Phục Vụ Nhu Cầu Giải Quyết Công Việc Chuyên Môn Của Công Chức, Viên Chức,

hiện các dự án về điện, đường, trường, trạm do yêu cầu của Nhà nước và Chính phủ. Thành phần tài liệu khoa học và công nghệ của phông lưu trữ HĐND, UBND xã gồm các hồ sơ phản ánh hoạt động thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho phát triển công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thủy lợi, văn hóa xã hội của xã như các công trình xây dựng: Trụ sở HĐND, UBND, trạm y tế xã, hệ thống kênh mương, trạm bơm, trạm biến áp, hệ thống cung cấp điện, nhà trẻ, nhà văn hóa, công trình xây dựng và tu bổ di tích lịch sử địa phương, trường tiểu học, trung học cơ sở, nghĩa trang liệt sĩ…

Thứ ba, tài liệu nghe nhìn: là tài liệu hình ảnh và âm thanh được ghi trên ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình bằng các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm. Loại tài liệu này có số lượng không nhiều, chủ yếu là các cuộn băng ghi âm, ghi hình, các tấm ảnh ghi lại các sự kiện của xã như lễ hội truyền thống, các kỳ họp của HĐND, UBND, các chuyến thăm của các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước ở cấp tỉnh, cấp huyện đối với cấp xã.

Ngoài các thành phần tài liệu chủ yếu nêu trên, chính quyền cấp xã còn có những nhóm tài liệu đặc thù khác như các loại sổ sách về hộ tịch, hộ khẩu, sổ đăng ký khai sinh, sổ khai tử, sổ các loại thuế, sổ địa bạ, sổ đăng ký tạm trú, tạm vắng, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký nghĩa vụ quân sự; bản đồ quy hoạch xây dựng, bản đồ quản lý đất nông nghiệp, bản đồ quản lý rừng, bản đồ địa giới hành chính xã, bản đồ đường điện, bản đồ hệ thống cấp thoát nước.

1.2. Nội dung tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã

1.2.1. Phông lưu trữ HĐND xã

Tài liệu Phông lưu trữ HĐND xã chứa đựng nội dung cơ bản phản ánh các kỳ họp của HĐND và phản ánh hoạt động của đại biểu HĐND xã:

- Tài liệu về chương trình kỳ họp

- Danh sách đại biểu

- Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch

- Tài liệu về công tác bầu cử chủ tịch, phó chủ tịch và các ủy viên của UBND xã

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

- Nghị quyết của HĐND tại các kỳ họp

- Tài liệu về chất vấn và trả lời chất vấn

- Tài liệu về công tác giám sát

- Tài liệu về tiếp xúc cử tri…

1.2.2. Phông lưu trữ UBND xã

Tài liệu Phông lưu trữ UBND xã chứa đựng nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn xã với các mặt hoạt động tổng hợp, nội chính, kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, văn hóa xã hội…

* Mặt hoạt động tổng hợp

- Báo cáo công tác và phương hướng nhiệm vụ công tác

- Tài liệu về công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ, tập lưu văn bản

- Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng

- Tài liệu thống kê từng mặt hoạt động trên địa bàn

* Mặt hoạt động nội chính

- Tài liệu về tổ chức và xây dựng chính quyền: Tài liệu về tổ chức và thực hiện công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp; Tài liệu về việc thành lập thôn, xóm, về bầu cử trưởng, phó thôn; Tài liệu về hội nghị thôn, về hương ước, quy ước thôn.

- Tài liệu về thi hành pháp luật

- Tài liệu về chính sách dân tộc và tôn giáo

- Tài liệu về quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội

- Tài liệu về quản lý địa giới hành chính

* Mặt hoạt động kinh tế, ngân sách, thương mại

- Tài liệu về kế hoạch

- Tài liệu về ngân sách, tài chính

- Tài liệu về quản lý, sắp xếp chợ và các điểm buôn bán, dịch vụ

- Tài liệu về chống buôn lậu, trốn thuế và lưu hành hàng giả

* Mặt hoạt động nông, ngư nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Tài liệu về phát triển cây trồng

