Xác Định Tiêu Chuẩn Và Phương Pháp Đánh Giá Thực Hiện Công Việc

Yêu cầu hành vi đối với người lao động là các hành vi cần có để thực hiện công việc đạt kết quả cao. Yêu cầu càng rõ ràng, người lao động càng dễ dàng thực hiện theo yêu cầu doanh nghiệp, ví dụ như quản lý yêu cầu nhân viên cần phải chủ động trong công việc sẽ gây khó khăn cho người lao động vì không thể hiểu chính xác thế nào là chủ động trong công việc, người quản lý cần đưa ra những yêu cầu rõ ràng như “Chủ động lập danh sách khách hàng”.

- Mục tiêu về năng lực thực hiện công việc

Mục tiêu về năng lực thực hiện công việc được đưa ra dựa trên điểm mạnh, điểm yếu của từng người lao động.

Điểm yếu chỉ ra những năng lực người lao động còn thiếu, cần hoàn thiện những năng lực này để có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Điểm mạnh là những năng lực giúp người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ, những năng lực này cần tiếp tục phát huy.

Ví dụ 1: Một quản lý hiện điều hành công việc hàng ngày rất tốt, tuy nhiên khi báo cáo với cấp trên về hoạt động của bộ phận lại rất kém. Khi đó, tiêu chuẩn đánh giá đối với quản lý này cần được chú trọng về kỹ năng viết báo cáo. Mục tiêu đánh giá dành riêng đối với cá nhân này là hoàn thành khóa học kỹ năng lập báo cáo.

Ví dụ 2: Nhà quản lý và nhân viên bán hàng nhận thấy là giao tiếp bằng tiếng Anh rất quan trọng. Tiêu chuẩn đánh giá sẽ thêm yêu cầu hoàn thành khóa học tiếng Anh trong vòng một năm.

2.2.2. Lựa chọn chu kỳ đánh giá thực hiện công việc

Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc là khoảng thời gian tính từ khi bắt đầu tiến hành đánh giá thực hiện công việc cho đến khi tổng hợp kết quả đánh giá.

Trên thực tế, quá trình đánh giá thực hiện công việc được tiến hành liên tục, hàng ngày để có thể nhìn nhận chính xác mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận và cá nhân người lao động, năng lực của người lao động, cũng như nhanh chóng phát hiện ra những sai lầm người

lao động mắc phải trong quá trình thực hiện công việc. Tuy vậy, sau một khoảng thời gian nhất định tổ chức/doanh nghiệp mới tiến hành tổng hợp kết quả đánh giá thực hiện công việc. Khoảng thời gian từ khi bắt đầu đánh giá thực hiện công việc cho đến khi tổng hợp kết quả đánh giá và lập báo cáo chi tiết được gọi là một chu kỳ đánh giá thực hiện công việc. Trong tổ chức/doanh nghiệp đang hoạt động, thời điểm kết thúc một chu kỳ đánh giá thực hiện công việc được xem là thời điểm bắt đầu của chu kỳ đánh giá thực hiện công việc tiếp theo.

Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc được xác lập nhằm mục đích quan trọng là đưa ra khoảng thời gian phấn đấu cần thiết cho người lao động và tránh lãng phí không cần thiết đối với tổ chức/doanh nghiệp, tránh gây căng thẳng đối với nhân lực. Lý do thứ nhất dẫn đến việc xác lập chu kỳ đánh giá thực hiện công việc là mỗi công việc cần một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành, rất khó đánh giá chính xác khi công việc chưa hoàn thành. Lý do thứ hai là nếu đánh giá liên tục sẽ gây tốn kém và cũng gây căng thẳng cho người lao động.

a. Các chu kỳ đánh giá thực hiện công việc

Trong tổ chức/doanh nghiệp có bốn chu kỳ đánh giá thực hiện công việc thường được sử dụng bao gồm: tháng, quý, sáu tháng và một năm.

- Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo tháng

Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo tháng là chu kỳ bám sát theo công việc, mang tính hướng dẫn và định hướng liên tục. Tuy nhiên, đây cũng là chu kỳ đánh giá có cường độ cao, trong một số trường hợp dễ gây căng thẳng, lãng phí. Chu kỳ này thường được áp dụng khi doanh nghiệp triển khai các quy trình mới, thay đổi công nghệ, thay đổi chiến lược kinh doanh…, việc thay đổi trong tổ chức/doanh nghiệp đòi hỏi người lao động có sự tập trung cao độ vào công việc, không lặp lại thói quen cũ… vì lẽ đó tổ chức/doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá thường xuyên nhằm tạo áp lực điều chỉnh hành vi. Chu kỳ này cũng có thể áp dụng đối với các công việc có chu kỳ kinh doanh ngắn, sự kiện, chiến dịch...

