Tổ Chức Trình Bày Thông Tin Trên Báo Cáo (Lập Báo Cáo)

* Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03/BCTC)

- BHXH cấp huyện thuộc BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo theo phương

pháp trực tiếp;

- BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo của toàn tỉnh theo phương pháp gián

tiếp, đảm bảo số liệu lên báo cáo không bị trùng giữa tỉnh và huyện.

* Thuyết minh báo cáo tài chính (B04/BCTC)

Báo cáo này được BHXH tỉnh Hà Nam lập để thuyết minh bổ sung cho các thông tin được trình bày trên Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

(2) Đối với Báo cáo quyết toán (Phụ lục 2.20)

Thời gian lập báo cáo: theo năm tài chính.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 135 trang tài liệu này.

BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động để phán ánh tổng quát tình hình thu, chi hàng năm đối với chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT (bao gồm: chỉ tiêu kinh phí được sử dụng trong năm; kinh phí đề nghị quyết toán; kính phí được phép chuyển năm sau tiếp tục sử dụng;…) và gửi BHXH Việt Nam (Vụ Tài chính – Kế toán) để thẩm định theo quy định.

Báo cáo gồm 2 phần:

+ Phần 1: Tình hình kinh phí: Tổng hợp toàn bộ nguồn kinh phí trong kǶ của đơn vị theo từng loại kinh phí

+ Phần 2: Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán: Phản ánh toàn bộ số kinh phí đã sử dụng trong kǶ của đơn vị theo nội dung hoạt động, theo mã nội dung kinh tế của Mục lục NSNN

(3) Đối với Báo cáo tài chính quỹ

Thời gian lâp báo cáo: theo năm tài chính.

* Báo cáo tình hình tài chính quỹ bảo hiểm (B01/BCTC-QBH) (Phụ lục 2.21)

BHXH tỉnh Hà Nam tổng hợp báo cáo tài chính quỹ của toàn tỉnh, bao gồm: Văn phòng BHXH tỉnh và BHXH cấp huyện.

BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo này để phản ánh tổng quát giá trị tài sản

hiện có và nguồn hình thành tài sản của các quỹ BHXH, BHYT, BHTN tại thời điểm 31/12 hàng năm, đảm bảo tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn.

* Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03/BCTC-QBH)

BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo này để xác định nguồn tiền vào, nguồn tiền ra bằng tiền trong năm báo cáo và số dư tiền tại ngày lập báo cáo của hoạt động các quỹ bảo hiểm.

* Thuyết minh báo cáo tài chính (B04/BCTC)

Báo cáo này được BHXH tỉnh Hà Nam lập để thuyết minh bổ sung cho các thông tin được trình bày trên Báo cáo tài chính quỹ; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ quỹ.

(4) Đối với Báo cáo nghiệp vụ quỹ

Có thể minh họa một số báo cáo sau:

* Báo cáo tổng hợp thu BHXH, BHYT, BHTN toàn tỉnh (Mẫu số B07b- BH) (Phụ lục 2.22)

- Thời gian lập báo cáo: theo quý và tổng hợp cho cả năm

- BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo này để phản ánh tình hình thu BHXH, BHYT, BHTN đã thực hiện trên toàn tỉnh. Báo cáo được chia làm 02 phần:

+ Phần 1: Quyết toán thu BHXH, BHYT, BHTN

+ Phần 2: Thanh toán về thu BHXH, BHYT, BHTN

* Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH, BHTN toàn tỉnh (Mẫu số B08b-BH) (Phụ lục 2.23)

- Thời gian lập báo cáo: theo quý và tổng hợp cho cả năm

- BHXH tỉnh lập cáo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH, BHTN của toàn tỉnh để phản ánh tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH do nguồn NSNN đảm bảo, quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo; quỹ BHXH tự nguyện, quỹ BHTN đảm bảo.Báo cáo gồm 02 phần:

+ Phần I: Tình hình kinh phí

+ Phần II: Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán

2.4.5.2. Tổ chức trình bày thông tin trên báo cáo (lập báo cáo)

Sau khi cán bộ kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam nhập chứng từ vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự lên các sổ kế toán, lập thành các báo cáo. Cán bộ kế toán sẽ kiểm tra tính chính xác, trung thực, khách quan của các số liệu.