- Tài liệu về phát triển vật nuôi

- Tài liệu về phòng chống dịch bệnh đối với cây trồng và vật nuôi

- Tài liệu về việc quản lý và sử dụng đất

- Tài liệu về chế biến, khai thác thủy, hải sản

- Tài liệu về tổ chức hướng dẫn khai thác và phát triển ngành nghề truyền thống trên địa bàn của xã

- Tài liệu về ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phát triển ngành nghề

mới

* Mặt hoạt động xây dựng cơ bản và quản lý hạ tầng giao thông công cộng

- Tài liệu về việc thiết kế, thi công, nghiệm thu các công trình xây dựng

cơ bản

- Tài liệu về bảo vệ, kiểm tra, xử lý các vi phạm giao thông và công trình cơ sở hạ tầng

- Tài liệu về huy động đóng góp tự nguyện để xây dựng đường giao thông, cầu cống trong xã

- Tài liệu về quản lý hệ thống thoát nước, quản lý vệ sinh nông thôn

* Mặt hoạt động văn xã

- Tài liệu về văn hóa, giáo dục

- Tài liệu về xã hội và đời sống

2. Vai trò của phông lưu trữ HĐND, UBND xã

2.1. Phục vụ hoạt động quản lý

Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu trong hoạt động quản lý. Hàng ngày các cán bộ, công chức HĐND, UBND thường xuyên phải khai thác và sử dụng những thông tin quá khứ, thông tin dự báo trong tài liệu lưu trữ để quy hoạch các chương trình ngắn hạn, dài hạn; ban hành các quy chế, quy định, các quyết định quản lý về tổ chức, nhân sự, tài chính…Tài liệu lưu trữ cũng giúp các đồng chí lãnh đạo rút ra các bài học kinh nghiệm để triển khai các chương trình đã đề ra. Đồng thời tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.

Tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực, có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó đánh giá hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, các quan hệ pháp lý trong quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức.

Ví dụ: Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND xã phán ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của HĐND, UBND cũng như quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đó. Do vậy tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm căn cứ để lãnh đạo UBND ra các quyết định phục vụ hoạt động quản lý, điều hành trên các lĩnh vực như: nội chính, kinh tế, văn hoá - giáo dục, lao động, thương binh - xã hội...

Trên thực tế, để điều hành mọi hoạt động của cơ quan, các nhà quản lý cần phải được cung cấp rất nhiều thông tin, trong đó nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ là nguồn chủ yếu và có độ tin cậy cao. Đây là cơ sở pháp lý để cơ quan hoạt động theo đúng đường lối, chủ trương phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước. Mặc khác, tài liệu lưu trữ là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Từ những thành công, thất bại được ghi chép lại sẽ là những kinh nghiệm quý cho hoạt động quản lý, điều hành sau này.

2.2. Phục vụ nhu cầu giải quyết công việc chuyên môn của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện công việc có hiệu quả. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục

vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho việc thực thi nhiệm vụ của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các công việc đang đảm nhiệm, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Tất cả các hoạt động của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với tình hình thực tế.

2.3. Phục vụ nhu cầu chính đáng của nhân dân

Quần chúng nhân dân có thể tìm thấy ở tài liệu lưu trữ nhiều thông tin bổ ích cho bản thân. Đó là các bằng chứng về cuộc sống và hoạt động của họ, như các bản kê khai lý lịch, giấy khai sinh, tài liệu chứng minh quyền sở hữu nhà, đất...Ở đây, tài liệu lưu trữ có thể phục vụ hiệu quả cho việc thực hiện chủ trương đền ơn đáp nghĩa, cho việc giải quyết nhu cầu thông tin chính đáng của nhân dân địa phương.

2.4. Phục vụ việc biên soạn lịch sử địa phương

Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệ thấp hơn trong tổng số tài liệu lưu trữ được hình thành, là chứng tích của lịch sử và được bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn sử liệu quan trọng để hình thành nên các công trình lịch sử. Thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ không chỉ để nghiên cứu quá khứ mà còn để nghiên cứu các biện pháp cải tiến xã hội và nhận thức tương lai. Các nhà kinh điển chủ nghĩa Mác - Lênin dạy rằng: Muốn xây dựng hiện tại cần phải hiểu biết quá khứ. Phải từ quá khứ của lịch sử mà rút ra những nguyên nhân và động lực thúc đẩy lịch sử phát triển. Bất cứ tài liệu nào, dù ít hay nhiều, đều chứa đựng những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Do đó, tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu đặc biệt quan trọng cho việc nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử ngành, lịch sử địa phương. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mang dấu ấn của thời kỳ mà chúng được hình thành. Nó phản ánh một cách sinh động, chân thực làm và làm sáng tỏ nhiều vấn đề trong qúa trình tồn tại, phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức qua các thời kỳ lịch sử.

