Đăng Ký Văn Bản Đến Bằng Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Văn Bản Trên Máy

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, UBND xã quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.

- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.

- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.

- Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Như vậy, tùy số lượng văn bản đến UBND xã hàng năm nhiều hay ít mà tiến hành lập sổ cho đúng quy định hiện hành.

2.1.2. Đăng k văn bản đến

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền.

2.1.3. Sổ đăng k đơn thư:

UBND xã là cơ quan cơ quan hành chính gần dân nhất nên thường nhận được nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tập thể hoặc cá nhân. Để giúp cho công việc xử lí giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng, những đơn thư này cần được thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư. Mẫu sổ: quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.

Khi đăng ký các đơn thư khiếu nại, tố cáo cũng tiến hành như đăng ký các văn bản đến, nhưng cần chú ý:

- Phần lớn các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc về cá nhân hoặc một đơn vị tập thể nên hầu như không có số và ký hiệu, vì vậy ở cột 3 “Tên người hoặc đơn vị gửi” và cột số 6 “Trích yếu nội dung” phải ghi cụ thể rõ ràng, chính xác để tiện cho việc kiểm tra và đề ra hướng giải quyết thích hợp.

- Đơn thư của các cá nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm cho nên cần được xem xét và giải quyết kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của người hoặc đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan.

2.2. Đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy

vi tính:

Cũng giống như văn bản đi, về cơ bản các trường dữ liệu giống như các cột, mục của quyển sổ đăng ký văn bản đến. Yêu cầu đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật.

Việc đăng ký (cập nhật) vản bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

Văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến công chức phải in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

3. Trình, chuyển giao văn bản đến

3.1. Trình văn bản đến

Văn bản đến ngày sau khi đăng ký, kịp thời trình cho lãnh đạo UBND xã xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.

Lãnh đạo UBND xã: căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của UBND xã; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác cho ý kiến phân phối văn bản; cho ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) giao cho các bộ phận hoặc công chức chuyên môn trong UBND giải quyết. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều bộ phận cùng tham gia giải quyết cần xác định rõ bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chủ trì.

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”.

Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) được ghi vào phiếu riêng. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của Chủ tịch (Phó Chủ tịch), văn bản đến được chuyển trở lại văn phòng

UBND xã để công chức văn phòng - thống kê đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến theo quy định của UBND xã.

3.2. Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các bộ phận hoặc công chức chuyên môn giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển trực tiếp cho các bộ phận hoặc công chức chuyên môn có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng cá nhân, đơn vị nhận ghi trên dấu đến;

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển.

Cán bộ, công chức chuyên môn được Chủ tịch (Phó chủ tịch) UBND xã giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký theo dõi và triển khai giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho bộ phận hoặc công chức chuyên môn đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, công chức văn phòng - thống kê quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

- Trường hợp tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản

- Trường hợp tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến.

4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

4.1. Giải quyết văn bản đến:

Khi nhận được văn bản đến, từng bộ phận hoặc công chức chuyên môn có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của UBND xã; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết ngay sau khi nhận được.

Khi trình Chủ tịch UBND xã cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, các bộ phận hoặc công chức chuyên môn đính kèm Phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất.

Đối với văn bản đến có liên quan đến các bộ phận và công chức chuyên môn khác. Bộ phận chủ trì gửi văn bản hoặc bản sao văn bản (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã) để lấy ý kiến đóng góp, phối

hợp. Khi trình Chủ tịch UBND xã xem xét, quyết định, bộ phận chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các bộ phận có liên quan.

4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của UBND xã đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các bộ phận giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

- Căn cứ quy định cụ thể của UBND xã, công chức văn phòng - thống kê có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho Chủ tịch UBND xã.

Trường hợp UBND xã chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì công chức văn phòng - thống kê lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Công chức văn phòng - thống kê có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

III. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VĂN BẢN

Quản lý văn bản là nhiệm vụ của tất cả công chức của UBND xã. Văn bản hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý công việc. Đối với những việc đã và đang giải quyết, nếu cá nhân vi phạm hoặc có đơn thư khiếu kiện, tố cáo, có thanh tra, kiểm tra của cấp có thẩm quyền, văn bản sẽ là bằng chứng giải quyết vụ việc, là căn cứ để xác định trách nhiệm của công chức đối với vấn đề đó.

1. Trách nhiệm của chủ tịch UBND xã

Chủ tịch UBND là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản của UBND xã, chỉ đạo các công chức thực hiện đúng quy định của nhà nước và quy chế của UBND xã về quản lý văn bản.

2. Trách nhiệm của công chức UBND xã

Công chức UBND xã phải thực hiện đầy đủ những quy định về quản lý văn bản. Cụ thể, công chức xã phải giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Chủ tịch UBND; soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình phụ trách; quản lý, đảm bảo giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu.

3. Trách nhiệm của công chức văn phòng - thống kê

Theo quy định tại Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn, công chức văn phòng - thống kê phải thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã. Vì vậy, công chức văn phòng - thống kê

phải làm thủ tục tiếp nhận và phát hành văn bản, quản lý, đảm bảo giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND xã.