Số liệu tại các báo cáo được kết xuất cùng 01 hệ thống sổ sách kế toán, được phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, BHXH tỉnh Hà Nam được lập các báo cáo theo đúng mẫu biểu quy định, nộp đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo tới từng nơi nhận báo cáo.

BHXH tỉnh Hà Nam có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán của toàn tỉnh. Thực hiện kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho BHXH cấp huyện và lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các báo cáo tài chính năm của BHXH cấp huyện, gửi BHXH Việt Nam để tổng hợp lên báo cáo tài chính toàn hệ thống.

2.4.5.3. Tổ chức sử dụng, bảo quản và lưu trữ báo cáo (thời hạn nộp báo cáo)

Kết thúc mỗi niên độ kế toán, cán bộ kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện kiểm tra báo cáo, in báo cáo và trình Kế toán trưởng, Giám đốc BHXH tỉnh ký duyệt bản giấy và trên phần mềm thẩm định quyết toán, sau đó nộp cho BHXH Việt Nam và 01 bản báo cáo tài chính được đưa vào lưu trữ tại BHXH tỉnh cùng với chứng từ kế toán và sổ sách kế toán. Kế toán chỉ thực hiện sửa chữa số liệu, báo cáo khi được sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền và phải giải trình về sự sai lệch số liệu trên báo cáo.

Thời hạn lưu trữ các báo cáo tại BHXH tỉnh Hà Nam là vĩnh viễn Thời hạn nộp báo cáo cho BHXH Việt Nam:

+ Báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính: BHXH tỉnh nộp báo cáo quyết toán cho BHXH Việt Nam chậm nhất 45 ngày, sau ngày kết thúc kǶ kế toán năm.

+ Báo cáo tài chính quỹ: BHXH tỉnh, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam gửi về BHXH Việt Nam trước ngày 30/3 của năm tài chính tiếp theo.

+ Báo cáo nghiệp vụ quỹ: BHXH tỉnh, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam gửi về BHXH Việt Nam chậm nhất 70 ngày kể từ ngày kết thúc kǶ kế toán quý.

2.4.6. Tổ chức kiểm tra kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam

Công tác kiểm tra tổ chức kế toán tại cơ quan BHXH luôn được quan tâm và chú trọng. Tuy nhiên, hiện nay BHXH tỉnh Hà Nam không có bộ phận kiểm tra kế toán riêng mà do các cán bộ kế toán tự kiểm tra trước khi ghi sổ kế toán, lập các báo cáo, thực hiện kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận kế toán từ khi thu nhận thông tin ban đầu, đến xử lý, ghi chép sổ và lập báo cáo. Do vậy, BHXH tỉnh Hà Nam chủ yếu chịu sự thanh tra, kiểm tra của Vụ Tài chính Kế toán, Vụ Thanh tra – Kiểm tra, Vụ Kiểm toán nội bộ và các đơn vị kiểm tra từ bên ngoài cơ quan BHXH (như: Bộ Tài chính, kiểm toán nhà nước, thanh tra Chính phủ,…).

2.4.6.1. Một số nội dung và phương pháp kiểm tra

- Kiểm tra việc thực hiện phần mềm kế toán

+ Kiểm tra đơn vị đã áp dụng phần mềm kế toán để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, định khoản, ghi sổ kế toán, thiết lập chứng từ kế toán, lập Báo cáo quyết toán tài chính theo đúng Quy định, hướng dẫn của BHXH Việt Nam, của BHXH tỉnh chưa.

+ Những vướng mắc trong quá trình xử lý phần mềm (số liệu nào đã được phần mềm xử lý, số liệu nào phần mềm chưa xử lý được, phải thực hiện bằng thủ công)

- Kiểm tra công tác thiết lập hồ sơ, chứng từ kế toán

+ Kiểm tra nội dung, thời gian, tính hợp lệ của hồ sơ, chứng từ với nghiệp vụ kinh tế.

+ Kiểm tra việc hạch toán, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế.

- Công tác mở sổ sách kế toán

+ Kiểm tra việc đơn vị thực hiện mở hệ thống sổ sách kế toán theo quy

định tại Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về điều kiện, trình tự, thủ tục, hồ sơ thanh toán các khoản chi từ nguồn kinh phí chi quản lý BHXH, BHTN, BHYT

+ Kiểm tra nội dung chi, mức chi có theo quy định của Nhà nước, của Ngành.

+ Kiểm tra việc đấu thầu mua sắm từ nguồn kinh phí chi quản lý BHXH, BHTN, BHYT có theo quy định của Nhà nước, của Luật đấu thầu.

