Tổ Chức Hệ Thống Sổ Kế Toán Tại Bảo Hiểm Xã Hội Tỉnh Hà Nam

hướng dẫn bổ sung tại Thông tư số 102/2018/TT-BTC để thực hiện theo dòi và hạch toán các nghiệp vụ của cơ quan BHXH, cụ thể:

- Tài khoản 139- Phải thu của các đối tượng đóng bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu về các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng các loại bảo hiểm; phải thu về số chi sai các chế độ bảo hiểm của đối tượng; phải thu bảo hiểm của đối tượng quân nhân, công an nhân dân và các khoản phải thu bảo hiểm khác.

- Tài khoản 142- Phải thu nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh quan hệ phải thu nghiệp vụ quỹ bảo hiểm giữa cơ quan BHXH cấp trên với cơ quan BHXH cấp dưới hoặc ngược lại về các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm.

- Tài khoản 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện: Tài khoản phản ánh số chi các loại bảo hiểm từ quỹ bảo hiểm và NSNN đảm bảo cho các đối tượng.

- Tài khoản 335- Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng: Tài khoản này phản ánh các khoản tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng và các khoản tạm thu khác (nếu có) phát sinh tại cơ quan BHXH.

- Tài khoản 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả giữa cơ quan BHXH tỉnh, BHXH huyện với các tổ chức, cá nhân là đối tượng có trách nhiệm đóng các loại bảo hiểm.

- Tài khoản 342- Phải trả nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh quan hệ phải trả nghiệp vụ quỹ bảo hiểm giữa cơ quan BHXH cấp trên với cơ quan BHXH cấp dưới hoặc ngược lại về các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm.

- Tài khoản 343- Thanh toán về chi bảo hiểm với các đơn vị ngoài ngành: Tài khoản này để phản ánh các khoản thanh toán với đại diện chi trả; đơn vị sử dụng lao động; cơ sở KCB; cơ sở dạy nghề; trường học; cơ quan lao động và các khoản phải thanh toán khác.

- Tài khoản 346- Kinh phí cấp cho cấp dưới: Tài khoản này chỉ mở ở các đơn vị cấp trên để theo dòi tình hình kinh phí đã cấp cho các đơn vị cấp dưới

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 135 trang tài liệu này.

có tổ chức kế toán riêng bằng tiền hoặc hiện vật. Các đơn vị cấp dưới khi nhận được kinh phí của đơn vị cấp trên cấp xuống không phản ánh ở tài khoản này mà phản ánh vào các tài khoản liên quan theo nội dung từng khoản kinh phí đơn vị cấp trên cấp.

- Tài khoản 375- Thu các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện: Tài khoản này phản ánh số thu các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng các loại bảo hiểm trên địa bàn tỉnh, huyện.

Về cơ bản, các tài khoản kế toán theo chế độ kế toán mới đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng đối với cơ quan BHXH như các khoản phải thu, phải trả được hạch toán kế toán vào các tài khoản trong bảng; đối với các khoản thanh lý, nhượng bán tài sản và thuê in ấn chỉ theo dòi vào tài khoản phải thu khác (TK138), phải trả khác (TK 338);...

2.4.3.2. Phương pháp kế toán trên các tài khoản

BHXH tỉnh Hà Nam luôn tuân thủ phương pháp kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, áp dụng nhất quán trong kǶ kế toán năm. Phương pháp kế toán trên các tài khoản được thể hiện qua một số nghiệp vụ đặc thù tại BHXH tỉnh Hà Nam như hạch toán thu BHXH, BHTN, BHYT và chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT như sau:

(1)Hạch toán chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT

- Nguyên tắc:

+ Nguồn chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN được sử dụng bao gồm: Cấp trên cấp; Lãi tiền gửi không kǶ hạn phát sinh trên tài khoản “Tiền gửi chi phí quản lý”; Các khoản thu hợp pháp khác.

+ BHXH tỉnh phải hạch toán, kết chuyển đầy đủ, kịp thời nguồn chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN vào Tài khoản (TK) 337 - Tạm thu, TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp và toàn bộ chi phí quản lý vào TK 611- Chi phí hoạt động. Cuối năm thực hiện xác định kết quả hoạt động (kết chuyển doanh thu, chi phí quản lý).

