Yêu Cầu Tổ Chức Kế Toán Quản Trị Chi Phí Trong Doanh Nghiệp Kinh Doanh Dịch Vụ

1.2.4. Yêu cầu tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ

Để kế toán quản trị chi phí phát huy hết chức năng của mình, việc tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ phải thực hiện các yêu cầu sau:

Thứ nhất, tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ phải được xây dựng từng bước trên cơ sở hoàn thiện hệ thống tổ chức kế toán quản trị chung, có sự phân biệt phạm vi và mục tiêu riêng biệt giữa tổ chức kế toán tài chính và tổ chức kế toán quản trị [49, 80].

Như vậy, tổ chức kế toán chi phí dưới hai góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị nhìn chung xuất phát từ cùng một dữ liệu ban đầu, xong mỗi loại kế toán xử lý và cung cấp thông tin ở dạng khác nhau, cho các mục đích khác nhau. Vì vậy, cần phải xác định rõ phạm vi, ranh giới trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin giữa hai loại kế toán. Việc xây dựng tổ chức hệ thống kế toán chung và tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí phải được kết hợp hài hoà, tránh mâu thuẫn làm sai lệch thông tin mà mỗi loại kế toán cung cấp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ cũng như tổ chức hợp lý công tác kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ.

Thứ hai, tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, tổ chức và yêu cầu quản lý doanh nghiệp. [49, 81].

Như vậy, tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ được hiểu theo nghĩa là tổ chức kế toán cung cấp thông tin cụ thể, phục vụ cho việc ra quyết định điều hành quá trình sản xuất – kinh doanh dịch vụ của doanh nghiệp nên cần phải chú ý đến tính hữu ích, nghĩa là phải chú ý đến khả năng hữu dụng của thông tin trong việc dự đoán tương lai và khả năng điều hành cho nhà quản trị. Nhà quản trị doanh nghiệp phải căn cứ vào những đặc điểm cụ thể có tính cơ bản để tổ chức công tác xác định các thông tin cần thu nhận, xử lý, nên phải xác định tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí phù hợp. Từ đó cho thấy, việc tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí theo cách này đã nhận thức sâu sắc chức năng của kế toán quản trị chi phí và đặc trưng cơ bản nhất của kế toán quản trị chi phí đó là tính linh hoạt.

Tuy nhiên, theo yêu cầu này thì việc tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí là việc riêng của từng doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. Điều này là chưa hợp lý, bởi vì công tác quản trị ở các doanh nghiệp rất đa dạng, phong phú, nhưng vì mục tiêu và nguyên lý quản trị của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lại giống nhau, nên tổ chức kế toán quản trị chi phí ở các doanh nghiệp sẽ có sự tương đồng ở một mức độ nhất định. Hơn nữa, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đều hoạt động trong khuôn khổ pháp luật của Nhà nước, chủ trương chính sách của Nhà nước, do đó việc Nhà nước hướng dẫn các doanh nghiệp tổ chức kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị chi phí nói riêng là có tính hiện thực và cần thiết.

Thứ ba, tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vừa phải bảo đảm tính thống nhất, vừa phải bảo đảm tính độc lập tương đối [49, 82].

Yêu cầu tổ chức này dựa trên cơ sở cho rằng tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp trong cơ cấu hệ thống kinh tế chung của nền kinh tế quốc dân và mối quan hệ mật thiết giữa tổ chức kế toán tài chính và tổ chức kế toán quản trị. Những vấn đề chung cần có sự thống nhất, tuy nhiên những nội dung cụ thể thì lại có sự độc lập giữa các doanh nghiệp trong cùng một ngành hay giữa các ngành với nhau.

Mặt khác, để công tác kế toán quản trị chi phí nói chung và kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ phát huy tốt nhất vai trò của mình, theo tác giả việc tổ chức kế toán quản trị cần thực hiện tốt các yêu cầu sau:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 227 trang tài liệu này.

+ Tổ chức phân loại chi phí, xây dựng định mức chi phí của từng dịch vụ, từng đơn đặt hàng riêng biệt.

+ Xây dựng hệ thống chỉ tiêu quản lý chi phí phù hợp thực tế, xuất phát từ yêu cầu của nhà quản trị các cấp.

+ Thường xuyên phân tích sự biến động của định mức chi phí, dự toán chi phí, từ đó xác định các nguyên nhân đưa ra các biện pháp giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.

