Nội Dung Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Quản Trị Chi Phí

+ Xây dựng chiến lược: Kế toán quản trị chi phí còn cungcấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản lý nhằm xây dựng các chiến lược cạnh tranh bằng cách thiết lập các báo cáo định kỳ và báo cáo đặc biệt. Thông tin của kế toán quản trị về khả năng sinh lời của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, các thông tin để phân bổ các nguồn lực của doanh nghiệp cũng như quyết định cơ cấu sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, hay quyết định ngừng sản xuất hợp lý giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược, như phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới, đầu tư các thiết bị, nhà xưởng mới, đàm phán các hợp đồng dài hạn với các nhà cungcấp và các khách hàng.

+ Đánh giá hiệu quả các bộ phận: Kế toán quản trị chi phí xây dựng các báo cáo nhằm đánh giá hiệu quả hoạt độngcủa các bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý,nhóm hàng, mặt hàng,... nhằm tìm ra các giải pháp cải thiện tình hình yếu kém hay phát huy các lợi thế của các bộ phận.

2.2 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí

2.2.1 Khái quát về tổ chức KTQT chi phí và mục tiêu KTQT chi phí

Tổ chức KTQT chi phí là sắp xếp nhân sự, quy trình thực hiện KTQT chi phí.

Theo Nguyễn Thị Ngọc Lan (2012) thì các cách thức tổ chức KTQT chi phí gồm:

+ Tổ chức KTQT chi phí thành một bộ phận riêng.

+ Tổ chức KTQT chi phí thành bộ phận trực thuộc KTQT. Mục tiêu của KTQT chi phí là cung cấp thông tin chi phí để:

+ Xây dựng định mức;

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 136 trang tài liệu này.

+ Hoạch định dự toán;

+ Lượng hóa kết quả chi phí cho từng hoạt động;

+ Đánh giá sai lệch mục tiêu;

+ Đánh giá chọn phương án.

2.2.2 Nội dung tổ chức KTQT chi phí

2.2.2.1 Nhận diện và xác lập định mức chi phí

Định mức có ý nghĩa quan trọng trong việc lập kế hoạch và kiểm soát trong một doanh nghiệp. Định mức ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị ngân sách. Định mức được áp dụng cho các chi phí liên quan đến sản xuất và ngoài sản xuất. Nếu không có định

mức, các chi phí có thể vượt ra khỏi giới hạn và thời gian cần thiết cho phép (Walther, n.d.)

Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phíđược xem là một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phí trong thực tế sản xuất kinh doanh.

Xây dựng định mức chi phí là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công phải có định mức số giờ công. Đồng thời, xây dựng định mức chi phí giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá. Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời. Cuối cùng, gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm. Định mức chi phí được xây dựng theo hai tiêu thức cơ bản: định mức lượng và định mức giá.

a. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng dựa vào định mức lượng nguyên vật liệu tiêu hao và định mức giá của nguyên vật liệu. Sau khi xây dựng định mức về lượng và giá nguyên vật liệu, định mức chi phí NVL trực tiếp được tính theo công thức sau:

Định mức về chi phí NVL = Định mức về lượng X Định mức về giá

+ Định mức lượng nguyên vật liệu tiêu hao là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường.

+ Định mức giá nguyên vật liệu phản ánh giá của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm bao gồm:

- Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán)

- Chi phí thu mua nguyên vật liệu

b.Định mức chi phí nhân công trực tiếp

Định mức chi phí nhân công trực tiếp cũng được xây dựng bao gồm định mức giá của một giờ lao động trực tiếp và định mức lượng thời gian lao động trực tiếp để sản xuất một đơn vị sản phẩm.Công thức tính:

Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng X Định mức giá

+ Định mức giá: Là lương trên một giờ lao động trực tiếp bao gồm mức lương căn bản và các khoản phụ cấp lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của lao động trực tiếp.

