Giải Pháp Hoàn Thiện Công Tác Hạch Toán Kế Toán Tại Ngân Hàng Công Thương

- Đảm bảo mức độ tin cậy và tính trung thực của các thông tin tài chính và phi tài chính cung cấp cho cơ quan Nhà nước, các đối tác kinh doanh trong và ngoài nước, và các nhà đầu tư,…đồng thời các thông tin ngân hàng đưa ra không bị làm dụng hoặc sử dụng sai mục đích. Năm nào NHCTVN cũng thực hiện kiểm toán bởi công ty kiểm toán độc lập theo cả hai tiêu chuẩn kế toán Việt Nam và chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế nhẳm đẩy mạnh công tác kiểm soát nội bộ, tăng cường kỷ luật tài chính, tạo lập môi trường thông tin tài chính chất lượng;

- Hỗ trợ thực hiện các mục tiêu do Ban lãnh đạo Ngân hàng đề ra, phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó, đồng thời ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong quá trình hoạt động.

Từ đó để hạch toán kế toán thực hiện tốt chức năng thông tin và kiểm tra kiểm soát thì NHCTVN cần hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán theo phương hướng cơ bản:

Thứ nhất: Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán phải đáp ứng được yêu cầu đổi mới và phát triển, đặc biệt khi Ngân hàng đang trong giai đoạn chuyển đổi hiện đại hóa toàn hệ thống theo mô hình bán lẻ mới;

Thứ hai: Việc chuyển đổi mô hình tổ chức và chức năng nhiệm vụ theo mô hình mới sẽ tách bạch các khối trong ngân hàng. Vì vậy, việc chuyển đổi này đòi hỏi Ngân hàng phải triển khai các hoạt động kinh doanh và có chấp nhận các rủi ro một cách chủ động. Do vậy, ở một số bộ phận, và mảng nghiệp vụ cần có một chế độ kế toán phù hợp để đảm bảo theo dõi, tính toán các nguồn thu, phân bổ các chi phí và đánh giá kết quả lời, lỗ cụ thể do các bộ phận này mang lại; từ đó giúp các nhà quản lỷ nắm bắt được tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định phù hợp.

Thứ ba: Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhưng phải phù hợp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, các chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực kế toán quốc tế được Việt Nam thừa nhận đồng thời phải đáp ứng được

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 130 trang tài liệu này.

các yêu cầu kiểm soát nội bộ chặt chẽ trong công tác huy động, quản lý và sử dụng các nguồn vốn nhằm thực hiện tốt chính sách tín dụng;

Thứ tư: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng phải phù hợp với yêu cầu của kiểm soát nội bộ, trình độ cán bộ, đồng thời bộ máy phải gọn nhẹ, phát huy được thế mạnh của công nghệ thông tin ứng dụng trong hạch toán kế toán nhằm nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán cũng như tiết kiệm chi phí cho Ngân hàng.

Như vậy, hoàn thiện công tác hạch toán kế toán theo các phương hướng trên tại NHCTVN vừa để phát huy vai trò của hạch toán kế toán tại Ngân hàng nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ phục vụ cho công tác điều hành tại Ngân hàng, đồng thời trên cơ sở đó đưa ra các kiến nghị phù hợp.

3.3. Giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Ngân hàng Công thương Phúc Yên

Qua việc xem xét đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác hạch toán kế toán ở Chương 2 chúng ta đã thấy được những điểm đã đạt được cũng như những điểm cần khắc phục tại Chi nhánh. Trong phần này tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục các tồn tại trên bao gồm:

3.3.1. Kiểm soát các bút toán hủy giao dịch

3.3.1.1. Căn cứ:

Chứng từ là yếu tố đầu tiên trong tổ chức hạch toán kế toán, nó có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin đồng thời có vai trò quan trong việc kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nói riêng và kiểm soát các hoạt động của Ngân hàng nói chung. NHCTPY đã xây dựng một hệ thống chứng từ đầy đủ, phù hợp và xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin cũng như tăng cường kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng.

3.3.1.2. Mục tiêu:

Kiểm soát, giảm thiểu sai sót xảy ra do việc huỷ các giao dịch đã hạch toán vào hệ thống.

