Xây Dựng Và Ban Hành Quy Chế Đánh Giá Thực Hiện Công Việc

khai công tác đánh giá thực hiện công việc của doanh nghiệp và những chuẩn mực cần phải tuân thủ trong quá trình triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc.

Nội dung quy chế đánh giá thực hiện công việc có thể được thay đổi để phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể, tuy vậy một bản quy chế đánh giá thực hiện công việc thường bao gồm những nội dung chính dưới đây:

a. Mục đích của đánh giá thực hiện công việc

Mục đích đánh giá thực hiện công việc là nội dung giúp người triển khai hiểu được công tác đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích gì, kết quả đánh giá thực hiện công việc được sử dụng như thế nào.

Về lý thuyết, đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích đánh giá mức độ hoàn thành các nhiệm vụ được giao của người lao động, thông qua kết quả đánh giá thực hiện công việc tổ chức/doanh nghiệp có thể xác định được năng lực người được đánh giá. Do đánh giá thực hiện công việc giải quyết được hai vấn đề hết sức quan trọng mang tính nền tảng của quản trị nhân lực là mức độ hoàn thành nhiệm vụ và năng lực của người lao động, kết quả đánh giá thực hiện công việc là căn cứ quan trọng để tiến hành nhiều hoạt động quản trị nhân lực khác nhau của tổ chức/doanh nghiệp.

Đối với mục đích của đánh giá thực hiện công việc, trước tiên cần khẳng định là mục đích của đánh giá thực hiện công việc xuất phát từ cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc như đã trình bày ở trên, tuy vậy có hai vấn đề dẫn đến việc mục đích đánh giá thực hiện công việc cần được trình bày trong quy chế đánh giá thực hiện công việc và cần được xây dựng cho từng tổ chức/doanh nghiệp:

Thứ nhất, đánh giá thực hiện công việc là hoạt động nền tảng của tổ chức/doanh nghiệp dẫn đến quy chế đánh giá thực hiện công việc được sử dụng tại nhiều bộ phận khác nhau, việc thiết lập mục đích trong quy chế giúp các đối tượng liên quan hiểu chính xác về mục tiêu trong đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp. Nói rộng ra, có rất nhiều khái niệm về đánh giá (ví dụ như đánh giá năng lực, đánh giá thành tích, đánh giá thực hiện công việc, đánh giá tuyển dụng…), việc hiểu sai có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 145 trang tài liệu này.

Thứ hai, đối với từng doanh nghiệp, kết quả đánh giá thực hiện công việc có thể được sử dụng vào những mục đích khác nhau (ví dụ có doanh nghiệp chỉ sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong công tác trả công lao động, nhưng có doanh nghiệp khác sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc làm nền tảng cân nhắc mọi hoạt động quản trị nhân lực của doanh nghiệp đó), việc xác lập mục đích cụ thể giúp công tác đánh giá thực hiện công việc cùng với các hoạt động có liên quan như xử lý dữ liệu, lưu hồ sơ… được tiến hành chính xác và tốn ít thời gian.

b. Phạm vi áp dụng

Là nội dung giúp người triển khai hiểu được về không gian và thời gian triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc và sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc.

Phạm vi về không gian đề cập tới những địa điểm triển khai chương trình đánh giá thực hiện công việc. Một chương trình đánh giá thực hiện công việc có thể không được triển khai trên toàn doanh nghiệp mà chỉ được áp dụng tại một bộ phận nhất định, ví dụ chương trình xây dựng cho một doanh nghiệp thành viên, xây dựng cho một bộ phận hoặc xây dựng cho một đối tượng lao động cụ thể. Việc triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc ngoài phạm vi xác lập có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng.

Phạm vi về thời gian đề cập tới thời gian hiệu lực của chương trình đánh giá thực hiện công việc, thời gian lưu trữ và sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc. Ví dụ một chương trình đánh giá thực hiện công việc có thời gian áp dụng là ba năm, sau ba năm tổ chức/doanh nghiệp cần có quá trình đánh giá lại tính khả thi và điều chỉnh khi cần thiết, kết quả đánh giá thực hiện công việc được lưu trữ vĩnh viễn, tuy vậy trong các quá trình bình xét thi đua chỉ sử dụng kết quả đánh giá trong vòng 5 năm.

c. Các định nghĩa cơ bản (định nghĩa các phạm trù nêu trong quy chế)

Các định nghĩa cơ bản là nội dung giúp người triển khai hiểu được chính xác những nội dung quan trọng đề cập trong chương trình đánh giá. Ví dụ như giúp người triển khai hiểu được thế nào là chu kỳ đánh giá, thế nào là phỏng vấn đánh giá.