Ví dụ như yêu cầu về cách thức giao tiếp với khách hàng trong khách sạn 5 sao khắt khe hơn rất nhiều so với khách sạn 3 sao. Trong trường hợp doanh nghiệp nâng cấp từ khách sạn 3 sao lên 5 sao cần đánh giá thường xuyên về hành vi trong giao tiếp với khách hàng để người lao động thực hiện đúng theo yêu cầu mới.

- Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo quý

Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo quý (3 tháng) là chu kỳ đủ dài để người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, không quá tốn kém và tạo áp lực, đủ để người lao động không sao lãng, nhưng cũng không tạo căng thẳng quá mức.

Đây cũng là chu kỳ được áp dụng phổ biến tại Việt Nam và được xem là phù hợp với nhiều ngành nghề, lĩnh vực.

- Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo 6 tháng

Chu kỳ đánh giá 6 tháng có đặc điểm không khác nhiều so với chu kỳ quý (ba tháng) mặc dù thời gian có nhiều hơn.

Về đối tượng được đánh giá, chu kỳ đánh giá 6 tháng thường áp dụng cho đối tượng cán bộ quản lý với phương thức quản trị MBO.

- Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc theo năm

Chu kỳ năm được xem là một chu kỳ dài trong đánh giá thực hiện công việc, việc sử dụng chu kỳ này có nhiều nhược điểm như: sao lãng khi đánh giá, rủi ro lớn do sai lầm có thể tiếp diễn trong thời gian dài.

Chu kỳ năm thường được sử dụng kết hợp với các chu kỳ đánh giá thực hiện công việc ngắn hơn (tháng, quý, 6 tháng).

- Chu kỳ kết hợp

Đây là sự kết hợp nhiều chu kỳ khác nhau trong đánh giá một đối tượng nhằm tận dụng ưu điểm của các chu kỳ đánh giá khác nhau.

Ở Việt Nam thường có sự kết hợp chu kỳ đánh giá ba tháng hoặc sáu tháng với chu kỳ đánh giá một năm, nhằm có sự nhắc nhở thường xuyên đối với nhân lực trong doanh nghiệp, vừa có thời gian để nhân lực

khắc phục nhược điểm - trong sự kết hợp này, chu kỳ một năm thường đóng vai trò quyết định đối với những chế độ lâu dài người lao động được hưởng, chu kỳ ngắn đi kèm thường chỉ gắn với một khoản tiền thưởng hoặc có thể chỉ đóng vai trò nhắc nhở.

Ưu và nhược điểm từng chu kỳ đánh giá phổ biến được trình bày trong bảng 2.1.

Bảng 2.1. Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc

Chu kỳ đánh giá

Ưu điểm và hạn chế

Lưu ý khi áp dụng

Tháng

Bám sát theo công việc. Hướng dẫn và định hướng liên tục cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.

Cường độ đánh giá cao, có thể gây căng thẳng trong công việc và có thể lãng phí thời gian và tiền bạc.

Áp dụng tại các thời điểm doanh nghiệp chuyển đổi hệ thống, phương thức quản lý.

Áp dụng với các công việc có chu kỳ kinh doanh ngắn, sự kiện, chiến dịch...

Quý

Giảm được cường độ đánh giá và công việc hành chính trong đánh giá.

Vẫn bám sát được quá trình triển khai công việc nếu đi kèm với các hoạt động rà soát hàng tháng.

Áp dụng khá phổ biến tại các doanh nghiệp.

Rất có tác dụng với các doanh nghiệp thực hiện phân cấp quản lý xuống các đơn vị. Ba tháng là khoảng thời gian đủ dài, đủ ngắn để kiểm soát kết quả.

Sáu tháng

Vẫn đảm bảo được hiệu quả nếu công tác lập kế hoạch công tác tháng, quý, năm tốt.

Tuy nhiên, do thời gian dài nên có thể bị chi phối bởi các sự kiện gần.

Áp dụng với doanh nghiệp có hệ thống quản trị theo mục tiêu.