3.3.1.3. Nội dung:

Trong công việc hạch toán hàng ngày của GDV có những bút toán đã hạch toán vào hệ thống tuy nhiên sau đó có thể khách hàng không muốn chuyển tiền nữa hoặc khách hàng muốn nộp ít tiền đi hoặc cũng có thể vì do bản thân GDV thao tác nhầm màn hình dẫn đến phải hủy giao dịch, thì việc hủy giao dịch đó không thể hiện trên Bảng liệt kê giao dịch phát sinh của GDV ngày hôm sau mà chỉ thể hiện trên lịch sử giao dịch. Trong Quyết định số 127/QĐ-HĐQT-NHCT10 của HĐQT NHCTVN ngày 01 tháng 02 năm 2012, tại Điều 10, khoản 10.1, mục 10.1.2. Chứng từ kế toán bằng giấy có qui định rõ:

Đối với các giao dịch hủy:

- Nếu giao dịch không phải thực hiện lại thì GDV/TTV/KTV in giao dịch hủy lên mặt sau của chứng từ đã thực hiện sai trước đó;

- Trường hợp phải thực hiện lại giao dịch đúng, GDV in giao dịch hủy lên giấy A4. Khi thực hiện lại giao dịch đúng, GDV in từ hệ thống các thông tin liên quan đến giao dịch đúng vừa thực hiện lại vào mặt sau của chứng từ đã thực hiện sai trước đó.

Cuối ngày kiểm tra, đối chiếu với Liệt kê/bảng kê chứng từ và lưu vào tập chứng từ của GDV/TTV/KTV.

Tuy nhiên, tại NHCTPY thì việc lưu các chứng từ hủy chưa được thực hiện đúng theo Qui trình trên, các bút toán hủy GDV/TTV/KTV mới chỉ lập bảng kê gửi bộ phận hậu kiểm vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng, trong bảng kê có ghi rõ số bút toán, ngày thực hiên, số tiền, tài khoản liên quan, lí do hủy giao dịch. Điều này dẫn đến việc chưa kiểm soát kịp thời được các bút toán hủy có được phép thực hiện hay không? Nội dung có đúng hay không? Và trường hợp có xảy ra khiếu kiện của khách hàng thì lỗi thuộc về ai?

Vậy đề nghị Ban lãnh đạo rà soát và chỉ đạo quán triệt đến từng cán bộ kế toán việc lưu trữ chứng từ hủy theo đúng qui trình đã đề ra đảm bảo các bút toán hủy được thực hiện đúng qui định, và được sự cho phép của các cấp lãnh đạo, điều này

giúp tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp công tác kế toán được thực hiện an toàn, hiệu quả.

3.3.2. Hướng dẫn cụ thể hạch toán các tài khoản nội bộ

3.3.2.1. Căn cứ:

Để đảm bảo hoạt động kế toán nội bộ tuân thủ đúng quy định của Pháp luật và yêu cầu quản lý của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

3.3.2.2. Mục tiêu:

Giúp công tác hạch toán kế toán nội bộ được thực hiện thống nhất và chính

xác.

3.3.2.3. Nội dung:

Hệ thống TK tại NHCTVN đang sử dụng theo Quyết định số 1166/2012/QĐ- TGĐ-NHCT10 ngày 30/05/2012 của Tổng Giám đốc NHCTVN trên cơ sở Quyết định Số 479/2004/QĐ-NHNN của NHNN ban hành ngày 29/4/2004 của Thống đốc NHNN Về việc Ban hành Hệ thống TK kế toán các TCTD và các Quyết định bổ sung, sửa đổi của QĐ số 1609/QĐ-NHCT10 ngày 07/09/2006 Về việc Sửa đổi, Bổ sung một số TK kế toán trong Hệ thống TK của NHCTVN. Nhìn chung, hệ thống TK này đã đáp ứng được các yêu cầu quản lý và kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của kiểm soát nội bộ, hơn nữa do việc hiện đại hóa hệ thống dữ liệu đang được triển khai đồng bộ tại tất cả các Chi nhánh, Sở giao dịch và hầu hết các đơn vị trực thuộc nên đòi hỏi hệ thống TK phải được bổ sung sửa đổi nhằm thống nhất trên toàn hệ thống. Nắm bắt được vấn đề cấp thiết đó ngày 30 tháng 05 năm 2012, TGĐ NHCTVN đã ban hành Quyết định số 1166/2012/QĐ- TGĐ-NHCT10 về Quy định về hệ thống tài khoản kế toán INCAS trong hệ thống NHTMCPCTVN, trong đó có sự thay đổi cơ bản về cấu trúc hệ thống tài khoản kế toán.

Thứ nhất: Quyết định số 1166 qui định cấu trúc, nội dung chi tiết của các tài khoản được sử dụng, thuận tiện cho cán bộ kế toán trong việc hạch toán, theo dõi. Theo hệ thống TK kế toán mới thì cấu trúc hệ thống tài khoản kế toán bao gồm: tài khoản sổ cái, tài khoản khách hàng, tài khoản chi tiết nội bộ.