Trong các hoạt động quản trị nói chung và đối với hoạt động đánh giá thực hiện công việc nói riêng, mỗi đối tượng tham gia thực thi nhiệm vụ có thể có cách hiểu khác nhau về cùng một vấn đề. Cách hiểu khác nhau có thể xuất phát từ sự thiếu chính xác của từ chuyên ngành, kiến thức không vững của người thực thi nhiệm vụ… Việc xây dựng các khái niệm cơ bản trong quy chế đánh giá thực hiện công việc là hết sức cần thiết.

d. Sơ đồ quy trình/Sơ đồ các bước triển khai

Sơ đồ quy trình đề cập tới các bước triển khai một chương trình đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp, hay nói cách khác là trình bày quá trình thực thi trọn vẹn một chu kỳ đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp.

Ví dụ:

Bước 1: Kiểm tra quy chế đánh giá thực hiện công việc; Bước 2: Tiến hành đánh giá hàng ngày;

Bước 3: Tổng hợp kết quả đánh giá mỗi chu kỳ 3 tháng; Bước 4: Tiến hành phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc;

Bước 5: Tổng hợp báo cáo kết quả và tiếp tục tiến hành đánh giá cho chu kỳ tiếp theo.

e. Hướng dẫn thực hiện các bước

Đây là nội dung đưa ra hướng dẫn cụ thể thực hiện các bước đánh giá thực hiện công việc đã được đề cập ở trên.

Ví dụ:

Bước 1: Kiểm tra quy chế đánh giá thực hiện công việc, báo cáo và xin ý kiến nếu thấy có những bất thường phát sinh hoặc có những điểm không phù hợp.

Bước 2: Tiến hành đánh giá hàng ngày. Cán bộ quản lý trực tiếp theo sát hoạt động hàng ngày của nhân viên, ghi chú các thành tích nổi bật và những sai sót lớn.

Bước 3: Đánh giá và tổng hợp kết quả đánh giá mỗi chu kỳ 3 tháng dựa trên bộ tiêu chuẩn đánh giá của doanh nghiệp. Yêu cầu người lao động tiến hành tự đánh giá.

Bước 4: Tiến hành phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc.

Bước 5: Tổng hợp báo cáo kết quả và tiếp tục tiến hành đánh giá chu kỳ tiếp theo.

f. Các biểu mẫu đi kèm

Trong đánh giá thực hiện công việc, việt thiết lập biểu mẫu chuẩn từ phía tổ chức/doanh nghiệp giúp quá trình tiến hành đánh giá và tổng hợp kết quả đánh giá được nhanh chóng và chính xác. Các biểu mẫu đánh giá quan trọng bao gồm: phiếu chấm điểm, hướng dẫn chấm điểm, bảng tổng hợp kết quả đánh giá…

Ví dụ về biểu mẫu đi kèm được thể hiện trong Phụ lục 2 của giáo trình.

g. Quy định về lưu trữ tài liệu

Các tài liệu quan trọng cần lưu giữ trong công tác đánh giá thực hiện công việc bao gồm minh chứng về kết quả thực hiện công việc, kết quả đánh giá thực hiện công việc và các tài liệu khác ví dụ như biên bản họp phỏng vấn đánh giá…

Việc lưu trữ trong đánh giá thực hiện công việc giúp đảm bảo tính chính xác và thuận lợi trong sử dụng và kiểm soát khi cần thiết. Trong giai đoạn hiện nay, với sự hiện diện của cuộc cách mạng khoa học công nghệ lần thứ tư, công tác lưu trữ được tiến hành hết sức thuận lợi với sự trợ giúp của máy tính, tuy vậy, để đảm bảo thông tin lưu trữ được đầy đủ và chính xác cần có những quy định cụ thể về vấn đề này.

h. Quy định về đối tượng đánh giá và chủ thể đánh giá (ai đánh giá ai)

Trong doanh nghiệp hiện đại, có hai đối tượng tham gia quá trình đánh giá là đối tượng đánh giá và đối tượng được đánh giá.

