Hoàn Thiện Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán 79184

ban nào hoạt động chưa hiệu quả, nhằm tìm ra các nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao năng suất lao động, tăng cường hiệu quả quản lý.

3.3.4. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

3.3.4.1. Căn cứ:

Bộ máy kế toán thực tế tại đơn vị và yêu cầu cụ thể đối với từng bộ phận.

3.2.4.2. Mục tiêu:

Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp, hiệu quả nhằm thực hiện công tác hạch toán kế toán nhanh chóng, chính xác, an toàn.

3.3.4.3. Nội dung:

Bộ máy kế toán tại NHCTPY cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của công việc kế toán cũng như yêu cầu quản lý nội bộ. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 130 trang tài liệu này.

Thứ nhất: Chi nhánh xem xét lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp hơn với lượng khách hàng giao dịch quá lớn hiện nay, bố trí đủ cán bộ có trình độ, đồng thời tăng cường công tác đào tạo và tự đào tạo cho cán bộ tại Phòng Kế toán đảm bảo yêu cầu kiểm soát nội bộ.

Thứ hai: Để đảm bảo công tác hạch toán kế toán được thực hiện theo đúng quy định của NHNN nói chung và của NHCTVN nói riêng, Chi nhánh cần phải chọn lựa, đào tạo nhân viên Ngân hàng trở thành những nhân viên giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, có tư cách phẩm chất, đạo đức tốt. Hiện nay, việc tuyển dụng cán bộ đã được NHCTVN đặc biệt quan tâm, việc tuyển dụng được tập trung thống nhất tại các khu vực, quá trình tuyển dụng được thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng và được công khai minh bạch. Điều này giúp cho các nhân viên được tuyển dụng là những người có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tư cách tốt, tạo tiền đề cho việc tổ chức công tác kế toán tốt.

Thứ ba: Việc tổ chức bộ máy kế toán được phân công cụ thể theo từng nghiệp vụ trong từng phần hành tương đối phù hợp với quy mô và số lượng kế toán hiện có. Do vậy, tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều đảm bảo yêu cầu kiểm soát nội bộ

của Ngân hàng là phải được kiểm tra qua ít nhất là 2 người: một thanh toán viên và một kiểm soát.

Bộ phận hậu kiểm: gồm 2 người là những cán bộ có nhiều kinh nghiệm trong tất cả các mảng nghiệp vụ. Tuy nhiên công việc của bộ phận này lại tương đối nhiều. Đó là kiểm tra lại toàn bộ các chừng từ kể cả hạch toán thủ công hay hạch toán tự động của tất cả các GDV/KTV, của tất cả các phân hệ về tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ và phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh..., đối chiếu và chấm các báo cáo theo quy định của Ngân hàng.

Bộ phận Kế toán giao dịch gồm 5 GDV có trách nhiệm xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến khách hàng. Bộ phận Kế toán nội bộ gồm 2 người có trách nhiệm theo dõi và hạch toán các giao dịch của nội bộ ngân hàng. Tuy nhiên, với số lượng khách hàng quá lớn hiện nay thì số lượng 5 GDV tại chi nhánh là quá ít, do vậy việc khách hàng phải chờ đợi quá lâu mới đến lượt giao dịch là điều không thể tránh khỏi, bên cạnh đó khối lượng công việc quá lớn cũng dễ tạo áp lực cho GDV, như vậy các sai sót, nhầm lẫn sẽ xảy ra nhiều hơn, công tác kiểm soát nội bộ cũng không được quan tâm đúng đắn. Đề nghị Ban lãnh đạo xem xét bổ sung, sắp xếp thêm các GDV, vừa tạo điều kiện phục vụ khách hàng tốt hơn vừa có thể giảm thiểu được các rủi ro chủ quan, tăng cường được công tác kiểm soát nội bộ.

Bộ phận Kiểm soát: gồm Trưởng phòng phụ trách chung, 3 phó trưởng phòng. Nội dung công việc gồm: Kiểm soát và duyệt các giao dịch do thanh toán viên thực hiện, kiểm tra và ký xác nhận trên liệt kê chứng từ, sổ kế toán. Trong đó có 1 phó trưởng phòng phụ trách điện toán, do vậy chỉ có 2 phó trưởng phòng tham gia kiểm soát hằng ngày các giao dịch mà 5 GDV thực hiện.

