Các Yếu Tố Cấu Thành Hệ Thống Đánh Giá Thực Hiện Công Việc

chức/doanh nghiệp như vậy, một hệ thống phản hồi 3600 mà cá nhân nhận những nhận xét về việc thực hiện công việc của mình từ cấp dưới, người cùng cấp và cấp trên dường như là không hiệu quả. Nghiên cứu của Claus & Hand (2009) về đánh giá thực hiện công việc tại khoảng 40 quốc gia trên thế giới cũng đề xuất rằng văn hóa đóng vai trò quan trọng đối với tính hiệu quả của một hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

Ví dụ khác, tại một số nước như Nhật Bản, họ nhấn mạnh việc đo lường cả về hành vi (cách mà con người thực hiện công việc) và kết quả (các kết quả của công việc), trong khi đó, tại Mỹ, các kết quả thường được coi trọng hơn là hành vi và do đó, việc thực hiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc chỉ xét đến kết quả tại Nhật Bản dường như là không hiệu quả. Hay nghiên cứu của Grund & Sliwka (2009) thực hiện tại 97 công ty đa quốc gia của Đức chỉ ra rằng hệ thống đánh giá thực hiện công việc cần thích nghi tại các chi nhánh ở Bulgaria và Romania. Mặc dù việc thực hiện công việc được đo lường một cách giống nhau trên toàn thế giới, các khía cạnh cá nhân của hệ thống sẽ được tùy chỉnh cho phù hợp với văn hóa địa phương. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại các chi nhánh có sự khác nhau với hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại trụ sở do có sự khác nhau về khoảng cách quyền lực (power distance) giữa các quốc gia.

- Sự triệt để

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc phải triệt để ở cả 4 khía cạnh. Đầu tiên, tất cả mọi cá nhân và bộ phận đều phải được đánh giá (bao gồm cả quản lý). Thứ hai, tất cả các trách nhiệm công việc chính đều phải được đánh giá (bao gồm cả hành vi và kết quả). Thứ ba, việc đánh giá thực hiện công việc phải bao gồm việc thực hiện trong suốt quá trình đánh giá chứ không chỉ một vài tuần hay một vài tháng trước khi đánh giá thực hiện công việc. Cuối cùng, phản hồi cần phải đưa ra các khía cạnh thực hiện tích cực cũng như cả những khía cạnh cần được nâng cao.

- Tính thực tiễn và hiệu quả

Các hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà quá tốn kém về chi phí và thời gian, cũng như phức tạp thì rõ ràng sẽ không hiệu quả. Các hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt, dễ sử dụng (ví dụ dữ liệu thực hiện công việc được nhập thông qua hệ thống phần mềm thân thiện với người dùng) sẽ giúp các nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định. Các lợi ích của việc sử dụng hệ thống đánh giá thực hiện công việc (ví dụ như tăng khả năng thực hiện công việc và mức độ hài lòng với công việc) phải được xem xét lớn hơn các khoản chi phí (ví dụ như thời gian, nỗ lực, chi phí).

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 145 trang tài liệu này.

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc nên đưa ra các thông tin cho phép xác định việc thực hiện hiệu quả và không hiệu quả công việc. Đó là khi hệ thống cho phép phân biệt giữa các hành vi, kết quả đạt hiệu quả và các hành vi, kết quả không hiệu quả, do đó cũng cho phép xác định được các nhân viên ở các mức độ thực hiện công việc khác nhau. Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà phân loại hay xếp hạng tất cả các cấp độ thực hiện công việc và tất cả các nhân viên là giống nhau là một hệ thống không có ý nghĩa và tác dụng.

- Có ý nghĩa

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc phải có ý nghĩa theo nhiều cách. Đầu tiên, các tiêu chuẩn đánh giá và việc đánh giá thực hiện công việc cho mỗi chức năng công việc cần phải được coi trọng và có liên quan. Thứ hai, việc đánh giá thực hiện công việc chỉ nhấn mạnh vào những chức năng công việc dưới sự kiểm soát của nhân viên. Ví dụ, sẽ là vô nghĩa khi cho nhân viên biết rằng họ cần tăng tốc độ dịch vụ giao hàng nhưng những nhà cung cấp không giao hàng đúng giờ. Thứ ba, việc đánh giá thực hiện công việc cần phải được triển khai thực hiện trong các khoảng thời gian đều đặn và tại thời điểm thích hợp bởi vì một cuộc đánh giá chính thức hàng năm thì thường là không đủ và các cuộc đánh giá không chính thức hàng quý thì được khuyến nghị sử dụng. Thứ tư, hệ

thống đánh giá thực hiện công việc nên giúp cho sự phát triển kỹ năng đánh giá một cách liên tục. Cuối cùng, các kết quả đánh giá thực hiện công việc nên được sử dụng cho các quyết định hành chính quan trọng. Mọi người sẽ không chú ý tới một hệ thống mà không cho ra kết quả họ quan tâm.