1.2.5. Nguyên tắc tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ

Trong quá trình tổ chức kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ phải quán triệt các nguyên tắc nhất định. Theo tác giả, các

nguyên tắc là cơ sở, nền tảng cho quá trình tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ gồm:

Nguyên tắc thống nhất: được hình thành trên cơ sở vai trò quản lý kinh tế của Nhà nước, những nguyên lý chung để thực hành công tác quản trị. Quản lý nền kinh tế theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, đơn vị chủ quản và các cơ quan chức năng không can thiệp trực tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh của các doanh nghiệp bằng một hệ thống chỉ tiêu pháp lệnh và bao cấp như trước đây, nhưng Nhà nước vẫn phải có nhiệm vụ định hướng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức kế toán quản trị ở các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ phải có sự chỉ đạo của chính các đơn vị chủ quản và các cơ quan chức năng của Nhà nước. Các đơn vị chủ quản sẽ giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ, phục vụ cho công tác quản trị kinh doanh. Điều này nâng cao hiệu quả về mặt kinh tế - xã hội, đồng thời giúp doanh nghiệp trong công tác tổ chức kế toán quản trị và công tác đào tạo cán bộ quản trị doanh nghiệp.

Nguyên tắc thích ứng đòi hỏi tổ chức kế toán quản trị chi phí phải căn cứ trên cơ sở thực tế của doanh nghiệp về quy mô, địa bàn, lĩnh vực hoạt động, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mức độ phân cấp quản lý nội bộ, bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có, phương tiện thiết bị hỗ trợ tính toán. Mỗi doanh nghiệp có quy trình sản xuất kinh doanh nhất định, mang tính đặc thù riêng. Do đó, việc tổ chức kế toán quản trị chi phí tại mỗi doanh nghiệp có sự chủ động, sáng tạo riêng.

Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Việc tổ chức kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ phải vừa đảm bảo gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. Như vậy, việc tổ chức kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ phải khoa học, hợp lý, bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của kế toán quản trị được tốt nhất với chi phí tiết kiệm nhất. Việc tổ chức kế toán quản trị chi phí phải được thực hiện trên nguyên tắc kết hợp hài hoà giữa lợi ích và chi phí sao cho hiệu quả nhất.

Nguyên tắc trọng yếu: Theo nguyên tắc này, việc tổ chức kế toán quản trị chi phí chỉ chú trọng đến những vấn đề mang tính trọng yếu, ảnh hưởng tới việc ra quyết định của nhà quản lý, không quan tâm tới các yếu tố có ít tác động trong thông tin do kế toán quản trị cung cấp. Một khoản mục là quan trọng nếu có lý do

hợp lý và biết rằng nó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của những nhà quản trị doanh nghiệp.

Ngoài những nguyên tắc nói trên, việc tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ phải học tập kinh nghiệm của một số nước tiên tiến trong khu vực và trên thế giới, trên cơ sở biết chọn lọc, vận dụng những vấn đề phù hợp với đặc điểm riêng của từng ngành, từng đơn vị để đảm bảo tính khả thi và tính thực tiễn.

Việc quán triệt những nguyên tắc trên đảm bảo tính khoa học, hợp lý trong toàn bộ quá trình tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ trong mỗi doanh nghiệp đều bao gồm những phần công việc về tổ chức thực hiện khối lượng công tác kế toán quản trị và tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện công tác kế toán quản trị đầy đủ, toàn diện.

1.2.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ [37,77]

Tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ chịu tác động của nhiều nhân tố như chính sách vĩ mô của Nhà nước, loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp…. Có thể chia các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán quản trị chi phí thành nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài doanh nghiệp.

Các nhân tố bên trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ bao gồm:

- Nhân tố quy mô, tính chất hoạt động, lĩnh vực hoạt động và mục đích hoạt động của doanh nghiệp.

Dựa vào đặc điểm quy mô, quy trình hoạt động của doanh nghiệp để xác định biên chế bộ máy kế toán quản trị chi phí, tổ chức các phần hành công việc kế toán quản trị chi phí theo các bộ phận trong bộ máy và bố trí kế toán viên thực hiện từng phần hành công việc như bộ phận xây dựng định mức, lập dự toán, bộ phận tính giá thành, bộ phận phân tích chi phí…. .

