Quy Trình Soạn Thảo Và Ban Hành Văn Bản Hành Chính

nhân dân cấp xã chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày Ủy ban nhân dân họp.

- Hồ sơ dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn gồm:

a) Tờ trình (theo mẫu số 03, Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP),

b) Dự thảo quyết định,

c) Bản tổng hợp ý kiến,

d) Các tài liệu có liên quan.

- Việc xem xét, thông qua dự thảo quyết định tại phiên họp Ủy ban nhân dân cấp xã được tiến hành theo trình tự sau đây:

a) Đại diện tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo trình bày dự thảo quyết định;

b) Ủy ban nhân dân thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định.

- Dự thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã biểu quyết tán thành.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 112 trang tài liệu này.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký ban hành quyết định.

Bước 4. Niêm yết quyết định của HĐND cấp xã

- Khoản 3 Điều 150 Luật 2015 quy định văn bản QPPL của HĐND cấp xã phải được niêm yết công khai và phải được đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương. Thời gian và địa điểm niêm yết công khai do Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định.

- Văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân cấp xã phải được niêm yết chậm nhất là 03 ngày làm việc, kể từ ngày Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành, theo quy định tại Mục 2 Chương VI Nghị định số 34/2016/NĐ-CP.

2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Đối với các văn bản hành chính có quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đơn giản hơn và có những bước chung như sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi và chất lượng gồm các nội dung sau đây:

- Phân công soạn thảo

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản;

+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin;

- Xây dựng đề cương

Xây dựng đề cương văn bản là phác thảo bố cục nội dung, các ý lớn nhỏ trong văn bản nhằm giúp cho việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản. Những văn bản có nội dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương.

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước

- Viết bản thảo:

Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định.

Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt được của văn bản.

- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:

Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.

Bước 3: Duyệt văn bản

- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo.

- Chánh Văn phòng (cơ quan có Văn phòng) hoặc trưởng/phó phòng hành chính duyệt thể thức và thủ tục pháp lý.

- Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt và kí ban hành.

Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông qua phải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số thì việc thông qua do tập thể quyết định.

Bước 4: Kiểm tra thể thức, ghi số; ghi ngày, tháng, năm; đóng dấu và làm các thủ tục phát hành

- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình kí chính thức.

- Sau khi có chữ kí của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành:

+ Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;

+ Đóng dấu cơ quan;

+ Làm các thủ tục ban hành;

+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản gốc lưu tại văn thư, 01 bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo).

Việc đưa ra các bước trên chỉ là tương đối, phụ thuộc vào tính chất công việc của cơ quan, tổ chức; nội dung của văn bản quan trọng, phức tạp hay đơn giản để phân ra các bước thích hợp, làm sao công việc được nhanh chóng, tránh quá nhiều tầng nấc làm chậm việc nhưng nhất thiết phải đảm bảo tính chặt chẽ để việc soạn thảo và ban hành văn bản đạt chất lượng và hiệu quả cao.

III. THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định.

1. Các quy định hiện hành về thể thức văn bản quản lý nhà nước

Về thể thức văn bản quản lý nhà nước nói chung được quy định tại các văn bản:

- Nghị định số: 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, thể thức văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội thực hiện theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.

Đối với thể thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại các văn bản sau:

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.

- Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

- Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 ngày 14 tháng 3 năm 2017 quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước.

2. Cách trình bày các thành phần thể thức văn bản quản lý nhà nước (cụ thể trong các văn bản trên)

IV. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THÔNG DỤNG‌

1. Soạn thảo nghị quyết

1.1. Các loại nghị quyết

Nếu chia theo hiệu lực pháp lý, nghị quyết có 2 loại là nghị quyết quy phạm pháp luật và nghị quyết cá biệt.

Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, các chủ thể sau đây có thẩm quyền ban hành nghị quyết quy phạm pháp luật: Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND các cấp.

1.2. Phương pháp soạn thảo

Bố cục của văn bản nghị quyết thường gồm 3 phần chính:

a) Phần 1: Trình bày các căn cứ để ra nghị quyết. Căn cứ là những lý do của việc ban hành, chúng phải hợp pháp và hợp lý nhằm nâng cao sự nhất trí và tự giác thực hiện cho các chủ thể thi hành, được trình bày ngắn gọn, vừa đủ, không biện luận dài dòng.

Nghị quyết có thể dựa vào những lý do như: cần phải giải quyết những tình hình thực tế đang đặt ra một cách cấp bách; có những phản ánh hoặc nguyện vọng của đông đảo quần chúng thể hiện qua sự khiếu tố hoặc kiến nghị; hoặc để triển khai việc thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật của cấp trên…, nhưng cũng có thể chỉ cần nêu một lý do là đủ.

