59
viện phí cho người bệnh sau khi quy tĬnh khám cận lâm sàng được bắt đầu, và sau khi điều trị và thanh toán viện phí. Riêng đối với việc sử dụng hóa đơn, chứng từ thanh toán chi phí KCB BHYT giữa cơ quan BHYT và các cơ sở khám, chữa bệnh BHYT, Bệnh viện thực hiện theo quy định tại văn bản số 8418/BTC-TCT. Thời điểm lập hóa đơn, biên lai, phiếu thu là ngày, tháng hoàn thành việc quyết toán chi phí KCB BHYT giữa cơ quan BHXH và cơ sở KCB; số tiền ghi trên hóa đơn, biên lai, phiếu thu là số kinh phí KCB BHYT được cơ quan BHXH quyết toán.
- Chứng từ vật tư, văn phòng phẩm:
+ Chứng từ tăng vật tư, văn phòng phẩm: biên bản giao nhận vật tư, văn phòng phẩm Phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý hợp đồng.
+ Chứng từ giảm vật tư: Giấy đề nghị cung cấp vật tư, văn phòng phẩm hợp đồng kinh tế tư, văn phòng phẩm mà Bệnh viện Tâm thần Tw1 sử dụng là: phiếu xuất kho, phiếu nhập xuất thẳng, bảng phân bổ CCDC, giấy báo hỏng, mất CCDC.
Tại Bệnh viện còn bổ sung thêm Phiếu lĩnh thuốc, vật tư... của từng khoa phòng để theo dòi chi tiết số lượng thuốc và vật tư y tế tiêu hao của từng bộ phận, khoa, phòng.
- Chứng từ TSCĐ:
+ Chứng từ tăng TSCĐ: Hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hóa đơn
GTGT, biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng...
+ Chứng từ giảm TSCĐ mà Bệnh viện sử dụng là: Biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, thẻ TSCĐ và các chứng từ liên quan khác như biên bản đề nghị thanh lý TSCĐ, biên bản hội đồng xử lý TSCĐ, hóa đơn GTGT.
Ngoài ra, các chứng từ thu chi tiền mặt khác là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động thu, chi của Bệnh viện. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản giao nhận... để lập chứng từ thu chi tiền mặt. Đối với các chứng từ thanh toán qua ngân hàng, kho bạc, đầu năm khi kế toán nhận được quyết định giao dự toán ngân sách, kế toán căn cứ vào dự toán được duyệt để lập kế hoạch chi tiêu trong năm. Hiện nay, tại Bệnh viện Tâm thần Trung ương I, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hầu hết đều được thực hiện thanh toán qua kho bạc theo quy định như các khoản thanh toán các nhân: tiền
60
lương, trực, độc hại,..; các khoản thanh toán với các đơn vị cung ứng: máy móc, trang thiết bị y tế, thuốc, máu, vật tư, hóa chất... Các chứng từ thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị thường là các nghiệp vụ nhỏ lẻ, số tiền phát sinh ít.
*Về tiếp nhận chứng từ kế toán như sau:
Tất cả các chứng từ kế toán lập ở nơi khác đều được chuyển về Phòng Tài chính kế toán của Bệnh viện để kiểm tra và xử lý. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên và kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từ mẫu chứng từ (nếu có), phân loại, xác định loại chứng từ, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Nhìn chung công tác lập chứng từ của Bệnh viện tương đối đảm bảo đúng yêu cầu của chế độ kế toán, trung thực, đầy đủ các yếu tố theo đúng mẫu quy định về nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đủ chữ ký những người có liên quan đến chứng từ như người lập, Kế toán trưởng, Giám đốc... Các chứng từ kế toán của đơn vị đều được lập trên máy vi tính theo Luật kế toán và chế độ kế toán, cùng các văn bản hướng dẫn hiện hành, có đầy đủ tính pháp lý.