Như vậy với số lượng hiện tại là 17 cán bộ thì việc phân công cũng tương đối hợp lý. Tuy nhiên, việc hậu kiểm chứng từ là vô cùng cần thiết nhằm phát hiện ra gian lận và sai sót trong kế toán. Khác với các doanh nghiệp, tại ngân hàng sau khi hoàn tất bộ chứng từ được kiểm soát viên duyệt trong hệ thống kế toán, GDV/KTV phải sắp xếp lại bộ chứng từ theo bảng liệt kê giao dịch và giao nộp cho bộ phận hậu kiểm để kiểm tra lại. Theo mô hình ngân hàng hiện đại, bộ phận hậu kiểm có

nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát lại toàn bộ các bộ chứng từ này thông qua việc kiểm tra tính hợp. Do vậy, để thực hiện tốt công việc của mình cán bộ hậu kiểm phải là những người có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn giỏi. Tuy nhiên, tại NHCTPY, công tác hậu kiểm vẫn chưa được coi trọng, tuy cán bộ hậu kiểm đã được bố trí là những cán bộ có nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên số lượng cán bộ hâu kiểm còn quá ít trong khi khối lượng công việc lại quá lớn nên nhiều khi các sai sót không được phát hiện kịp thời, dẫn đến các tổn thất cho ngân hàng cả về kinh tế và uy tín.

Trong thời gian qua NHCTVN đã để xảy ra một số vụ việc gây tổn thất lớn cho Chi nhánh do cán bộ kế toán của Ngân hàng thiếu trách nhiệm, thiếu đạo đức nghề nghiệp đã làm giả sổ tiết kiệm của Ngân hàng, móc nối với cán bộ tín dụng để làm hồ sơ giải ngân giả,... Xảy ra vụ việc trên là do những cán bộ hậu kiểm không phát hiện ra do trình độ chuyên môn không cao, công tác hậu kiểm chứng từ không được làm kịp thời. Do vậy, kiến nghị của Tác giả là Ngân hàng nên bố trí thêm cán bộ làm công tác hậu kiểm và phải là những cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao. Hiện tại, nghiệp vụ hàng ngày phát sinh nhiều, nhiều khi 2 cán bộ hậu kiểm làm việc không xuể nên đôi khi dẫn đến việc kiểm tra chứng từ đủ về mặt số lượng mà chưa có thời gian quan tâm nhiều đến tính đúng đắn, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Vậy, trước mắt nên bổ sung thêm 1 người cho bộ phận hậu kiểm để bộ phận này có thể đáp ứng trước mắt về yêu cầu của công việc.

Mặt khác, Phòng Kế toán nên trình Ban lãnh đạo tách Bộ phận Hậu kiểm thành Phòng riêng vì theo những phân tích ở trên Bộ phận Hậu kiểm hoàn toàn độc lập với các bộ phận khác trong Phòng Kế toán thì công tác hậu kiểm mới đạt hiệu quả cao. Hơn nữa, vì Bộ phận Hậu kiểm thuộc chung phòng với các bộ phận kế toán khác nên đôi khi nảy sinh tình trạng cán bộ của Bộ phận Hậu kiểm không xử lý nghiêm các cán bộ kế toán khi phát hiện ra sai sót mà chỉ dừng lại ở nhắc nhở và chưa giám sát việc hoàn thiện của các cán bộ, do vậy các sai sót có thể chưa được khắc phục triệt để.

Thứ tư: Việc phân công công việc giữa các cán bộ nghiệp vụ nên được luân chuyển 6 tháng một lần, điều này vừa đảm bảo khách quan vừa tạo điều

kiện thuận lợi cho một cán bộ kế toán có thể thông thạo nhiều nghiệp vụ, đồng thời tránh sai sót hệ thống do một cán bộ đảm nhiệm công việc quá lâu, tăng khả năng sáng tạo, cải tiến công việc sao cho khoa học và hợp lý khi người được giao công việc khác sẽ có điều kiện phát huy sáng tạo của mình vào công việc mới và nâng cao tinh thần học hỏi của các đồng nghiệp trong cùng phòng, ban.