TK sổ cái gồm 9 ký tự theo cấu trúc sau:

X YYY ZZ NNN

Trong đó:

- X: Phản ánh loại TK, được đánh số từ 1 đến 9 gồm:

+ Loại 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư;

+ Loại 2: Hoạt động tín dụng;

+ Loại 3: TSCĐ và các tài sản có khác;

+ Loại 4: Các khoản phải trả;

+ Loại 5: Hoạt động thanh toán;

+ Loại 6: Nguồn vốn chủ sở hữu;

+ Loại 7: Thu nhập;

+ Loại 8: Chi phí;

+ Loại 9: Ngoại bảng;

9 loại TK trên được phân chia theo tính chất TK: Tài sản Có (số dư Nợ) gồm Loại 1,2,3; Tài sản Nợ (có số dư Có) bao gồm Loại 4,6; TK lưỡng tính : Loại 5; TK thu nhập: Loại 7; TK chi phí: Loại 8; TK ngoại bảng: Loại 9.

- YYY: Qui định nhóm sản phẩm dịch vụ hoặc nhóm giao dịch nội bộ;

- ZZ: Quy định tính chất hoặc đối tượng hạch toán kế toán của nhóm sản phẩm dịch vụ hoặc nhóm giao dịch nội bộ;

- NN: Quy định chi tiết từng nghiệp vụ, sản phẩm theo yêu cầu quản lý, 3 ký tự cuối được quy định theo các dạng cụ thể sau:

+ Nếu quy định đủ 3 ký tự số: Là TK sổ cái chi tiết theo nghiệp vụ, sản phẩm phát sinh tại đơn vị;

+ Nếu quy định là “000”: là TK nội bộ chỉ được sử dụng tại Đơn vị;

+ Nếu quy định là “xxx”: Là TK nội bộ chỉ được sử dụng tại Trụ sở chính NHCTVN ( 3 ký tự này tương ứng mã Chi nhánh);

Tài khoản sổ cái được chia thành các cấp tổng hợp như sau:

- TK cấp 3, có dạng: XXXXXX990: trong đó 6 ký tự đầu được đánh số từ 101101 đến 999999

- TK cấp 2, có dạng: XXXX99990, trong đó 4 ký tự đầu được đánh số từ 1011

đến 9999.

- TK cấp 1, có dạng XX9999990, trong đó: 2 ký tự đầu được đánh số từ 10

đến 99

- Loại TK, có dạng X99999990, trong đó ký tự đầu tiên được đánh số từ 1 đến

Về TK khách hàng thì cũng được thay đổi cho phù hợp hơn, tuy rằng TK

khách hàng cũng vẫn có 15 số, được xây dựng độc lâp với TK sổ cái và được liên kết với sổ cái thông qua mã nhóm sổ cái phù hợp với tính chất từng nghiệp vụ. Từ đó: Cấu trúc TK khách hàng có dạng như sau:

- TK tiền gửi của khách hàng gồm 15 ký tự, theo cấu trúc:

XXX YY NNNNNNNNN K

Trong đó:

+ XXX: Mã sản phẩm tiền gửi (gồm 3 ký tự);

+ YY: Loại tiền tệ (gồm 2 ký tự);

+ NNNNNNNNN: số chạy do hệ thống tự sinh ra (gồm 9 ký tự

+ K: Số kiểm tra do hệ thống tự sinh (gồm 1 ký tự);

Với TK tiền gửi có kỳ hạn thì được phân thành 2 loại: TK nhóm, TK chi tiết. Trong đó: TK nhóm được mở theo loại tiền tệ; 3 ký tự đầu của TK nhóm luôn được qui định là 199; TK nhóm gồm nhiều TK chi tiết có cùng loại tiền tệ, dùng để quản lý các TK chi tiết; không sử dụng để hạch toán; Còn TK chi tiết: mở theo loại kỳ hạn, 3 ký tự đầu là mã sản phẩm tiền gửi, TK chi tiết luôn gắn với TK nhóm.

- TK tiền vay của khách hàng cũng có 15 ký tự, có cấu trúc:

XXX Y Z NNNNNNNNN K

Trong đó:

+ XXX: Mã sản phẩm tiền vay (gồm 3 ký tự);

+ Y: Loại TK tiền vay (gồm 1 ký tự, trong đó: “0” là TK chính, “1” là TK chi tiết, “2” là TK thông thường;

+ Z: Loại tiền tệ (gồm 1 ký tự)

+ NNNNNNNNN: Số chạy do hệ thống tự sinh ra (gồm 9 ký tự);

+ K: Số kiểm tra của TK do hệ thống tự tính (gồm 1 ký tự);

Với TK tiền vay thì việc phân loại tiền vay là rất quan trọng, theo qui định hệ thống TK mới thì điều này đã được qui định rất rõ ràng, cụ thể, giúp các cán bộ tín dụng thuận tiện trong hoạt động nghiệp vụ của mình.

