Tổng Quan Về Kế Toán Quản Trị Chi Phí

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU

2.1 Tổng quan về kế toán quản trị chi phí

2.1.1 Các khái niệm

2.1.1.1 Khái niệm chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

a. Quan điểm về chi phí

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải sử dụng và làm tiêu hao các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, lao động, tài sản cố định,... hay còn gọi là nguồn lực kinh tế của một doanh nghiệp. Sự tiêu hao các yếu tố đầu vào hình thành nên chi phí. Chi phí lại chính là kết quả của các quyết định quản trị nhằm đáp ứng những yêu cầu kinh doanh, và kết quả, hiệu quả hoạt động gắn liền với kết quả, hiệu quả của quản lý và kiểm soát chi phí. Việc nhận thức chi phí là tiền đề để kiểm soát và định hướng hoạt động SXKD.

Chi phí được xem là một khái niệm cơ bản nhất của bộ môn kế toán, của việc kinh doanh và trong kinh tế học. Theo VAS 01: “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu”.

Cách tiếp cận theo quan điểm chi phí của chuẩn mực kế toán cho thấy chi phí là nhữngphí tổn phát sinh làm giảm nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đang kiểm soát gắn liền với hoạt động SXKD và tác động giảm vốn chủ sở hữu (không phải do hoàn trả vốn) (Huỳnh Lợi, 2009).

Tác giả định hướng và nhấn mạnh chi phí trong nghiên cứu này hướng về chi phí trong KTQT, khía cạnh nhận diện thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Nghĩa là, chi phí có thể là phí tổn thực tế chi ra trong quá trình hoạt động và cũng có thể là chi phí ước tính khi thực hiện dự án hay giá trị lợi ích mất đi khi lựa chọn phương án này mà bỏ qua cơ hội kinh doanh khác.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

b.Chi phí vận động trong doanh nghiệp sản xuất:

DNSX là một thực thể kinh tế, thực hiện quá trình đầu tư, sản xuất, tiêu thụ với mục đích thu lợi nhuận. Ba hoạt động chính trong DNSX là (1) sản xuất bao gồm các

quy trình chế tạo sản phẩm để từ đó tạo ra sản phẩm cung ứng cho nhu cầu thị trường;

(2) bán hàng bao gồm các hoạt động cần thiết đế tiêu thụ sản phẩm; (3)quản lý hành chính bao gồm các hoạt động liên kết các hoạt động sản xuất với hoạt động bán hàng và các hoạt động khác phát sinh tại doanh nghiệp. Quy trình vận động chi phí trong DNSX gắn liền với việc mua nguyên liệu, vật liệu từ các DNSX khác hoặc từ các doanh nghiệp thương mại để đưa vào sản xuất, kết hợp với các yếu tố khác trong sản xuất để tạo ra thành phẩm cung ứng cho thị trường. Quy trình đó, đến cuối kỳ, tạo nên một phần nguyên liệu tồn kho, thành phẩm tồn kho được thể hiện trên bảng cân đối kế toán và một phần thể hiện dưới hình thức giá vốn hàng tiêu thụ được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh (Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2014).

c. Phân loại chi phí

Chi phí có thể được phân loại theo các tiêu chí như:

+ Phân loại chi phí theo chức nâng hoạt động nhằm xác định rõ vai trò, chức năng của chi phí trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Theo đó, chi phí được phân thành:Chi phí sản xuất; Chi phí ngoài sản xuất.

+Phân loại theo mối quan hệ với Báo cáo tài chính cho thấy quá trình vận động của chi phí qua các giai đoạn khác nhau của quá trình SXKD. Theo đó chi phí được phân thành:Chi phí sản phẩm; Chi phí thời kỳ.

+Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí có mối liên hệ với mặt kỹ thuật hạch toán gồm: Chi phí trực tiếp; Chi phí gián tiếp.

