ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ – KỸ THUẬT
GIÁO TRÌNH
MÔN ĐUN: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-KTKT ngày tháng.... năm 2020 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu)
Năm 2020
Có thể bạn quan tâm!
-
Công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã Nghề Văn thư hành chính - Trình độ Trung cấp - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu - 2 -
Quy Trình Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Hành Chính -
Thể Thức: Tờ Trình Phải Trình Bày Theo Theo Mẫu Tại Phụ Lục I, Nghị Định Số: 30/nđ-Cp Ngày 05/3/2020.
Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động thường xuyên, liên tục và không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức cũng như tại ủy ban nhân dân cấp xã. Trong chương trình đào tạo trình độ trung cấp nghề văn thư hành chính của Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu, mô đun công tác văn thư, lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã nhằm trang bị cho học sinh các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND xã.
Trên cơ sở tham khảo các quy định của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ và các tài liệu, giáo trình có liên quan để biên soạn giáo trình công tác văn thư, lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã. Giáo trình này phù hợp với mục tiêu đào tạo nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp; được dùng trong công tác giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu. Nội dung giáo trình gồm các chương cụ thể như sau:
Chương 1. Soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân cấp xã
Chương 2. Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã
Chương 3. Lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã
Chương 4. Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ HĐND, UBND cấp xã
Mặc dù đã có nhiều cố gắng biên soạn, nhưng chắc chắn giáo trình không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Do vậy, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý độc giả.
Xin trân trọng cảm ơn!
.
Bạc Liêu, tháng 8 năm 2020
Chủ biên
Phạm Mạnh Cường
Chương 1
SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND CẤP XÃ
Mục tiêu: Sau khi học xong chương I, người học có khả năng:
1. Về kiến thức
- Nêu được hệ thống văn bản quản lý nhà nước hình thành trong hoạt động của UBND cấp xã.
- Mô tả được kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản quản lý nhà nước hình thành trong hoạt động của UBND cấp xã.
- Trình bày được phương pháp soạn thảo một số văn bản quản lý nhà nước thông dụng tại UBND cấp xã.
2. Về kỹ năng
Soạn thảo được một số văn bản quản lý nhà nước thông dụng tại UBND cấp xã và trình bày đúng thể thức quy định.
3. Về năng lực tự chủ và năng lực chịu trách nhiệm
Độc lập hoặc phối hợp soạn thảo được một số văn bản quản lý nhà nước thông dụng tại UBND cấp xã.
Ý thức được trách nhiệm cá nhân trong công tác soạn thảo văn bản tại UBND cấp xã.
Nội dung:
I. HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ
1. Văn bản quy phạm pháp luật
1.1. Đặc điểm
Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Dưới đây là những đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật:
- Văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định.
- Nội dung văn bản quy phạm pháp luật có chứa quy phạm pháp luật.
- Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng: phạm vi điều chỉnh rộng (toàn quốc hoặc địa phương), gồm nhiều đối tượng thi hành.
- Hiệu lực về thời gian: có hiệu lực thường xuyên và tương đối lâu dài.
- Có tính chất cưỡng chế (được đảm bảo thực hiện bằng quyền lực nhà nước).
1.2. Các hình thức văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã
Theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, văn bản quy phạm pháp luật hình thành trong hoạt động của UBND xã: Quyết định của UBND xã.
UBND cấp cấp xã ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật giao (Điều 30).
2. Văn bản hành chính
2.1. Đặc điểm
Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý.
Văn bản hành chính gồm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
Văn bản cá biệt là những quyết định quản lí được các cơ quan có thẩm quyền ban hành trên cơ sở những văn bản quy phạm pháp luật để giải quyết những trường hợp cụ thể đối với các đối tượng cá biệt.
Văn bản cá biệt có các đặc điểm:
- Là văn bản áp dụng quy phạm pháp luật để giải quyết những vấn đề, vụ việc cụ thể, làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt một quan hệ pháp luật cụ thể; Chứa quy tắc sử xự riêng;
- Được ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan;
- Được áp dụng một lần;
- Áp dụng đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể;
- Dùng để giải quyết một vấn đề cụ thể, phát sinh trong quản lí hành chính nhà nước.
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức.
