Công Tác Hạch Toán Kế Toán Các Phần Hành

Việc quy định các loại báo cáo cũng như thời hạn gửi báo cáo hiện nay là hợp lý, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho công tác quản lý về số liệu tổng hợp, hợp nhất toàn hệ thống cũng như số liệu chi tiết các mảng kinh doanh chính, giúp cho các cấp lãnh đạo có cái nhìn tổng quát mọi mặt hoạt động của đơn vị. Do có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin hiện đại, nên tuy có địa bàn trải rộng khắp cả nước với mạng lưới điểm giao dịch càng ngày càng được mở rộng nhưng việc tổng hợp, đối chiếu số liệu hợp nhất toàn hệ thống NHCTVN được thực hiện tương đối dễ dàng, tạo thuận lợi rất lớn cho công tác kiểm soát nội bộ.

2.2.5. Công tác hạch toán kế toán các phần hành

2.2.5.1. Công tác kế toán giao dịch

Kế toán giao dịch là mảng kế toán chính tại các Sở giao dịch, Chi nhánh và các PGD nói chung và tại NHCTPY nói riêng, đây là mảnh kế toán chiếm khối lượng lớn, phát sinh nhiều và phức tạp. Trong phần này chúng ta sẽ xem xét những công việc chính mà các GDV thực hiện, những quy trình, bước kiểm soát phải thực hiện nhằm đảm bảo các chứng từ kế toán là hợp lý, hợp lệ, các thông tin thực hiện là chính xác, phù hợp, đảm bảo tính kịp thời của các phát sinh cũng như đảm bảo an toàn về tài sản cho khách hàng cũng như cho ngân hàng.

Công việc của các Giao dịch viên là trực tiếp nhận và xử lý các chứng từ của khách hàng bao gồm: tiền gửi tiết kiệm, giải ngân, chuyển tiền trong và ngoài hệ thống, chuyển tiền ra nước ngoài, mua bán ngoại tệ,…Để giúp các GDV thực hiện tốt công việc của mình và đảm bảo an toàn tài sản cho các cá nhân, pháp nhân liên quan thì NHCTVN đã ban hàng các Quy trình nghiệp vụ cụ thể đối với từng nghiệp vụ phát sinh, theo đó quy định rõ trách nhiệm, các công việc mà GDV cần phải thực hiện nhằm giảm thiểu đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra. Các quy trình nghiệp vụ này chính là những “kim chỉ nam” cho các GDV nói chung và các CBCNV nói riêng cũng như các cấp lãnh đạo để xem xét công tác hạch toán kế toán có kiểm soát được các rủi ro tiềm ẩn hay không?

Nói chung công việc hàng ngày của các GDV thường bao gồm các nghiệp vụ: nhận tiền gửi, giải ngân, thu lãi, gốc, chuyển tiền,…và có một số nghiệp vụ ít phát sinh như: xử lý nợ, nhờ thu séc du lịch,… theo đó các quy trình thường cần tuân theo là: QĐ 1476/QĐ-NHCT8 ngày 20/06/2011 về Quy trình giao dịch tiền mặt trong hệ thống NHCTVN; QĐ 366/QĐ-HĐQT-NHCT 8 ngày 16/05/2011 về Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống NHCTVN, QĐ 7088/QĐ-TGĐ-NHCT12 ngày 12/12/2013 về Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền; QĐ 3850/QĐ-NHCT10 ngày 26/12/2011 về Quy trình và phương pháp hạch toán kế toán cho vay,….

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 130 trang tài liệu này.

Từng GDV tại Chi nhánh luôn cố gắng thực hiện đúng qui trình kế toán mà NHCTVN đưa ra, tuy nhiên do trong thực tế phát sinh các nghiệp vụ cụ thể và do khối lượng công việc phát sinh hằng ngày khá lớn nên vẫn có những sai sót xảy ra nhưng tần suất xảy ra không nhiều và không thường xuyên. Khi có sai sót xảy ra thì các cấp kiểm soát và bộ phận hậu kiểm đã kịp thời chấn chỉnh và đưa ra các giải pháp nhằm giảm thiểu đến mức tối đa việc lặp lại các sai sót đó.