Nhiều doanh nghiệp xây dựng định mức tiền lương trên một giờ lao động chung cho tất cả người lao động trong một bộ phận. Do đó, định mức giá của một giờ lao động trực tiếp được tính theo công thức sau:

Định mức giá = (lương bình quân + các khoản phụ cấp bình quân + lương cấp bậc bình quân) / số giờ lao động trong tháng

+ Định mức lượng: là thời gian cho phép để hoàn thành một đơn vị sản phẩm. Để xác định thời gian cần thiết cho việc sản xuất một sản phẩm, người ta chia quá trình sản xuất thành các công đoạn, xác định thời gian định mức cho mỗi công đoạn và thời gian định mức cho việc sản xuất một sản phẩm được tính bằng tổng thời gian để thực hiện các công đoạn.

Lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm = thời gian chuẩn bị + thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm + thời gian nghĩ ngơi và nhu cầu cá nhân + thời gian ngừng công nghệ.

c. Định mức chi phí sản xuất chung

Định mức chi phí sản xuất chung được xây dựng theo biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung nhằm phục vụ cho việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung.

Biến phí sản xuất chung:

Định mức biến phí sản xuất chung được xây dựng cho một đơn vị sản phẩm. Định mức biến phí sản xuất chung cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh đơn giá biến phí sản xuất chung phân bổ. Định mức lượng có thể là số giờ lao động trực tiếp, hoặc số giờ máy, số sản phẩm sản xuất,... được chọn làm căn cứ để phân bổ biến phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm

Ta có công thức tính như sau:

Định mức biến phí SXC= đơn giá phân bổ biến phí SXCx định mức lượng Trong đó:

Đơn giá biến phí 𝐬𝐱𝐜 𝐩𝐡â𝐧 𝐛ổ =

Biến phí sxc định mức

Số giờ máy sử dụng định mức

Định mức lượng =

Số giờ máy sử dụng ước tính Số sản phẩm sản xuất ước tính

Định mức định phí sản xuất chung:

Trong khi biến phí sản xuất chung được xây dựng cho một đơn vị sản phẩm thì định phí sản xuất chung được xây dựng cho một thời kỳ. Từ đó xác định định mức định phí sản xuất chung cho một sản phẩm thông qua tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung. Tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung căn cứ vào dự toán định phí sản xuất chung hằng năm và tiêu thức phân bổ định phí sản xuất chung (số giờ máy, số giờ lao động trực tiếp,...) Tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung được xác định như sau:

Dự toán định phí 𝐬𝐱𝐜

Tỷ 𝐥ệ phân 𝐛ổ định phí 𝐬𝐱𝐜 =

Số giờ máy

Định mức định phí SXC cho một sản phẩm = Định mức giờ máy (số giờlao động trựctiếp,... )sảnxuất sản phẩmx Tỷ lệ phânbổ địnhphí SXC

2.2.2.2 Dự toán chi phí

Dự toán là một kế hoạch chi tiết được lập cho một kỳ hoạt động trong tương lai, biểu hiện dưới hình thức định lượng (số lượng và giá trị), chỉ ra việc huy động các nguồn lực và việc sử dụng chúng trong thời kỳ đó. Do đó, dự toán là một công cụ của nhà quản lý được sử dụng trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hoạt động.

Dự toán rất cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của các tổ chức. Các số liệu điều tra cho thấy rằng hầu hết các tổ chức có qui mô vừa và lớn trên toàn thế giới đều lập dự toán (Horgren et al., 1999). Dự toán cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.Dự toán có thể chia thành dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt. Cụ thể: Dự toán tĩnh là dự toán thể hiện tổng chi phí