+ Kiểm tra việc trích lập và sử dụng các quỹ

- Kiểm tra về công tác tạm ứng và thanh toán kinh phí chi BHXH,

BHTN, BHYT.

+ Kiểm tra quy trình, thủ tục tạm ứng và thanh, quyết toán kinh phí đối với các đại diện chi trả (để chi BHXH, BHTN hàng tháng), đối với các đơn vị sử dụng lao động (để chi ốm đau, thai sản) và đối với các cơ sở KCB (để chi BHYT);

- Kiểm tra việc quản lý tiền mặt.

+ Kiểm tra việc ghi chép, lưu giữ sổ quỹ tiền mặt

+ Kiểm tra và đôi chiếu sổ kế toán chi tiết quỹ tiền

+ Kiểm tra việc thực hiện đúng quy định tại Công văn số 5256/BHXH- TCKT ngày 24/11/2017 của BHXH Việt về quản lý tiền mặt, tiền gửi; việc quản lý tiền mặt đảm bảo an toàn.

- Kiểm tra sự phối hợp trong công tác quản lý tài khoản tiền gửi của các

các ngân hàng trên địa bàn

+ Kiểm soát các chứng từ: séc lĩnh tiền mặt, các uỷ nhiệm chi;

+ Việc chuyển tiền tự động từ tài khoản tiền gửi thu BHXH;

+ Việc trả chứng từ, sổ phụ;

+ Ký đối chiếu xác nhận vào các bảng kê, bảng đối chiếu

+ Sử dụng các dịch vụ của ngân hàng

- Kiểm tra việc thực hiện quy định, quy trình rút tiền mặt tại ngân hàng, nhập tiền mặt vào quỹ.

2.4.6.3. Thời gian tổ chức kiểm tra kế toán

Hàng năm, BHXH Việt Nam xây dựng kế hoạch kiểm tra và đề cương kiểm tra gửi BHXH tỉnh Hà Nam. BHXH tỉnh xây dựng kế hoạch kiểm tra và đề cương kiểm tra gửi BHXH cấp huyện.

Công tác kiểm tra được tổ chức thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện sai sót, chấn chỉnh các đơn vị.

* Kết quả kiểm tra công tác tài chính, kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam

năm 2019 của BHXH Việt Nam

- Về việc thực hiện chế độ kế toán BHXH: BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện mở sổ kế toán đầy đủ, hạch toán kế toán, ghi chép chứng từ kế toán, kịp thời chính xác; số liệu khớp đúng giữa sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.

- Thực hiện phần mềm kế toán BHXH: BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện cập nhật chứng từ kế toán phát sinh, tổng hợp báo cáo quyết toán hàng quý trên phần mềm kế toán theo đúng quy trình.

- Công tác quản lý tiền mặt: thực hiện mở sổ quỹ tiền mặt và cập nhật chứng từ thu, chi theo dòi tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt theo mẫu số S11-H.

- Công tác quản lý tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc: BHXH tỉnh Hà Nam mở sổ tiền gửi ngân hàng theo dòi chi tiết theo từng tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng, kho bạc. Số lượng tài khoản tiền gửi tại BHXH tỉnh thực hiện theo đúng quy định theo các Thỏa thuận liên ngành giữa BHXH Việt Nam với hệ thống các Ngân hàng thương mại, Kho bạc nhà nước Trung ương và Hợp đồng giữa BHXH tỉnh và Chi nhánh các Ngân hàng thương mại tại Hà Nam. Hàng ngay căn cứ chứng từ báo nợ, báo có của Ngân hàng, Kho bạc các đơn vị đã phản ánh và cập nhật kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thực hiện in, ký sổ tiền gửi, đói chiếu ngân hàng, kho bạc hàng tháng đúng quy định.

- Việc lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi: Lập chứng từ kế toán theo đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính; các chứng từ kế toán phát sinh cơ bản được ghi đầy đủ thông tin và có

đầy đủ chữ ký theo từng chức danh quy định trên chứng từ.

- Tạm ứng, quyết toán tạm ứng kinh phí chi BHXH, BHTN, BHYT: thủ tục quyết toán, thu hồi tạm ứng kinh phí chi BHXH, BHTN với cơ quan Bưu điện theo đúng quy định.