Thứ năm: Nguồn nhân lực chất lượng luôn là ưu tiên hàng đầu để tăng cường chất lượng công việc. Do vậy, việc nâng cao hơn nữa năng lực chuyên môn của các cán bộ kế toán cũng là ưu tiên số một trong việc tăng cường công tác kiểm soát nội bộ và công tác kế toán. Để nâng cao năng lực chuyên môn của các cán bộ trong Phòng, Ban lãnh đạo cần cử các cán bộ đủ năng lực đi học các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn. Ngoài ra, Phòng Kế toán có thể tổ chức tự đào tạo tại chỗ. Việc tự đào tạo cho các cán bộ trong Phòng có thể được tổ chức hàng tháng (có thể đầu tháng). Lãnh đạo Phòng cần cử một cán bộ phụ trách chính một mảng nghiệp vụ chuẩn bị tài liệu và nội dung đào tạo để đào tạo lại cho các cán bộ khác trong phòng có sự tham gia của Lãnh đạo Phòng. Ngoài ra, khi có các văn bản mới của NHNN cũng như văn bản do NHCTVN ban hành, các cán bộ phải tự chủ động nghiên cứu và Phòng sẽ tổ chức các buổi thảo luận để các cán bộ có thể đưa ra ý kiến góp ý về việc thực hiện văn bản mới cũng như có thể hiểu sâu về văn bản đó. Việc tự đào tạo này sẽ phần nào giúp cho cán bộ hiểu sâu hơn về công việc cũng như được biết thêm các kinh nghiệm do những người đi trước truyền đạt nhằm rút ra được cho bản thân cách xử lý công việc hiệu quả nhất góp phân nâng cao chất lượng công việc đem lại lợi ích cho Ngân hàng.

Thứ sáu: Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của mọi đơn vị. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận của Chi nhánh dưới nhiều hình thức khác nhau. Tại NHCTPY, để tăng cường kiểm soát nội bộ, Phòng Kế toán cần thường xuyên thực hiện công tác

kiểm tra kế toán, kiểm tra chéo công việc lẫn nhau, không chỉ dựa vào công tác hậu kiểm của Bộ phận hậu kiểm.

Để tăng cường công tác tự kiểm tra của bản thân kế toán trong việc tổ chức hạch toán kế toán, Trưởng phòng cần kiểm tra đột xuất hoạt động của từng mảng nghiệp vụ, định kỳ hàng tháng kiểm tra số liệu của từng phân hệ kế toán phần hành cụ thể lên phân hệ kế toán tổng hợp, kịp thời phát hiện các sai sót, chênh lệch để có biện pháp xử lý kịp thời. Khi có sự luân chuyển cán bộ thì việc bàn giao từ người này cho người khác cần nghiêm chỉnh chấp hành việc lập biên bản bàn giao công việc giữa người cũ và người sẽ đảm nhận công việc trong thời gian tới. Biên bản được lập phải có xác nhận của Trưởng phòng. Công việc này được thực hiện nghiêm túc sẽ tạo cho công tác tổ chức hạch toán kế toán đi vào nề nếp, phân định rõ trách nhiệm của từng người do vậy nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cán bộ, tạo thuận lợi cho kiểm soát nội bộ.

Ngoài việc tăng cường tự kiểm tra của bản thân Phòng Kế toán tại Chi nhánh thì cán bộ Ban Kiểm soát nội bộ của NHCTVN cần chủ động xây dựng, trình lãnh đạo các kế hoạch kiểm tra tại Chi nhánh theo từng tháng, từng quý. Việc kiểm tra đối với Phòng Kế toán Chi nhánh phải được kiểm tra ít nhất một quý một lần toàn diện công tác tổ chức hạch toán kế toán từ chứng từ, sổ sách, báo cáo đến phân công công tác trong bộ máy kế toán. Việc kiểm tra từ cấp trên như vậy đối với Phòng Kế toán sẽ giúp kịp thời chấn chỉnh những sai lầm hệ thống, kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn, giúp tăng cường hiệu quả quản lý do các thông tin kế toán cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.