- Nhân tố về tổ chức sản xuất kinh doanh

Mỗi một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ có đặc điểm hoạt động khác nhau, quy trình công nghệ, đặc điểm sản phẩm, dịch vụ cũng có thể khác nhau. Do đó, việc tổ chức quản lý của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cũng khác nhau. Từ đó dẫn đến

việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ nói riêng cũng khác nhau. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ theo đơn đặt hàng thì chi phí sản xuất phát sinh phải được tập hợp theo đơn đặt hàng, chỉ những chi phí nào không tập hợp riêng theo đơn đặt hàng được thì tập hợp chung sau đó tiến hành phân bổ theo tiêu thức thích hợp để tính giá thành từng đơn đặt hàng. Còn nếu doanh nghiệp lại tổ chức cung cấp dịch vụ kiểu hàng loạt thì chi phí tập hợp chung theo kỳ để tính giá thành dịch vụ.

- Nhân tố về tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, trình độ, yêu cầu quản lý của các nhà quản trị và tình hình phân cấp quản lý tài chính ở doanh nghiệp là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí. Cụ thể là ảnh hưởng đến việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán (tập trung, phân tán hay hỗn hợp, hoặc tổ chức theo mô hình công ty mẹ, con…), ảnh hưởng đến phân công công việc cho các cán bộ kế toán quản trị chi phí, mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp…

Trong mỗi doanh nghiệp, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào trình độ của các nhà quản trị. Nếu trình độ quản lý và trình độ chuyên môn của nhà quản trị cao thì họ có khả năng phân tích thông tin, kiểm tra thông tin mà kế toán quản trị chi phí cung cấp, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp. Khi nhà quản lý có trình độ cao thì họ cũng biết sắp xếp, bố trí nhân sự kế toán quản trị chi phí, từ đó họ có thể thu nhận được thông tin một cách nhanh nhất và kịp thời nhất. Nếu trình độ quản lý và trình độ chuyên môn của nhà quản trị yếu thì các nhân viên kế toán quản trị chi phí phải cẩn thận hơn để có thông tin kế toán quản trị chi phí cung cấp được chính xác hơn mới giúp được nhà quản lý đưa ra các quyết định phù hợp.

- Nhân tố trình độ đội ngũ cán bộ kế toán quản trị chi phí của doanh nghiệp

Khi đã đề cập đến công tác tổ chức là đề cập đến bộ máy, đến con người trong tổ chức đó. Những người làm kế toán quản trị chi phí ảnh hưởng rất lớn đến thông tin mà họ cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp. Khi nhân viên kế toán quản trị có trình độ chuyên môn cao, có khả năng phân tích tình huống, có khả năng dự báo thì bên cạnh việc cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị một cách chính xác và kịp thời họ còn có thể tư vấn cho nhà quản trị trong việc ra quyết định. Bên cạnh đó, họ còn có thể cung cấp các thông tin khác có ý nghĩa trong quản lý cho nhà quản trị.

- Nhân tố về trình độ khoa học ứng dụng trong công tác quản lý của doanh nghiệp

Trong nền kinh tế toàn cầu, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh, công tác kế toán được sự hỗ trợ rất lớn từ sự phát triển của khoa học kỹ thuật đó. Trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp phần mềm kế toán, phần mềm quản lý, thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác kế toán. Nên công tác kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị chi phí nói riêng cũng được thừa hưởng sự tiến bộ khoa học kỹ thuật. Nếu doanh nghiệp trang bị các phần mềm kế toán và trang thiết bị hiện đại cho công tác kế toán thì việc thu thập thông tin kế toán chi phí cũng nhanh hơn. Doanh nghiệp có thể ứng dụng khoa học kỹ thuật để mã hóa các đối tượng quản lý, mã hóa tài khoản kế toán quản trị chi phí, xác định hình thức kế toán quản trị chi phí áp dụng cho phù hợp.

Bên cạnh các nhân tố bên trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc tổ chức kế toán quản trị chi phí còn phụ thuộc rất lớn vào các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, các nhân tố đó có thể gồm:

- Nhân tố chính sách, pháp luật của Nhà nước, của ngành

Mỗi chính sách, quy chế quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước và của ngành đều gián tiếp ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán quản trị chi phí nói riêng tại mỗi doanh nghiệp. Ví dụ, khi Nhà nước có chính sách mở rộng các ngành sản xuất tương đồng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, lúc đó đưa doanh nghiệp vào thế cạnh tranh mạnh mẽ hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải làm thế nào để đứng vững và phát triển trong sự cạnh tranh gay gắt đó. Một trong những kênh cung cấp thông tin để nhà quản lý ra quyết định phù hợp trong hoàn cảnh đó là bộ phận kế toán và đặc biệt là kế toán quản trị.

