Đăng K Văn Bản Đi Bằng Cơ Sở Dữ Liệu Quản L Văn Bản Đi Trên Máy Vi Tính:

Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.

1.2.2. Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật là ngày Nghị quyết được HĐND thông qua.

Ngày, tháng, năm ban hành quyết định quy phạm pháp luật và các văn bản hành chính của UBND xã và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được Chủ tịch UBND xã ký ban hành.

Ngày tháng ban hành văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày... tháng... năm; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước số đó.

2. Đăng ký văn bản đi

2.1. Yêu cầu:

Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan.

Khi đăng ký văn bản phải ghi (nhập) đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết có trong các phương tiện đó, không bôi xóa, không viết tắt những từ không thông dụng, không viết bằng bút chì hoặc bút mực đỏ.

Đối với các văn bản "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" cần phải được đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

2.2. Phương pháp đăng ký:

Hiện nay việc đăng ký văn bản đi ở HĐND, UBND xã thường áp dụng hai hình thức: đăng ký truyền thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng cơ sở dữ liệu quản lí văn bản đi trên máy vi tính.

2.2.1. Đăng k văn bản đi bằng sổ

Lập sổ: Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, UBND xã lập sổ đăng ký văn bản đi theo cách đánh số, mỗi hệ thống số lập một quyển sổ đăng ký, cụ thể như sau:

- Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ.

- Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ riêng.

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ riêng.

Mẫu sổ và cách đăng k : Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.

Mẫu sổ và cách đăng k văn bản mật đi: Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi

giống như số đăng ký văn bản đi (loại thường) nhưng tên sổ là "sổ đăng ký văn bản mật đi" và phần đăng ký bên trong có thêm cột "Mức độ mật" sau cột "Tên loại và trích yếu nội dung văn bản".

Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường).

2.2.2. Đăng k văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản l văn bản đi trên máy vi tính:

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

Để bảo toàn dữ liệu, văn bản đi sau khi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, công chức văn phòng - thống kê phải in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác

3.1. Nhân bản:

Công chức văn phòng - thống kê nhân bản đúng số lượng văn bản cần gửi đi và thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

3.2. Đóng dấu UBND xã và dấu chỉ mức độ khẩn, mật

Trách nhiệm đóng dấu: Công chức văn phòng - thống kê; trước khi đóng kiểm tra kỹ loại dấu cần sử dụng.

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa UBND xã với các cơ quan, các tổ chức và công dân.

Dấu của UBND xã chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống).

Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng màu mực dấu theo quy định chung của Nhà nước. Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn ("Hỏa tốc" (kể cả "Hỏa tốc" hẹn giờ),

"Thượng khẩn" và "Khẩn") và đóng dấu mức độ mật ("Tuyệt đối", "Tối mật" và "Mật"), dấu "Tài liệu thu hồi!" trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 10, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản đi 4.1.Yêu cầu:

- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

- Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin

- Việc gửi văn bản đi phải được thực hiện ngay khi đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền và đã được đóng dấu cơ quan.

- Các văn bản phải được gửi đúng với nơi nhận đã ghi trên văn bản.

- Khi gửi văn bản nên có sự ưu tiên đối với những văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn”.

- Những văn bản có nội dung quan trọng phải gửi kèm phiếu gửi để kiểm

tra.

4.2. Làm thủ tục phát hành văn bản

4.2.1. Lựa chọn bì

Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và

kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng.

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

Bì văn bản phải được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:

- Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;

- Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 2 phần bằng nhau;

- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 3 phần bằng nhau;

- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng gấp làm 4 phần bằng nhau.

4.2.2. Trình bày bì và viết bì

Phần nơi gửi (góc trên, bên trái) : Ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên cơ quan, đơn vị gửi văn bản, địa chỉ, số điện thoại, số Fax của cơ quan, đơn vị (nếu có) và số, ký hiệu của tất cả các văn bản có trong phong bì, dấu chỉ mức độ “khẩn”, “mật” (nếu có).

Phần nơi nhận (góc phải, bên dưới): Ghi rõ ràng đầy đủ, chính xác tên cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân nhận văn bản, địa chỉ của cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân đó.

Giữa hai phần nơi nhận và nơi gửi trên phong bì cần đóng dấu (hoặc viết) 2 chữ “KÍNH GỬI” để thể hiện sự tôn trọng, lịch sự đối với cơ quan hay cá nhân nhận văn bản.