2.2.5.2. Công tác kế toán nội bộ

Công tác kế toán nội bộ tại chi nhánh được thực hiện đúng qui trình nghiệp vụ, tuy nhiên phần mềm kế toán chi tiêu nội bộ vẫn đang trong quá trình hoàn thiện nên vẫn còn nhiều phân hệ nghiệp vụ vẫn phải thực hiện thủ công, điều này dễ dẫn đến sai sót và làm tăng khối lượng công việc cho kế toán viên. Để xem xét thực trạng công tác hạch toán kế toán nội bộ tại chi nhánh chúng ta sẽ xem xét từng phần hành mà kế toán viên đang thực hiện.

(i), Công tác kế toán thanh toán nội bộ

Nhiệm vụ của phần hành này là phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ đó của các đối tượng trong đơn vị; Các khoản nợ phải trả, các khoản trích lập theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các khoản phải nộp ngân sách và việc thanh toán các khoản phải trả, phải nộp; Các khoản thanh toán trong nội bộ: chuyển vốn, lãi, phí; Các khoản ghi thu, ghi chi, thanh toán liên quỹ, kế toán tài sản, công cụ dụng cụ,….

Yêu cầu của kiểm soát nội bộ là đối với các khoản nợ phải thu của khách hàng, trong nội bộ đơn vị cũng như các khoản nợ phải trả, phải thực hiện nghiêm túc theo các quy định của NHCTVN, có hệ thống sổ chi tiết, tổng hợp theo dõi từng loại nợ, từng đối tượng. Kế toán viên phải kiểm tra, xem xét thường xuyên về tình hình nợ, phân loại nợ và có các biện pháp xử lý nợ, thực hiện nghiêm túc các quy định về lãi phạt chậm trả theo hướng dẫn của NHCTVN.

Các khoản trích lương và các khoản trích nộp theo lương phải được tính và hạch toán theo quy định và hướng dẫn cụ thể của ngành, của Bộ tài chính, cán bộ kế toán tiến hành tính lương và các khoản trích nộp theo lương, theo dõi chi tiết từng khoản đề hàng quý chuyển trả BHXH, BHYT, KPCĐ; hàng năm quyết toán các khoản đã nộp với BHXH, Công đoàn cấp trên.

Tại NHCTPY, kế toán viên mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng về các khoản phải thu, phải trả, các khoản trích nộp theo lương được trích hàng tháng trên cơ sở tiền lương ổn định của cán bộ viên chức (tại Ngân hàng hệ số lương ổn định hàng tháng là 2.100.000 đồng/ 1 hệ số), các mức trích như sau: BHXH 26% lương, BHYT 4.5% lương, BHTN 2%, (trong đó: tỷ lệ trích vào chi phí và giảm trừ lương của CBCNV tương ứng là 18%:8%, 3%:1.5%, 1%:1%), còn KPCĐ 2% lương thực tế. Kế toán theo dõi chi tiết các khoản phải trích này cùng với phần cán bộ viên chức phải nộp, cuối quý sẽ chuyển trả BHXH.

(ii). Công tác kế toán tài sản

Trong phần hành kế toán nội bộ thì kế toán tài sản là công việc không thể không nhắc đến. Nhiệm vụ của kế toán vật tư, tài sản tại Ngân hàng là phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, tài sản; phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác ĐTXDCB, mua sắm, sửa chữa và thanh lý tài sản.

Để giúp các Chi nhánh, Sở giao dịch, các đơn vị hạch toán trực thuộc thực hiện tốt công tác quản lý, sử dụng, hạch toán TSCĐ và CCDC, cũng như tăng cường công tác kiểm soát nội bộ, Tổng Giám đốc đã ban hành Quyết định số 783/2012/QĐ-TGĐ-NHCT10 ngày 27/03/2012 về “Ban hành Quy định về Quản lý,

sử dụng, hạch toán TSCĐ và CCDC trong hệ thống Ngân hàng TMCP công thương Việt Nam”.