- Chấp hành chế độ quản lý, sử dụng tài sản và sửa chữa, mua sắm tài sản: đơn vị thực hiện mở sổ theo dòi tài sản cố định, công cụ dụng cụ theo đúng mẫu, đơn vị đã quản lý sử dụng, hạch toán tăng, giảm TSCĐ, tính hao mòn theo đúng quy định tại thông tư.

2.4.7. Ứng dụng công nghệ thông tin tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam

Xây dựng phần mềm kế toán tập trung để phục vụ cho công tác kế toán là nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan BHXH, do đó, BHXH tỉnh Hà Nam luôn nghiêm túc thực hiện phần mềm kế toán theo chỉ đạo của BHXH Việt Nam, thực hiện phân quyền sử dụng phần mềm và cơ chế kiểm tra, kiểm soát giữa kế toán viên, kế toán trưởng và chủ tài khoản.

Đến nay, tất cả chứng từ, sổ sách kế toán của BHXH tỉnh đã được đưa vào phần mềm và sử dụng chữ ký số để thực hiện khai báo, ký chứng từ, sổ, các báo cáo và thực hiện các giao dịch điện tử.

Phần mềm kế toán tập trung được xây trên nền web dùng chung cho toàn cơ quan BHXH tại địa chỉ https://tckt.bhxh.gov.vnđược xem như là trung tâm của hệ thống kết nối với phầm mềm Quản lý thu (TST), phần mềm giải quyết chế độ chính sách BHXH (TCS), phần mềm giám định BHYT.

Từ phần mềm quản lý thu (TST) được cán bộ BHXH cập nhật quá trình tham gia BHXH của từng người lao động theo mã số BHXH và mã đơn vị tham gia đóng BHXH trên địa bàn BHXH tỉnh quản lý, cán bộ kế toán nhập số tiền đóng BHXH vào phần mềm kế toán tập trung chuyển sang phầng mềm TST để ghi nhận số đã đóng của từng đơn vị hoặc từng người tham gia đối với BHXH tự nguyện. Phần mềm xét duyệt TCS thực hiện xét duyệt xong các chế độ BHXH chuyển dữ liệu sang phần mềm kế toán tập trung để chuyển tiền thanh toán cho người lao động. Phần mềm giám định BHYT sau khi được các giám định viên

xét duyệt chuyển sang phần mềm kế toán tập trung thẩm định quyết toán với các

cơ sở KCB

Chứng từ kế toán được phê duyệt đầy đủ, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm tự động cập nhật vào các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán. Đồng thời, phần mềm thực hiện xử lý dữ liệu, tính toán, đưa vào sổ sách, báo cáo quyết toán tương ứng. Số liệu sẽ được tổng hợp tự động từ huyện lên tỉnh và từ tỉnh lên trung ương.

Mỗi phần mềm sẽ được thực hiện chế độ bảo mật chặt chẽ bằng cách phân quyền cho người sử dụng và khai thác theo các vị trí công việc khác nhau. Dữ liệu toàn cơ quan BHXH do Trung tâm công nghệ thông tin BHXH Việt Nam quản lý và bảo mật. Do đó, mỗi cán bộ kế toán có trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo mật tài khoản của cá nhân, chỉ duy nhất kế toán trưởng có thể làm thay đổi, điều chỉnh số liệu của các kế toán viên, còn các kế toán viên chỉ được điều chỉnh số liệu trong phạm vi mình được phân công không thể sang phần việc của người khác để điều chỉnh.

2.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức kế toán

2.5.1. Môi trường pháp lý

Trên thực tế, tất cả mọi đơn vị thuộc cơ quan BHXH đều có cùng một quy trình kế toán căn bản giống nhau và tuân theo hệ thống pháp luật như Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, Thông tư số 107/2017/TT- BTC; Thông tư số 102/2018/TT-BTC;... Điều đó tạo ra một môi trường pháp lý ổn định, thống nhất cao để các đơn vị trực thuộc BHXH thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Khi hệ thống pháp lý thay đổi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức kế toán trong các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam.

2.5.2. Tổ chức bộ máy nhân sự kế toán

Trình độ kiến thức và kỹ năng kinh nghiệm của nhân viên kế toán có ảnh hưởng lớn đến tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam, tác động không nhỏ đến việc tổ chức thu nhận và xử lý cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản lý. Một số kế toán trình độ đào tạo không thuộc lĩnh vực kinh tế có thể ảnh