Lưu ý: Khi trình bày phong bì không được viết tắt những chữ không thông dụng, không xuống dòng một cách tùy tiện. Đối với văn bản mật thì đóng dấu chỉ mức độ mật ở bì trong, bì ngoài trình bày như văn bản thường.

Đối với những văn bản khẩn gửi đi cần chú ý đến độ khẩn đóng trên phong bì phải khớp với độ khẩn đóng trên văn bản.

- Dán phong bì: Khi cho văn bản vào phong bì không để đầy quá, chật quá, không đặt sát mép phong bì, khi dán phong bì hoặc dán tem không làm dây hồ vào văn bản.

4.2.3.Vào bì và dán bì:

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.

4.2.4. Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11):

- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Mật" ngoài bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ "C" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)

- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước "Tối mật" ngoài bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ "B" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)

- Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ "Tuyệt mật"gửi bằng hai bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu "Tuyệt mật". Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì".

+ Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ "A" in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm).

4.3. Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan. Đối với những cá nhân, đơn vị trong UBND xã công chức văn phòng - thống kê phải đăng ký vào sổ "Chuyển giao văn bản đi" và gửi trực tiếp.

4.3.1. Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức.

Đối với những cá nhân, đơn vị trong UBND xã công chức văn phòng - thống kê phải đăng ký vào sổ "Chuyển giao văn bản đi" và gửi trực tiếp. (Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX kem theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ ).

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

4.3.2. Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ . Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn:

Sổ gửi văn bản đi bưu điện nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.

4.3.3.Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

4.3.4. Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

4.4. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Công chức văn phòng - thống kê có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

5. Lưu văn bản đi

Văn bản do UBND xã ban hành để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý. Theo quy định hiện hành, mỗi văn bản phát hành phải lưu nhất hai bản: bản gốc lưu tại Văn phòng và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng

ký.

Công chức văn phòng - thống kê có thể tập hợp văn bản lưu theo tháng,

theo quý hoặc theo năm. Công chức văn phòng - thống kê đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu. Tập lưu văn bản được sắp xếp theo số thứ tự đăng ký. Sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài liệu.

Các tập lưu phải được công chức văn phòng - thống kê quản lý chặt chẽ và thống nhất. Yêu cầu tra cứu của lãnh đạo hoặc của công chức phải được phục vụ nhanh chóng, chính xác, tại chỗ; phải được ghi sổ và ký nhận đầy đủ để tiện theo dõi, kiểm tra. Người ngoài muốn tra cứu, sử dụng các bản lưu phải được phép của người có thẩm quyền. Trong quá trình phục vụ sử dụng bản lưu, văn thư cơ quan phải lập sổ theo dõi.

II. Quản lý văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.

Theo Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV, văn bản đến phải được tổ chức quản lý và giải quyết theo trình tự sau:

- Tiếp nhận văn bản đến.

- Đăng ký văn bản đến.

- Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1. Tiếp nhận văn bản đến

1.1. Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, công chức văn phòng - thống kê có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), công chức văn phòng - thống kê phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, công chức văn phòng - thống kê phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

1.2.1. Phân loại sơ bộ:

Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.

- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho công chức văn phòng - thống kê để đăng ký.

- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức.

1.2.3. Bóc bì văn bản:

Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với

phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

1.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Dấu đến là dấu dùng để đóng lên văn bản đến, nhằm xác nhận văn bản đến đã qua bộ phận văn thư cơ quan tiếp nhận và đăng ký.

1.3.1. Nguyên tắc và cách đóng dấu “Đến”

Văn bản đến UBND xã phải được đăng ký tập trung tại văn phòng UBND

xã.

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn phòng UBND xã phải được

đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.

Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

1.3.2. Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến”

Được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Đăng ký văn bản đến

Để tiện đăng ký, phân phối và ký nhận, theo ý kiến phân phối đã ghi trên văn bản, cán bộ văn thư nên phân loại và đăng ký tập trung theo từng đơn vị và cá nhân theo thứ tự: thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng, các phòng, ban,.v.v.

Văn bản đến ngày nào thì đăng ký và chuyển ngay ngày đó. Việc đăng ký có thể dùng sổ hay dùng máy vi tính. Tùy theo tình hình thực tế của cơ quan như số lượng văn bản, phương tiện làm việc mà chọn phương pháp đăng ký quản lý cho thích hợp.

2.1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ

2.1.1. Lập sổ đăng k văn bản đến