*Kiểm tra chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán:
Có thể khái quát quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện như sau:
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập, tiếp nhận các chứng từ kế toán
Phân loại, hạch toán và ghi sổ chi
tiết/ tổng hợp
Kiểm tra, ký các chứng từ kế toán
Lưu trữ, bảo quản và hủy các chứng từ kế toán
Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ ở Bệnh viện Tâm thần TW1
Nguồn: Phòng Kế toán Bệnh viện Tâm thần TW1 sử dụng phần mềm quản lý Bệnh viện để liên kết hệ thống khám chữa bệnh phục vụ chăm sóc sức khỏe cho nhân dân từ khâu khám chữa đến khâu thanh toán. Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp số tiền thu viện phí theo nội dung và mục đích sử dụng chứng từ để theo dòi trên: Bảng tổng hợp thanh toán
61
người bệnh...do các kế toán thanh toán viện phí lập. Các chứng từ này sẽ được chuyển cho kế toán tiền mặt để kiểm soát dòng tiền mặt của Bệnh viện.
Các chứng từ kế toán tại Bệnh viện đều được kiểm tra tính rò ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Tuy nhiên việc kiểm tra còn theo hình thức chiếu lệ, chưa chặt chẽ nên không tránh khỏi thiếu sót.
Việc kiểm tra kế toán tại Bệnh viện thường được thực hiện tại khâu ban đầu do kế toán phần hành thực hiện, và tiến hành kiểm soát lại tại khâu sau do kế toán tổng hợp, hoặc kế toán trưởng thực hiện. Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu kế toán phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rò ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Hiện nay Bệnh viện Tâm thần Trung ương 1 đã ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn. Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các công tác cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
*Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán: Các chứng từ kế toán của các Bệnh viện phân thành 2 loại: Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) và chứng từ tổng hợp (chứng từ trung gian).
Các chứng từ kế toán bao gồm các chứng từ mua sắm TSCĐ, thanh toán lương, thuốc, vật tư y tế, hóa chất...các chứng từ phản ánh việc ghi nhận các hoạt động thu viện phí: thu viện phí BHYT, thu viện phí KCB dịch vụ...
Lưu trữ và bảo quản chứng từ: Các chứng từ kế toán được lưu trữ, bảo quản theo đúng nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ: Tối thiểu là 5 năm đối với chứng từ kế toán không trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính như phiếu xuất kho, nhập kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập tài liệu kế
Tài khoản | Nội dung chi tiết |
TK 112 - TGNH | Mở chi tiết theo từng tài khoản của đơn vị -11211 Tiền gửi nguồn NSNN cấp và thu hoạt động khác được để lại; -11212 Tiền gửi viện trợ, vay nợ nước ngoài;-11214 Tiền gửi thu phí,lệ phí; -11218 Tiền gửi đầu tư xây dựng cơ bản; -11219 Tiền gửi khác |
TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu | Mở chi tiết thành 03 tài khoản cấp 2 và trong mỗi nhóm lại chia theo tài khoản chi tiết cấp 3, như: 1522 nhóm vật tư liên quan đến thuốc - dược liệu - dịch truyền - hóa chất (tài khoản cấp 3 gồm: 15221 thuốc, dược liệu – 15223 dịch truyền – 15224 phim – 15225 hóa chất – máu), 1523 nhóm vật tư văn phòng phẩm (- 15231 giấy tờ in;- 15232 văn phòng phẩm), 1525 vật liệu khác( - 15251 kho thực phẩm, -15252 kho HCQT, 15253 kho VTYT |
TK 1318 - phải thu khác | Mở chi tiết theo từng đối tượng như: 13181 tạm thu BHYT, 13182 tạm thu viện phí nội trú, |
Tk 511 Thu hoạt động do NSNN cấp | - Mở chi tiết tk cấp 2theo hướng dẫn thông tư 107 |
Có thể bạn quan tâm!