theo một mức độ hoạt động cụ thể. Việc so sánh kết quả thực tế với dự toán tĩnh chỉ cho ta biết kết quả chúng ta có đạt yêu cầu mong muốn hay không. Nhưng dự toán này không dùng để đo lường việc sử dụng chi phí ở mọi mức độ hoạt động. Vì vậy, cần phải có một dự toán về chi phí trong một phạm vi từ mức độ hoạt động tối thiểu đến mức độ hoạt động tối đa để với mức độ hoạt động thực tế nào ta đều có thể xác định dự toán tương ứng dùng để so sánh với thực tế khi phân tích. Những dự toán như vậy gọi là dự toán linh hoạt (a flexible budget). Sỡ dĩ dự toán có tên là dự toán linh hoạt vì dự toán thay đổi theo sự thay đổi của mức độ hoạt động. Dự toán linh hoạt là công cụ chủ yếu của các nhân viên kế toán quản trị kiểm soát chi phí sản xuất chung. Vào cuối kỳ, nhân viên kế toán quản trị so sánh chi phí sản xuất chung thực tế với chi phí sản xuất chung dự toán tại mức hoạt động thực tế tương ứng để phân tích biến động.

a. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán nguyên liệu trực tiếp được lập để chỉ ra nhu cầu nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Việc lập dự toán nguyên liệu nhằm mục đích đảm bảo đầy đủ nguyên liệu phục vụ sản xuất và nhu cầu tồn kho nguyên liệu cuối kỳ. Một phần của nhu cầu nguyên liệu này đã được đáp ứng bởi nguyên liệu tồn kho đầu kỳ, số còn lại phải được mua thêm trong kỳ.

Để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trưc tiếp cần xác định:

- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một sản phẩm.

- Đơn giá xuất nguyên nguyên vật liệu.

Số lượng sản phẩm cần cho sản xuất =Số lượng sản phẩm sản xuất x Mức tiêu hao NVL cho một sản phẩm

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp = Khối lượng NVL cần cho sản xuất x Đơn giá xuất nguyên nguyên vật liệu

b. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được lập dựa trên dự toán sản xuất. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp cần được tính toán để doanh nghiệp biết được lực lượng lao động có đáp ứng được nhu cầu sản xuất hay không. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được tính toán dựa trên tổng số lượng sản phẩm cần sản xuất ra trong kỳ và định mức

thời gian lao động trực tiếp cần thiết cho một đơn vị sản phẩm. Nếu có nhiều loại lao động khác nhau gắn với quá trình sản xuất thì việc tính toán phải dựa theo nhu cầu từng loại lao động. Nhà quản trị phải biết nhu cầu lao động trong cả năm để có dự toán lao động phù họp với tình hình hoạt động kinh doanh không làm ảnh hưởng đến sản xuất.

Đối với chi phí nhân công trực tiếp, để lập dự toán doanh nghiệp cần xây dựng:

- Định mức thời gian lao động để sản xuất sản phẩm.

- Đơn giá của một giờ lao động trực tiếp (hoặc tiền công trả cho từng sản phẩm). Ta có thể tính dự toán chi phí nhân công trực tiếp theo công thức sau:

Lượng thời gianlao động dự kiến = Lượng sản phẩm sản xuất dự kiếnX Định mức thời gian lao động để sản xuất một sản phẩm

Dự toán chi phí NCTT = Lượng thời gian laođộng dự kiến X Đơn giá của một giờ lao động

c. Dự toán chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung được lập dự toán theo định phí và biến phí sản xuất chung, dựa trên đơn giá phân bổ và tiêu thức được lựa chọn để phân bổ (tiêu thức được chọn để phân bổ chi phí sản xuất chung là thời gian lao động trực tiếp hoặc số giờ máy).

+ Đối với biến phí sản xuất chung: phải tính đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung và định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm. Biến phí sản xuất chung có thể được xây dựng cho từng yếu tố chi phí cho một đơn vị hoạt động (chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp,...) hoặc có thể xác lập biến phí sản xuất chung cho từng đơn vị hoạt động.

Biến phí sxc dựtoán = Định mức biến phí sxc XSố lượng sản phẩm sản xuất dự toán

+ Đối với định phí sản xuất chung: phải được ước tính theo tổng định phí sản xuất chung trong kỳ dự toán, có thể căn cứ vào số liệu kỳ trước và điều chỉnh cho phù hợp kỳ này.