+ Cuối năm TK 337 dư Có là kinh phí chưa sử dụng chuyển năm sau tiếp tục sử dụng.

+ BHXH cấp huyện không sử dụng TK 511 và TK 611 mà hạch toán nguồn và chi phí quản lý vào TK 337 - Tạm thu.

Ví dụ:

 Vào ngày 5/11/2019, BHXH Việt Nam cấp kinh phí chi phí quản lý

BHXH, BHTN, BHYT cho BHXH tỉnh Hà Nam, số tiền: 5.621 triệu đồng

Sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, BHXH tỉnh Hà Nam ghi sổ chi tiết TK 1121, TK 3371, TK 0182 và sổ tổng hợp TK 112, 337, 018, số tiền: 5.621 triệu đồng

 Ngày 7/11/2019, Căn cứ bảng chấm công tháng 10/2019, BHXH tỉnh xác định tiền lương trả cho CCVC tại Văn phòng tỉnh, số tiền: 1.357 triệu đồng (trong đó, trích tiền đóng BHXH, BHTN, BHYT, kinh phí công đoàn: 461,39 triệu đồng; trả cho CCVC: 895,61 triệu đồng),

BHXH tỉnh ghi vào sổ chi tiết TK 6111, TK 3341, TK 3322 và sổ cái TK

611, TK 334, TK 332

 Ngày 8/11/2019, BHXH tỉnh trả tiền lương cho CCVC qua tài khoản ngân hàng, số tiền 859,61 triệu đồng

Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng đúng bằng số tiền đã chuyển cho CCVC, BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện ghi vào sổ chi tiết TK 1121, 3341, 6111, 3371, 0182 và sổ Cái TK 112, 334, 611, 018, 337, số tiền 859,61 triệu đồng.

(Phụ lục 2.7 – 2.11)

Chênh lệch thu, chi

Cuối năm, sau khi hạch toán kết quả hoạt động có thặng dư, BHXH tỉnh thực hiện phân bổ vào các quỹ. Kế toán ghi tăng quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ bổ sung thu nhập, quỹ khen thưởng phúc lợi trên TK 431 và ghi giảm thặng dư của đơn vị trên TK 421

(2) Hạch toán thu BHXH, BHTN, BHYT

Trước đây, khi áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số

178/2012/TT-BTC th số phải thu BHXH, BHYT, BHTN và phải thu lăi phạt chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN hạch toán ngoại bảng (ghi đơn TK 011, 013, 014, 015). Tuy nhiên, áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC các nội dung trên được hạch toán vào tài khoản trong bảng.

Ví dụ về thu tiền ốm đau, thai sản

 Ngày 30/9/2019, khi phát sinh các khoản phải thu về các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng của các đơn vị, số tiền: 105.550 triệu đồng

Căn cứ chứng từ C69 – Bảng tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN do phòng Thu cung cấp, BHXH tỉnh thực hiện ghi sổ Cái TK 139, TK 335.

Khi BHXH tỉnh xác định được số thu các loại bảo hiểm từ số tạm thu, trong đó: số thu chế độ ốm đau, thai sản, số tiền: 73.250 triệu đồng, Phòng Kế hoạch Tài chính lập chứng từ C83 – Bảng phân bổ số tiền đã thu vào quỹ bảo hiểm để phân bổ số tiền thu vào từng chế độ tương ứng. BHXH tỉnh thực hiện ghi vào sổ chi tiết TK 37511 và sổ cái TK 335.

Cuối ngày 30/9/2019, Khi BHXH tỉnh xác định số tiền thu ốm đau, thai sản phải chuyển về BHXH Việt Nam, số tiền: 73.250 triệu đồng

Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng bằng đúng số tiền đã chuyển về BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh ghi sổ chi tiết TK 37511, 34221 và sổ Cái TK 375 và 342.

(Phụ lục 2.12 – 2.13)

2.4.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam

2.4.4.1. Lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán:

BHXH tỉnh Hà Nam mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán theo quy định.