-
Tổ Chức Cung Cấp Thông Tin Kế Toán -
Đặc Điểm Hoạt Động, Quản Lý Ảnh Hưởng Đến Tổ Chức Kế Toán Tại Bệnh Viện Tâm Thần Trung Ương I -
Thực Trạng Tổ Chức Kế Toán Tại Bệnh Viện Tâm Thần Trung Ương I -
Danh Mục Một Số Báo Cáo Kế Toán Đang Sử Dụng Tại Bệnh Viện (Phụ Lục 2) -
Tổ chức kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Trung ương I - 11 -
Định Hướng Phát Triển Và Nguyên Tắc Hoàn Thiện Tổ Chức Kế Toán Tại Bệnh Viện Tâm Thần Trung Ương I
Xem toàn bộ 171 trang tài liệu này.
TK 531 - Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ | - Không mở chi tiết các Tk cấp 2 theo các nhóm thu dịch vụ y tế: KCB BHYT, KCB không BHYT, nhóm thu dịch vụ khác: trông xe, dịch vụ đào tạo, nhà thuốc BV, dịch vụ khác… |
Tk 611- Chi phí hoạt động | Mở chi tiết cấp 2 theo hướng dẫn Thông tư 107/2017/TT-BTC và chi tiết các tài khoản cấp 3 theo từng hoạt động tương ứng. |
TK 642- Chi phí quản lý của hoạt độngSXKD,dịch vụ | Mở chi tiết cấp 2 theo hướng dẫn của Thông tư 107/2017/TT- BTC và chi tiết tài khoản cấp 3 theo từng hoạt động tương ứng. |
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán Căn cứ vào hệ thống tài khoản được quy định tại chế độ kế toán HCSN ban hành theo TT 107/TT-BTC, Bệnh viện xây dựng hệ thống tài khoản cho đơn vị. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động, Bệnh viện xác định số lượng tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 mà đơn vị mình sẽ sử dụng. Sau đó kế toán trưởng mở bổ sung các tài khoản cần thiết để theo dòi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có những quy định cụ thể về phương pháp ghi chép của mỗi tài khoản cụ thể trên cơ sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán hiện hành và không vi phạm các chính sách chế độ kinh tế tài chính liên quan. Hiện tại bệnh viện đang sử dụng 29 tài khoản cấp 1 trong bảng cân đối tài khoản và 1 tài khoản cấp 1 ngoài bảng cân đối tài khoản. Trên cơ sở xác định các tài khoản cấp 1, đơn vị đã tổ chức chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 cho một số tài khoản chính sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán. Bệnh viện Tâm thần Trung ương I hiện đang áp dụng TKKT theo Thông tư 107/2017/TT- BTC, hệ thống tài khoản kế toán tổng hợp tại Bệnh viện được chia làm 9 loại tài khoản trong bảng và 01 loại tài khoản ngoài bảng theo đúng hướng dẫn của thông tư mới. Đối với hệ thống tài khoản chi tiết, Bảng 2.1. là chi tiết một số tài khoản trọng yếu tại Bệnh viện.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán đã được ban hành thống nhất và có hướng | |
64
dẫn cụ thể về nội dung ghi chép, phản ánh trên từng tài khoản, Bệnh viện vận dụng để thực hiện ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ kế toán theo quy định. Nội dung dưới đây, tác giả chỉ xin đi sâu vào phương pháp hạch toán của một số nghiệp vụ trọng yếu mang tính đặc thù tại Bệnh viện.
Xử lý thông tin kế toán trong phần hành kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ - quy trình hạch toán nhập - xuất thuốc và vật tư y tế
Việc xử lý thông tin kế toán trong chu trình cung ứng được phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận: kế toán - bộ phận quản lý vật tư và bộ phận quản lý dược dưới sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm, đặc biệt là phần mềm quản lý dược.