Tài liệu lưu trữ hình thành tại các cơ quan, tổ chức liên quan đến chính sách của Đảng và Nhà nước trên các lĩnh vực, nó chứa đựng những thông tin có độ tin cậy cao và là nguồn sử liệu chân thực nhất phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử. Hiện nay với tốc độ đô thị hóa nhanh và cùng với sự khắc nghiệt của

thời gian đang dần làm mờ, xóa dần các dấu tích trên các di sản vật chất thì việc lưu trữ và tái hiện các dấu tích đó thông qua việc khai thác tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức là một giải pháp quan trọng cho các nhà nghiên cứu lịch sử và văn hóa. Bởi vì nghiên cứu các hiện tượng lịch sử, văn hóa đã diễn ra thì không thể không sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ đã hình thành.

2.5. Phục vụ công tác giáo dục truyền thống

Trong công tác giáo dục truyền thống, giá trị của tài liệu lưu trữ đã đóng góp và phát huy tích cực. Xét trên phạm vi rộng, tài liệu lưu trữ góp phần giáo dục cho quần chúng nhân dân về truyền thống anh hùng cách mạng trong dựng nước và giữ nước của dân tộc, giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạng của quân và dân ta trong cuộc đấu tranh để giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự do. Trong phạm vi của cơ quan, tổ chức tài liệu lưu trữ ghi lại lịch sử hình thành và phát triển, những thành tựu đã đạt được qua mỗi thời kỳ. Qua đó, làm cho mỗi cán bộ trong cơ quan tự hào về truyền thống, thêm gắn bó và nỗ lực hơn nữa trong công việc để viết tiếp trang sử đầy khó khăn nhưng rất đỗi tự hào. Chúng ta không thể đòi hỏi thế hệ trẻ tôn vinh, trân trọng những đóng góp của thế hệ đi trước trong cơ quan, nếu chỉ tuyên truyền mà không có các tài liệu lưu trữ để minh chứng về lịch sử của cơ quan, tổ chức. Vì thế hiện nay, các cơ quan thường thành lập các phòng truyền thống; tiến hành trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nhân dịp kỉ niệm ngày thành lập cơ quan. Giá trị của tài liệu lưu trữ ở góc độ này thật sự là vô giá.

II. TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ HĐND, UBND XÃ

Toàn bộ tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã được bảo quản tại lưu trữ UBND xã. Lưu trữ UBND xã thuộc loại hình lưu trữ cơ quan không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho chính quyền cấp xã trong việc quản lý, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhằm tăng cường tính công khai, minh bạch về thông tin trong hoạt động, tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã phải được tổ chức khoa học.

Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND xã bao gồm các nghiệp vụ cụ thể như: Thu thập tài liệu vào lưu trữ; Xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Phân loại tài liệu lưu trữ; Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ

1.1 Mục đích, ý nghĩa

Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. (Khoản 12 - Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011).

Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ nhằm mục đích sau:

- Để triển khai những quy định của pháp luật hiện hành đối với hoạt động lưu trữ.

- Để đưa vào kho những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.

Thực hiện tốt việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu trữ HĐND, UBND xã.

1.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.2.1. Nguồn tài liệu cần thu thập

Phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan chính quyền địa phương (HĐND, UBND xã) là công chức văn phòng - thống kê của UBND xã.

Nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan chính quyền địa phương được xác định trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của HĐND, UBND xã thông qua các văn bản Luật tổ chức chính quyền địa phương. Theo đó, nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan chính quyền địa phương, bao gồm:

- Đối với phông lưu trữ HĐND xã: Thường trực HĐND; Ban pháp chế; Ban kinh tế xã hội.