Đối tượng đánh giá là cá nhân hoặc tập thể đảm nhận chức năng xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ (và năng lực nếu áp dụng) của tập thể hoặc cá nhân khác. Đối tượng đánh giá có thể bao gồm cá nhân (ví dụ như quản lý trực tiếp, quản lý gián tiếp, đồng nghiệp, khách hàng, cá nhân người bị đánh giá…) hoặc tập thể (hội đồng - là một nhóm người được giao nhiệm vụ).

Đối tượng được đánh giá là cá nhân hoặc tập thể cần được nhìn nhận kết quả thực hiện công việc (và năng lực nếu áp dụng).

Trong tổ chức/doanh nghiệp hiện đại, người ta có thể sử dụng đơn lẻ một đối tượng đánh giá hoặc kết hợp nhiều đối tượng đánh giá lên một chủ thể đánh giá.

Hộp 2.1. Nội dung chính của quy chế đánh giá thực hiện công việc

i. Mục đích của đánh giá thực hiện công việc.

ii. Phạm vi áp dụng.

iii. Các định nghĩa cơ bản (định nghĩa các phạm trù nêu trong quy trình).

iv. Sơ đồ quy trình: Sơ đồ các bước triển khai.

v. Hướng dẫn thực hiện các bước.

vi. Các biểu mẫu đi kèm.

vii. Quy định về lưu trữ tài liệu.

viii. Quy định về đối tượng đánh giá và chủ thể đánh giá (ai đánh giá ai).

2.5.2. Xây dựng và ban hành quy chế đánh giá thực hiện công việc

Xây dựng quy chế đánh giá thực hiện công việc chính là quá trình xây dựng các nội dung của quy chế đã trình bày ở trên.

Quy chế đánh giá thực hiện công việc được xây dựng dựa trên cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc, nội dung đánh giá thực hiện công việc và quy trình quản trị của tổ chức/doanh nghiệp với sự tham gia của đội ngũ quản trị nhân lực, đại diện doanh nghiệp và đại diện người lao động trong tổ chức/doanh nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản, xây dựng quy chế đánh giá thực hiện công việc là quá trình xác lập các nội dung của quy chế đánh giá thực hiện công việc (đã trình bày trong mục 2.5.1) với yêu cầu phù hợp tối đa với tổ chức/doanh nghiệp hoặc bộ phận triển khai chương trình đánh giá. Để làm được việc này thì tổ chức/doanh nghiệp cần có đội ngũ chuyên gia có chuyên môn đánh giá thực hiện công việc tốt và có kinh nghiệm triển khai thực tế công tác đánh giá thực hiện công việc, đội ngũ phản biện và người có thẩm quyền có năng lực đánh giá toàn diện nhằm đưa ra quyết định áp dụng quy chế.

Thông thường, tổ chức/doanh nghiệp sẽ quyết định thành lập một ban dự án xây dựng quy chế đánh giá thực hiện công việc, ban dự án thường bao gồm đội ngũ chuyên gia về đánh giá thực hiện công việc, đội ngũ cán bộ phòng nhân sự và các phòng ban có liên quan tới chương trình đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò người phản biện và cán bộ quản lý cấp cao là người lựa chọn phương án cuối cùng. Ban dự án sẽ xây dựng nội dung quy chế dựa trên những nội dung của quy chế đánh giá thực hiện công việc, sau đó trình bày trước toàn bộ nhân sự có liên quan để thu thập ý kiến và chỉnh sửa. Quá trình thu thập ý kiến và chỉnh sửa có thể diễn ra nhiều lần cho đến khi có được phiên bản được cán bộ quản lý cấp cao đồng ý cho phép triển khai trong tổ chức/doanh nghiệp.

Ban hành quy chế đánh giá thực hiện công việc bao gồm ba bước quan trọng: Ban hành áp dụng thử, điều chỉnh và ban hành chính thức.