- Tính cụ thể và tin cậy

Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt cần phải đảm bảo cụ thể: nó cần đưa ra được các hướng dẫn chi tiết và cụ thể cho các nhân viên về những điều được mong đợi từ họ và làm cách nào mà họ có thể đáp ứng được các kì vọng đó.

Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt cần bao gồm các phép đo lường về thực hiện công việc phù hợp và không có sai sót. Ví dụ, nếu hai nhà quản lý đưa ra đánh giá xếp hạng của một nhân viên trên cùng một khía cạnh thực hiện công việc thì xếp hạng phải giống nhau.

- Tính hợp lệ và đạo đức

Các đo lường về thực hiện công việc cần phải hợp lệ. Tính hợp lệ được hiểu là các đo lường bao gồm tất cả các khía cạnh thực hiện công việc có liên quan và không bao gồm các khía cạnh thực hiện công việc không liên quan. Nói cách khác, các đo lường liên quan (bao gồm tất cả các khía cạnh thực hiện công việc quan trọng), không thiếu (không bỏ sót bất cứ khía cạnh quan trọng nào) và không bao gồm các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của nhân viên hoặc các yếu tố không liên quan đến việc thực hiện công việc. Nói tóm lại, các đo lường bao gồm những gì quan trọng và không đánh giá những gì không quan trọng, nằm ngoài tầm kiểm soát của nhân viên. Ví dụ, người chèo thuyền ở thành phố Venice (Ý) có một hệ thống đánh giá thực hiện công việc hàng ngàn năm. Giữa các khía cạnh thực hiện công việc có liên quan khác, các phiên bản cũ hơn của hệ thống đánh giá thực hiện công việc yêu cầu người chèo thuyền chứng minh kỹ thuật chèo thuyền và khả năng vận chuyển người và hàng hóa một cách an toàn. Đây rõ ràng là các khía

cạnh có liên quan. Tuy nhiên hệ thống này cũng có yếu tố không liên quan khi yêu cầu: “Mỗi người phải có nghĩa vụ xưng tội 2 lần/năm hoặc ít nhất 1 và nếu sau một lần cảnh cáo mà vẫn không ăn năn, họ sẽ bị trục xuất…”.

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt cần tuân thủ các quy chuẩn đạo đức. Có nghĩa là người giám sát ngăn chặn lợi ích cá nhân của mình trong việc đưa ra đánh giá. Thêm vào đó, người quản lý chỉ đánh giá các khía cạnh của việc thực hiện công việc khi có đầy đủ thông tin và sự riêng tư của người lao động cần được tôn trọng.

- Sự chấp nhận và công bằng

Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc tốt được chấp nhận và được coi là công bằng bởi tất cả những người tham gia. Nhận thức về sự công bằng là chủ quan và cách duy nhất để biết một hệ thống được coi là công bằng là hỏi những người tham gia về hệ thống đó. Các nhận thức này bao gồm 4 nhân tố khác biệt. Đầu tiên, chúng ta có thể hỏi về sự công bằng phân phối, bao gồm các nhận thức về đánh giá việc thực hiện nhận được liên quan đến công việc được thực hiện và nhận thức về các phần thưởng được nhận liên quan đến đánh giá nhận được, đặc biệt là khi hệ thống được thực hiện xuyên suốt các quốc gia. Nếu có sự khác biệt giữa công việc và đánh giá hoặc giữa đánh giá và phần thưởng, hệ thống đó sẽ được nhìn nhận là không công bằng. Thứ hai, chúng ta có thể hỏi về sự công bằng theo thủ tục, bao gồm nhận thức về các thủ tục được sử dụng để xác định xếp hạng cũng như các thủ tục được sử dụng để liên kết xếp hạng và phần thưởng. Thứ ba, chúng ta có thể đánh giá sự nhận thức liên quan đến sự công bằng giữa các cá nhân, điều mà đề cập đến chất lượng của việc thiết kế và thực hiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc. Ví dụ, nhân viên có các nhận thức nào liên quan đến cách họ được đối xử bởi các cấp trên của họ trong buổi họp đánh giá thực hiện công việc? Liệu họ có cảm thấy các cấp trên đồng cảm và hữu ích? Cuối cùng, sự công bằng thông tin liên quan đến nhận thức công bằng về kỳ vọng và mục tiêu thực hiện công việc, phản hồi nhận được và thông tin đưa ra để

chứng minh cho các quyết định hành chính. Ví dụ, các lời giải thích có được coi là trung thực, chân thành và hợp lý? Bởi vì một hệ thống tốt vốn có sự phân biệt đối xử, một số nhân viên sẽ nhận được xếp hạng thấp hơn các nhân viên khác. Một cách để nâng cao cả 4 khía cạnh công bằng là đặt ra các quy tắc rõ ràng được áp dụng một cách nhất quán bởi tất cả các nhà quản trị.

2.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Với tiếp cận về hệ thống đánh giá thực hiện công việc như đã xác lập ở khái niệm thì hệ thống đánh giá thực hiện công việc bao gồm 3 nội dung chính: chủ thể đánh giá; đối tượng đánh giá và cách thức sử dụng (phương pháp đánh giá, tiêu chuẩn đánh giá, chu kỳ đánh giá, quy trình đánh giá).

Trong đó chủ thể đánh giá thực hiện công việc cũng là chủ thể của quá trình đánh giá, là người xác định mục tiêu đánh giá, lựa chọn đối tượng đánh giá, xác định tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn phương pháp đánh giá, xác lập quy trình (các bước công việc cần triển khai khi đánh giá) và cũng là người quyết định việc sử dụng kết quả đánh giá.

Do vậy hệ thống đánh giá thực hiện bao gồm các yếu tố cấu thành chủ yếu (hình 2.1):

- Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc;

- Chu kỳ đánh giá (tần suất đánh giá) thực hiện công việc;

- Chủ thể đánh giá thực hiện công việc;

- Đối tượng đánh giá thực hiện công việc;

- Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc;

- Phương pháp đánh giá thực hiện công việc;

- Quy trình đánh giá thực hiện công việc (các bước cần triển khai khi vận hành hệ thống đánh giá);

- Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc.

Mục tiêu

ĐGTHCV

Chu kỳ

ĐGTHCV

Chủ thể

ĐGTHCV

Đối tượng

ĐGTHCV

Tiêu chuẩn

ĐGTHCV

Phương pháp

ĐGTHCV

Quy trình

ĐGTHCV

Sử dụng KQ

ĐGTHCV

Hình 2.1. Các yếu tố cấu thành hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Việc xây dựng các nội dung chính trong trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc sẽ được trình bày trong các phần tiếp theo của giáo trình này.

2.2. Xác định mục tiêu và chu kỳ đánh giá thực hiện công việc

2.2.1. Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc

Trong công tác đánh giá thực hiện công việc, có hai loại mục tiêu: thứ nhất là mục tiêu đối với toàn bộ công tác đánh giá thực hiện công việc và thứ hai là mục tiêu đối với từng chương trình đánh giá thực hiện công việc cụ thể.

a. Mục tiêu đối với toàn bộ công tác đánh giá thực hiện công việc

Mục tiêu đối với toàn bộ công tác đánh giá thực hiện công việc là mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp khi xây dựng và triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp. Mục tiêu này được xây dựng nhằm trả lời câu hỏi “Toàn bộ công tác đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp được xây dựng và triển khai nhằm làm gì?”.

Mục tiêu của toàn bộ công tác đánh giá thực hiện công việc bao gồm hai nội dung chính là khái niệm về đánh giá thực hiện công việc được áp dụng tại tổ chức/doanh nghiệp và định hướng sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp.

Nội dung thứ nhất là khái niệm chính thức về đánh giá thực hiện công việc được áp dụng tại tổ chức/doanh nghiệp. Do có nhiều cách hiểu khác nhau về đánh giá thực hiện công việc, khi xác định mục tiêu đánh giá thực hiện trên toàn tổ chức/doanh nghiệp thì nhiệm vụ đầu tiên là xác lập khái niệm. Ví dụ, doanh nghiệp có thể xác định mục tiêu “Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của từng bộ phận và cá nhân người lao động”, “Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao và năng lực thực hiện công việc của người lao động”...

Nội dung thứ hai, tổ chức/doanh nghiệp xác lập đề cập tới phương thức sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp. Ví dụ, áp dụng kết quả đánh giá nhằm xác định mức thù lao nhân lực nhận được hàng tháng, cơ sở tăng lương, cơ sở xác định nhu cầu đào tạo…

Bên cạnh hai nội dung quan trọng đề cập ở trên, tổ chức/doanh nghiệp có thể xác định các mục tiêu khác, ví dụ như đánh giá chính xác mức độ đóng góp của từng bộ phận và cá nhân người lao động, điều chỉnh hành vi người lao động… những mục tiêu như vậy thường được xây dựng nhằm nhấn mạnh một hoặc một số vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong từng thời kỳ.

b. Mục tiêu đối với từng chương trình đánh giá thực hiện công việc

Mục tiêu đối với từng chương trình đánh giá thực hiện công việc là mục tiêu của một chương trình đánh giá thực hiện công việc dành cho một đối tượng cụ thể. Mục tiêu này đề cập tới những nội dung đánh giá, định mức đánh giá, chu kỳ đánh giá… mục tiêu của một chương trình đánh giá cụ thể còn có những tên gọi khác nhau như xác định yêu cầu thực hiện công việc, xác định định mức công việc, xác định yêu cầu của tổ chức/doanh nghiệp đối với người lao động…

Mục tiêu của một chương trình đánh giá thực hiện công việc bao gồm hai nội dung chính. Nội dung thứ nhất là xác định các nhiệm vụ người lao động/bộ phận đảm nhận (tương ứng với từng công việc hoặc người lao động - phụ thuộc vào giải pháp tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn). Nội dung thứ hai là xác định mức độ hoàn thành đối với từng nhiệm vụ

(còn gọi là hạn mức hoặc định mức). Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc đối với từng chương trình đánh giá là bước quan trọng giúp nâng cao hiệu suất làm việc của người lao động trong tổ chức/doanh nghiệp, nâng cao mức độ hài lòng với công việc và khiến người lao động có sự nhìn nhận tích cực đối với công tác đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp. Khi người lao động không hiểu được mục tiêu đánh giá, họ sẽ lo lắng, bất an và thiếu tập trung đối với công việc, ngược lại khi người lao động hiểu được cụ thể mục tiêu đánh giá từ phía tổ chức/doanh nghiệp họ sẽ làm việc với động lực cao, chú trọng tới các nhiệm vụ khó, làm việc với độ tập trung cao.

Trong xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc đối với từng chương trình đánh giá thực hiện công việc, các nhiệm vụ chính bao gồm: xác định yêu cầu về kết quả thực hiện công việc, yêu cầu hành vi trong quá trình thực hiện công việc và yêu cầu về năng lực đáp ứng yêu cầu công việc.

- Mục tiêu về kết quả thực hiện công việc

Xác định mục tiêu về kết quả thực hiện công việc là đưa ra những yêu cầu cụ thể về kết quả tổ chức/doanh nghiệp đòi hỏi người lao động hoặc bộ phận phải thực hiện.

Ví dụ: Đối với phóng viên trong một tuần cần phải viết ba câu chuyện đạt chuẩn đăng báo. Đối với người sửa bản in yêu cầu đưa ra là không được để sót quá một lỗi trong mỗi câu chuyện. Đối với nhân viên bán hàng, yêu cầu đưa ra là bán được 100 triệu một tháng. Đối với phòng kinh doanh phải đảm bảo doanh số 1 tỷ một tháng.

- Mục tiêu về hành vi trong quá trình thực hiện công việc

Mục tiêu về hành vi là những mô tả về hành vi người lao động cần tuân thủ khi tiến hành công việc. Hành vi trong đánh giá được hiểu là cách thức tiến hành các nhiệm vụ được giao.

Ví dụ: Đối với doanh nghiệp cung ứng dịch vụ chất lượng cao sẽ yêu cầu nhân viên giao tiếp với khách hàng phải có thái độ niềm nở và tôn trọng.