Hệ thống đánh giá khá tiến bộ, đạt cấp độ “hệ thống quản lý thành tích”.

Năm

Chu kỳ đánh giá năm chủ yếu tập trung vào định hướng và phát triển cá nhân. Hệ thống đánh giá dễ trở thành hình thức.

Thường áp dụng đi liền với đánh giá quý, sáu tháng.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 145 trang tài liệu này.

b. Căn cứ lựa chọn chu kỳ đánh giá thực hiện công việc

Thực tế, thường không có thời gian tối ưu của một chu kỳ đánh giá, với những ưu điểm, hạn chế của từng chu kỳ đánh giá, các nhà quản lý cần lựa chọn chu kỳ đánh giá thực hiện công việc phù hợp bởi một chu kỳ quá ngắn thường gây căng thẳng cho người thực hiện công việc và một chu kỳ quá dài gây sao lãng trong công việc.

Việc lựa chọn chu kỳ nào phụ thuộc vào một số căn cứ chính như: mục tiêu đánh giá thực hiện công việc, triết lý quản trị doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp, thời gian người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao và đặc điểm, tính chất công việc. Cụ thể như sau:

- Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc

Căn cứ thứ nhất mà tổ chức/doanh nghiệp cần dựa vào để xác định chu kỳ đánh giá chính là mục tiêu đánh giá thực hiện công việc. Vì về bản chất mục tiêu đánh giá đã xác định các nhiệm vụ người lao động đảm nhận (tương ứng với từng công việc hoặc người lao động - phụ thuộc vào giải pháp tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn) và xác định mức độ hoàn thành đối với từng nhiệm vụ. Do vậy, cần dựa vào đó để xác định thời gian đo lường cho phù hợp.

- Triết lý quản trị doanh nghiệp

Thứ hai, tổ chức/doanh nghiệp thường căn cứ vào triết lý quản trị. Theo quan điểm của các nhà quản trị, việc lựa chọn chu kỳ phụ thuộc vào triết lý quản trị doanh nghiệp. Ví dụ: những nhà quản trị theo trường phái X thường có xu hướng đánh giá thường xuyên hơn do muốn quản lý chặt từng hành động của đội ngũ nhân viên. Do vậy, họ có xu hướng lựa chọn chu kỳ đánh giá ngắn.

- Đặc điểm hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp

Thứ ba, tổ chức/doanh nghiệp thường căn cứ vào đặc điểm hoạt động, thực trạng của doanh nghiệp, ví dụ như trong giai đoạn áp dụng quy trình mới thì cần áp dụng chu kỳ đánh giá ngắn để người lao động tập trung ghi nhớ và không sao lãng. Những tổ chức/doanh nghiệp ít có

sự thay đổi có thể chọn chu kỳ đánh giá dài, ngược lại những doanh nghiệp thường xuyên có sự thay đổi có thể chọn chu kỳ đánh giá ngắn.

- Thời gian người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao

Căn cứ thứ tư cần quan tâm khi xác định chu kỳ là thời gian để người lao động có thể hoàn thành nhiệm vụ, thường quy trình đánh giá sẽ cần dài hơn thời gian trung bình để người lao động có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao vì rất khó đánh giá chính xác khi công việc chưa hoàn thành.

- Đặc điểm, tính chất của công việc

Căn cứ thứ năm cần quan tâm khi xác định chu kỳ đánh giá thực hiện công việc là đặc điểm, tính chất của công việc. Đặc điểm, tính chất công việc có ảnh hưởng lớn đến việc lựa chọn chu kỳ. Với các công việc có tính chất phức tạp, chu kỳ đánh giá quá dài sẽ ảnh hưởng đến việc đo lường theo các tiêu chuẩn đánh giá, đặc biệt các tiêu chuẩn mang tính quá trình.

2.3. Xác định tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá thực hiện công việc

2.3.1. Xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc

Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được hiểu là bộ thước đo về mức độ hoàn thành các nhiệm vụ của cá nhân và bộ phận thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp cả về mặt số lượng và chất lượng.