Hiện nay hệ thống phần mềm quản lý dược và vật tư chưa được kết nối với phần mềm kế toán tại Bệnh viện, nên việc nhập - xuất kho thuốc… đều do kế toán viên nhập trực tiếp vào phần mềm. Việc nhập kho thuốc được Bệnh viện thực hiện theo thời điểm thực tế phát sinh. Bởi vậy, với đặc thù về sự đa dạng cả về số lượng lẫn chủng loại nguyên liệu, vật liệu tại Bệnh viện, thì việc kế toán nhập kho thủ công như hiện nay quả thực là một vấn đề.
Xử lý thông tin kế toán trong phần hành kế toán viện phí và BHYT, Kế toán thu viện phí và BHYT
Ở Bệnh viện, thu viện phí và kế toán thu viện phí và những nghiệp vụ xoay quanh hoạt động này là nghiệp vụ trọng yếu của công tác kế toán. Theo quy trình tổ chức thu viện phí tại Bệnh viện thực hiện tập trung tại quầy thu viện phí trung tâm với bàn thu viện phí theo đối tượng khám chữa bệnh BHYT, khám chữa bệnh thông thường chung cho tất cả các khoa.
Về hạch toán khoản thu viện phí do người bệnh chi trả (bao gồm dịch vụ KCB
BHYT đồng chi trả, KCB không BHYT):
Khi phát sinh một yêu cầu khám cận lâm sàng sau khi khám lâm sàng, người bệnh mang chỉ định khám đến quầy thu viện phí. Kế toán viện phí xuất hóa đơn bán hàng và chuyển sang thủ quỹ để thu tiền ngay cho từng trường hợp. Cuối ngày kế toán viện phí lập bảng kê hóa đơn bán hàng sử dụng trong ngày, đối chiếu với thủ quỹ thu và nộp lại cho kế toán hạch toán tiền mặt để lập 1 phiếu thu tương ứng với tổng số tiền thu viện phí sau đó nhập liệu vào phần mềm máy tính và ghi sổ.
Tình huống 1 : Ngày 31/10/2019, thu tiền viện phí khám chữa bệnh (KCB)
65
Nợ TK 111 - Tiền mặt nguồn kinh phí khác: 1.896.000đ Nợ TK 13181- Tạm thu của người bệnh: 3.336.000 Có TK 531 - Thu KCB: 5.232.000 đ
- Trường hợp người bệnh nhập viện nội trú
Người bệnh vào khám ở Bệnh viện phải ký quỹ tại điểm thu viện phí. Đây là nghiệp vụ thường xuyên phát sinh tại các Bệnh viện. Ở thời điểm trước năm 2018, đối với những nghiệp vụ này, Bệnh viện mở chi tiết tài khoản cấp 2 của tài khoản 331: TK 3318 - Phải trả tiền gửi viện phí người bệnh để theo dòi hay tài khoản cấp 3 - 33181 - tiền tạm gửi của người bệnh không có BHYT, 33182- Tiền tạm gửi của người bệnh có BHYT, kế toán thu tiền mặt hạch toán:
- Nợ TK 1111: Tiền mặt
- Có TK 33181/33182: Phải trả tiền gửi viện phí người bệnh
Bởi đây là khoản nhận trước của khách hàng, nên việc ghi bên Có TK phải trả khách hàng chưa thực sự đúng với bản chất nghiệp vụ, với Thông tư 107/2017/TT- BTC đã hướng dẫn nội dung phản ánh TK 1313 - “Nhận trước tiền của khách hàng theo hợp đồng (hoặc cam kết) bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ; nhận trước tiền của người bệnh khi vào viện...”, Tuy nhiên Bệnh viện điều chỉnh việc hạch toán nghiệp vụ này về theo TK 13181, 13182
Khi thu tạm ứng của người bệnh nội trú, kế toán viết phiếu thu.Cuối ngày, các kế toán thu viện phí tại quầy lên báo cáo chi tiết tạm ứng , lập bảng kê thu tạm ứng viện phí, đối chiếu với thủ quỹ thu, chuyển lên kế toán hạch toán tiền mặt tại phòng kế toán. Theo đó, kế toán tiền mặt lập một phiếu thu, nhập liệu vào phần mềm máy tính và thực hiện thao tác in Chứng từ ghi sổ và hạch toán:
