Thiết Kế Hệ Thống Đánh Giá Thực Hiện Công Việc

chỉ ra nguyên nhân hoàn thành và chưa hoàn thành - đây là cơ sở để triển khai các hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng và năng lực của cán bộ nhân viên, tạo ra môi trường và văn hoá làm việc trên nền tảng các yếu tố: tinh thần trách nhiệm, tính chuyên nghiệp và chia sẻ lợi ích, đây cũng là cơ sở để xây dựng các chương trình phát triển nguồn nhân lực nhằm khai thác và sử dụng tối ưu những khả năng và tiềm năng của nguồn nhân lực, đáp ứng hiệu quả các yêu cầu phát triển của doanh nghiệp. Theo chiều ngược lại, công tác đào tạo và phát triển nhân lực sẽ bổ sung kiến thức, kỹ năng, phẩm chất nghề nghiệp dựa trên việc xác định nhu cầu đào tạo từ kết quả đánh giá thực hiện công việc, phân tích nguyên nhân mức độ hoàn thành công việc. Công tác đào tạo hướng tới giúp người lao động cải thiện kết quả đánh giá thực hiện công việc, thực hiện tốt công việc được giao, hoàn thành tốt hơn những mục tiêu của đơn vị và tổ chức.

Hộp 1.2. Vị trí của đánh giá thực hiện công việc theo nghiên cứu của Deloitte

Năm 2015, nghiên cứu của Deloitte thông qua cuộc khảo sát với những người đứng đầu bộ phận nhân sự trong tổ chức đã chỉ ra rằng, mặc dù có tới 75% số người được hỏi cho rằng đánh giá thực hiện công việc chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống quản trị nhân lực của doanh nghiệp, nhưng chỉ có 50% cho rằng hệ thống này đang vận hành một cách hiệu quả trong doanh nghiệp và chỉ có 12% chỉ ra hệ thống đánh giá thực hiện công việc thực sự có giá trị cao trong việc triển khai chuỗi giá trị của doanh nghiệp.

Như vậy, mặc dù đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản trị nhân lực, hệ thống quản trị của doanh nghiệp nhưng vị trí của đánh giá thực hiện công việc chưa được thừa nhận, do hệ thống này còn nhiều tồn tại, hạn chế trong doanh nghiệp và tổ chức.

Thứ tư, đánh giá thực hiện công việc có mối quan hệ hai chiều với đãi ngộ nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp. Đánh giá thực hiện công việc làm tiền đề cho đãi ngộ nhân lực. Hệ thống đãi ngộ nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp gồm đãi ngộ tài chính và đãi ngộ phi tài chính. Một

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 145 trang tài liệu này.

trong những nguyên tắc quan trọng của đãi ngộ là cần đảm bảo nguyên tắc công bằng, do đó, việc xây dựng hệ thống đánh giá để kết quả quá trình đánh giá thực hiện công việc phản ánh được chính xác những đóng góp của người lao động đóng vai trò quan trọng, nhận diện được những người lao động có đóng góp, cống hiến cho tổ chức/doanh nghiệp trong những giai đoạn nhất định để có được chế độ đãi ngộ cho phù hợp, tương xứng với những đóng góp của người lao động. Khi hệ thống đãi ngộ của tổ chức/doanh nghiệp dựa trên kết quả chính xác của hệ thống đánh giá thực hiện công việc với người lao động trong tổ chức, góp phần tạo động lực với người lao động, tăng mức độ gắn bó của người lao động với tổ chức/doanh nghiệp. Theo chiều ngược lại, khi triển khai công tác đãi ngộ với người lao động trong tổ chức, bộ phận được xem như căn cứ để rà soát, điều chỉnh các tiêu chuẩn đánh giá trong những giai đoạn nhất định.

Thứ năm, đánh giá thực hiện công việc có mối quan hệ hai chiều với hoạch định nguồn nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp. Kết quả đánh giá thực hiện công việc là tài liệu, căn cứ quan trọng trong hoạch định nguồn nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp. Đánh giá thực hiện công việc chỉ rõ được cá nhân người lao động, bộ phận nào hoàn thành nhiệm vụ ở những mức độ như thế nào khi so sánh với mục tiêu, định mức của bộ phận và của cá nhân người lao động. Một cách tổng thể, kết quả đánh giá thực hiện công việc cung cấp thông tin về mức cung nhân lực hiện có của tổ chức/doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, nhà quản trị xác lập được khoảng cách cung cầu và có những chính sách nhân lực, kế hoạch nhân lực phù hợp với tổ chức/doanh nghiệp. Theo chiều hướng ngược lại, hoạch định nguồn nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp tạo ra chiến lược nguồn nhân lực, đây là căn cứ để xây dựng những chính sách nhân lực trong đó gồm cả chính sách đánh giá thực hiện công việc với bộ phận và cá nhân người lao động trong doanh nghiệp.

