Thiết Kế Bảng Mô Tả Công Việc Của Từng Vị Trí Nhân Viên

cho từng giai đoạn và thời điểm đáp ứng cụ thể để phục vụ cho việc triển khai chiến lược kinh doanh. Cuối mỗi năm HĐTV, BGĐ công ty và các Giám đốc, Phó giám đốc chi nhánh, Trưởng và phó các phòng chức năng sẽ cùng Phòng nhân sự để xem xét và lên kế hoạch nhân sự hàng năm cho công ty.

- Phải đánh giá được thực trạng nguồn nhân lực hiện tại của công ty, phân tích và định hướng cho các nhân sự hiện tại về tương lai nghề nghiệp của họ dựa trên kết quả đánh giá nhân viên tổng hợp cả năm cũng như ý kiến của các QLCC và QLCT, sau đó dựa trên kế hoạch kinh doanh xác định nhu cầu nhân sự hàng năm theo thời điểm cần đáp ứng nhân sự. Cuối cùng xây dựng kế hoạch nhân sự cho từng năm về số lượng, trình độ, cơ cấu và tuổi tác, trên cơ sở đó sẽ tiến hành xem xét tất cả các nguồn nhân sự từ nguồn nội bộ như đề bạt, thuyên chuyển, đào tạo lại hoặc tuyển dụng từ bên ngoài.

- Công tác hoạch định nguồn nhân lực cần dựa trên cơ sở dữ liệu khoa học trong nội bộ doanh nghiệp, các thông tin khách quan từ đối thủ cạnh tranh và của ngành để việc hoạch định được chính xác và hợp lý, lưu ý các tác động khách quan không mong muốn cũng như các thay đổi về nhân sự trước đây của công ty.

3.2.4. Thiết kế Bảng mô tả công việc của từng vị trí nhân viên

Bảng 3.1: Biểu mẫu phân tích công việc

Người chuẩn bị:

Tên công việc:	Phòng ban/đơn vị:	Địa điểm:
			Ngày:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 125 trang tài liệu này.

Nguồn nhân lực

Nguồn những người đang giữ các công việc hiện tại:

Các nguồn lực bên trong

Các nguồn lực bên ngoài

Phần này sẽ giúp thu thập dữ liệu để mô tả công việc và xác định các định mức kết quả công việc.

Tên công việc

Các trách nhiệm công việc

Báo cáo cho:

Quan hệ với: (chỉ rõ các vị trí và các phòng ban)

Trách nhiệm chính	Chất lượng được kiểm tra như thế nào? Đánh dấu vào cách được sử dụng				Kiểm tra trách nhiệm chính đã được giám sát
Trách nhiệm chính	Hoàn thành đúng hạn	Đạt được khối lượng công việc theo yêu	Đạt được các tiêu chuẩn dịch vụ và sản phẩm đã qui định	Các tiêu thức khác	Kiểm tra trách nhiệm chính đã được giám sát




Các trách nhiệm phụ	Chất lượng được kiểm tra như thế nào? Đánh dấu vào cách đang sử dụng				Kiểm tra trách nhiệm phụ đã được giám sát
Các trách nhiệm phụ	Hoàn thành đúng	Đạt được khối lượng công việc		Đạt được các tiêu	Kiểm tra trách nhiệm phụ đã được giám sát	Các tiêu thức khác

chuẩn dịch vụ và

Các mối quan hệ

Báo cáo cho:

Giám sát các hoạt động sau

Mục tiêu của vị trí công việc

Các trách nhiệm về

Thiết bị

Tài sản

Tỉ lệ lợi nhuận

Tiền mặt

Các khoản chi tiêu

Thông tin

Những mối quan hệ bên ngoài

Yêu cầu về đào tạo và kinh nghiệm

Bao gồm số năm kinh nghiệm theo yêu cầu

Yêu cầu về kiến thức/kỹ năng

Viết rõ cách thức đạt được các kỹ năng (trường trung học, các khoá đào tạo đặc biệt, kinh nghiệm, đào tạo)

Các kỹ năng quan hệ

Kỹ năng thao tác	Các kỹ năng trí tuệ

Các yêu cầu khác

Mô tả các điều kiện xung quanh nơi làm việc

Thời gian làm việc

Thời gian nghỉ

Các điều kiện môi trường?

Các yêu cầu đặc biệt

Đi lại

Làm việc đơn độc

Làm việc đêm

Thời gian làm việc dài

Các điều kiện nguy hiểm

- Cần sử dụng công cụ phân tích Thẻ điểm cân bằng (BSC) để xây dựng Các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) một cách khoa học và đo lường được dùng Biểu mẫu Phân tích công việc ở bảng 3.1 trên để khảo sát và phân tích công việc của tất cả các vị trí công việc trong toàn công ty, sau đó tiến hành xem xét, điều chỉnh, phân công phân nhiệm hợp lý để xây dựng Bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc theo mẫu ở bảng 3.2 cho tất cả các vị trí trong doanh nghiệp nhằm bố trí đúng người, đúng việc và người lao động cũng hiểu rõ về công việc của mình đang chịu trách nhiệm là gì, quyền hạn và trách nhiệm ra sao, được hỗ trợ và yêu cầu những gì, ai là người quản lý trực tiếp và cộng tác với các đồng nghiệp khác như thế nào trong tổ chức, trên cơ sở đó công tác tiến hành đánh giá thành tích công tác và xem xét lương thưởng cũng như thăng tiến sẽ rõ ràng, công bằng và khách quan hơn.