CÂU HỎI

Câu 1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi tại UBND xã (các bước công việc và cá nhân thực hiện).

Câu 2. Sơ đồ hóa quy trình văn bản đến tại UBND xã (các bước công việc và cá nhân thực hiện).

Câu 3. Nêu trách nhiệm của công chức văn phòng - thống kê trong quy trình quản lý văn bản đi, vănbản đến tại UBND xã.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1. Thiết kế các loại sổ quản lý văn bản đi của UBND xã gồm các nội dung công việc:

- Tờ bìa sổ và phần Nội dung của sổ.

- Điền các thông tin cần thiết trong văn bản đi (loại thường) vào sổ (mỗi sổ 5 văn bản).

Bài 2. Thiết kế các loại sổ quản lý văn bản đến (loại thường) của UBND xã gồm các nội dung công việc:

- Tờ bìa sổ và phần Nội dung của sổ.

- Điền các thông tin cần thiết trong văn bản đến vào sổ (mỗi sổ 5 văn

bản).

Chương 3

LẬP HỒ SƠ TẠI UBND CẤP XÃ

1. Về kiến thức

Trình bày được nội dung quy trình lập danh mục hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

2. Về kỹ năng

Thực hiện được các bước nghiệp vụ trong quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND xã.

3. Về năng lực tự chủ và năng lực chịu trách nhiệm

Độc lập hoặc phối hợp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

Ý thức được trách nhiệm cá nhân trong quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

Nội dung:

I. PHÂN LOẠI HỒ SƠ CỦA UBND XÃ

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các công chức làm công tác chuyên môn thuộc UBND xã có trách nhiệm giúp UBND quản lí Nhà nước về lĩnh vực công tác: Tài chính, Tư pháp, Địa chính, Văn phòng, Văn hoá -Xã hội, Công an, Quân sự và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao trong quá trình hoạt động ở UBND xã hình thành 7 nhóm hồ sơ:

- Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Kế toán - Tài chính;

- Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch;

- Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Địa chính - Xây dựng;

- Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Văn hoá - Xã hội;

- Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực An ninh trật tự;

- Nhóm hồ sơ thuộc lĩnh vực Quân sự.

Lập hồ sơ là tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp quy định.

II. YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ ĐƯƠC LẬP

1. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND xã, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết

Mục 4, Điều 23 của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 đã quy định: "Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó".

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã gồm

nhiều loại: loại do UBND xã ban hành, các cơ quan quan, tổ chức khác gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thi hành, giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND xã để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.

Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND xã, loại văn bản gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ.

2. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Để đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ, văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh.

3. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải có giá trị pháp lí hoặc có độ tin cậy cao

Hồ sơ là minh chứng cho việc theo dõi, giải quyết công việc của cá nhân, của UBND xã vì vậy văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý là bản gốc, bản chính hoặc bản sao theo thể thức. Trong quá trình nghiên cứu, chỉ đạo giải quyết vấn đề, các bản thảo hình thành trong quá trình soạn thảo có bút phê của lãnh đạo cơ quan cũng là bản cần được lưu giữ trong vì hồ sơ.

4. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc

Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, đảm bảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người.

Ví dụ:

Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình... Những văn bản, tài liệu trong hồ sơ này phải được thu thập và sắp xếp khoa học để quản lý và tra tìm được thuận lợi.

III. TRÁCH NHIỆM TỖ CHỨC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ UBND XÃ

1. Trách nhiệm của chủ tịch UBND xã

Chủ tịch UBND xã có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Trách nhiệm của công chức UBND xã

Các cán bộ, công chức UBND xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc. Trường hợp các bộ phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi lưu trữ cấp xã nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm. Lãnh đạo, công chức UBND xã trước khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm. Không được tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân, mang về nhà hoặc sang cơ quan, đơn vị khác. Việc bàn giao hồ sơ tài liệu cho lưu trữ UBND xã phải được lập thành văn bản. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

3. Trách nhiệm của công chức văn phòng - thống kê

Công chức văn phòng - thống kê có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã trong việc quản lí, chỉ đạo công tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND xã theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

IV. KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ

Để lập hồ sơ cần căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lí nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư và Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).

1. Xây dựng và sử dụng danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là Bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã trong năm/ nhiệm kỳ kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ; được dùng làm căn cứ để các công chức chuyên môn khi thực hiện nhiệm vụ chuyên môn triển khai lập hồ sơ.

1.1. Tác dụng lập danh mục hồ sơ:

- Danh mục hồ sơ giúp cho việc quản lí các hoạt động của UBND xã và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ;

- Giúp UBND xã chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lí hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;

- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại UBND xã; giúp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức đối với việc lập hồ sơ;

- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.

1.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, khoa học cần căn cứ vào các văn bản sau:

- Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã và công việc của từng cán bộ, công chức cấp xã;

- Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; quy chế công tác văn thư, lưu