Hiện nay, BHXH tỉnh Hà Nam đang sử dụng 38 sổ kế toán các loại, bao gồm sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và sổ chi tiết (Phụ lục 1.3). Do đặc thù nghiệp vụ của cơ quan BHXH, ngoài các sổ kế toán mở theo hướng dẫn tại Thông tư 107/2017/TT-BTC, BHXH tỉnh Hà Nam còn phải mở sổ các nghiệp

vụ quỹ BHXH, BHTN, BHYT của cơ quan BHXH (như sổ Sổ chi tiết chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, Sổ chi tiết chi TNLĐ-BNN, Sổ chi tiết chi lương hưu và trợ cấp BHXH,…)

* Có thể minh họa một số sổ phục vụ công tác quản lý nghiệp vụ quỹ BHXH như sau:

- Sổ chi tết chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu số:

S80a – BH): (Phụ lục 2.14)

BHXH tỉnh Hà Nam mở sổ này để theo dòi chi tiết các khoản chi ốm đau, thai sản, nghỉ DSPHSK sau ốm đau và sau thai sản theo chỉ tiêu lượt người của từng đơn vị sử dụng lao động theo phân cấp quản lý. Mỗi đơn vị sử dụng lao động mở một hay nhiều trang sổ. Cuối quý phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế số phát sinh để đối chiếu với bên Nợ TK 175111.

- Sổ chi tiết chi TNLĐ-BNN (Mẫu số: S81 - BH) (Phụ lục 2.15)

BHXH tỉnh Hà Nam mở sổ này để theo dòi chi tiết các khoản chi tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp phát sinh tại đơn vị nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và lập Báo cáo tài chính của đơn vị. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc liên quan đến chi trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; bảng thanh toán chi trả lương hưu để ghi sổ. Cuối quý phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế số phát sinh để đối chiếu với bên Nợ TK 175112.

- Sổ chi tiết chi lương hưu và trợ cấp BHXH (Mẫu số: S82 - BH) (Phụ lục 2.16)

BHXH tỉnh Hà Nam mở sổ này để theo dòi chi tiết các khoản chi lương hưu và trợ cấp BHXH phát sinh tại đơn vị nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và lập Báo cáo tài chính của đơn vị. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc liên quan đến chi lương hưu và trợ cấp BHXH; bảng thanh toán chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH (C74 - HD) để ghi sổ. Cuối quý phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế số phát sinh để đối chiếu với bên Nợ các tài khoản: Tài khoản 17515 nếu khoản chi BHXH do

NSNN đảm bảo; Tài khoản 175113 nếu khoản chi BHXH do BHXH bắt buộc

đảm bảo.

- Sổ chi tiết chi BHYT (Mẫu số: S83 - BH) (Phụ lục 2.17)

BHXH tỉnh Hà Nam mở sổ này để theo dòi chi tiết các khoản chi trợ cấp BHYT phát sinh tại đơn vị nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và lập Báo cáo tài chính của đơn vị. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc liên quan đến chi trợ cấp BHYT; bảng thanh toán chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH (C74 - HD) để ghi sổ. Cuối quý phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế số phát sinh để đối chiếu với bên Nợ các tài khoản 17513.

- Sổ tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH (Mẫu số: S84 – BH) (Phụ lục 2.18)

BHXH tỉnh Hà Nam mở sổ này để tổng hợp các khoản chi lương hưu và trợ cấp BHXH do Quỹ BHXH và NSNN đảm bảo phát sinh tại BHXH tỉnh, BHXH các huyện nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và lập Báo cáo tài chính của đơn vị. Sổ này được mở và sử dụng riêng cho từng nguồn kinh phí quỹ đảm bảo, gồm: Các khoản chi BHXH do NSNN đảm bảo theo dòi một sổ riêng; các khoản chi BHXH do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo theo dòi một sổ riêng; các khoản chi BHXH do quỹ BHXH tự nguyện đảm bảo theo dòi một sổ riêng. Căn cứ vào sổ chi tiết chi tiết chi lương hưu và trợ cấp BHXH, sổ chi tiết chi TNLĐ-BNN, và các báo cáo 4-CBH để ghi sổ. Cuối tháng phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế số phát sinh để đối chiếu với bên Nợ TK 175113.