Bảng 3.2 : Mẫu bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

Công ty
1. Chức danh công việc:	2. Mã số công việc:
3. Bộ phận:	4. Nơi làm việc:
5. Tên người đảm nhận:	6. Bậc lương:
7. Trực tiếp báo cáo cho:	8. Chức vụ:
9. Ngày hiệu lực:	10. Ngày xét lại:
11. Mục đích (tại sao vị trí này tồn tại, trong phạm vi giới hạn nào và với mục tiêu gì ?): -
12. PHẠM VI TRÁCH NHIỆM (Những công việc phải thực hiện hay cần học hỏi)	13. Mức độ thực hiện	14. Tiêu chuẩn hoàn thành
A. Nhiệm vụ điều hành:


ÁB. Nhiệm vụ chuyên môn:

15. Quyền hạn:

16. Các mối quan hệ công việc:

16.1. Nội bộ:

16.2. Bên ngoài:

17. Chịu sự giám sát của:

18. Giám sát các hướng dẫn cho:

19. Điều kiện và môi trường làm việc, rủi ro thân thể:

20. Tiêu chuẩn cần có cho người đảm nhiệm: 20.1- Học vấn:

20.2- Kiến thức chuyên môn: 20.3- Kỹ năng chuyên môn: 20.4- Kinh nghiệm:

20.5- Tố chất/tính cách/năng lực riêng có:

21. Chữ ký người nhận việc:

Ngày:

22. Chữ ký người giao việc:

Ngày:

23. Phê duyệt:

Ngày: __

3.2.5. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thành tích công tác: nhân viên, phòng ban, chi nhánh.

- Về cơ chế: đề nghị cần điều chỉnh cơ chế đánh giá thành tích theo hướng đánh giá 360 độ và ràng buộc chéo các phòng ban với nhau bằng việc xây dựng Bảng đánh giá phòng ban. Phải xây dựng tiêu chí đánh giá dành cho Ban Giám đốc công ty và các Giám đốc, Phó giám đốc và Trưởng phó các phòng ban chức năng. Đối với Ban Giám đốc công ty sẽ tiến hành đánh giá thông qua phiếu khảo sát ý kiến của nhân viên và các QLCT sau đó sẽ gửi trực tiếp về cho HĐTV công ty theo hộp thư điện tử đã được chỉ định. Đối với QLCT sẽ được Ban Giám đốc và nhân viên đánh giá và gửi về cho BGĐ công ty tổng hợp kết quả. Cơ chế đánh giá được xây dựng phải đảm bảo tính công bằng, khách quan và tuyệt đối an toàn cho người đánh giá, nhất là đối với các nhân viên cấp dưới nhằm tránh tình trạng bị trù dập và chèn ép để trả thù trong công việc. Đối với nhân viên, cần xem lại hoặc hủy bỏ việc tham gia đánh giá của Ban Giám đốc công ty vì việc này còn mang tính hình thức và chưa thật sự khách quan khi đánh giá, đề nghị nên tổ chức xây dựng tiêu chí và

bảng đánh giá chung cho cả phòng và sử dụng kết quả này vào kết quả đánh giá nhân viên cuối cùng. Đề nghị điểm đánh giá bình quân cuối cùng của nhân viên như sau:

* Điểm bình quân cuối cùng của nhân viên = (40% x Điểm đánh giá phòng ban) + (30% điểm đánh giá của Quản lý trực tiếp) + (30% x Điểm nhân viên tự đánh giá)

- Về thời gian: đối với nhân viên chu kỳ đánh giá sẽ được thực hiện hàng quý như hiện nay không thay đổi vì đây là khoản thời gian hợp lý không quá dài cũng không quá ngắn để đánh giá một nhân viên. Đối với QLCT thì chu kỳ đánh giá nên thực hiện là 06 tháng/ lần do vị trí này kết quả công việc đòi hỏi phải có thời gian mới thể hiện và đánh giá chính xác được. Đối với BGĐ công ty thì chu kỳ đánh giá là cuối năm 1 lần để xem xét tình hình khả năng điều hành và quản lý doanh nghiệp thông qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một năm để có cái nhìn toàn diện, khách quan và công bằng.