+Phân loại chi phỉ theo cách ứng xử của chi phí đối với mức độ hoạt động nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị khi thay đổi mức độ hoạt động của mình thì mức chi phí sẽ ảnh hưởng như thế nào? làm cơ sở cho các quyết định quản trị trong ngắn hạn. Theo cách phân loại này, chi phí được phàn thành 3 loại là định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp.

+Phân loại chi phí theo mức độ kiểm soát của nhà quản lý. Cách phân loại này nhằm mục đích đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận. Người phụ trách bộ phận chỉ phải chịu trách nhiệm đối với chi phí kiểm soát được và không chịu trách nhiệm đối với chi phí không thể kiểm soát. Theo đó chi phí được phân thành:Chi phí

kiểm soát được; Chi phí không kiểm soát được.

+Phân loại chi phí theo sự ảnh hướng tới việc ra quyết định cho hoạt động trong tương lai.Để xác định thông tin thích hợp phục vụ cho việc lựa chọn các hoạt động trong tương lai, nhà quản trị xem xét đến các loại chi phí: Chi phí chênh lệch; Chi phí cơ hội; Chi phí chìm.

Từ sự phân tích trên, tác giả cho rằng việc tổ chức nhận diện và phân loại chi phí như thế nào là phụ thuộc vào nhu cầu cung cấp thông tin về chi phí của nhà quản trị. Việc phân loại chi phí chính là bước đầu tiên xác định cách thức để thu nhận được các thông tin đó. Căn cứ vào các mục đích thu nhận thông tin khác nhau của nhà quân trị. chi phí trong doanh nghiệp có thể đồng thời được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Trong điều kiện tin học hóa kế toán, việc đồng thời phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau hoàn toàn có thể thực hiện được. Mỗi tiêu thức phân loại là một trường thông tin và các trường thông tin này được thiết kế song song với nhau. Chi phí phát sinh sẽ được thu nhận vào các trường thông tin đó và được xử lý để cung cấp thông tin theo các yêu cầu khác nhau của nhà quản trị.

2.1.1.2 Khái niệm về quản trị chi phí

Đã có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị chi phí. Trong từ điển kinh tế học (2012): “Quản trị chi phí là việc tập hợp, phân bổ và tính toán mọi chi phí phát sinh”. Theo Abdel-Kader (2008) thì: “Quản trị chi phí là việc tính toán hướng nội, nó theo đuổi việc mô tả đường vận động các nhân tố sản xuất trong quá trình kết hợp chúng và giới hạn ở việc tập hợp, tính toán mọi hao phígắn với việc tạo ra và thực hiện các kết quả hoạt động”.

Ahmad, K. (2012) định nghĩa: “Quản trị chi phí phục vụ cho việc tập hợp và tính toán các chi phí của kết quả được tạo ra trong sản xuất kinh doanh”.

Trên cơ sở các khái niệm đã có có thể định nghĩa: Quản trị chi phí là việc tập hợp, tính toán và kiểm soát các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin chi phí cần thiết cho công việc quản trị của một doanh nghiệp. Nhà quản trị chi phí không đơn giản là người ghi chép các thông tin về chi phí mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các quyết định quản trị để có thể

cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt nhất với chi phí thấp nhất.

Như vậy, để tồn tại trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, doanh nghiệp phải tự cân đối giữa đầu vào và đầu ra, tìm hiểu nhu cầu thị trường và tự tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo tối đa hóa lợi nhuận, nhu cầu thông tin cho quản trị chi phí do vậy mà trở thành một điều tất yếu không thể thiếu được trong tất cả các quyết định quản trị điều hành doanh nghiệp. Michael (2011) đã chỉ ra tầmquan trọng của việc sử dụng thông tin chi phí để cải thiện hiệu suất ra quyết định của nhà quản trị. Nhà quản trị cần phải nắm được các thông tin về chi phí và cách thức làm sao để có chúng, các thông tin chi phí có thể được cung cấp cho mục tiêu xác định giá phí sản phẩm, dịch vụ hay mục tiêu quản trị chi phí tùy theo nhu cầu của nhà quản trị các cấp.

