Công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã Nghề Văn thư hành chính - Trình độ Trung cấp - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

1.1.6.2. Tôn giáo - Dân tộc:

1.1.6.3. Văn hóa -Thông tin

1.1.6.4. Thể dục-Thể thao

1.1.6.5. Giáo dục-Đào tạo

1.1.6.6. Y tế

1.1.6.7. LĐ-TB-XH

1.1.6.8. Dân số - Gia đình và Trẻ em

c) Phân loại tài liệu

Trên cơ sở phương án phân loại đã được xây dựng, tiến hành phân loại tài liệu theo các bước :

Bước 1: Phân chia toàn bộ tài liệu của phông thành các nhóm lớn Bước 2: Phân chia tài liệu trong mỗi nhóm lớn thành các nhóm vừa. Bước 3: Phân chia tài liệu trong mỗi nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.

Bước 4: Phân chia tài liệu trong mỗi nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ nhất (tương ứng hồ sơ)

4. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

4.1. Mục đích, yêu cầu đối với công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

4.1.1. Mục đích

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan. Việc xây dựng công cụ tra tìm tài liệu nhằm mục đích sau:

Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các lưu trữ Chỉ dẫn địa chỉ tra tìm từng hồ sơ tài liệu

Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ Giúp cho việc quản lý hồ sơ tài liệu được chặt chẽ.

4.1.2.Yêu cầu

Để đảm bảo cho các công cụ tra cứu khoa học phát huy được hết tác dụng thì khi xây dựng chúng phải đảm bảo những yêu cầu sau:

Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong các lưu trữ.

Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung.

Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả.

dụng

Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử

4.2. Lập mục lục hồ sơ

4.2.1.Viết lời nói đầu: Trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành

phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.

4.2.2. Lập các bản tra cứu bổ trợ: Phần tra cứu bổ trợ của mục lục hồ sơ bao

gồm:

- Tờ bìa (Phụ lục số 4)

- Tờ nhan đề (Cung cấp thông tin cơ bản của mục lục hồ sơ - Phụ lục số 5)

- Tờ mục lục (Chỉ dẫn các chương mục của mục lục hồ sơ, giúp cho việc

tra tìm hồ sơ tài liệu trong mục lục được nhanh chóng - Phụ lục số 6)

- Lời nói đầu (Giới thiệu những đặc điểm chủ yếu của mục lục hồ sơ, giúp người đọc hiểu khái quát nội dung của cuốn mục lục)

- Bảng chữ viết tắt (Để giải thích rõ những chữ viết tắt trng mục lục hồ sơ, các chữ viết tắt được sắp xếp theo vần chữ cái a, b, c - Phụ lục số 7)

- Bảng chỉ dẫn (Tên các sự vật, địa dư hoặc tên người).

- Phần kết thúc (Tổng kết mục lục)

4.2.3. Lập bản kê tiêu đề hồ sơ: (Phụ lục số 08)

4.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu

Phông lưu trữ HĐND, UBND xã có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành ở địa phương. Căn cứ vào tình hình thực tế của mỗi địa phương, có thể xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ hiệu quả hơn nữa hoạt động quản lý và điều hành ở địa phương.

Đối với Phông lưu trữ HĐND, UBND xã, cơ sở dữ liệu (CSDL) cần xây dựng gồm: CSDL hồ sơ; CSDL văn bản (thông tin cấp 2) hoặc CSDL toàn văn văn bản (thông tin cấp 1).

