Kiểm Tra Và Phân Chia Thành Đơn Vị Bảo Quản Nếu Cần)

trữ của UBND xã;

- Chương trình, kế hoạch công tác của UBND xã;

- Danh mục hồ sơ của năm trước (nếu có);

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có)

1.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ

1.3.1. Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

Khung đề mục của danh mục hồ sơ UBND xã xây dựng theo mặt hoạt động. Mặt hoạt động lấy tên các mặt (lĩnh vực) hoạt động chủ yếu của UBND xã làm đề mục lớn.

Trong mỗi đề mục lớn có thể bao gồm các đề mục nhỏ - các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ hoạt động của UBND xã.

Các đề mục lớn (tên các mặt hoạt động chủ yếu); đề mục nhỏ (các vấn đề) được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng; từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp vị trí và tầm quan trọng.

Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm cả hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong UBND xã thì hồ sơ, tài liệu của các tổ chức này nên đưa thành đề mục riêng và sắp xếp ở cuối cùng của danh mục hồ sơ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

1.3.2. Dự kiến tiêu đề hồ sơ: phản ánh khái quát nội dung các văn bản tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc. Tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ những tiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ sơ về các công việc cụ thể.

1.3.3. Đánh số, k hiệu các đề mục và hồ sơ:

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã (I. II. . .)

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên tục bằng chữ số Ả-rập (1, 2, 3, 4 . . .)

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả -rập và ký hiệu (chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ (tên mặt hoạt động) do UBND xã quy định cụ thể.

Khi đánh số hồ sơ chọn một trong hai cách sau:

+ Đánh liên tục trong toàn danh mục;

+ Đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn.

1.3.4. Dự kiến thời hạn bảo quản cần căn cứ vào:

- Nội dung, tính chất của vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ;

- Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ đối với việc theo dõi, giải quyết công việc;

- Nhu cầu khai thác, sử dụng;

- Các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan; các văn bản hướng dẫn chung về thời hạn bảo quản tài liệu, về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND cấp trên quy định.

Hồ sơ có thể được xác định có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản trong một thời gian nhất định (tính bằng số lượng năm cụ thể)

(Dự kiến thời hạn bảo quản: tham khảo theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương)

1.3.5.Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ

Tuỳ vào điều kiện cụ thể của UBND xã, chọn một trong hai cách sau để tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ:

Cách 1: Công chức văn phòng - thống kê xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ cho UBND xã tổ chức lấy ý kiến của các công chức chuyên môn đóng góp - Hoàn chỉnh dự thảo - Trình Chủ tịch (Phó chủ tịch UBND xã) duyệt, ban hành.

Cách 2: Từng công chức chuyên môn dự kiến danh mục hồ sơ phần phụ trách, lĩnh vực công tác được giao theo hướng dẫn của công chức văn phòng - thống kê . Công chức văn phòng - thống kê tổng hợp thành dự thảo thành danh mục hồ sơ chung của UBND xã tiến hành bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần thiết) - hoàn chỉnh dự thảo - Trình Chủ tịch (Phó chủ tịch UBND xã) duyệt, ban hành. Mẫu Danh mục hồ sơ: (quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ).

2. Phương pháp lập hồ sơ

2.1. Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết như tên cơ quan, tên đơn vị lập hồ sơ, tiêu đề hồ sơ... lên bìa hồ sơ.

- Cách mở hồ sơ:

Đối với UBND xã đã có danh mục hồ sơ: Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, ngay từ đầu năm, công chức văn phòng - thống kê hướng dẫn cán bộ, công chức chuyên môn ghi tên các hồ sơ cần lập vào bìa hồ sơ (mỗi tờ bìa là một hồ sơ).

Đối với UBND xã chưa có danh mục hồ sơ: Căn cứ vào công việc hình thành, cán bộ, công chức cấp xã mở hồ sơ

- Hướng dẫn cách ghi các thông tin trên bìa hồ sơ: Tên cơ quan: viết tên Uỷ ban nhân dân xã

Ví dụ: Uỷ ban nhân dân xã Tân Lập

Tên đơn vị tổ chức ghi tên mặt (lĩnh vực hoạt động) của xã dòng này viết đậm nét.

