nước ngoài.

2.2.2 Tổ chức quảng bá và tiếp thị CTDL

thêm .

HUTECH

, landing visa,...

2.2.3 Tổ chức thực hiện CTDL

So với các công ty khác đều có bộ phận sale và điều hành riêng rẻ nhưng với

Ban Giám Đốc

Bộ Phận Kinh Doanh Bộ Phận Điều Hành

Bộ Phận Sản Phẩm

10*

Bộ Phận Kế Toán

Khách Hàng

quy mô công ty chưaớnl hướng dẫn.

nên các nhân viên tour desk cũng sẽ điều hành xe và

Sơ đồ 2.3 – Quy trình thực hiện tour của Lotus Tours

2.2.3.1 Chuẩn bị chương trình du lịch

(1) Khách hàng gửi booking đến Bộ phận kinh doanh để yêu cầu các

dịch vụ theo yêu cầu kết hợp với chương trình Brochure có sẵn của công ty.

(2) Bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu (nội dung gồm: giá ăn bao nhiêu tiền cho mỗi bữa ăn và tên nhà hàng nếu có yêu cầu; ở khách sạn nào? Bao nhiêu phòng và loại phòng? Xe loại gì và bao nhiêu chỗ?; Hướng dẫn viên nói tiếng gì?; Có bao gồm phí tham quan hay tau thuyền không?; Bảng đón đòan; Thông tin chuyến bay quốc tế và nội địa; Chương trình tour chi tiết; ……cho Bộ phận điều

hành tiến hành đặt các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng. Yêu cầu đặt dịch vụ

phải có tour code theo quy địnhchẳng hạn:

Tên nhân viên Sales: gồm 2 chữ cái. Trường Hợp là tour desk, thì quy định như sau: Desk Palace: PL, Desk Bông Sen: BS

VD: KM/NDD/HAXACO/DL.04-010711 (KM: Kim Minh: là code

của nhân viên sales của đoàn này; NDD: Chương trình du trong nước dành cho đoàn/ HAXACO: khách hàng là công ty HAXACO; DL: chương ìtnr h tour Đà Lạt; 04: là số ngày/độ dài của tour đi; 010711: ngày 01 tháng 07 năm 2011 là ngày khởi hành của đoàn)

Nếu là dịch vụ lẻ, tên tour được thay bằng: Hotel – HTL,

Vehicle – CAR, Tour guide – GUI, Air ticket – TKT, Golf – GOF, Car & guide-CNG, v.v…

HUTECH

Đối với các Tour Desk: khi nhận được các yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, các nhân viên salesếnti hành đặt phòng khách sạn, dịch vụ vận chuyển, HDV,…. theo yêu cầu của khách. Bộ ph ận điều hành công ty có trách nhiệm hỗ trợ các tour desk cập nhật bảng giá và thông tin điều các dịch vụ

(3) Bộ phận điều hành tiến hành đặt các dịch vụ liên quan như khách sạn, nhà hàng, taøu, xe, hướng dẫn viên, v.v…và xác nhận cho Bộ phận kinh doanh về tình trạng các dịch vụ theo yêu cầu.

(4) Phòng kinh doanh ghi bill thanh toán , theo dõi vệic thanh toán đủ

của khách hàng.

(5) Bộ phận kinh doanh gửi yêu cầu cho Bộ phận kế toán xuất invoice cho khách hàng, bao gồm: thông tin đối tác và người liên hệ; dic h vụ gì? giá bán và lượng khách; số ngày đi và đi từ ngày nào đến ngày nào?

(6) Bộ phận kinh doanh soạn bảng ghi nhớ hoặc hợp đồng với khách hàng (trong trường hợp đây là khách hàng giao dịch lần đầu) và gửi invoice để khách hàng thanh toán & ửgi voucher nếu khách chỉ đặt các dịch vụ riêng lẻ như khách sạn & xe vận chuyển).

Đối với các đối tác nước ngoài sau khi nhận đơn đặt hàng sẽ thiết kế chọn lựa nhà cung ứng tính giá trọn gói xong, sau đó trả lời đơn vị đối tác bằng fax và yêu cầu đối tác trả lời sớm. Công ty sẽ yêu cầu phía đối tác đặt cọc một khoản tiền nếu chương trình tour được hãng đối tác đồng ý chấp nhận và tái confirm. Tùy thuộc vào mối quan hệ của từng hãng mà khoản tiền này thay đổi. công ty sẽ thõa thuận với phía đối tác % hợp đồng thanh toán trước phần còn lại sẽ trả nốt khi đoàn đến hoặc trước mấy ngày khi đoàn đến

Nhân viên điều hành có nhiệm vụ đặt phòng, đặt ăn, điều phối xe, điều phối hướng dẫn …Cần tiến hành đặt sớm ngay sau khi đối tác tái confirm để có các dịch vụ khi đoàn tới, nếu sau này phía đối tác hủy hợp đồng thì công ty sẽ hủy các đơn đặt hàng. Mọi chi phí phạt hợp đồng là do quy định của hai bên trong hợp đồng.

HUTECH

Trước ngày đoàn đến 20 ngày là thời hạn thanh toán đủ tiền của đơn vị đối tác với công ty (thời hạn này cũng tùy thuộc vào mối quan hệ giữa 2 bên và tùy theo hợp đồng), điều hành sẽ fax confirm một lần nửa với đơn vị đối tác xem có gì thay đổi hay khó khăn không, nếu có sẽ cùng giải quyết cho ổn thỏa và sửa đổi lại các đơn đặt hàng với nhà cung ứng.

2.2.3.2 Thực hiện chương trình du lịch

Bộ phần điều hành theo dõi, kiểm tra đảm bảo các dịch vụ được cung cấp đầy đủ, đúng chủng loại, không thể để xãy ra tình trạng cắt xén hoặc thay đổi các dịch vụ trong chương trình du lịch. Nếu có những tình huống bất ngờ xãy ra như: mấ t hành lý, tai nạn, khách ốm,…thì hướng dẫn viên sẽ trực tiếp liên hệ với điều hành để có những phương án giãi quyết sự việc một cách hiệu quả

Hướng dẫn viên sẽ là người trực tiếp đón tiếp khách, hướng dẫn, phục vụ khách ăn, ở khách sạn, nhà hàng, hướng dẫn tham quan, xử lý những tình huống bất ngờ xãy ra (khách mất hành lý, khách bệnh…), thanh toán hoặc ký xác nhận với các nhà cung cấp dịch vụ có trong chương trình và cuối cùng là tiễn khách. Trong suốt quá trình đi thì hướng dẫn viên sẽ thay mặt cho công ty là m tròn nhệim vụ