Thực tế tại các NHTM cho thấy, việc có một bộ phận làm công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm soát nội bộ đã giúp giảm thiểu rất nhiều những rủi ro trong hoạt động hằng ngày. Chất lượng hoạt động của hệ thống này tương đối tốt, ít đề xảy ra sai sót. NHCTVN đã có quy chế về kiểm tra, giám sát, đây là một thuận lợi cho hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng. Tuy nhiên để phát huy hiệu quả thực sự của hệ thống này đòi hỏi trong thời gian tới, Lãnh đạo Ngân hàng cần có sự quan tâm,

tạo điều kiện cử cán bộ làm công tác kiểm tra được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về pháp luật kinh tế, về quản lý kinh tế và về tài chính kế toán.

Bên cạnh đó, các cán bộ làm công tác kiểm tra phải tự trau dồi kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm tra, giám sát nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quản lý hiện đại. Hơn nữa, đội ngũ cán bộ nhân viên, một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cần được đào tạo, bồi dưỡng hơn nữa để trở thành đội ngũ nhân viên có năng lực, chuyên nghiệp, có trách nhiệm và đáng tin cậy để hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như bộ máy hoạt động của Ngân hàng phát huy tối đa hiệu quả.

3.3.5. Đầu tư đổi mới công nghệ

3.3.5.1.Căn cứ:

Công nghệ thông tin có vai trò rất lớn trong hoạt động của ngành ngân hàng cũng như các ngành kinh tế khác nhằm giảm công sức của con người, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, nâng cao năng lực quản trị rủi ro.. đảm bảo hoạt động của NHCT tăng trưởng an toàn, hiệu quả và bền vững. Trong tiến trình đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế, NHCT đang gấp rút triển khai thực hiện giai đoạn 2 công tác cổ phần hoá, hiện đại hoá Ngân hàng, mở rộng quy mô hoạt động, tiếp nhận kinh nghiệm, thông lệ quốc tế trong quản trị kinh doanh, nâng cao hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT), phát triển nhanh, mạnh, bền vững, hướng tới chuẩn mực quốc tế. VietinBank xác định một mục tiêu trọng yếu là phải tạo đột phá về xây dựng, hoàn thiện hệ thống kết cấu cơ sở hạ tầng CNTT; Tập trung triển khai áp dụng hiệu quả hệ thống công nghệ ngân hàng hiện đại để phục vụ khách hàng tối ưu nhất. Xác định tầm quan trọng của CoreBanking, HĐQT VietinBank đã phê duyệt triển khai “Dự án thay thế Core Banking” với mục tiêu đưa NHCT trở thành ngân hàng hiện đại, có quy mô hoạt động lớn nhất và hiệu quả hoạt động tốt nhất tại Việt Nam vào năm 2015 và tầm nhìn từ năm 2020 đến 2030.

3.3.5.2. Mục tiêu:

Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm ngăn chặn các rủi ro và nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán. Việc thay thế CoreBanking sẽ mang lại cho NHCT nhiều lợi ích như: Đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ và kênh giao dịch, nhanh

chóng đưa sản phẩm ra thị trường, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, tăng năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh và đáp ứng quản trị rủi ro chuyên nghiệp. Chính vì vậy, việc triển khai thành công dự án có ý nghĩa quan trọng trong thời gian tới, giúp NHCT tăng ưu thế cạnh tranh, sự khác biệt và khả năng kinh doanh linh hoạt, giúp thực hiện mục tiêu tầm nhìn của NHCT, tăng trưởng nhanh, mạnh và bền vững.