2.4.4.2. Tổ chức ghi chép sổ kế toán

Hiện nay, BHXH Việt Nam đã xây dựng phần mềm kế toán tập trung áp dụng cho toàn cơ quan BHXH, theo đó, BHXH tỉnh Hà Nam đang thực hiện ghi chép, hạch toán chứng từ kế toán trên phần mềm kế toán tập trung của hệ thống. Phần mềm kế toán sẽ tự lên các sổ kế toán; số liệu sẽ được tổng hợp tự

động từ huyện lên tỉnh và từ tỉnh lên trung ương. Trách nhiệm của cán bộ kế toán là kiểm tra, rà soát số liệu, sau đó ấn nút khóa sổ cho từng loại sổ cuối kǶ, in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, đóng thành từng quyển, làm các thủ tục pháp lý theo quy định, sau đó lưu trữ theo quy định.

Phần mềm kế toán đã giúp cho BHXH tỉnh Hà Nam giảm thiểu được các thao tác thủ công, giảm thời gian, nhân lực và số liệu có độ chính xác cao.

Hệ thống sổ kế toán của đơn vị đang sử dụng là hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái bao gồm: Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết.

Chứng từ kế toán

PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẬP TRUNG

(https://tckt.bhxh.gov. vn)

Sổ kế toán (sổ tổng hợp

+ Sổ chi tiết + số chi tiết theo dòi số liệu quyết toán)

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo quyết toán

- Báo cáo tài chính quỹ

- Báo cáo nghiệp vụ quỹ bảo hiểm

Sơ đồ 2.8. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Nguồn: Phòng Kế toán Hàng ngày, cán bộ kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán tập trung. Khi hạch toán chứng từ vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu lên

các sổ có liên quan.

Cuối tháng, cuối năm kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kǶ.

2.4.4.4. Tổ chức sử dụng, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán

Cuối quý, cuối năm, hầu hết sổ kế toán được in ra giấy, đóng quyển, ký,

đóng dấu gửi 01 bản lên BHXH Việt Nam và đưa vào lưu trữ theo quy định.

Hiện nay, chứng từ, hồ sơ, các báo cáo tại BHXH tỉnh Hà Nam được bảo quản lưu trữ tại kho lưu trữ trong các thùng tôn có khóa, dán giấy “Mật”

2.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam

2.4.5.1. Lựa chọn số lượng, chủng loại báo cáo

Hiện nay, tại BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện lập và nộp 18 báo cáo các loại. (Phụ lục 1.4)

Ngoài các báo cáo phải lập theo hướng dẫn tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC, BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện lập các báo cáo theo hướng dẫn tại Thông tư số 102/2018/TT-BTC, bao gồm [2]:

- Báo cáo tài chính: 04 báo cáo

- Báo cáo quyết toán: 02 báo cáo

- Báo cáo tài chính quỹ: 03 báo cáo

- Báo cáo nghiệp vụ quỹ tại BHXH tỉnh: 09 báo cáo

(1) Đối với Báo cáo tài chính

Thời gian lập báo cáo: theo năm tài chính.

* Báo cáo tình hình tài chính (B01/BCTC) (Phụ lục 2.19)

BHXH tỉnh Hà Nam tổng hợp báo cáo tài chính của toàn tỉnh, bao gồm: Văn phòng BHXH tỉnh và BHXH cấp huyện.

BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện lập báo cáo tài chính trên cơ sở số liệu tại sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết tài khoản, đảm bảo tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn. Số liệu trên báo cáo cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có tại BHXH tỉnh Hà Nam.

* Báo cáo kết quả hoạt động (B02/BCTC)

BHXH tỉnh căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết trong kǶ dùng cho các tài khoản từ loại 5 đến loại 9. Số liệu trên báo cáo phản ánh tình hình và kết quả hoạt động tại BHXH tỉnh (bao gồm chỉ tiêu doanh thu, chi phí và thặng dư/thâm hụt).