của từng Bảng liệt kê giao dịch; Tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có của Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch; Chữ ký người kiểm soát.
Buổi sáng trước khi bắt đầu ngày làm việc, các giao dịch viên và kế toán viên in Bảng liệt kê giao dịch phát sinh ngày làm việc hôm trước theo từng mã nhân viên. Bảng liệt kê các chứng từ phát sinh sẽ được sắp xếp theo từng loại tiền tệ và theo số thứ tự bút toán phát sinh được cập nhật vào hệ thống. Các GDV, KTV thực hiện chấm liệt kê, đối chiếu giữa số liệu trong Bảng liệt kê giao dịch với chứng từ kế toán, sắp xếp chứng từ, sau đó tiến hành đánh số tập chứng từ và nộp cho cán bộ hậu kiểm.
Hàng ngày, cán bộ hậu kiểm tiến hành in Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi tiết, Bảng cân đối TK kế toán ngày hôm trước theo các phân hệ như Phân hệ Chuyển tiền, Phân hệ Tài trợ Thương mại, Phân hệ Kế toán Kinh doanh Vốn, Phân hệ Quản lý Nội bộ,…Sau đó, cán bộ hậu kiểm thực hiện đối chiếu, đảm bảo hệ thống cập nhật đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh trong ngày, đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Bảng liệt kê giao dịch, sổ kế toán, giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán, giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp, xem xét các Báo cáo kế toán xem các phát sinh có gì bất thường hay không? Các tài khoản có bị trái tính chất hay không? Để kịp thời tìm nguyên ngân và tiến hành điều chỉnh. Mọi nghiệp vụ phát sinh bất thường đều phải được kiểm tra, xem xét và được giải trình hợp lý.
Trong hệ thống tài khoản kế toán của NHCTVN có nhiều TK trung gian là các TK sử dụng để hạch toán chuyển tiếp các giao dịch giữa hai chức năng trong cùng một phân hệ, hoặc giữa các phân hệ, hoặc giữa các chi nhánh (các TK này chỉ phát sinh doanh số và có số dư bằng 0 hoặc chỉ tồn tại số dư trong khoảng thời gian chờ xử lý), ví dụ: TK 511005009 – Tài khoản trung gian cho thanh toán bù trừ, TK 511005012 – Tài khoản trung gian cho hoạt động cho vay,…. Bộ phận hậu kiểm phải kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo số dư các TK này bằng không (0) tại thời điểm kết thúc ngày làm việc, trường hợp các TK này còn số dư thì phải in sao kê chi tiết và kê khai chi tiết các khoản phát sinh còn treo dư để kiểm soát, quản lý. Tại
NHCTPYthì việc kiểm soát số liệu các tài khoản trung gian được các kiểm soát viên thực hiện kiểm tra tại thời điểm cuối ngày làm việc. Còn bộ phận hậu kiểm chỉ tiến hành kiểm tra thông qua xem xét Báo cáo kế toán của ngày làm việc kế tiếp.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu các số liệu từ các nguồn thông tin trên, kế toán viên, kiểm soát viên tiến hành ký vào Bảng liệt kê giao dịch. Ngoài ra, cán bộ hậu kiểm, kiểm soát viên phải ký và chịu trách nhiệm các Bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán TK sổ cái, bảng cân đối TK kế toán ngày đã kiểm tra, đối chiếu.
NHCTPY hiện tại đang sử dụng Hệ thống tài khoản Kế toán Incas trong Hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam theo Quyết định số 1166
/2012/QĐ-TGĐ-NHCT10 ngày 30/05/2012. Giám đốc phân công Trưởng phòng Kế toán thường xuyên rà soát để phát hiện kịp thời các TK mở và sử dụng không đúng quy định (bao gồm: các TK liên quan đến khách hàng mở và sử dụng không đúng yêu cầu, các TK sổ cái phát sinh sai nội dung hạch toán, sai tính chất số dư, các TK có doanh số phát sinh bất thường, các TK không được sử dụng để hạch toán tại Chi nhánh…) tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời. Trường hợp vượt thẩm quyền xử lý phải báo cáo ngay với lãnh đạo Chi nhánh để đề xuất NHCTVN hỗ trợ giải quyết.
Hiện nay, NHCTPY đều thực hiện hạch toán kế toán trên phần mềm hệ thống hiện đại hoá Ngân hàng. Do vậy hệ thống sổ sách Kế toán của NHCTPY được theo dõi chủ yếu trên phần mềm của Hệ thống. Từ đó đã giảm thiểu các loại sổ sách kế toán và thời gian theo dõi, làm báo cáo cho cán bộ.
SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
CHỨNG TỪ GỐC
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu
Nhìn vào sơ đồ trên có thể so sánh các yếu tố theo quy định và quy trình tại NHCTPY theo bảng đánh giá sau:
Ưu điểm | Hạn chế | |
1. Chứng từ gốc | - Quy trình: Thực hiện tốt, đúng | |
quy trình đảm bảo an toàn, chính | ||
xác, kịp thời. | ||
- Nguyên nhân: Do BGĐ rất | ||
quan tâm và thường xuyên phổ | ||
biến quy trình, quy định của | ||
NHCTVN vào chiều thứ 7 hàng | Lỗi mắc phải: | |
tuấn tới toàn thể CBCNV . | Chứng từ gốc khi | |
- Hướng xử lý: Hiện nay | giao dịch với khách | |
NHCTVN đã đưa vào sử dụng | hàng là do KH viết | |
chương trình in chứng từ theo | tay nên thời gian | |
mẫu trên ISAPP để hỗ trợ KH, | xử lý còn chậm. | |
nên đã giúp KH không phải điền |
Có thể bạn quan tâm!
-
Đặc Điểm Về Tổ Chức Và Hoạt Động Của Ngân Hàng Công Thương Phúc Yên -
Quyền Hạn Và Trách Nhiệm Của Các Bộ Phận Liên Quan -
Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Với Kiểm Soát Nội Bộ Tại Nhtmcp Công Thương Việt Nam -
Công Tác Hạch Toán Kế Toán Các Phần Hành -
Công Tác Hạch Toán Kế Toán Nhằm Giảm Thiểu Rủi Ro -
Giải Pháp Hoàn Thiện Công Tác Hạch Toán Kế Toán Tại Ngân Hàng Công Thương Phúc Yên
Xem toàn bộ 130 trang tài liệu này.
tay các thông tin trên chứng từ, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng sự hài lòng cho khách hàng, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ. | ||
2. Sổ nhật ký chung - Sổ cái | - Quy trình: Hình thức Sổ nhật ký chung - Sổ cái rất phù hợp với công tác kế toán của NHCTPY. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. - Nguyên nhân: Vì NHCTPY đã sử dụng kế toán máy nên thuận tiện đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc | |
3. Bảng CĐTK | - Thực hiện: Hiện nay NHCTPY đã cung cấp kịp thời hệ thống báo cáo, bảng cân đối tài khoản… phục vụ cho công tác quản lý . - Nguyên nhân: Do NHCTPY đã tuân thủ đúng quy trình, quy định như: Cập nhật kịp thời, đầy |
đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống thông qua hình thức Sổ nhật ký chung. Nhìn vào bảng cân đối tìa khoản, BGĐ có thể đánh giá được mọi hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. | ||
4. Báo cáo tài chính | - Thực hiện: BCTC đã cung cấp được Bảng CĐKT, báo cáo kết quả HĐKD, báo cáo lưu chuyển tiền tệ | - Thực hiện:Bản thuyết minh báo cáo tài chính còn phải làm thủ công, kết hợp nhiều loại báo cáo khác nên mất thời gian - Nguyên nhân: Do báo cáo của NHCT được tập trung tại NHCTVN nên các Chi nhánh sẽ phụ thuộc về thời gian và các loại báo cáo của NHCTVN. Các chi nhánh chưa chủ động được việc lập và in báo cáo tài chính |
5. Sổ, thẻ kế toán chi tiết | - Quy trình: NHCTPY có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết , đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, |
các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết, số liệu được dùng để lập các Báo cáo tài chính. - Nguyên nhân: Vì NHCTPY đã sử dụng kế toán máy nên Chi nhánh đã chủ động lập được Báo cáo tài chính tại Chi nhánh. |