Theo đó, yêu cầu của kiểm soát nội bộ là việc mua sắm, sửa chữa, nâng cấp, thanh lý và nhượng bán tài sản phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của NHCTVN đầy đủ các thủ tục từ lập kế hoạch, dự trù kinh phí đến quyết toán việc mua sắm, sửa chữa, thanh lý, nhượng bán đều được từng cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc mua sắm công cụ tại Ngân hàng thường không qua kho mà xuất thẳng vào sử dụng, việc mua sắm tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách biệt giữa người mua, người phê chuẩn và thủ quỹ, chứng từ đầy đủ, có sự ký nhận của từng đối tượng sử dụng. Việc theo dõi số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, CCLD, TSCĐ được theo dõi trên sổ kế toán chi tiết theo từng đối tượng quản lý sử dụng, đồng thời cũng được Phòng Hành chính theo dõi riêng theo từng đối tượng sử dụng về mặt hiện vật và giá trị. Định kỳ kiểm kê đối chiếu giữa số lượng thực tế với số lượng trên sổ kế toán, đối chiếu giữa sổ kế toán với số liệu của Phòng Hành chính kịp thời phát hiện chênh lệch, phát hiện công cụ, tài sản hư hỏng để kịp thời có hạch toán thanh lý, nhượng bán đồng thời trang bị mới đảm bảo yêu cầu phục vụ hoạt động của cơ quan.

Trong hệ thống NHCTVN thì Hội sở chính có chức năng quản lý tài sản của toàn hệ thống thực hiện quản lý tài sản tại các đơn vị thành viên trên cơ sở báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ của từng đơn vị và định mức trang bị đối với từng loại tài sản.

Tại NHCTPY thì việc mua sắm những TSCĐ hay thanh lý các TSCĐ có những qui định riêng, đảm bảo an toàn tài sản.

Mua sắm TSCĐ: Chứng từ mua sắm vật tư, tài sản gồm: giấy đề nghị mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, tài sản được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Dự trù mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, tài sản; Báo giá cạnh tranh của nhà cung cấp; Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn vận chuyển hàng hóa; Bảng kê phát văn phòng phẩm, vật tư, tài sản có xác nhận của người nhận; Hợp đồng kinh tế về việc mua sắm TSCĐ, XDCB; Biên bản giao TSCĐ; Biên bản thanh lý

hợp đồng kèm theo phiếu chi hay ủy nhiệm chi (đối với việc mua sắm CCLD và TSCĐ có kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt). Để quản lý vật tư, tài sản, kế toán mở sổ theo dõi cả về hiện vật và giá trị đối với từng loại tài sản như CCDC, kê chi tiết theo từng loại TSCĐ chung của cả cơ quan đồng thời theo dõi riêng theo từng đối tượng sử dụng. Định kỳ kiểm kê, đối chiếu số thực tế và số trên sổ sách kế toán kịp thời phát hiện mất mát, hư hỏng để kịp thời có biện pháp xử lý.

Thanh lý nhượng bán TSCĐ: Các TSCĐ được thanh lý phải đảm bảo các

điều kiện sau:

Đối với tài sản thanh lý: là những tài sản hỏng, không thể tiếp tục sử dụng được, hoặc lạc hậu về mặt kỹ thuật được thanh lý để thu hồi vốn.

Đối với tài sản nhượng bán: là những tài sản không cần sử dụng hoặc sử dụng không hiệu quả được nhượng bán để thu hồi vốn.

Khi tiến hành thanh lý hay nhượng bán TS thì Chi nhánh phải thành lập Hội đồng tổ chức định giá, xác định hiện trạng của tài sản không sử dụng được hoặc không cần dùng trước khi đưa vào kế hoạch nhượng bán, thanh lý (Bản đánh giá hiện trạng tài sản được gửi kèm kế hoạch thanh lý nhượng bán).

Các chứng từ gồm có: Phiếu báo hỏng, mất TSCĐ, CCLĐ; biên bản thanh lý TSCĐ; tờ trình xin thanh lý TSCĐ; tờ trình xin thanh lý TSCĐ, CCLĐ có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

Hạch toán khấu hao TSCĐ: Vào ngày 26 hàng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao và hạch toán vào chi phí hoạt động của đơn vị. Việc trích hoặc thôi trích khấu hao được thực hiện bắt đầu từ ngày TSCĐ tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh. NHCTPY thực hiện trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng, dựa trên nguyên giá và thời gian sử dụng của TSCĐ. Việc tính nguyên giá và xác định thời gian sử dụng của TSCĐ tuân thủ theo Quyết định số 783/2012/QĐ- TGĐ-NHCT10 ngày 27/03/2012 của Tổng giám đốc NHCTVN. Thời gian sử dụng TSCĐ của NHCTVN được quy định trong Phụ lục 1.