Ví dụ:

+ Nhằm thực hiện tốt hơn một nhiệm vụ nào đó

+ Nhằm thực hiện một chủ trương, một văn bản, một chính sách của cấp

trên

Đối với nghị quyết cần tiếp tục thực hiện tốt hơn một chủ trương, chính

sách, một biện pháp đã được chỉ đạo thì cần phải:

+ Đánh giá khái quát tình hình

+ Nêu những tồn tại

+ Xác định những vấn đề cần tiếp tục thực hiện

(phần này viết một cách khái quát, cô đọng, không kể lể dài dòng)

Đối với nghị quyết về việc thực hiện một chủ trương, một chế độ, một chính sách mới thì cần phải nói rõ mục đích, yêu cầu, tầm quan trọng của việc thực hiện.

b) Phần 2: Trình bày nội dung nghị quyết, tập trung nêu những vấn đề trọng tâm của nghị quyết. Trước khi nêu những quyết định về các giải pháp và nhiệm vụ, mục tiêu, cần trình bày một số sự kiện thực tế, những yêu cầu và nguyện vọng của quần chúng nhân dân, những nhận xét, đánh giá tình hình nhưng phải thật ngắn gọn, đủ ý để làm cơ sở cho các quyết định, không nên bình luận, phân tích dài dòng.

Trong phần quyết nghị cần nêu rõ nội dung công việc cần làm thành các nhiệm vụ, mục tiêu chung và các nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể trong từng thời gian.

Tiếp đó, nêu những phương hướng và giải pháp thành các chủ trương, biện pháp cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu trên.

Nội dung của nghị quyết phải diễn đạt riêng thành từng đề mục cụ thể. Ý tưởng của từng vấn đề phải rõ ràng, chính xác, lập luận phải chặt chẽ, việc dùng từ ngữ phải nghiêm túc và minh bạch, thường được trình bày theo thể văn nghị luận (văn xuôi pháp luật) với cách hành văn dứt khoát (thường dùng các từ ngữ như: nhiệt liệt, hoàn toàn, kiên quyết, triệt để, cực lực, nghiêm khắc..; tránh dùng những từ ngữ như: nói chung, về đại thể, về cơ bản…). Cách viết theo kiểu văn nghị luận đòi hỏi thường xuyên lập luận, dùng câu từ chuyển tiếp để đảm bảo tính logic. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, khi đưa ra các quy phạm pháp luật để giải quyết những vấn đề nhất định như đặt ra nội quy, quy chế, các văn bản phụ khác, hoặc áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của cơ quan ban hành như: bầu các chức vụ nhà nước, bãi bỏ, huỷ bỏ những văn bản sai trái của cơ quan cấp dưới…, nghị quyết cần được viết theo kiểu văn điều khoản (tương tự như các văn bản luật, pháp lệnh, nghị định…).

Như vậy, mục đích của việc viết phần nội dung nghị quyết là giúp cho người nghiên cứu, thực hiện nắm được những quyết định của bản nghị quyết là những vấn đề gì? Yêu cầu phải giải quyết, phải thực hiện cái gì? Phương hướng, phương châm, bước đi.

Cách trình bày: theo tính chất của vấn đề nêu ra, có thể trình bày nội dung nghị quyết theo 2 cách sau:

+ Cách thứ nhất: nếu là những vấn đề lớn, phức tạp thì có thể viết thành từng mục, nêu ý nghĩa, mục đích, nhiệm vụ, phương hướng hoặc nguyên tắc chung, sau đó nêu chủ trương về từng mặt cụ thể. Mỗi một mục thường có một tiêu đề riêng.

+ Cách thứ hai: nếu là những vấn đề không phức tạp thì có thể đi thẳng vào chủ trương cụ thể từng mặt, không cần đề cập đến ý nghĩa, mục đích, phương hướng chung.

c) Phần 3: Trình bày biện pháp thực hiện nghị quyết. Trong phần này phải nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, trong đó phải nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm chính và các chủ thể có trách nhiệm phối hợp tổ chức thực hiện. Cần xác định một cách cụ thể nghĩa vụ và quyền hạn của từng cấp, từng ngành, từng tổ chức và từng cá nhân. Phần này cũng phải quy định các biện pháp bảo đảm về vật chất và tinh thần cho việc thực hiện có hiệu quả cao những nhiệm vụ và mục tiêu mà nghị quyết đặt ra.

1.3. Mẫu nghị quyết

Mẫu nghị quyết (cá biệt) xem các mẫu tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Mẫu nghị quyết (quy phạm pháp luật) xem các mẫu tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Soạn thảo quyết định

2.1. Các loại quyết định

Theo tiêu chí hiệu lực pháp lý, quyết định chia làm 2 loại là quyết định quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt.

2.2. Phương pháp soạn thảo

2.2.1. Về thể thức

Quyết định cá biệt phải trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2.2.2. Bố cục nội dung

Quyết định có bố cục nội dung gồm hai phần: phần mở đầu và nội dung chính.

a) Phần mở đầu:

Phần mở đầu còn gọi là phần căn cứ ban hành quyết định. Phần này nêu các căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế để khẳng định tính hợp pháp và tính khả thi của văn bản.

Căn cứ pháp lý gồm:

- Căn cứ pháp lý khẳng định thẩm quyền của cơ quan ban hành quyết định (còn gọi là căn cứ giao quyền). Cần đưa vào căn cứ này văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan hoặc phân cấp quản lý;

- Căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc quy định, quyết định các vấn đề mà nội dung quyết định đề cập.