Văn bản hành chính thông thường có các đặc điểm:
- Hầu như mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành. Đây là loại văn bản được ban hành phụ thuộc vào yêu cầu công việc và thường do thủ trưởng cơ quan xác định cụ thể cho từng văn bản gắn với yêu cầu giải quyết công việc hàng ngày.
- Trong nhiều trường hợp, loại văn bản này không có tính cưỡng chế.
2.2. Công dụng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản hành
chính
Theo quy định tại Khoản 2 điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về việc bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản hành chính gồm:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
Đây là một hệ thống văn bản rất đa dạng gồm 2 loại chính là văn bản có tên loại và văn bản không có tên loại cụ thể (công văn). Sau đây là công dụng của từng loại:
1) Nghị quyết (cá biệt)
Nghị quyết cá biệt là loại văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của cơ quan, tổ chức hoặc thông qua các dự án, kế hoạch; phê duyệt, cụ thể hóa các phương án hoạt động; thông qua ý kiến, kết luận tại các kỳ họp quan trọng của cơ quan, tổ chức.
2) Quyết định (cá biệt)
Quyết định cá biệt là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể.
3) Chỉ thị
Chỉ thị cá biệt là loại văn bản dùng để chỉ đạo thực hiện hoặc giải quyết những công việc mang tính chất cá biệt của cơ quan, tổ chức.
4) Quy chế
Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyền dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng trong một lĩnh vực nhất định.
5) Quy định
Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ thống.
6) Thông cáo
Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Thông cáo được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong đó có những thông cáo nhất là thông cáo phản ánh về hoạt động
đối ngoại của Đảng và Nhà nước còn nhằm mục đích thông tin cho cả thế giới biết. Loại văn bản này thuộc thẩm quyền của một số cơ quan từ cấp Bộ trở lên, các cơ quan thường hay sử dụng là Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Bộ Ngoại giao. Ví dụ: Thông cáo của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội về kỳ họp thứ năm của Quốc hộị khóa XI.
7) Thông báo
Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, công chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thực hiện hay để biết.
8) Hướng dẫn
Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên.
9) Chương trình
Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.
10) Kế hoạch
Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.
11) Phương án
Phương án là hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh nào đó.
12) Đề án
Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó.
13) Dự án
Dự án là loại văn bản dùng để trình bày các hoạt động được sắp xếp một cách khoa học nhằm đạt được một kết quả cụ thể trong phạm vi, ngân sách và thời gian nhất định.
14) Báo cáo
Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình, sơ kết, tổng kết công tác.
15) Biên bản
Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ kí xác nhận của những người có liên quan hoặc người làm chứng.
Khác với các hình thức văn bản khác, biên bản không có hiệu lực thi hành mà chủ yếu dùng làm chứng cứ chứng minh cho các sự kiện, hiện tượng đã xảy ra trong thực tế, đóng vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho việc ra quyết định hoặc cho các nhận định và kết luận khác của người, cơ quan có thẩm quyền.
16) Tờ trình
Tờ trình là văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền trình bày về một chủ trương, chính sách, chế độ, đề án công tác, dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách...và đề nghị cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
17) Hợp đồng
Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thoả thuận giữa hai bên trong việc xác lập quan hệ pháp lý về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
18) Công văn
Công văn là hình thức văn bản không có tên loại được dùng để giao tiếp chính thức với các cơ quan và với quần chúng nhân dân vào các mục đích khác nhau như đề nghị, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra công việc.
19) Công điện
Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh, quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần kíp:
Trường hợp sử dụng công điện để truyền đạt quyết định mới, hoặc sửa đổi, đình chỉ thi hành một quyết định thì sau khi gửi công điện cơ quan gửi phải làm văn bản chính thức gửi cho cơ quan có trách nhiệm thi hành.
20) Bản ghi nhớ
Bản ghi nhớ là loại văn bản dùng để ghi lại những nội dung đã thỏa thuận trên tinh thần hợp tác và hữu nghị, thường được sử dụng trong lĩnh vực ngoại giao.
21) Bản cam kết
Bản cam kết là loại văn bản dùng để làm chứng cứ cho việc cam kết thực hiện công việc một cách tự nguyện, không phải bị ép buộc.
22) Bản thỏa thuận
Bản thỏa thuận là loại văn bản dùng để mô tả đầy đủ các hoạt động và các tiêu chuẩn mà hai bên đã thống nhất thực hiện trong công việc.
23) Giấy chứng nhận