1.1.4. Vai trò của đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc là một công việc quan trọng đối với công tác quản trị nhân lực nói riêng và đối với tổ chức/doanh nghiệp nói chung.

Trong quản trị nhân lực, kết quả đánh giá thực hiện công việc giúp người lao động được nhìn nhận một cách chính xác những cống hiến của họ đối với tổ chức/ doanh nghiệp và giúp tổ chức/doanh nghiệp xây dựng được chiến lược quản trị nhân lực phù hợp.

Hai vai trò cơ bản của đánh giá thực hiện công việc gồm vai trò duy trì tổ chức và vai trò phát triển tổ chức/doanh nghiệp.

Vai trò duy trì tổ chức/doanh nghiệp:

Đánh giá thực hiện công việc phản ánh được kết quả đóng góp của cá nhân người lao động với việc thực hiện mục tiêu của cá nhân và tổ chức/doanh nghiệp. Kết quả đánh giá thực hiện công việc tổng thể là căn cứ quan trọng với nhà quản trị cấp cao, với trưởng bộ phận nhân sự để phân tích đánh giá và hoạch định nguồn nhân lực phục vụ thực hiện chiến lược kinh doanh. Như vậy, đánh giá thực hiện công việc có thể được xem là căn cứ quan trọng trong việc duy trì nguồn nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp. Từ việc duy trì nguồn nhân lực, nguồn lực quan trọng thì tổ chức/doanh nghiệp có thể duy trì sự ổn định.

Đánh giá thực hiện công việc hỗ trợ các hoạt động khác trong quản trị nhân lực. Về cơ bản, nhiều hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp sử dụng kết quả của việc đánh giá thực hiện công việc. Đánh giá thực hiện công việc giúp cho doanh nghiệp có cơ sở để hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ nhân lực, xây dựng chiến lược nguồn nhân lực... Các hoạt động quản trị nhân lực trên sẽ được thực hiện chính xác khi kết quả của công tác đánh giá thực hiện công việc phản ánh chính xác được những đóng góp của người lao động với mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp.

Vai trò phát triển tổ chức/doanh nghiệp:

Đánh giá thực hiện công việc phản ánh được chính xác mức độ hoàn thành công việc, cũng như làm rõ năng lực làm việc, những lý do hoàn thành hay không hoàn thành nhiệm vụ, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của người lao động trong tổ chức/doanh nghiệp. Từ đó làm cơ sở đề

ra kế hoạch công tác và kế hoạch phát triển cá nhân trong chu kỳ (hoặc các chu kỳ) kinh doanh tiếp theo.

Đánh giá thực hiện công việc giúp người lao động có cơ hội để xem xét lại kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất cần thiết đối với từng vị trí trong tổ chức/doanh nghiệp đó. Trên cơ sở xác định những yêu cầu cần thiết với kiến thức, kỹ năng, phẩm chất thái độ và khoảng cách mức độ đáp ứng thực tế của người đảm nhận công việc với yêu cầu công việc, để từ đó người lao động cải thiện và phát triển năng lực bản thân, nhằm đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như định hướng phát triển trong tương lai.

1.2. Nội dung đánh giá thực hiện công việc

1.2.1. Thiết kế hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Thiết kế hệ thống đánh giá thực hiện công việc là quá trình đưa ra các quy định về các chủ thể, đối tượng, cơ chế tương tác trong đánh giá thực hiện công việc của các bộ phận và cá nhân người lao động trong tổ chức/doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.

Việc thiết kế hệ thống đánh giá thực hiện công việc giúp tạo ra chính sách, quy định hoặc quy chế đánh giá, làm cơ sở cho việc triển khai hoạt động đánh giá thành tích của tổ chức/doanh nghiệp theo một giai đoạn nhất định.

Thiết kế hệ thống đánh giá thực hiện công việc thường được thực hiện lần đầu khi một tổ chức/doanh nghiệp mới thành lập, hoặc được rà soát, sửa đổi, cập nhật, điều chỉnh khi có yêu cầu (theo yêu cầu của chiến lược kinh doanh, do tái cơ cấu, do thay đổi cách thức tổ chức quản lý,...).