Nợ TK 111 - Tiền mặt nguồn kinh phí khác Có TK 13181/13182 - Tạm thu viện phí nội trú
Khi người bệnh làm thủ tục ra viện và thanh toán chi phí điều trị nội trú, từ bảng kê chi phí điều trị nội trú tổng hợp và phiếu thu tạm ứng vào viện, kế toán thu viện phí tại quầy xuất hóa đơn bán hàng, phiếu chi giao cho thủ quỹ để thanh toán với người bệnh và thu tiền/ trả lại tiền nếu có phát sinh chênh lệch thiếu/thừa so với khoản người bệnh đã tạm ứng. Cuối ngày, kế toán thu viện phí tại quầy lập bảng kê thanh toán người bệnh nội trú, bảng tổng hợp số thu thanh toán chi phí khám chữa bệnh với
66
người bệnh; bảng tổng hợp hóa đơn thu tiền nội trú và bảng tổng hợp chi tạm giữ viện phí chuyển lên kế toán tiền mặt.
+ Kế toán lập phiếu chi tương ứng với giá trị trên bảng tổng hợp chi tạm giữ viện phí, nhập liệu vào phần mềm và in chứng từ ghi sổ:
Nợ TK 13181/13182 - Tạm thu viện phí nội trú Có TK 111 - Tiền mặt
+ Căn cứ bảng tổng hợp bảng tổng hợp hóa đơn thu tiền nội trú, Kế toán nhập liệu và in chứng từ ghi sổ:
Nợ TK 13181/13182 - Tạm thu viện phí nội trú
Có TK 531 - Thu KCB không BHYT, Phần thu trực tiếp từ BHYT cùng chi trả do người bệnh trả
Về hạch toán khoản thu viện phí do BHYT chi trả: Bệnh viện Tâm thần Trung ương 1 ghi nhận doanh thu KCB BHYT vào thời điểm quyết toán chi phí KCB, căn cứ số liệu trên biên bản quyết toán chi phi KCB giữa cơ quan BHXH và Bệnh viện. Khi đó kế toán xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu đối với số đã được quyết toán.
Về thực trạng ghi nhận chi phí liên quan đến hoạt động khám, chữa bệnh: Theo quy định, tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ dở dang.
Tại Bệnh viện phản ánh các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động khám chữa bệnh như: chi phí vật tư, bông băng, cồn gạc, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, điện, nước, nguyên liệu, vật liệu và các chi phí khác phục vụ trực tiếp hoạt động khám chữa bệnh. Tài khoản 642 - Chi phí quản lý phục vụ các phòng, ban, trung tâm của bộ phận quản lý của đơn vị gồm: chi phí vật tư, văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ, điện, nước, chi phí quảng bá dịch vụ KCB và các chi phí khác phục vụ công tác quản lý chung của đơn vị.
Xử lý thông tin kế toán trong phần hành kế toán TSCĐ - thực trạng ghi nhận hao mòn và trích khấu haoTSCĐ
Thời điểm hiện tại, Bệnh viện hiện vẫn đang được xếp vào loại hình đơn vị tự chủ được nhà nước bảo đảm chi thường xuyên, giá dịch vụ y tế chưa tính đủ 7 yếu tố hình thành giá, vậy nên, Bệnh viện hiện vẫn đang tính hao mòn đối với những TSCĐ có nguồn gốc từ NSNN và trích khấu hao đối với những TSCĐ sử dụng cho hoạt động hoạt động khám, chữa bệnh. Tuy nhiên, phần lớn đều thực hiện khấu hao đối với tất cả các TSCĐ tham gia vào các hoạt động này theo tiêu chuẩn ghi nhận