+ Nhà quản trị cấp cơ sở (tổ/ đội trưởng) là cấp sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ cho khách hàng thì cần thông tin chi phí về kết quả từng lần sản xuất, từng đơn hàng, từng giai đoạn mang tính thực tế, thườngxuyên, cụ thể, chi tiết... để điều phối nguồn lực và phối hợp với các bộ phận khác trong và ngoài đơn vị, giúp nhà quản trị xác định được hoạt động nào tạo ra và không tạo ra giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp, nhanh chóng phát hiện những yếu kém ở bộ phận trong từng giai đoạn theo khu vực sản xuất, từ đó kịp thời tác nghiệp, điều chỉnh các hoạt động thường xuyên và phân phối lại nguồn lực nhằm đạt hiệu quả tối ưu.

+ Nhà quản trị cấp trung (trưởng phòng, ban...) là cấp giám sát công việc và đưa ra các quyết định có tính chiến lược về hoạt động, sản phẩm, dịch vụ, khách hàng,... thì cần thông tin ở mức tổng hợp thông qua báo cáo biến động giữa chi phí thực tế so với dự toán để nhận biết được dấu hiệu cảnh báo tình hình tích cực, tiêu cực và những nguyên nhân ảnh hưởng để đưa ra các phương pháp kiểm soát, các giải pháp điều chỉnh và đánh giá đúng đắn về trách nhiệm của nhà quản trị các cấp, qua đó khuyến khích tạo động lực cho người lao động bằng các chính sách khen thưởng kịp thời.

+ Nhà quản trị cấp cao (ban giám đốc, hội đồng quản trị) cần thông tin tổng hợp về hệ thống dự toán chi phí, kết quả thực hiện của từng bộ phận và toàn doanh nghiệp giúp các nhà quản trị hoạch định chiến lược tổng thể trong từng thời kỳ để khai thác có

hiệu quả các nguồn lực kinh tế, kiểm soát và ngăn ngừa những mất cân đối, rủi ro trong tương lai. Thông tin hệ thống KTQTCP cung cấp cho nhà quản trị cấp cao những thông tin cần thiết để ra quyết định và đánh giá các hoạt động quản lý sao cho doanh nghiệp đạt được hiệu suất tốt nhất (Chenhall, 2003).

Như vậy, có thể thấy rằng chi phí phát sinh gắn liền với các quyết định quản lý và đồng thời là thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động. Thông tin chi phí ngày càng giữ một vai trò quan trọng đối với mọi cấp quản lý trong các doanh nghiệp, đặc biệt là trong các DNSX vừa và lớn, là cơ sở quan trọng phục vụ các chức năng quản trị như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định kinh doanh.

2.1.1.3 Khái niệm về kế toán quản trị chi phí

Tại Việt Nam, thuật ngữ kế toán quản trị xuất hiện chính thức lần đầu trong văn bản pháp lý là Luật kế toán năm 2015 thì Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế,tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”.

Theo Hội kế toán viên quản trị (IMA - The Institute of Management Accountants) được trích dẫn trong bài viết của Alnoor Bhimani và các cộng sự (2002), định nghĩa kế toán quản trị như sau:Kế toán quản trị là một lĩnh vực có liên quan đến sự phối hợp trong việc ra quyết định quản lý; đề ra các hệ thống lập kế hoạch và quản lý hiệu quả; cung cấp báo cáo tài chính chuyên biệt và kiểm soát để hỗ trợ quản lý trong việc xây dựng và thực hiện các chiến lược của một tổ chức.

Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị, chính vì vậy, bản chất của kế toán quản trị chi phí trước hết thể hiện ở bản chấtcủa kế toán quản trị.