- Đối với phông lưu trữ UBND xã: Bộ phận công an, quân sự; văn phòng

- thống kê; bộ phận Địa chính-Xây dựng; bộ phận Tài chính-Kế toán; Bộ phận Tư pháp-Hộ tịch; Bộ phận Văn hóa-Xã hội

1.2.2. Thành phần tài liệu cần thu thập

Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị, có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND xã; công việc liên quan đến hồ sơ, tài liệu đã được giải quyết xong; là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu.

1.2.3. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Khoản 1-Điều 11-Luật Lưu trữ quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:

Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

1.2.4. Trách nhiệm của công chức văn phòng - thống kê trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

1.2.5.Trách nhiệm của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức

Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản:

- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản

- Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.

(Phụ lục số 01 - Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan) (Phụ lục số 02 - Mẫu Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu)

2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Luật Lưu trữ năm 2011 nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích:

Giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ.

Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ HĐND, UBND xã, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu (khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong các cơ quan).

Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện.

2.1. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

2.1.1. Tiêu chuẩn nghĩa nội dung của tài liệu

Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và được áp dụng phổ biến trong công tác xác định giá trị tài liệu. Nội dung tài liệu là những thông tin chứa đựng trong tài liệu. Có thể nói, nội dung là linh hồn của tài liệu, giá trị các mặt của tài liệu chủ yếu do nội dung quyết định.

Thông thường, những tài liệu có nội dung quan trọng là những tài liệu có giá trị cao.

Trong phạm vi phông lưu trữ HĐND, UBND xã, tài liệu được ưu tiên lựa chọn để bảo quản là những tài liệu phản ánh các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của HĐND, UBND xã. Tài liệu phản ánh những hoạt động thứ yếu thường được xác định giá trị thấp.

Tuy nhiên, ý nghĩa nội dung của tài liệu không thể xét một cách cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm tài liệu để xem xét. Khi xác định vai trò nội dung của tài liệu, cần phải đặt tài liệu trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm vụ của HĐND, UBND xã. Những tài liệu phản ánh các mặt hoạt động chủ yếu của HĐND, UBND xã là nhóm tài liệu có giá trị cao như tài liệu về các kỳ họp của HĐND; tài liệu về việc tiếp xúc cử tri, đôn đốc giải quyết kiến nghị của cử tri; tài liệu về công tác giám sát của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND; tập lưu Nghị quyết của HĐND; Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo tình hình thực hiện chỉ tiêu kinh tế - xã hội của UBND; Chương trình công tác trọng tâm của UBND; tài liệu về thống kê, điều tra các hoạt động trên địa bàn; đề án cải cách hành chính ở địa phương… Nhiều tài liệu có nội dung quan trọng nhưng không phản ánh trực tiếp những hoạt động chủ yếu của HDND, UBND xã nên giá trị sẽ thấp hơn.

2.1.2. Tiêu chuẩn tác giả

Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu.

Khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân lập ra tài liệu.

Trong phông lưu trữ HĐND, UBND thường có các nhóm tác giả sau:

- Cơ quan, tổ chức cấp trên: HĐND, UBND cấp huyện, các phòng chuyên môn của UBND cấp huyện…

- Cơ quan, đơn vị hình thành phông: HĐND, UBND xã

- Cơ quan, tổ chức hữu quan: Đoàn thể cấp xã...

Đối với phông lưu trữ HĐND, UBND xã, tài liệu do chính HĐND, UBND xã sản sinh ra, phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của HĐND, UBND xã sẽ có ý nghĩa quan trọng.

Đối với tài liệu cấp trên gửi xuống HĐND, UBND xã: tài liệu chỉ đạo trực tiếp hoạt động của HĐND, UBND xã thì có ý nghĩa quan trọng. Những văn bản của cấp trên gửi xuống để thông báo, giới thiệu… chỉ giữ lại trong một thời gian ngắn sau đó tiến hành tiêu huỷ theo quy định.

Tài liệu của cơ quan đoàn thể trên địa bàn gửi đến: nếu để phối hợp giải quyết những nhiệm vụ trọng yếu cần giữ lại lâu dài; nếu để trao đổi những công việc sự vụ thì chỉ lưu trữ trong một thời gian ngắn.

2.1.3. Tiêu chuẩn nghĩa cơ quan, tổ chức hình thành phông

Cơ quan, tổ chức hình thành phông là những cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động của mình đã sản sinh ra phông tài liệu.