Ví dụ: Văn hoá - Xã hội

Mã hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi (nếu không có danh mục hồ sơ thì bỏ trống).

Ví dụ: 14 - VHXH

Hồ sơ: ghi tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ, chính xác phản ánh khái quát được nội dung vấn đề sự việc (hồ sơ cần lập)

Từ ngày đến ngày… và gồm . . . tờ: phần này bỏ qua chưa ghi

Thời hạn bảo quản: ghi thời gian quản lí hồ sơ vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời (nếu có danh mục hồ sơ), thường bỏ trống.

Phông số, mục lục số, hồ sơ số: phần này do lưu trữ ghi

Mở hồ sơ có danh mục: ghi các thông tin lên bìa hồ sơ (mẫu bìa hồ sơ trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)

2.2. Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

- Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơ khác. Cần chú ý để thu thập những loại văn bản, tài liệu khó thu thập như bài phát biểu của lãnh đạo tham luận của đại biểu dự hội nghị, các dự thảo gửi xin ý kiến...

Ví dụ:

+ Công chức phụ trách văn hóa - xã hội của UBND xã khi tổ chức hội diễn văn nghệ thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu liên quan đến tổ chức hội diễn đưa vào hồ sơ.

+ Công chức văn phòng - thống kê khi UBND xã giao phụ trách việc tổ chức Hội nghị sơ kết, tổng kết phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về hội nghị để đưa vào hồ sơ.

2.3. Kết thúc hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thi hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

2.3.1. Kiểm tra và phân chia thành đơn vị bảo quản nếu cần)

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần phải bổ sung cho đủ.

- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản thảo (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc kiến giúp của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); tài liệu tham khảo hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị. Mỗi loại văn bản, tài

liệu chỉ giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế.

- Phân chia đơn vị bảo quản: Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm), để thuận tiện cho việc quản lí và sử dụng. Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào đặc điểm chung, đủ yếu tố cầu thành như một hồ sơ độc lập.

2.3.2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ là để cố định trật tự văn bản tài liệu, đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện.

Tùy theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp. Thông thường có những cách sắp xếp sau:

- Sắp xếp theo thứ tự thời gian

Thời gian là ngày tháng năm của văn bản, tài liệu. Sắp xếp theo thứ tự thời gian là văn bản, tài liệu nào có ngày, tháng, năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm muộn thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản, hoặc áp dụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc.

- Sắp xếp theo số văn bản

Căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp xếp văn bản tài liệu có số nhỏ xếp trước số lớn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ở Văn thư cơ quan.

- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc

Quá trình giải quyết công việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề. Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (ví dụ: sắp xếp một hồ sơ về thành lập một cơ quan, một đơn vị...).

- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả

+ Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng xếp trước, loại ít quan trọng xếp sau (như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị...).

+ Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả thì tác giả nào quan trọng hơn xếp trước, loại ít quan trọng hơn xếp sau (như: Chính phủ xếp trước các Bộ; các tỉnh xếp trước các huyện...).

- Sắp xếp theo vần chữ cái.

Trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B, C.

Ví dụ:

Quyết định tặng bằng khen của Chủ tịch UBND xã cho cá nhân thì xếp Nguyễn Văn A, Lê Văn C...

Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập quyết định nhân sự như nâng lương, khen thưởng, kỷ luật...

- Nếu hồ sơ có phim ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì và để vào cuối hồ sơ. Nếu có băng ghi âm, ghi hình thì bảo quản riêng và ghi chú vào Mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm.

2.3.3. Biên mục hồ sơ

Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ. Kiểm tra lại cách sắp xếp đảm bảo trật tự khoa học.

- Đánh số tờ

Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản thì đánh số riêng cho từng đơn vị bảo quản), đảm bảo không bị thất lạc, quản lí và tra tìm thuận lợi.

Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác.

Phương pháp đánh số tờ: mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đều đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng chữ số Ả Rập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), không được đánh bằng bút mực, bút bi, có thể dùng máy dập số để đánh số tờ.

Chú ý khi đánh số tờ:

+ Nếu một tờ khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh số 2 số.