Tại NHCTVN thì TK tiền vay được phân loại như sau:

+ TK chính (0): theo dõi, quản lý các khoản vay có nhiều lịch trả nợ, nhiều mức lãi suất, nhiều loại tiền vay khác nhau. Một TK chính có nhiều TK chi tiết.

+ TK chi tiết (1): Theo dõi, quản lý từng khoản vay cụ thể có chung mức lãi suất, chung loại tiền vay của TK chính, TK chi tiết luôn gắn trực tiếp với TK chính;

+ TK thông thường (2): Theo dõi, quản lý các khoản vay có một mức lãi suất, một loại tiền vay duy nhất, TK thông thường không có TK chi tiết.

Tuy nhiên hệ thống TK chi tiết nội bộ của NHCTVN thì vẫn đang trong quá trình nghiên cứu, chưa có sự thống nhất, do vậy các chi nhánh nói chung và NHCTPY nới riêng vẫn đang gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống Quản lý tài chính nội bộ (ERP – Enterprise Resource Planning), đề nghị Phòng chế độ kế toán tại Trụ sở chính xem xét để có hướng dẫn cụ thể các chi nhánh trong việc hạch toán các TK nội bộ.

Thứ hai: Hàng tháng, hàng quý và hàng năm NHCTVN phải lập các báo cáo theo quy định của NHNN. Các báo cáo gửi cho NHNN phải tuân thủ theo Hệ thống TK mà NHNN ban hành cho các TCTD. Theo Quyết định số 02/2008/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN Về việc Sửa đổi, Bổ sung một số TK trong Hệ thống TK kế toán các TCTD ban hành theo Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004 và Công văn số 2321/NHNN-KTTC của Thống đốc Về vệc Hướng dẫn TK sử dụng để hạch toán tín phiếu NHNN bắt buộc theo Quyết định số 346/QĐ-NHNN, NHCTVN cần sửa đổi và mở thêm một số TK như sau:

- Loại 2: TK 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27

- Loại 3: TK 311, 383, 384

- Loại 4: TK 4896

- Loại 8: TK 833

- Loại 9: TK 921, 922, 924, 925, 926, 927, 928

Việc sửa đổi và mở mới TK thay đổi của NHNN được chi tiết tại Phụ lục 2.

3.3.3. Bổ sung thêm các Báo cáo quản trị

3.3.3.1. Căn cứ:

Các báo cáo quản trị hiện có tại chi nhánh theo yêu cầu của công tác quản trị nội bộ và yêu cầu của Trung ương đã đáp ứng được yêu cầu quản lý. Bên cạnh đó vẫn còn 1 số loại báo cáo chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin như: Báo cáo phân tích lợi nhuận của từng phòng ban, báo cáo về chỉ tiêu thu phí dịch vụ từng phòng ban

3.3.3.2. Mục tiêu:

Giúp các cấp lãnh đạo có những thông tin tài chính chính xác để có thể đưa ra những quyết sách cụ thể phục vụ công tác quản lý.

3.3.3.3. Nội dung:

Hệ thống báo cáo của chi nhánh về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và kiểm soát nội bộ của ngân hàng. Tuy nhiên, để phục vụ yêu cầu quản lý cũng như việc tổ chức hạch toán kế toán của Ngân hàng cần bổ sung thêm một số báo cáo sau:

- Báo cáo phân tích lợi nhuận đa chiều: đây là loại báo cáo phân tích kết quả lợi nhuận dựa trên những mảng nghiệp vụ chính tại đơn vị. Hiện nay tại Chi nhánh đang triển khai việc tách các mảng nghiệp vụ riêng biệt, để có thể đánh giá chính xác được việc hiệu quả kinh doanh trong từng hoạt động, nhằm đưa ra các quyết định đầu tư thêm hay thu gọn hoạt động của các mảng nghiệp vụ đó.

- Báo cáo tách số liệu huy động vốn, chi phí, dư nợ theo từng cán bộ và từng phòng ban: đây là loại báo cáo chỉ ra được những cán bộ nào tích cực trong công tác huy động vốn hoặc phòng ban nào hoạt động hiệu quả, phòng