Việc thiết kế hệ thống đánh giá thực hiện công việc thường có sự tham gia của Ban Giám đốc, các trưởng bộ phận và bộ phận chuyên trách về quản trị nhân lực.

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp có thể có sự khác nhau tuỳ theo lĩnh vực, ngành nghề hoạt động, nhưng thường bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Các nội dung về mục đích hoặc mục tiêu đánh giá thực hiện công việc: trả lời câu hỏi đánh giá để làm gì? Đánh giá thực hiện công việc nhằm định hướng việc thực hiện công việc của các bộ phận và cá nhân người lao động; đo lường kết quả, hiệu suất thực hiện công việc của cá nhân và bộ phận trong tổ chức, mục đích cũng có thể là đo lường năng lực và hành vi của cá nhân người thực hiện công việc. Từ đó, tổ chức/doanh nghiệp có thể sử dụng kết quả này cho các hoạt động đãi ngộ nhân lực, bố trí và sử dụng nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân lực.

- Các nội dung về chu kỳ đánh giá thực hiện công việc: trả lời câu hỏi bao lâu đánh giá một lần? Chu kỳ đánh giá còn được hiểu là tần suất đánh giá, chu kỳ đánh giá thường phụ thuộc vào mục đích đánh giá, triết lý quản trị, đặc điểm hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp, thời gian người lao động hoàn thành công việc và đặc điểm, tính chất công việc. Chính các yếu tố trên sẽ quy định tần suất đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp.

- Các nội dung về tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc: trả lời câu hỏi việc đánh giá thực hiện công việc được thực hiện thông qua các tiêu chuẩn nào? Đâu là các mốc dùng để so sánh, phản ánh kết quả mong muốn đối với thực hiện công việc đó?

- Các nội dung về phương pháp đánh giá thực hiện công việc: trả lời câu hỏi đánh giá như thế nào? Tổ chức/doanh nghiệp sử dụng những phương pháp nào để thu thập thông tin để đánh giá thành tích của cá nhân và bộ phận được đánh giá?

- Các nội dung về đối tượng đánh giá thực hiện công việc: trả lời câu hỏi ai đánh giá ai? Nội dung này của hệ thống đánh giá thường quy định rõ về việc đối tượng nào được đánh giá? Và với từng đối tượng đó thì được đánh giá bởi cá nhân, bộ phận nào trong và ngoài tổ chức/doanh nghiệp?

- Các nội dung về sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc: nội dung này của hệ thống đánh giá thực hiện công việc nhằm đưa ra các

hướng dẫn về việc sử dụng kết quả sau khi đánh giá thực hiện công việc. Kết quả đánh giá có thể được sử dụng để đãi ngộ nhân lực (trả lương, trả thưởng, tăng lương, trả phúc lợi,...), đào tạo và phát triển nhân lực (xác định nhu cầu đào tạo,...), bố trí và sử dụng nhân lực (luân chuyển, sa thải,...),...

1.2.2. Triển khai đánh giá thực hiện công việc

Triển khai đánh giá thực hiện công việc là quá trình tổ chức thực hiện các chính sách, quy định về đánh giá thực hiện công việc trong thực tế tại tổ chức/doanh nghiệp để làm rõ những mức độ hoàn thành mục tiêu của các bộ phận, từng cá nhân và của toàn tổ chức/doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

Các nội dung chính trong triển khai đánh giá thực hiện công việc bao gồm:

- Truyền thông về đánh giá thực hiện công việc

Mục đích chính của truyền thông trong đánh giá thực hiện công việc là giúp cho người lao động trong doanh nghiệp hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ và các nội dung của chương trình đánh giá. Công việc này rất có ý nghĩa nhằm chuyển tải đúng, đủ thông tin về hệ thống đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp đến các cá nhân tham gia vào hệ thống đánh giá với vai trò người được đánh giá và người đánh giá.

Thời điểm thực hiện truyền thông thường được các tổ chức/doanh nghiệp tiến hành sau khi xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc và trước khi triển khai hệ thống này trong thực tế. Trường hợp cập nhật, thay đổi, điều chỉnh hệ thống đánh giá việc truyền thông đánh giá cũng cần được tiến hành trước khi thực hiện trong thực tế.