Ví dụ: quyết định của ủy ban nhân dân phần căn cứ pháp lý là: "Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương"

Căn cứ thực tế gồm:

- Căn cứ là các thông tin phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán bộ…) hoặc các văn bản phản ánh về thực tế (biên bản, kế hoạch…);

- Căn cứ là đề nghị của cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.

c) Phần nội dung chính:

Thông thường một quyết định cá biệt có từ 2 đến 5 điều tuỳ theo nội dung của quyết định. Nội dung thường trình bày theo trật tự sau:

- Tại Điều 1 trình bày chủ đề chính của văn bản (được nêu trong phần trích yếu nội dung của quyết định). Trong đó cần nêu được quyết định về vấn đề gì? Quyết định như thế nào?

- Tại Điều 2 và các Điều tiếp theo cần trình bày những nội dung nhằm cụ thể hoá Điều 1. Đó là các nội dung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm... của cơ quan, cá nhân nói đến ở Điều 1.

- Điều cuối cùng của quyết định (Điều khoản thi hành) quy định về trách nhiệm thi hành quyết định, trong đó xác định rõ những đối tượng chịu trách nhiệm thi hành (cơ quan, tổ chức, cá nhân). Ngoài ra, có thể quy định về hiệu lực của quyết định và điều khoản chuyển tiếp nếu cần.

2.3. Mẫu quyết định

Mẫu quyết định (cá biệt) xem các mẫu tại Nghị định số: 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, thể thức văn bản hành chính.

Mẫu quyết định (quy phạm pháp luật) xem các mẫu tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

3. Soạn thảo kế hoạch

3.1. Các loại kế hoạch

Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn 5 năm (kế hoạch dài hạn), 2-3 năm (kế hoạch trung hạn), 1 năm (kế hoạch ngắn hạn).

Kế hoạch ngắn hạn được xây dựng trên cơ sở kế hoạch dài hạn hoặc trung hạn, nhằm cụ thể hoá việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ tiêu của kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch trung hạn trong từng thời gian nhất định. Đối với kế hoạch năm (ngắn hạn) cũng có thể được cụ thể hoá bằng kế hoạch tháng, kế hoạch quý hoặc kế hoạch 6 tháng.

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thì bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan, đơn vị.

3.2. Phương pháp soạn thảo

3.2.1. Về thể thức

Kế hoạch phải trình bày theo Nghị định số: 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, thể thức văn bản hành chính.

3.2.2. Về bố cục nội dung

Kế hoạch được chia làm ba phần gồm phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc.

a) Phần mở đầu: xác định mục đích, yêu cầu của bản kế hoạch.

Căn cứ vào yêu cầu của thực tiễn; vào chức năng, nhiệm vụ được giao hay kế hoạch công tác đã hoạch định (kế hoạch năm) hoặc chủ trương của Đảng, Nhà nước để xác định mục đích của kế hoạch;

Đặt ra các yêu cầu nhằm đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch.

b) Phần nội dung chính: Xác định và sắp xếp những công việc cần làm theo trật tự logic (theo từng nhóm công việc hoặc theo từng công việc cụ thể); Xác định thành phần/ đối tượng tham gia và thời gian, địa điểm, điều kiện, biện pháp thực hiện công việc.

c) Phần kết thúc (Phần tổ chức thực hiện): Phân công rõ ràng, cụ thể trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện kế hoạch;

Quy định về sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân và quy định về chế độ báo cáo, phản hồi nếu cần.

3.3. Mẫu kế hoạch

Mẫu kế hoạch thực hiện theo mẫu tại phụ lục I, Nghị định số: 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, thể thức văn bản hành chính.

4. Soạn thảo công văn

4.1. Các loại công văn

Ứng với từng mục đích khác nhau, trong hoạt động thực tiễn đã hình thành nên nhiều loại công văn khác nhau như công văn trả lời, công văn đề nghị, công văn đôn đốc, nhắc nhở, công văn mời họp… Tuy nhiên, đó là cách gọi mang tính quy ước.

Do được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau nên công văn được sử dụng rất phổ biến và chiếm tỷ lệ khá lớn trong số lượng văn bản được ban hành của các cơ quan, tổ chức.

4.2. Phương pháp soạn thảo

4.2. 1. Thể thức: Công văn phải trình bày theo Nghị định số: 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, thể thức văn bản hành chính.

4.2.2. Bố cục nội dung:

Công văn có bố cục gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc.

Do công văn được sử dụng với nhiều mục đích và được dùng để gửi cho nhiều đối tượng khác nhau nên phương pháp soạn thảo công văn cũng phải vận dụng một cách linh hoạt tuỳ theo mục đích ban hành và đối tượng nhận văn bản.

a) Phần mở đầu: Cần trình bày mục đích, lý do hoặc cơ sở để ban hành công văn. Khi vận dụng vào thực tiễn soạn thảo, tùy theo mục đích ban hành, phần mở đầu của mỗi công văn lại được trình bày khác nhau.