Như vậy, có thể thấy công tác tổ chức hạch toán kế toán nội bộ tại NHCTPY đã tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát nội bộ, đảm bảo được yêu cầu có sự phê chuẩn hợp lý đối với mỗi nghiệp vụ xảy ra, không ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách và phản ánh đầy đủ, trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Từ đó, đảm bảo mục tiêu kiểm soát nội bộ là nhằm quản lý chặt chẽ tài sản của Ngân hàng, đảm bảo an toàn tài sản, điều kiện vật chất cũng như đáp ứng được yêu cầu kiểm soát đối với các khoản nợ phải thu, phải trả của Ngân hàng.

(iii), Công tác kế toán nguồn vốn, quỹ

Kế toán nghiệp vụ này phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại nguồn vốn của Ngân hàng, gồm: Nguồn vốn nhận từ TSC điều chuyển về; Nguồn vốn chi nhánh huy động về TSC; tình hình trích lập quỹ DPRR.

Tại Chi nhánh, kế toán viên sẽ mở sổ chi tiết theo từng loại vốn: Vốn từ TSC chuyển về nguồn khoanh chỉ định, vốn từ TSC chuyển nguồn khoanh khác, chuyển nguồn cho vay chỉ định; điều chuyển vốn của chi nhánh huy động về TSC...

Tại NHCTPY, việc trích lập quỹ dự phòng đối với vốn tín dụng được thực hiện mỗi tháng một lần, trong thời hạn 15 ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếp theo, căn cứ báo cáo phân loại nợ của Phòng Quản lý Rủi Ro đã trình Giám đốc phê duyệt và gửi TSC rà soát, đến khi có Công văn của TSC thì kế toán viên của Chi nhánh sẽ thực hiện trích lập hoặc hoàn nhập DPRR theo mức đã được TSC chấp thuận.

Riêng đối với quý IV, trong thời hạn 10 ngày làm việc đầu tiên của tháng 12, căn cứ báo cáo phân loại nợ của Phòng QLRR và Công văn của TSC thì kế toán viên tiến hành trích lập DPRR tín dụng đến thời điểm ngày 30 tháng 11 đã được phê duyệt.

Tại NHCTVN thì việc thực hiện trích lập DPRR được thực hiện theo Quyết định Số 493/2005/QĐ-NHNN của thống đốc Ngân hàng Nhà nước ngày 22 tháng 04 năm 2005 về phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng trong hoạt động ngân hàng của TCTD và Quyết định số 18/2007/QĐ-NHNN ngày 25 tháng 04 năm 2007 về việc sửa đổi, bổ sung QĐ 493. Bên cạnh đó mỗi năm căn

cứ tình hình Chất lượng tín dụng của toàn hệ thống thì ngay từ đầu năm tài chính HĐQT NHCTVN sẽ có Nghị quyết về Nguyên tắc phân bổ/hoàn DPRR, cụ thể với năm 2012 thì HĐQT đã ban hành Nghị quyết số 034/NQ-HĐQT-NHCT44 ngày 18 tháng 01 năm 2012 về Nguyên tắc phân bổ/hoàn DPRR năm 2012.

Theo đó, tỷ lệ trích lập dự phòng cụ thể đối với các nhóm nợ quy định tại

Điều 6 Quyết định Số 493/2005/QĐ-NHNN như sau: Nhóm 1: 0%

Nhóm 2: 5%

Nhóm 3: 20%

Nhóm 4: 50%

Nhóm 5: 100%. Riêng đối với các khoản nợ khoanh chờ Chính phủ xử lý thì

được trích lập dự phòng cụ thể theo khả năng tài chính của TCTD.