Dưới góc độ tác nghiệp nhằm xây dựng (xác định) tiêu chuẩn đánh giá, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được hiểu là “vật quy chiếu” hay “thước đo”, là mốc dùng để so sánh, là sản phẩm của việc xác định kết quả đầu ra của công việc với các nội dung như sản lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm, các mục tiêu đã hoàn thành, cách thức tiến hành công việc…

Có nhiều loại tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc khác nhau phân theo những tiêu thức phân loại khác nhau. Một số tiêu thức phân loại phổ biến thường được kể đến như:

Phân theo cấp độ quản lý có tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cấp tổ chức/doanh nghiệp; tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cấp phòng/ban, bộ phận và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cấp cá nhân.

Phân theo phương thức đánh giá có tiêu chuẩn đánh giá trực tiếp và tiêu chuẩn đánh giá gián tiếp. Tiêu chuẩn trực tiếp đánh giá trực tiếp vào kết quả thực hiện công việc của người lao động hoặc bộ phận (theo thói quen, thường gọi đây là tiêu chuẩn định lượng do kết quả thực hiện công việc biểu hiện là những con số cụ thể). Tiêu chuẩn gián tiếp là tiêu chuẩn đánh giá dựa trên cảm nhận của người đánh giá.

Phân theo mục tiêu đánh giá có ba nhóm tiêu chuẩn chính là tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc, tiêu chuẩn đánh giá hành vi thực hiện công việc và tiêu chuẩn đánh giá năng lực thực hiện công việc. Trong đó, đánh giá kết quả thực hiện công việc là đánh giá những kết quả mà cá nhân hay bộ phận đã thực hiện được trong một giai đoạn nhất định. Đánh giá hành vi là đánh giá cách thức tiến hành công việc của người lao động. Đánh giá hành vi cũng có thể sử dụng cả tiêu chuẩn định tính và định lượng. Đánh giá năng lực là đánh giá những năng lực cần có để tiến hành công việc. Người lao động không có năng lực phù hợp thì không thể tiến hành công việc đạt chuẩn của tổ chức/doanh nghiệp được, do vậy với đánh giá hiện đại thì tiêu chuẩn năng lực được đưa vào sử dụng.

Phân loại theo nội dung đánh giá là việc sắp xếp các nội dung đánh giá theo mục đích đánh giá. Việc phân loại này quan tâm tới sự tiện lợi của người sử dụng và có giá trị cao trong quá trình triển khai công tác đánh giá thực hiện công việc. Với phân loại này, người tiến hành công tác đánh giá thực hiện công việc sẽ sưu tập các tiêu chuẩn dành cho các nội dung đánh giá khác nhau, bộ sưu tập này sẽ giúp quá trình xác định các tiêu chuẩn đánh giá cho cá nhân/bộ phận được nhanh chóng và đạt kết quả tốt.

Phân theo thời gian có tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đo lường cho quá khứ, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đo lường

của hiện tại và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đo lường cho tương lai.

Trong quá trình đánh giá, việc xác định các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng, mang tính định hướng cho hoạt động của cả tổ chức/doanh nghiệp, của các bộ phận và cá nhân người lao động. Trong đó, tiêu chuẩn cấp tổ chức/doanh nghiệp thể hiện mong muốn, ý chí của chủ sở hữu, của các nhà quản lý cấp cao và ban điều hành về định hướng phát triển chung, còn tiêu chuẩn cấp bộ phận và cá nhân là công cụ để thực hiện mong muốn và ý chí đó.

Chi tiết đối với việc xác định các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được trình bày chi tiết trong Chương 3 của giáo trình này.

2.3.2. Lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc

Phương pháp đánh giá thực hiện công việc được hiểu là cách thức để triển khai quy trình đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp, nhằm phản ánh chính xác những đóng góp của bộ phận vào mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp; những đóng góp của cá nhân người lao động vào việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận trong một khoảng thời gian nhất định.

Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc, trong phạm vi của giáo trình đề cập đến một số phương pháp như phương pháp thang điểm, phương pháp so sánh luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp nhật ký công việc, phương pháp 360 độ, phương pháp đánh giá theo tiếp cận của quản trị mục tiêu (MBO), phương pháp đánh giá theo tiếp cận của quản trị quá trình (MBP).

Phương pháp thang điểm: Mức độ hoàn thành đối với từng nhiệm vụ sẽ được đánh giá thông qua thang điểm. Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc. Trong phương pháp này, người ta sẽ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng nội dung đánh giá với một thang điểm (thông thường là 5 hoặc 7). Thang điểm chỉ ra mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động hoặc bộ phận. Thang điểm có thể kết hợp với lượng hoá trực tiếp kết quả đánh giá.