2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Giống như toàn bộ các đơn vị, doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế, các NHTM cũng phải thiết lập hệ thống báo cáo tài chính theo luật các tổ chức tín dụng để phục vụ công tác quản lý vĩ mô của Nhà nước cũng như phục vụ công tác quản trị nội bộ. Tổng Giám đốc NHCTVN đã ra Quyết định số 1001/2013/QĐ-TGĐ- NHCT10 ngày 21/06/2013 về: “Quy định chế độ Báo cáo tài chính trong hệ thống NHCTVN.” Văn bản đã qui định thống nhất phương pháp lập, trình bày, kiểm soát Báo cáo tài chính, Bảng cân đối tài khoản kế toán. Tuy nhiên, đối với mỗi năm tài chính khi thực hiện quyết toán thì Tổng Giám đốc sẽ có Công văn hướng dẫn cụ thể các báo cáo, thời hạn lập và gửi báo cáo mà Trụ sở chính, Sở giao dịch, các Chi nhánh, các Văn phòng đại diện, các đơn vị hạch toán độc lập; các Đơn vị sự nghiệp thuộc NHCT cần thực hiện. Tùy điều kiện cụ thể, mỗi năm danh mục báo cáo quyết toán của NHCTVN sẽ có sự thay đổi cho phù hợp, có thể thêm hoặc bớt một số loại báo cáo. Cụ thể, đối với năm công tác quyết toán năm 2013 thì Tổng Giám đốc đã ban hành công văn số 18762/TGĐ-NHCT10 về việc: Hướng dẫn công tác quyết
toán năm 2013 ngày 30 tháng 11 năm 2013, nhưng thông thường sẽ bao gồm các loại báo cáo sau:
Bảng 2.3 – Hệ thống mẫu biểu quy định riêng cho công tác quyết toán năm
(Ban hành kèm Công văn số 18762/TGĐ-NHCT10 ngày 30 tháng 11 năm 2013 của Tổng Giám đốc NHTMCP Công thương Việt Nam về việc: hướng dẫn công tác quyết toán năm 2013)
Ký hiệu mẫu | TÊN MẪU BIỂU | |
3.1 - Các mẫu gửi bằng file giấy và bằng file về NHCTVN | ||
1 | MS01/NHCT | Báo cáo tổng hợp tài sản cố định |
2 | MS02/BTC | Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ |
3 | MS18 | Báo cáo kiểm kê các loại thẻ trắng |
3.2 - Các mẫu gửi bằng file giấy về NHCTVN | ||
1 | PL01/NHCT | TSCĐ đã nhượng bán, thanh lý trong năm |
2 | PL02/NHCT | TSCĐ đất, nhà cửa, vật kiến trúc |
3 | PL03/NHCT | TSCĐ ô tô, xe máy |
4 | MS2A | Báo cáo công trình và hạng mục công trình XDCBDD |
5 | MS2B | Báo cáo mua sắm TSCĐ |
6 | MS12A | Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN |
7 | MS26G | Báo cáo tình hình thực hiện công tác tài trợ, từ thiện tại đơn vị |
8 | MS27 | Báo cáo kiểm kê các loại thẻ ATM trắng |
9 | MS28A | Báo cáo cho vay theo chỉ định, kế hoạch Nhà nước |
10 | MS28B | Bảng kê tích số dư nợ cho vay theo chỉ định, kế hoạch của Nhà nước. |
11 | MS32/ĐT | Báo cáo sao kê các khoản đầu tư kinh doanh chứng khoáns |
1 | MS04 | Kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho |
2 | MS05 | Kiểm kê công cụ, dụng cụ đang dùng |
3 | MS06 | Báo cáo kiểm kê tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị |
4 | MS07 | Báo cáo kiểm kê trái phiếu và các giấy tờ có giá |
5 | MS08 | Báo cáo kiểm kê các loại giấy tờ in quan trọng trắng |
6 | MS10 | Báo cáo các khoản phải thu |
7 | MS11 | Báo cáo các khoản phải trả |
8 | MS13 | Báo cáo lãi cho vay chưa thu được |
9 | MS31 | Sao kê chi tiết các cam kết giao dịch hối đoái |
3.4 - Các mẫu áp dụng riêng đối với Công ty Cho thuê tài chính | ||
1 | MS14 | Sao kê chi tiết TSBĐ nợ cho thuê tài chính theo từng khách hàng |
2 | MS15 | Báo cáo Cho thuê tài chính đến 31/12/2013 |
Bên cạnh đó thì thời gian mà các chi nhánh, đơn vị trực thuộc phải gửi Bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính về Trụ sở chính được qui định như sau:
- Bảng cân đối TK kế toán tháng 12: gửi bằng file chậm nhất ngày 04/01 năm sau, gửi bằng giấy chậm nhất ngày 05/01 năm sau.
- Bảng cân đối TK kế toán năm: gửi bằng giấy chậm nhất ngày 10/01 năm
sau.
- Báo cáo tài chính theo hệ thống BCTC của NHCTVN: gửi bằng file chậm
nhất ngày 15/01 năm sau; gửi bằng giấy chậm nhất ngày 20/01 năm sau.