Ngoài ra, khi Nhà nước ban hành Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán đã ảnh hưởng trực tiếp tới công tác tổ chức kế toán tài chính và ảnh hưởng không nhỏ tới công tác tổ chức kế toán quản trị chi phí tại mỗi doanh nghiệp. Mặc dù thông tin kế toán quản trị chi phí cung cấp nhằm phục vụ cho các nhà quản lý ra quyết định phù hợp về chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chứ không phải cung cấp cho các cơ quan chủ quản. Nhưng thông tin kế toán quản trị chi phí cung cấp một phần thu thập từ thông tin kế toán tài chính. Do đó các chính sách, chế độ của Nhà nước hay của ngành cũng ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán quản trị chi phí tại mỗi doanh nghiệp.

- Nhân tố về phân cấp quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp trong hệ thống ngành

Phân cấp quản lý tổ chức trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ là một động lực quan trọng để thúc đẩy kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ phát triển.

Tùy thuộc doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ở vị trí nào (đơn vị cấp trên, cấp trung gian, cấp cơ sở, công ty mẹ, công ty con…) trong hệ thống mà kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ phải được tổ chức sao cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp là đơn vị cấp trên, ngoài việc theo dõi chi phí phát sinh tại đơn vị, doanh nghiệp còn phải tập hợp chi phí tại các đơn vị cấp dưới …. Bên cạnh đó, doanh nghiệp không chỉ xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình mà còn phải xem xét kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị cấp dưới…Từ đó, ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức kế toán quản trị chi phí tại doanh nghiệp.

Như vậy, dù là nhân tố bên trong hay nhân tố bên ngoài có ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán quản trị chi phí tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thì khi xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí các nhà quản trị đều phải quan tâm để có đựơc mô hình kế toán quản trị chi phí phù hợp nhằm mục đích cung cấp thông tin kịp thời và có ích nhất.

1.3. Nội dung tổ chức kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ

Để thực hiện vai trò cung cấp thông tin của mình, theo quan điểm của tác giả, kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ gồm hai nội dung cơ bản: tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí và tổ chức các khâu công việc kế toán quản trị chi phí. Bộ máy kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ cần được tổ chức hợp lý để thực hiện tốt các nội dung kế toán quản trị chi phí như lập dự toán chi phí, tổ chức thu thập thông tin thực hiện, kiểm soát quá trình thực hiện dự toán, phân tích thông tin chi phí để ra các quyết định kinh doanh. Tổ chức kế toán quản trị chi phí kinh doanh dịch vụ cũng có thể theo chức năng thông tin kế toán hoặc chu trình kế toán cụ thể trong các mô hình tổ chức kết hợp hay tách biệt với kế toán tài chính.

1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ

Kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin chi phí cho các nhà quản trị doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ trong việc thực hiện các chức năng quản lý. Để thực hiện vai trò của mình, kế toán quản trị chi phí tiến hành lập dự toán chi phí để trợ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng lập kế hoạch, phản ánh thông tin thực hiện để để trợ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng tổ chức thực hiện kế hoạch và xử lý thông tin thực hiện, từ đó các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạch. Như vậy, kế toán quản trị chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho quản lý cả trước, trong và sau quá trình kinh doanh.

Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí là một nội dung cơ bản của tổ chức kế toán quản trị chi phí. Bộ máy kế toán quản trị chi phí cần được tổ chức hợp lý để thực hiện tốt các nội dung kế toán quản trị chi phí như lập dự toán chi phí, tổ chức thu thập thông tin thực hiện, kiểm soát quá trình thực hiện dự toán, phân tích thông tin chi phí để ra các quyết định kinh doanh. Tổ chức kế toán quản trị chi phí cũng có thể theo chức năng thông tin kế toán hoặc chu trình kế toán cụ thể trong các mô hình tổ chức kết hợp hay tách biệt với kế toán tài chính.

Để cung cấp thông tin kế toán quản trị chi phí, không ai khác là các nhân viên kế toán quản trị chi phí. Công việc đầu tiên, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí.

Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ là việc tổ chức xây dựng mô hình bộ máy kế toán quản trị chi phí kết hợp với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán, xử lý các thông tin liên quan đến kế toán quản trị chi phí. Do vậy, tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí cũng phải xem xét đến trình độ quản lý của cấp lãnh đạo và trình độ của người thực hiện để việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định đạt hiệu quả cao nhất.

Bộ máy kế toán quản trị chi phí có thể kết hợp với bộ máy kế toán tài chính cũng có thể tách rời thành một bộ máy riêng.

Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí có thể thực hiện theo một trong các mô hình sau:

1.3.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán chi phí kết hợp