Về công thức tính số tiền dự phòng cụ thể phải trích theo quy định tại Khoản 1

Điều 8 Quyết định 493 (Công thức 2.1): R = max {0, (A-C)} x r

Trong đó: R: Số tiền dự phòng cụ thể phải trích A: Giá trị của khoản nợ

C: Giá trị của tài sản đảm bảo

r: Tỷ lệ trích lập dự phòng cụ thể Công thức trên được hiểu như sau:

Nếu giá trị của khoản nợ (A) nhỏ hơn giá trị của tài sản đảm bảo (C) thì Số tiền dự phòng cụ thể phải trích (R) là: R = 0 x r = 0 (bằng không)

Nếu giá trị của khoản nợ (A) lớn hơn giá trị của tài sản đảm bảo (C) thì số tiền dự phòng cụ thể phải trích (R) là: R = (A-C) x r

Tuy nhiên, khi thực hiện trích lập DPRR thì các Chi nhánh quan tâm một số vấn đề sau:

Khi tính toán số tiền dự phòng cụ thể cho từng khách hàng phải tính toán trên cơ sở số tiền dự phòng cụ thể phải trích đối với từng khoản nợ. Giá trị của tài sản đảm bảo (C) được xác định trên cơ sở tổng các tích số giữa tỷ lệ áp dụng được quy

định tại Khoản 3 Điều 8 với giá trị của tài sản đảm bảo tương ứng quy định tại Khoản 2 Điều 8 Quyết định 493.

Tài sản đảm bảo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Quyết định 493 là động sản, bất động sản và các tài sản đảm bảo khác phải đủ điều kiện theo quy định tại Nghị định Số 178/1999/NĐ-CP ngày 29/12/1999 của Chính Phủ Về Bảo đảm tiền vay của TCTD và Nghị định sửa đổi bổ sung Số 85/2002/NĐ-CP ngày 25/10/2002, Thông tư Số 07/2003/TT-NHNN ngày 19/5/2003 của NHNN Việt Nam hướng dẫn thực hiện một số quy định về bảo đảm tiền vay của các TCTD, Quyết định Số 2696/QĐ- PCCĐ ngày 31/7/2003 và các văn bản hướng dẫn khác về bảo đảm tiền vay của NHCTVN. Trường hợp tài sản đảm bảo là tài sản hình thành từ vốn vay, ngoài việc tuân thủ những quy định nêu trên, đơn vị thành viên chỉ được tính khi tài sản đã hoàn thành, Ngân hàng và khách hàng đã ký phụ lục hợp đồng đảm bảo bằng tài sản hình thành từ vốn vay và đã được hạch toán theo dõi theo đúng quy định.

Các đơn vị trực thuộc lập báo cáo gửi về TSC báo cáo rõ số DPRR được TSC điều chuyển, số DPRR đã sử dụng để xử lý nợ, số DPRR chưa sử dụng, lý do chênh lệch.

Để giúp các Chi nhánh, Sở giao dịch, các đơn vị trực thuộc thuận tiện trong việc kiểm soát tình hình biến động các loại nguồn vốn thì TSC đã ban hành hệ thống các văn bản quy định rõ về việc trích lập DPRR và thời hạn điều chuyển số đã trích về TSC, quy định về việc điều chuyển nguồn vốn chi nhánh huy động về TSC cũng như hạch toán điều chuyển nguồn vốn từ TSC về cho các chi nhánh. Từ đó, cán bộ kế toán sẽ mở sổ chi tiết theo dõi từng loại, phản ánh số luỹ kế cũng như số dư hiện tại đối với nguồn vốn do TSC chuyển xuống chi nhánh, nguồn vốn chi nhánh huy động điều chuyển về TSC; số đã trích quỹ DPRR và số đã điều chuyển về TSC. Từng lần điều chuyển về TSC đều có bảng kê đính kèm và hàng tháng TSC đều có thông báo hướng dẫn hạch toán trích lập DPRR đối với các chi nhánh, thông báo này giống như phiếu đối chiếu số liệu giữa TSC và chi nhánh, chi nhánh sẽ dựa vào thông báo trên để tiến hành hạch toán vào hệ thống. Như vậy, việc hạch toán tại Chi nhánh cũng như việc kiểm tra, giám sát số liệu của TSC được thực hiện đồng