Một tờ to thì gấp bằng khổ giấy bình thường và đánh một số.

+ Nếu có ảnh thì đánh ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì.

+ Nếu một tờ giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số.

+ Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ cái a, b, c (ví dụ 15, 15a, 15b, 15c...) và ghi rõ vào chứng từ kết thúc.

2.3.4. Ghi Mục lục văn bản

- Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lí và tra tìm nghiên cứu.

- Tờ mục lục có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), được xếp lên đầu hồ sơ. Mẫu tờ Mục lục văn bản)

2.3.5. Viết chứng từ kết thúc

- Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạng thái

vật lí của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được trạng thái vật lí của văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lí kịp thời...

- Chứng từ kết thúc được in sẵn vào tai cạnh của bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất. Mẫu chứng từ kết thúc)

2.3.6. Viết bìa hồ sơ:

- Bìa hồ sơ được thiết kế và in mẫu thống nhất theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012. Mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ)

- Chữ viết trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa phải đầy đủ, chính xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viết đúng kiểu chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm.

V. NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ UBND XÃ

Việc tổ chức nộp lưu hồ sơ được thực hiện theo Điều 11, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.

1. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ UBND xã

Những hồ sơ, tài liệu phải nộp vào lưu trữ UBND xã là những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.

Những loại hồ sơ không phải nộp vào lưu trữ là:

+ Hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi hết hiệu lực thi hành;

+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trong trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì giải quyết)

+ Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, tham khảo;

+ Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu, hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại.

2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã

- Trong thời hạn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;

- Tài liệu xây dựng cơ bản, trong thời hạn 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

3. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã

Bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND xã phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

Công chức văn phòng - thống kê lập 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Bên giao và bên nhận tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản.

cấp xã.

CÂU HỎI

1. Trình bày ý nghĩa của công tác văn thư trong hoạt động của UBND

2. Sơ đồ hóa quy trình lập danh mục hồ sơ của UBND cấp xã.

3. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ của UBND cấp xã.

4. Trình bày nội dung phương pháp lập hồ sơ của UBND xã. Liên hệ

thực tế và đề xuất biện pháp để nâng cao chất lượng lập hồ sơ của UBND cấp xã.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

1. Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ của UBND cấp xã theo mặt hoạt động.

2. Thiết kế bìa hồ sơ, ghi mục lục văn bản và viết chứng từ kết thúc của một hồ sơ công việc tại UBND cấp xã.

Chương 4

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ HĐND, UBND CẤP XÃ‌

1. Về kiến thức

Trình bày được nội dung việc tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã bao gồm: Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; phân loại tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã; xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.

2. Về kỹ năng

Thực hiện được các bước nghiệp vụ trong tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã.

3. Về năng lực tự chủ và năng lực chịu trách nhiệm

Phối hợp thực hiện và ý thức được trách nhiệm cá nhân trong tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã.

Nội dung:

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHÔNG LƯU TRỮ HĐND, UBND

XÃ

1. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã

1.1. Thành phần tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã

Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình

hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. (Khoản 6-Điều 2-Luật Lưu trữ năm 2011).

Phông lưu trữ HĐND xã là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND xã.

Phông lưu trữ UBND xã là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã.

Chính quyền cấp xã là cơ quan quản lý, điều hành toàn diện các mặt hoạt động ở xã. Trong quá trình quản lý và điều hành của mình, chính quyền cấp xã sản sinh ra khối tài liệu bao gồm nhiều thành phần khác nhau, trong đó có những thành phần chủ yếu sau:

Thứ nhất, tài liệu hành chính: Đây là thành phần chủ yếu, có khối lượng lớn nhất được hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp xã. Loại tài liệu này do HĐND, UBND xã sản sinh ra và do các cơ quan cấp trên gửi đến. Những tài liệu này có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, văn hóa, giáo dục… được thể hiện dưới hình thức các văn bản hành chính.

Thứ hai, tài liệu khoa học và công nghệ: Ở cấp xã, loại hình tài liệu này có khối lượng tương đối lớn, đặc biệt trong những năm gần đây khi các xã thực