- Đào tạo về đánh giá thực hiện công việc

Đào tạo (huấn luyện) về đánh giá thực hiện công việc được tiến hành nhằm mục đích đảm bảo cho công tác đánh giá thực hiện công việc được diễn ra một cách thuận lợi theo như kế hoạch đã xây dựng và đạt được kết quả cao.

Nếu mục đích chính của truyền thông là chuyển tải thông tin, giúp các cá nhân trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu đúng, đủ về hệ thống đánh giá thực hiện công việc thì đào tạo và huấn luyện đánh giá thực hiện công việc là quá trình nhằm nâng cao kỹ năng đánh giá thực hiện công việc với cả người đánh giá và người được đánh giá, giúp cả chủ thể và đối tượng đánh giá biết “cách đánh giá”.

Để có thể vận hành hệ thống đánh giá thực hiện công việc đạt kết quả tốt, rất cần các đối tượng có liên quan biết cách vận hành hệ thống. Đối với người đánh giá, cần biết cách đặt mục tiêu, giao việc, giao chỉ tiêu, biết cách thu thập thông tin, xử lý và phản hồi thông tin, điều chỉnh,… sao cho tổ chức/doanh nghiệp đạt mục tiêu, đồng thời đo lường chính xác kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức. Đối với người được đánh giá cần biết cách nhận chỉ tiêu, biết trước các mức hoàn thành tương ứng, với các tưởng thưởng tương ứng, biết cách thực hiện công việc, biết các mốc cần đạt trong tiến trình thực hiện nhiệm vụ,… đó là cơ sở nền tảng quan trọng cho việc hoàn thành tốt công việc được giao.

Thời điểm để tiến hành đào tạo và huấn luyện về đánh giá thực hiện công việc là trước khi kỳ đánh giá thực hiện công việc diễn ra. Hoạt động này có thể làm định kỳ hoặc sau khi có sự điều chỉnh, cập nhật của hệ thống đánh giá thành tích. Một số trường hợp các tổ chức/doanh nghiệp có sự kết hợp giữa truyền thông và đào tạo, huấn luyện về đánh giá thực hiện công việc.

- Tiến hành đánh giá thực hiện công việc

Trong tiến hành đánh giá thực hiện công việc bao gồm một số công việc chính như chỉ dẫn người lao động, thực hiện đánh giá, tổng hợp kết quả.

Chỉ dẫn người lao động thực hiện là quá trình phát hiện những yếu kém của người lao động trong quá trình thực hiện công việc và nhanh chóng điều chỉnh khi có sai sót. Trong quá khứ, đã từng có thời gian người ta không thực hiện bước này và trong nhiều trường hợp, sai lầm

của người lao động liên tục tiếp diễn trong một chu kỳ đánh giá dẫn đến tổ chức/doanh nghiệp chịu thiệt hại lớn. Trong đánh giá thực hiện công việc hiện đại, người chịu trách nhiệm được giao nhiệm vụ theo sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền, khi phát hiện kết quả không được như mong muốn cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục.

Việc tiến hành đánh giá và tổng hợp kết quả đánh giá là quá trình xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ (và năng lực nếu áp dụng) của người lao động sau một khoảng thời gian nhất định. Tổng hợp kết quả đánh giá là bước kết thúc một chu kỳ đánh giá để bước vào chu kỳ đánh giá tiếp theo.

Các công việc chính thường làm khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc thường bao gồm:

+ Xác lập và giao mục tiêu và nhiệm vụ cho người được đánh giá.

+ Tiến hành thu thập thông tin về tình hình thực hiện công việc của người được đánh giá.

+ Tiến hành đánh giá (các đối tượng tham gia tiến hành đánh giá dựa trên thông tin thu thập được).

+ Phản hồi đánh giá (thường là quá trình tiếp nhận thông tin phản hồi từ người được đánh giá đến người đánh giá, trong đó bao gồm cả phỏng vấn đánh giá - quá trình tiếp xúc trực tiếp giữa người được đánh giá và quản lý trực tiếp).

+ Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc (có thể trước hoặc sau khi quá trình thực hiện công việc của người được đánh giá kết thúc).

Để dễ tiếp cận trong thực tế, các tổ chức/doanh nghiệp có thể tham khảo các công việc cần làm khi tiến hành đánh giá thực hiện công việc được thể hiện ở bảng 1.1.

Các công việc này được chia làm 3 nhóm chính, xếp theo trình tự thời gian thực hiện: đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ đánh giá.