Định phí sxcdựtoán = Định phí sxcthực tế kỳtrướcXTỷ lệ % tăng (giảm) địnhphí sxcdự kiến

d. Dự toán chỉ phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giúp nhà quản trị ước tính các khoản mục chi phí ngoài sản xuất phát sinh trong kỳ dự toán .

2.2.2.3 Đo lường kết quả chi phí- tính giá thành

a. Khái niệm giá thành

Có nhiều khái niệm về giá thành sản phẩm:

Nhà kinh tế Xô Viết A.Vaxin (1925): “Giá thành sản phẩm bao gồm toàn bộ giá trị tư liệu sản xuất chuyển vào sản phẩm và một phần giá trị mới sáng tạo ra”.

Từ điển thuật ngữ tài chính-tín dụng của Bộ Tài Chính (1996): “Giá thành là toàn bộ hao phí lao động vật hóa (nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực, khấu hao tài sản cố định và công cụ nhỏ) và lao động sống trong sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, quản lý kinh doanh, được tính bằng tiền cho một sản phẩm, một đơn vị công việc, hoặc một dịch vụ sau một thời kỳ, thường là đến ngày cuối tháng”.

Từ những khái niệm trên, giá thành sản phẩm có những đặc trưng sau:

 Bản chất của giá thành là chi phí, phí tổn về nguồn lực kinh tế cómục đích được sắp xếp theo yêu cầu của nhà quản lý.

 Giá thành thể hiện mối tương quan giữa chi phí với kết quả đạt được trong từng giai đoạn, hoạt động nhất định.

 Giá thành thể hiện phạm vi giới hạn chi phí trong một đơn vị, khối lượng sàn phẩm, dịch vụ hoàn thành.

Về mặt ý nghĩa kinh tế, giá thành là một chỉ tiêu tổng hợp phản ảnh chất lượng toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý kinh tế tài chính tại doanh nghiệp.

b. Hệ thống tính giá thành sản phẩm

Kế toán tập hợp chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là giá trị của các loại nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ trong kỳ.

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được hoạch toán trực tiếp cho từng đối tượng hoạch toán chi phí theo các chứng từ ban đầu.

Trong trường hợp nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ sử dụng để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm nhưng không thể xác định trực tiếp mức tiêu hao thực tế cho từng loại sản phẩm (hoặc đối tượng chịu chi phí) thì kế toán tiến hành phân bổ theo tiêu thức phù hợp. Các tiêu thức có thể dùng để phân bổ là: định mức tiêu hao cho từng loại sản phẩm, hệ số phân bổ được quy định, tỷ lệ với trọng lượng sản phẩm đượcsản xuất...

Để hạch toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621 “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”.

Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản phụ cấp theo lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sx sản phẩm.

- Chi phí nhân công trực tiếp được hoạch toán trực tiếp vào từng đối tượng hạch toán chi phí căn cứ vào các chứng từ ban đầu.

- Trong trường hợp tiền lương chính của công nhân có liên quan đến nhiều đối tượng hạch toán thì được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận, giai đoạn công nghệ. Sau đó phân bổ cho từng đối tượng hạch toán theo tỷ lệ với định mức tiền lương.

- Đối với tiền lương phụ nếu không tính trực tiếp cho từng đối tượng thì được phân bổ theo tỷ lệ với tiền lương chính.

- Khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN được tính trên tiền lương phải trả cho từng đối tượng để tính vào chi phí.

Kế toán sử dụng tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” .

Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là toàn bộ chi phí thực tế phát sinh liên quan chung đến việc tổ chức, quản lý và phục vụ sản xuất ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất. Chi phí sxc bao gồm:

- Chi phí nhân viên phân xưởng.

- Chi phí vật liệu.

- Chi phí dụng cụ sản xuất.