3.3.5.3. Nội dung:

Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ với những tính năng ưu việt tạo sự tiện dụng và được ứng dụng rộng rãi trong mọi hoạt động, là một phần không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển xã hội. Đặc biệt công nghệ thông tin là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất trong quá trình phát triển ngành Ngân hàng nói chung và của NHCTVN nói riêng. Nhận thức được tầm quan trọng như vậy của KHCN, lãnh đạo NHCTVN luôn chú trọng tăng cường ứng dụng tin học trong công tác quản trị điều hành, trong quản lý tài chính, quản lý giao dịch và quản lý tài sản, tin học hoá hoàn toàn hệ thống kế toán với sự đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống máy tính. Việc thực hiện hiện đại hóa Ngân hàng đã tạo ra những bước phát triển mạnh mẽ, cho phép NHCTVN có thể xây dựng một cơ chế giám sát tự động, thường xuyên, liên tục, hoạt động thống nhất tại TSC, có khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai sót phát sinh với thời gian xử lý ngắn nhất.

Hiện tại NHCTVN có hai chương trình phần mềm kế toán là Chương trình Kế toán giao dịch (BDS – Branch Dellivery System), Chương trình Quản lý tài chính nội bộ (ERP – Enterprise Resource Planning). Trong các chương trình đó, Chương trình Kế toán giao dịch để hạch toán các nghiệp vụ chuyển tiền, tiền gửi, tín dụng,… và lưu giữ thông tin khách hàng của NHCTVN. Chương trình Quản lý tài chính nội bộ để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong nội bộ NHCTVN. Cuối ngày, sau khi chạy chương trình, dữ liệu của Chương trình Quản lý tài chính nội bộ được đẩy vào Chương trình Kế toán giao dịch và các báo cáo của NHCTVN được chiết suất ra từ Chương trình này.

Tuy nhiên, hiện nay Chương trình Kế toán giao dịch chưa thực sự đáp ứng được đa số các nghiệp vụ của kế toán kinh doanh vốn và bộc lộ nhiều hạn chế trong đó có những nội dung chính:

Một là, tính chủ động và tùy biến không cao nên khi thay đổi cách thức hạch toán giao dịch thì NHCTVN không thể tự sửa mà phải liên hệ với nhà cung cấp Chương trình để đề nghị thay đổi.

Hai là, một số nghiệp vụ cho phép chỉnh sửa nội dung của giao dịch nhưng GDV cũng được quyền chỉnh sửa mà không cần qua kiểm soát và không lưu dấu kiểm tra của người thực hiện chỉnh sửa như vậy sẽ tạo ra rủi ro những thông tin bị sửa chữa sai lệch, không có các thủ tục kiểm soát nội bộ.

Ba là, chương trình chuyển tiền điện tử song biên (đối với 4 ngân hàng lớn: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam,Citibank và HSBC) hiện nay còn bất cập: lệnh chuyển tiền đến nếu đúng số tài khoản thì tự động được hạch toán thẳng vào tài khoản khách hàng mà không cần quan tâm đến tên tài khoản đã tạo ra rủi ro rất lớn là chuyển nhầm đối tượng hưởng. Việc chỉ có một GDV thực hiện kiểm soát các lệnh chuyển tiền đến trong khi không thể biết các lệnh chuyển tiền đến song biên tự vào động vào tài khoản khách hàng trong thời gian nào đã tạo ra lỗ hổng là người nhận được tiền có thể không phải là người thực sự được hưởng số tiền đó, nhưng khách hàng thấy trong tài khoản có tiền nên đã rút tiền để chi tiêu, hoặc chuyển tiền đi thanh toán cho đối tác khác, cuối ngày khi GDV phát hiện ra thì số tiền đó đã không còn trong tài khoản nữa. Do vậy, việc đòi lại số tiền trên và quy trách nhiệm cho các cá nhân gặp rất nhiều khó khăn.

Vậy đề nghị trong thời gian tới, Trụ Sở chính nghiên cứu để có thể cải thiện hệ thống chuyển tiền điện tử song biên, nhằm giảm thiểu những rủi ro trên.

Do những hạn chế trên của Chương trình Kế toán giao dịch có thể thấy việc tiếp tục sử dụng Chương trình hiện có sẽ gặp phải những khó khăn, vướng mắc và tồn tại sau: