Xác Định Chủ Thể Và Đối Tượng Tham Gia Đánh Giá Thực Hiện Công Việc

Phương pháp nhật ký công việc. Nhà quản lý trực tiếp lập nhật ký ghi lại các thành tích nổi trội, sai lầm và sai sót lớn của nhân viên trong kỳ. Cuối kỳ tiến hành đánh giá nhân sự theo hai nhóm: nhóm thực hiện tốt công việc và nhóm đã có các sai lầm. Cuối cùng tổng hợp và sử dụng kết quả đánh giá.

Phương pháp đánh giá theo tiếp cận của quản trị mục tiêu MBO (management by objective). Đánh giá theo phương pháp MBO là phương thức đánh giá đi liền với hệ thống quản lý theo nguyên lý MBO. Khi tiến hành quản lý và đánh giá theo phương thức này, giữa nhà quản lý và nhân viên sẽ có sự thảo luận và xác định về mục tiêu của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định (khi xác định mục tiêu có sự nhìn nhận về khả năng hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên), sau khoảng thời gian đó sẽ triển khai đánh giá thực hiện công việc theo những mục tiêu đã xác định trước.

Phương pháp đánh giá theo tiếp cận của quản trị quá trình MBP (management by process). Đánh giá theo quá trình liên quan tới việc nhìn nhận hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp là tập hợp các quy trình thực hiện công việc. Toàn bộ tổ chức/doanh nghiệp đạt được kết quả cao khi từng bước trong quy trình được thực hiện theo tốt, có sự gắn kết trong tổng thể toàn bộ các quy trình của tổ chức/doanh nghiệp. Theo đó, đánh giá theo quá trình là việc xác lập các quy trình thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp, xác định mục tiêu cần đạt được với từng bước trong quy trình.

Phương pháp đánh giá 360°. Đánh giá 360° có sự tham gia của nhiều thành phần có liên quan đến việc đánh giá (nhà quản lý, nhân viên, đồng nghiệp, khách hàng, cá nhân tự đánh giá).

Phương pháp xếp hạng luân phiên. Khi tiến hành đánh giá thì người thực hiện đánh giá sẽ sắp xếp các đối tượng đánh giá từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả thực hiện công việc.

Phương pháp so sánh cặp. Đối với mỗi nhiệm vụ hoặc yêu cầu công việc (Ví dụ: số lượng công việc hoàn thành, chất lượng công việc...) mỗi

người được đánh giá sẽ được so sánh với từng người trong nhóm tham gia đánh giá theo từng cặp. Kết quả đánh giá cuối cùng là tổng điểm của từng người.

Việc lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc được áp dụng trong tổ chức/doanh nghiệp thường dựa vào một số căn cứ như: quan điểm của nhà quản trị, chiến lược kinh doanh, ngành nghề lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm công việc, đối tượng được đánh giá.

Chi tiết đối với các phương pháp về cách thức thực hiện và lựa chọn phương pháp để áp dụng được trình bày chi tiết trong Chương 4 của giáo trình này.

2.4. Xác định chủ thể và đối tượng tham gia đánh giá thực hiện công việc

2.4.1. Chủ thể đánh giá thực hiện công việc

Chủ thể đánh giá thực hiện công việc chính là nhà quản trị của tổ chức/doanh nghiệp. Tuỳ vào vị trí mà mức độ tham gia của các nhà quản trị là khác nhau nhưng họ chính là chủ thể của quá trình đánh giá thực hiện công việc.

- Các nhà quản trị cấp cao là người quyết định các yếu tố chính của hệ thống đánh giá thực hiện công việc của tổ chức/doanh nghiệp.

- Các nhà quản trị cấp trung gian, cấp cơ sở là người có vai trò chính trong triển khai thực hiện đánh giá thực hiện công việc tại bộ phận họ quản lý.

- Bộ phận chịu trách nhiệm chính về quản trị nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp đóng vai trò tham mưu, tư vấn cho các nhà quản trị cấp cao về các yếu tố chính của hệ thống đánh giá thực hiện công việc, đồng thời họ cũng chịu trách nhiệm đầu mối chính trong thiết kế hệ thống và triển khai, sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc sau này.

2.4.2. Đối tượng tham gia đánh giá thực hiện công việc

Đối tượng tham gia đánh giá thực hiện công việc gồm hai đối tượng chính là đối tượng tiến hành đánh giá và đối tượng được đánh giá.

Đối tượng đánh giá tiến hành thu thập dữ liệu về đối tượng được đánh giá nhằm mục đích đưa ra kết luận chính xác về mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao (và có thể là năng lực nếu áp dụng) của đối tượng này. Đối tượng được đánh giá cũng là chủ thể thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của tổ chức/doanh nghiệp.

Trong phần này, giáo trình sử dụng từ “đối tượng” vì trong đánh giá thực hiện công việc, đối tượng tiến hành đánh giá và được đánh giá có thể là một người hoặc nhiều người. Ví dụ như một nhân viên có thể được đánh giá bởi một nhà quản trị nhưng cũng có thể được đánh giá bởi nhiều nhà quản trị, trong trường hợp khác thì một bộ phận cũng có thể được đánh giá bởi một nhà quản trị hay tập hợp các nhà quản trị…

Trong giáo trình đề cập tới sáu nhóm đối tượng tham gia quá trình đánh giá thực hiện công việc thường được sử dụng trong các tổ chức/doanh nghiệp hiện nay:

a. Cán bộ quản lý đánh giá nhân viên

Cán bộ quản lý thường được nhìn nhận là cán bộ quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên dưới quyền, trong một số trường hợp tổ chức/doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp sử dụng cán bộ quản lý gián tiếp đánh giá nhân viên (thường kết hợp với cán bộ quản lý trực tiếp).

Cán bộ quản lý có thể là một người hoặc là một nhóm người (hội đồng) tiến hành đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên, nhóm nhân viên dưới quyền, khi đối tượng được đánh giá cũng là cán bộ quản lý thì trong quá trình đánh giá sẽ xem xét đến kết quả thực hiện công việc của bộ phận do người đó quản lý. Đây là phương thức được sử dụng phổ biến tại các tổ chức/doanh nghiệp do phương pháp này có ưu điểm nổi trội là cán bộ quản lý chịu trách nhiệm về nhân viên dưới quyền và có trách nhiệm phải nắm rõ về hoạt động của nhân viên. Đối tượng đánh giá này có nhược điểm lớn là nguy cơ thiếu công bằng xuất phát từ sự cảm tình hoặc ác cảm của nhà quản trị với nhân viên nếu thiếu tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng được qui định từ đầu kỳ đánh giá.

Ví dụ: Trưởng phòng đánh giá thực hiện công việc đối với các nhân viên dưới quyền, hội đồng quản trị đánh giá thực hiện công việc đối với ban giám đốc điều hành.

b. Cá nhân tự đánh giá

Cá nhân tự đánh giá là phương thức đánh giá mà đối tượng thực thi nhiệm vụ đánh giá chính bản thân mình. Cá nhân là người hiểu mình nhất, tuy vậy không lý gì một cá nhân bình thường lại tự nghĩ xấu về bản thân nên kết quả đánh giá có xu hướng cao hơn thực tế.

Phương thức này chủ yếu dùng để người đánh giá tự nhìn nhận bản thân, có cái nhìn tích cực với những nhược điểm khi tự họ nêu ra và làm cơ sở để trao đổi hai chiều trong quá trình phỏng vấn thực hiện công việc. Trong một số trường hợp, cá nhân tự đánh giá khi phát hiện ra lỗi họ có xu hướng tự khắc phục sửa chữa, do vậy hiệu quả của việc điều chỉnh sẽ cao hơn khi nhà quản trị tác động.

c. Đồng nghiệp đánh giá

Đồng nghiệp đánh giá là nhân sự đồng cấp cùng bộ phận hoặc khác bộ phận đánh giá chéo. Đồng nghiệp cùng bộ phận thường có những góc nhìn khác biệt so với cán bộ quản lý, điều này giúp kết quả đánh giá thực hiện công việc được toàn diện hơn. Đồng nghiệp khác bộ phận tham gia đánh giá thường là những bộ phận có liên quan tới công việc, do vậy việc tham gia đánh giá sẽ xác định được rất nhiều vấn đề. Mặc dù đồng nghiệp đánh giá có nhiều ưu điểm, khi đối tượng này tham gia đánh giá cũng có những nhược điểm như việc kết bè đảng nhằm gia tăng lợi ích nhóm, kèn cựa quá mức khi phân chia lương chủ yếu dựa trên kết quả đánh giá, gây mất đoàn kết nội bộ…

Ví dụ: Hai nhân viên bán hàng đánh giá chéo về kết quả thực hiện công việc và hành vi thực hiện công việc, nhân viên bán hàng đánh giá thực hiện công việc đối với bộ phận kho của doanh nghiệp.

Thực tế ở một số tổ chức/doanh nghiệp khi sử dụng đồng nghiệp đánh giá thường đảm bảo tính bảo mật và xử lý khuyết danh nhằm tránh các vấn đề mâu thuẫn phát sinh giữa các đồng nghiệp trong quá trình thực hiện công việc sau này.

d. Khách hàng đánh giá

Khách hàng là đối tượng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức/doanh nghiệp, liên hệ với tổ chức. Mọi sản phẩm dịch vụ của tổ chức/doanh nghiệp hoặc các hoạt động khác của tổ chức đều hướng tới mục đích đáp ứng yêu cầu nhất định của khách hàng. Việc cho phép khách hàng đánh giá sẽ cho phép tổ chức/doanh nghiệp nhìn nhận chính xác chất lượng phục vụ khách hàng, bên cạnh đó, khách hàng đánh giá còn giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm và từ đó nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

Tuy vậy khi khách hàng tham gia đánh giá cũng có những nhược điểm nhất định. Nhược điểm thứ nhất có thể kể đến là khách hàng có sự nhìn nhận khác biệt so với doanh nghiệp, những mong muốn của khách hàng nhiều khi mang tính cá nhân và không trùng khớp với định hướng chiến lược của doanh nghiệp dẫn đến kết quả đánh giá không chính xác. Nhược điểm thứ hai là khách hàng đánh giá có thể gây nhiễu, do quan niệm của khách hàng rất khác nhau và họ không hiểu về đánh giá thực hiện công việc, dẫn đến kết quả đánh giá có độ lệch lớn. Nhược điểm thứ ba là khách hàng thường không phải chịu trách nhiệm về kết quả đánh giá, dẫn đến việc vô tình hoặc cố tình đánh giá sai.

Ví dụ: Khách hàng đánh giá về thái độ phục vụ của nhân viên bán hàng.

e. Nhân viên đánh giá cán bộ quản lý

Nhân viên đánh giá cán bộ quản lý là việc nhân viên cấp dưới đánh giá quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp. Nhân viên đánh giá có những ưu điểm như giúp cán bộ quản lý nhìn nhận về bản thân, đặc biệt là những nội dung liên quan tới công tác quản lý để từ đó cán bộ quản lý có thể hoàn thiện bản thân, giúp doanh nghiệp nhìn nhận về công tác quản lý của đội ngũ cán bộ quản lý, giúp cải thiện tâm lý người lao động. Bên cạnh những ưu điểm, việc nhân viên đánh giá cán bộ quản lý cũng có những nhược điểm như tạo áp lực cho nhà quản trị có thể khiến họ “chùn chân” trong các quyết định quản trị, sự cấu kết gây mất đoàn kết cũng có thể xảy ra khi nhân viên đánh giá cán bộ quản lý, nhân viên không hiểu được toàn cục dẫn đến đánh giá có phần phiến diện…

Ví dụ: Nhân viên bán hàng đánh giá thực hiện công việc đối với trưởng phòng kinh doanh của họ.

f. Nhiều đối tượng cùng đánh giá

Nhiều đối tượng cùng đánh giá là việc kết hợp các đối tượng tiến hành đánh giá thực hiện công việc đã trình bày ở trên.

Ví dụ: Khách hàng, trưởng phòng kinh doanh, cá nhân nhân viên kinh doanh, các nhân viên kinh doanh khác,... cùng đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên kinh doanh.

Sự kết hợp nhiều đối tượng cùng tham gia đánh giá sẽ cho phép doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn đối với đối tượng bị đánh giá, tuy vậy giải pháp này khá cồng kềnh và có hai nhược điểm lớn là nhiễu thông tin và nguy cơ gây mất đoàn kết.

Việc nhiễu thông tin trước tiên xảy ra do quan điểm, trình độ, động cơ của các đối tượng tham gia đánh giá khác nhau. Mỗi đối tượng tham gia đánh giá có những đòi hỏi và lợi ích khác nhau từ đối tượng bị đánh giá, việc này dễ dẫn đến tình trạng quá khắt khe với những nội dung có liên quan tới lợi ích và bỏ qua các nhược điểm đối với các nội dung không liên quan. Việc đối tượng tham gia đánh giá không có chuyên môn về đánh giá thực hiện công việc (thường là khách hàng) hoặc không có chuyên môn về lĩnh vực người bị đánh giá đảm nhận sẽ dẫn đến việc đánh giá không chính xác. Sự khác biệt giữa các đối tượng khác nhau tham gia đánh giá dẫn đến độ lệch chuẩn lớn trong kết quả đánh giá, khi đó việc tổng hợp kết quả đánh giá không mang lại nhiều ý nghĩa.

Việc gây mất đoàn kết đối với việc sử dụng nhiều đối tượng đánh giá xảy ra khi mức độ tin tưởng giữa nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp không cao, từng cá nhân và bộ phận có có hội điều chỉnh kết quả đánh giá nhằm gia tăng lợi ích.

Ưu điểm và hạn chế của các đối tượng tham gia đánh giá thực hiện công việc được tóm tắt ở bảng 2.2.

Bảng 2.2. Ưu điểm và hạn chế của các đối tượng tham gia đánh giá

Đối tượng

Ưu điểm	Hạn chế
Cán bộ quản lý đánh giá nhân viên	Thường hiểu rõ về năng lực và kết quả làm việc của nhân viên	Nguy cơ thiếu công bằng
Tự đánh giá	Giúp người lao động phát triển bản thân	Thường có xu hướng đánh giá mình cao hơn so với thực tế
Đồng nghiệp	Có đóng góp đáng kể khi người quản lý không theo sát công việc của nhân viên Đưa ra những góc nhìn mới về kết quả thực hiện công việc và năng lực thực hiện công việc của người lao động	Quan hệ cá nhân có thể gây ảnh hưởng tới kết quả đánh giá Khi đánh giá thực hiện công việc có liên quan mật thiết tới lợi ích người lao động được hưởng, phương thức này đẩy người lao động vào thế khó xử. Nếu đánh giá kín có thể gây mất sự tin tưởng giữa các nhân viên, mất đoàn kết nội bộ
Khách hàng	Khách hàng có sự nhìn nhận chính xác về hành vi nhân viên Tạo mối quan hệ dài hạn với khách hàng khi cho phép họ đánh giá nhân viên	Đánh giá có thể không chính xác, thiếu công bằng
Nhân viên đánh giá cán bộ quản lý	Phản ánh cách thức đối xử của cán bộ quản lý đối với nhân viên Có thể áp dụng khi nhân viên yêu thích nơi làm việc	Khi đánh giá kín có thể dẫn đến thiếu tin tưởng trong bộ phận