Theo Viện kế toán viên quản trị của Mỹ (2012)kế toán quản trị chi phí được quan điểm là “kỹ thuật hay phương pháp để xác định chi phí cho một dự án, một quá trình hoặc một sản phẩm,... Chi phí này được xác định bằngviệc đo lường trực tiếp, kết chuyển tuỳ ý, hoặc phân bổ một cách có hệ thống và hợp lý”.Theo quan điểm này, kế toán quản trị chi phí không phải là một bộ phận độc lập, một phân hệ thứ ba của hệ thống kế toán, mà kế toán chi phí vừa là một bộ phận của kế toán tài chính và vừa là

một bộ phận của kế toán quản trị.

Dưới góc độ kế toán tài chính, bộ phận kế toán chi phí có chức năng tính toán, đo lường chi phí phát sinh trong doanh nghiệp theo đúng các nguyên tắc kế toán đểcungcấp thông tin về giá vốn hàng bán, các chi phí hoạt động trên báo cáo kết quả kinh doanh và giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Dưới góc độ kế toán quản trị, bộ phận kế toán chi phi có chức năng đo lường, phân tích về tình hình chi phí và khả năng sinh lời của các sản phẩm, dịch vụ, các hoạt động và các bộ phận của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh quan điểm coi kế toán chi phí vừa là một bộ phận của kế toán tài chính và vừa là một bộ phận của kế toán quản trị còn có quan điểm đồng nhất kế toán chi phí với kế toán quản trị. Quan điểm này xuất phát từ một thực tế là thông tin chi phí phục vụ cho các mục đích quản trị nội bộ ngày càng quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. Các nhà quản trị doanh nghiệp không chỉ cần xác định được giá vốn của hàng bán hoặc dịch vụ cung cấp và các chi phí liên quan mà còn phải kiểm soát toàn bộ các chi phí trong ngắn hạn cũng như dài hạn. Theo tác giả, quan điểm đồng nhất kế toán chi phí với kế toán quản trị sẽ dẫn đến sự chú trọng kế toán quản trị hơn khi xây dựng hệ thống kế toán chi phí trong các doanh nghiệp. Hệ thống kế toán chi phí theo quan điểm này sẽ quá tập trung vào việc cung cấp thông tin cho quản trị nội bộ và sẽ không chú trọng việc cungcấp thông tin trung thực và khách quan cho việc lập các báo cáo tài chính.

Theo tác giả, quan điểm kế toán chi phí vừa có trong hệ thống kế toán tài chính và vừa có trong hệ thống kế toán quản trị là quan điểm hài hoà, thể hiện bản chất, chức năng của kế toán chi phí và sẽ giúp ích trong việc xây dựng hệ thống kế toán chi phí hiệu quả trong các doanh nghiệp, với việc kết hợp hài hoà các mục tiêu của hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị. Tuy nhiên, do có sự khác biệt tương đối trong quan điểm về chi phí và ghinhận chi phí của hệ thống chuẩn mực kể toán Việt Nam và kế toán quản trị nên trong giai đoạn hiện nay tác giả cho rằngkế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị nhằm cungcấp thông tin về chi phí nhằm giúp nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng quản trị. Quan điểm kế toán

quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị sẽ là cơ sở cho tất cả các phân tích khác được trình bày trong nội dung luận văn.

2.1.2 Vai trò của kế toán quản trị chi phí

Theo Văn Thị Thái Thu (2015) việc cung cấp thông tin về chi phí về hoạt động trong doanh nghiệp sản xuất từ nghiên cứu thị trường, mua hàng, dự trữ, bán hàng và các dịch vụ đi kèm, kế toán quản trị cung cấp một cách chi tiết và thường xuyên, phối hợp giữa thông tin thực hiện và thông tin tương lai sẽ giúp ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp kiểm soát và hoàn thiện quy trình sản xuất, quản lý, bán hàng, loại bỏ các hoạt động tốn kém chi phí hoặc có những cải tiến làm giảm thiểu chi phí.Vai trò của kế toán quản trị chi phí được thể hiện như sau:

- Hoạch định: với các thông tin dự toán, kế toán quản trị chi phí giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng hoạch định. Kế toán quản trị chi phí tiến hành cụ thể hoá các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành các dự toán kinh doanh, cungcấp thông tin ước tính về chi phí cho các hàng hoá, dịch vụ hoặc các đối tượng chi phí khác theo yêu cầu của nhà quản lý nhằm giúp họ ra các quyết định quan trọng về hàng hoá lựa chọn, cơ cấu mặt hàng hay phân bổ hợp lý các nguồn lực trung tâm chi phí của doanh nghiệp. Có thể kể đến các dự toán chi phí điển hình mà kế toán quản trị cungcấp cho các nhà quản trị doanh nghiệp như dự toán về chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,... hay chi phí giá vốn cụ thể về số lượng, đơn giá, thành tiền của từng mặt hàng, từng nhóm hàng,....

- Tổ chức thực hiện: Với các thông tin kế toán quản trị chi phí cungcấp ở dạng thông tin dự toán, thông tin thực hiện, thông tin đã phân tích;.... nhà quản trị dễ dàng tổ chức thực hiện việc sắp xếp, bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối nguồn lực để đạt hiệu quả cao nhất.

- Kiểm tra, đánh giá: Cùng với thông tin về dự toán, kế toán quản trị chi phí còn cungcấp thông tin thực hiện nhằm giúp các nhà quản trị doanh nghiệp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch và so sánh việc thực hiện với mục tiêu, với các công việc khác,...Các thông tin về quá khứ của kế toán quản trị không chỉ là cơ sở để lập dự toán

chi phí mà còn là số liệu gốc quan trọng giúp ích cho các nhà quản lý phân tích, so sánh, đánh giá chi phí nhằm kiểm soát chi phí để nâng cao hiệu quả việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. Thông tin thực hiện kế toán quản trị chi phí cung cấp ở cả dạng thông tin tức thời và thông tin thống kê. Ngoài ra, các báo cáo chi phí định kỳ của kế toán quản trị còn giúp so sánh kết quả thực tế với mục tiêu dự kiến về chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp, đây là cơ sở cho việc đánh giá hoạt động quản lý của trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp.

- Ra quyết định: Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những biến độngcủa thị trường cũng như trong nội bộ doanh nghiệp. Đểra quyết định đối phó với sự thay đổi nhà quản trị cần nhiều thông tin khác nhau, tuy nhiên hiện tượng “nhiễu” thông tin luôn xảy ra và nhà quản trị phải nhận diện được thông tin phù hợp với việc ra quyết định của mình. Trong các thông tin phù hợp đó, thông tin kế toán quản trị đóng vai trò nền tảng, với mỗi quyết định nhà quản trị cần các thông tin kế toán quản trị ở một dạng khác nhau, vì thế kế toán phải phân tích thông tin theo từng yêu cầu của nhà quản trị, đặc biệt là các thông tin về chi phí. Có thể kể đến những ứng dụng trong phân tích thông tin của kế toán quản trị chi phí như định giá bán sản phẩm, quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng, xây dựng chiến lược,...

+ Định giá bán sản phẩm: Giá bán sản phẩm lệ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: Đối thủ cạnh tranh, nhu cầu thị trường, giávốn hàng bán,...vì thế đề định giá bán sản phẩm nhà quản trị cần nhiều thông tin về các yếu tố này một cách cập nhật, phù hợp,...Kế toán quản trị chi phí không chỉ cung cấp thông tin kịp thời và phù hợp mà còn có thể xử lý các thông tin này giúp các nhà quản lý doanh nghiệp có những thông tin đã sàng lọc, đã xử lý để định giá bán sản phẩm.

+ Quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng: Đây là các quyết định trong kinh doanh mà các doanh nghiệp sản xuất phải lựa chọn trong việc kinh doanh hàng ngày. Việc quyết định chấp nhận hay từ chối sản xuất một đơn hàng thường phải dựa trên nhiều thông tin khác nhau nhưng thông tin về chi phí mà kế toán cungcấp có vai trò to lớn, đặc biệt khi chúng được thể hiện dưới dạng có thể so sánh và đánh giá các phương án khác nhau.