Để đảm bảo tính khả thi và hạn chế tối đa các rủi ro, sau khi có được phiên bản quy chế đánh giá thực hiện công việc chất lượng cao được đa số thành viên trong ban dự án chấp nhận, quy chế sẽ được áp dụng thử tại một bộ phận nhỏ hoặc được áp dụng song song với quy chế cũ và tiếp tục đánh giá. Quy chế chỉ được ban hành chính thức khi chứng minh được tính ưu việt. Sau quá trình thử nghiệm, nếu quy chế đánh giá đạt yêu cầu sẽ được nhà quản trị của tổ chức/doanh nghiệp ký quyết định áp dụng chính thức.

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Khái niệm hệ thống đánh giá thực hiện công việc?

2. Các yếu tố cấu thành hệ thống đánh giá thực hiện công việc?

3. Mục đích và đặc điểm của hệ thống đánh giá thực hiện công việc?

4. Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc là gì? Các loại mục tiêu đánh giá thực hiện công việc?

5. Các chu kỳ đánh giá thực hiện công việc? Các căn cứ lựa chọn chu kỳ đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp?

6. Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc?

7. Các loại tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc?

8. Các đối tượng tham gia đánh giá thực hiện công việc? Các căn cứ lựa chọn đối tượng tham gia đánh giá thực hiện công việc?

9. Các nội dung cơ bản của quy chế đánh giá thực hiện công việc?

NỘI DUNG THẢO LUẬN

1. Phân tích quy chế đánh giá thực hiện công việc của một doanh nghiệp.

2. Tổ chức/doanh nghiệp có nên sử dụng cùng lúc nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc? Tại sao?

3. Làm thế nào khắc phục các nhược điểm khi sử dụng những đối tượng đánh giá khác nhau?

4. Liên hệ thực tiễn về mục tiêu và chu kỳ đánh giá thực hiện công việc của một tổ chức/doanh nghiệp thực tế.

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Bài tập 1: Đánh giá chạy theo thành tích?

Ngân hàng AF, với hơn 186 nhân viên được chia ra làm 12 đơn vị cấp phòng ban, áp dụng phương pháp đánh giá nhân lực theo thang điểm và sau đó tổng kết điểm bình quân của các phòng ban đơn vị. Kết quả đánh giá của nhân viên được sử dụng vào lập các chính sách quản trị nhân lực cho ngân hàng như chính sách tiền lương, tiền thưởng, đào tạo… Bên cạnh đó, trên cơ sở các kết quả đạt được của các phòng ban và so sánh với kết quả của các phòng ban đó đạt được trong kỳ trước, Ngân hàng sẽ đưa ra chính sách khen thưởng tài chính và biểu dương các phòng ban, đơn vị có thành tích cao và tiến bộ nhanh.

Trong các đợt đánh giá nhân lực trước, phòng của anh Quang đều có kết quả không cao và do vậy không được khen thưởng. Có nhiều nhân viên của phòng cho rằng công tác đánh giá nhân lực của phòng được làm quá nghiêm túc và khắt khe, do vậy kết quả thấp. Một số khác có ý kiến rằng anh Quang “khiêm tốn” và “bôn” không đúng chỗ vì có nhiều phòng ban có điểm cao hơn chúng ta nhưng thành tích cũng đâu có hơn gì... Bản thân anh Quang cũng có đôi chút cảm nhận được điều đó nhưng anh cho rằng không nên chạy theo thành tích quá vì lãnh đạo Ngân hàng phải biết phòng ban nào làm được việc hay không, vả lại cũng sẽ nguy hiểm nếu tạo ra trong phòng mình tư tưởng chạy theo thành tích “phù phiếm” như vậy.

Nguồn: Lê Quân (2010, 94).

Câu hỏi:

1. Phân tích các ưu điểm và hạn chế của hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại ngân hàng AF?

2. Anh (chị) hãy đặt mình vào vị trí của trưởng phòng Quang và tìm phương án giải quyết vấn đề nêu trên.

Bài tập 2: Mâu thuẫn trong đánh giá nhân lực

Ngân hàng Phương Đông thực hiện đánh giá nhân lực theo phương pháp thang điểm. Quá trình đánh giá được tiến hành 4 tháng một lần.