4.3.1. Thông tin đầu vào đối với CSDL hồ sơ gồm có:

1. Mã cơ quan lưu trữ

2. Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

3. Mục lục số

4. Hộp số

5. Hồ sơ số

6. Ký hiệu thông tin

7. Tiêu đề hồ sơ

8. Chú giải

9. Thời gian bắt đầu

10. Thời gian kết thúc

11. Ngôn ngữ

12. Bút tích

13. Số lượng tờ

14. Thời hạn bảo quản

15. Chế độ sử dụng

16. Tình trạng vật lý

4.3.2. Thông tin đầu vào đối với CSDL văn bản (thông tin cấp 2) gồm có:

1. Mã cơ quan lưu trữ

2. Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

3. Mục lục số

4. Hồ sơ số

5. Tờ số

6. Tên loại

7. Số và ký hiệu

8. Thời gian

9. Tác giả

10. Trích yếu nội dung

11. Ký hiệu thông tin

12. Độ mật

13. Số lượng tờ

14. Mức độ tin cậy

15. Ngôn ngữ

16. Bút tích

17. Tình trạng vật lý

18. Ghi chú

4.3.3. Thông tin đầu vào đối với CSDL toàn văn văn bản gồm có:

1. Mã cơ quan lưu trữ

2. Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ

3. Mục lục số

4. Hồ sơ số

5. Tờ số

6. Trang số

7. Tên file

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và UBND các cấp

2. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

3. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

4. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

5. Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ - 2011/QH13;

6. Quốc hội (2015), Luật Tổ chức chính quyền địa phương - 2015/QH13

CÂU HỎI

Câu 1.Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với việc biên soạn lịch sử địa phương

Câu 2. Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ UBND xã.

Câu 3. Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ HĐND xã.

Câu 4. Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ UBND xã.

PHẦN PHỤ LỤC

Phụ lục số 01- Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (vào lưu trữ cơ quan) Phụ lục số 02 - Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Phụ lục số 03 - Mẫu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Phụ lục số 04 - Mẫu tờ bìa

Phụ lục số 05 - Mẫu tờ nhan đề Phụ lục số 06 - Mẫu tờ mục lục

Phụ lục số 07 - Mẫu bảng chữ viết tắt Phụ lục số 08 - Mẫu bản kê tiêu đề hồ sơ

PHỤ LỤC SỐ 01‌

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

(Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)

UBND XÃ….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…………, ngày … tháng … năm 201…..

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận tài liệu

Căn cứ Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ ………… Danh mục hồ sơ năm ...., Kế hoạch thu thập tài liệu…..),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: Bộ phận giao nộp tài liệu), đại diện là:

- Ông (bà): ……………………………………………………

Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………

BÊN NHẬN: Lưu trữ cơ quan), đại diện là:

- Ông (bà): …………………………………………………

Chức vụ công tác/chức danh: Công chức văn phòng - thống kê

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………….

2. Thời gian của tài liệu: ……………………………………………

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): ……………………………………

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …………. Quy ra mét giá: …mét

3. Tình trạng lài liệu giao nộp: …………………………………

4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

K tên và ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC SỐ 02 - MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

( Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ)

TÊN ĐƠN VỊ/ BỘ PHẬN (nộp lưu tài liệu)

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 201…

Hộp/ cặp số

Số, ký hiệu HS	Tiêu đề hồ sơ	Thời gian TL	Thời hạn bảo quản	Số tờ	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)

Mục lục này gồm: ……………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản). Viết bằng chữ: …………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản). Trong đó có:

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.

……..,ngày….tháng..…năm 201…….

Người lập

K và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp. Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ. Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ. Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản trong hồ sơ./.

PHỤ LỤC SỐ 03 - MẪU BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

……………………………………….. Giai đoạn: ................................

I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm và tác giả của văn bản thành lập cơ quan, tổ chức);

2. Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc;

3. Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động);

4. Quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng (nếu có).

II. LỊCH SỬ PHÔNG

1. Giới hạn thời gian của tài liệu

2. Khối lượng tài liệu

2.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp): ……………………………...……..;

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………….………..;

- Quy ra mét giá: .............. mét.

2.2. Tài liệu khác (nếu có).

3. Thành phần và nội dung của tài liệu

3.1. Thành phần tài liệu:

- Tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì;

- Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...) (nếu có).

3.2. Nội dung của tài liệu, nêu cụ thể:

- Tài liệu của những đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt động nào;

- Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt động của đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.

4. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

4.1. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức và giao nộp

tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có);

4.2. Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

4.3. Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;

4.4. Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.

5. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có)

6. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

..……, ngày tháng năm 201…