- Về sử dụng kết quả đánh giá: kết quả đánh giá thành tích công tác của tất cả các cấp cần được sử dụng một cách khoa học và hợp lý nhằm mang lại hiệu quả thiết thực và công bằng, cần gắn liền kết quả đánh giá nhân viên vào các công tác sau: xét lương thưởng cho người lao động, lên kế hoạch đào tạo nhân sự, đề bạt các cơ hội thăng tiến để người lao động tập trung thể hiện năng lực và cố gắng phấn đấu hết mình trong công việc.

- Về công cụ đánh giá: Dựa trên kỹ thuật phân tích Thẻ điểm cân bằng (BSC) như phần Thiết kế Bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho nhân viên để xây dựng Bảng tiêu chuẩn đánh giá thành tích công tác dựa trên cơ sở là việc tiêu chuẩn hóa các tiêu chí đánh giá cụ thể (KPI) và đo lường được một cách chính xác và hợp lý để tiến hành đánh giá nhân viên như ví dụ ở bảng 3.3 về Mẫu bảng đánh giá thành tích công tác dành cho vị trí công việc Trưởng phòng kinh doanh.

Hình 3.2: Ví dụ về Mẫu bảng đánh giá thành tích công tác dựa trên kỹ thuật BSC dành cho vị trí Trưởng phòng kinh doanh

3.2.6. Cải tiến hoạt động tuyển dụng: nguồn tuyển dụng, quy trình tuyển dụng:

- Về nguồn tuyển dụng: cần đa dạng hóa nguồn tuyển dụng đầu vào để có sự nhiều sự lựa chọn phù hợp và tìm được nhân tài thật sự cho doanh nghiệp. Nên quan tâm và tạo mối quan hệ với các trường đại học, cao đẳng trong và ngoài tỉnh để tìm kiếm và lựa chọn nhân tài khi còn ngồi trên ghế nhà trường, có những chính sách ưu đãi phù hợp để nuôi dưỡng nhân tài tạo nguồn đầu vào trẻ, năng động, sáng tạo và chất lượng cao phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Đề nghị các bộ phận, đơn vị trực thuộc có nhu cầu về nhân sự mới cần sử dụng Mẫu Phiếu yêu cầu tuyển dụng ở bảng 3.3 để tiến hành đề nghị và gửi về cho phòng Nhân sự nắm rõ yêu cầu và số lượng nhân sự cần tuyển để tuyển đúng người và bố trí đúng việc, phù hợp.

………, ngày…. tháng….. năm 20…

PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

Kính gởi: - BAN GIÁM ĐỐC

- PHÒNG NHÂN SỰ

Bộ phận ……………………………………………………… kính đề nghị Ban Giám đốc Công ty thông qua Phòng Nhân sự xem xét tuyển dụng nhân sự như sau :

I. TUYỂN DỤNG :

Tuyển mới  Tuyển thay thế  (Thay NV…………………………..)

Vị trí cần tuyển : …………………………………… Số lượng : …………… Ngày cần : …………

II. ĐIỀU KIỆN :

1. Giới tính : Nam  Nữ 

2. Tuổi : Từ ………… Đến ……… 3.Hộ khẩu TP.HCM/KT3: Có  Không 

4. Ngoại hình : Đẹp  Dễ nhìn  Trung bình  Khác 

5. Tiếng Anh : Giỏi  Khá  Trung bình  Yếu 

6. Vi tính : Sử dụng thành thạo (Word, Excel,…)  Khác ………………………… Biết sử dụng nhưng không thành thạo  Không biết sử dụng 

7. Trình độ học vấn : PTCS  PTTH  Trung cấp  CĐ/ĐH 

8. Khả năng đặc biệt : ……………………………………………………….…………………………

9. Bao nhiêu năm kinh nghiệm : …………………………. Về lĩnh vực …..…………………………

10. Yêu cầu cá tính : Năng động  Thích đi lại  Chăm chỉ  Cẩn thận  Thích nghiên cứu  Ham học hỏi  Thích giao tiếp  Tính kỷ luật  Khác : …………..………………………………………………………………………

III. NỘI DUNG CÔNG VIỆC:

1. Nhiệm vụ chính phải làm (Đề nghị bộ phận yêu cầu gởi Bản mô tả công việc chi tiết kèm theo)

……………………………………………………………………………………………………………

3. Làm việc tại: VP Công ty  Đi lại bên ngoài  Khác …………………

4. Giờ làm việc : Hành chính  Theo ca  Khác …………………

5. Người phụ trách trực tiếp :

6. Quyền lợi : Mức lương đề nghị : Từ ………………….…… Đến …………………………… Phụ cấp ……………………………………………………

BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG HC - NS TRƯỞNG BỘ PHẬN NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

Bảng 3.3: Mẫu Phiếu yêu cầu tuyển dụng

- Về hình thức tuyển dụng: nên đa dạng hóa các hình thức thi và xét tuyển phù hợp với từng vị trí công việc. Các hình thức có thể sử dụng là đánh giá hồ sơ