Định Hướng Hoạt Động Và Yêu Cầu, Nguyên Tắc Hoàn Thiện Tổ Chức Kế Toán

Chương 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH HÀ NAM

3.1. Định hướng hoạt động và yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam

3.1.1. Định hướng hoạt động của Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo xây dựng và thực hiện chính sách ASXH, bảo đảm tiến bộ và công bằng xã hội, coi đó vừa là mục tiêu, vừa là động lực phát triển bền vững đất nước, thể hiện tính ưu việt, bản chất tốt đẹp của chế độ ta. Các cấp, các ngành, các tổ chức chính trị - xã hội, cộng đồng doanh nghiệp và NLĐ đã tích cực triển khai thực hiện chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về BHXH và đạt được nhiều kết quả quan trọng. Hệ thống pháp luật, chính sách BHXH, bao gồm các chế độ hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và BHTN đã từng bước được hoàn thiện, ngày càng đồng bộ, phù hợp với thực tế đất nước và thông lệ quốc tế. Chính sách BHXH đã từng bước khẳng định và phát huy vai trò là một trụ cột chính của hệ thống ASXH, là sự bảo đảm thay thế, hoặc bù đắp một phần thu nhập cho NLĐ khi họ gặp phải những rủi ro trong cuộc sống.

BHXH tỉnh Hà Nam xây dựng định hướng phát triển phù hợp với định hướng phát triển của toàn ngành BHXH, thực hiện mục tiêu “BHYT toàn dân” tạo nguồn tài chính ổn định cho chăm sóc sức khỏe nhân dân theo hướng công bằng, hiệu quả, chất lượng và phát triển bền vững, thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển góp phần thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

Mục tiêu của BHXH tỉnh Hà Nam là tiếp tục đẩy mạnh công tác phát triển đối tượng tham gia BHXH, đẩy nhanh tiến độ BHYT toàn dân, phấn đấu đến năm 2025 có khoảng 50% lực lượng lao động trong độ tuổi lao động tham

gia BHXH; 35% lực lượng lao động tham gia BHTN và trên 80% dân số tham gia BHYT. Nâng cao hiệu quả công tác quản lý thu, thu nợ BHXH, BHYT, BHTN, đảm bảo thu đúng, thu đủ và chống thất thu, nợ đọng tiền đóng BHXH, BHYT bắt buộc; tổ chức thực hiện tốt chế độ, chính sách BHXH, BHYT, BHTN, đảm bảo đầy đủ, kịp thời quyền lợi cho người tham gia, góp phần đảm bảo ASXH trên địa bàn tỉnh; đẩy mạnh đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin,…

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 135 trang tài liệu này.

3.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam

3.1.2.1. Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam

Khi thực hiện tổ chức kế toán, BHXH tỉnh Hà Nam phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước

Hoàn thiện tổ chức kế toán trước hết phải thực hiện thống nhất với những quy định hiện hành của Nhà nước, như thống nhất về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, về mục lục ngân sách, về niên độ kế toán, kǶ kế toán và phần mềm kế toán. Thực hiện yêu cầu này, bảo đảm cho việc tổng hợp các chỉ tiêu tại BHXH Việt Nam được đúng theo quy định và thống nhất.

- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của cơ quan BHXH

Ngoài đảm bảo các yêu cầu của chế độ kế toán tài chính, đồng thời phải đảm bảo yêu cầu phù hợp với hoạt động đặc thù của Ngành, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý quỹ BHXH, BHTN, BHYT theo các quy định của Luật và các văn bản hướng dẫn.

Phải căn cứ vào các đặc điểm hoạt động tổ chức quản lý và tình hình thực tế tại BHXH tỉnh. Cụ thể, hoàn thiện công tác kế toán nhất thiết phải căn cứ vào tổ chức quản lý, yêu cầu đặc điểm quản lý quy mô hiện tại và chiến lược phát triển, cơ chế tài chính của Ngành BHXH nói cách khác đó là những yếu tố quyết định đến tổ chức kế toán. Chỉ khi có sự phù hợp giữa bộ

máy kế toán, công việc kế toán với các đặc điểm của Ngành BHXH mới đảm bảo hoạt động kế toán có hiệu quả và đạt được những mục tiêu đã đặt ra.

- Đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản lý và mục tiêu kiểm soát tài chính của Nhà nước.

Hoàn thiện tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ, đáp ứng yêu cầu minh bạch và công khai. Các thông tin do kế toán cung cấp là các thông tin vô cùng quan trọng. Nó là cơ sở cho việc đánh giá và ra các quyết định có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động của đơn vị.

3.1.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh

Hà Nam

- Phải dựa trên cơ sở tính kế thừa, tiếp tục phát huy những điểm mạnh trong tổ chức kế toán hiện tại, đồng thời sửa đổi những điểm chưa phù hợp, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính.

- Phải đảm bảo tuân thủ các chính sách, quy định hiện hành của Nhà nước về Luật kế toán, chế độ kế toán hiện hành và chuẩn mực kế toán, phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ, đáp ứng yêu cầu minh bạch và công khai. Ngoài ra, cần phải quan tâm đến các Chuẩn mực kế toán quốc tế và tính đến sự phát triển và những thay đổi của các chính sách tài chính kế toán trong tương lai.

- Phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, tổ chức quản lý của BHXH tỉnh, cụ thể, hoàn thiện tổ chức kế toán nhất thiết phải căn cứ vào tổ chức quản lý, yêu cầu đặc điểm nhiệm vụ của Ngành BHXH, cơ chế tài chính của đơn vị nói cách khác đó là những yếu tố quyết định đến tổ chức kế toán. Chỉ khi có sự phù hợp giữa bộ máy kế toán với các đặc điểm của đơn vị mới đảm bảo đáp ứng được yêu cầu nâng cao hiệu quả chất lượng phục vụ người dân trong ASXH.

- Phải dựa trên cơ sở ứng dụng những công nghệ hiện đại như phần mềm kế toán tập trung, phần mềm giám định, phần mềm quản lý thu, chi dựa

trên nền tảng năng lực, trình độ của đội ngǜ cán bộ làm tài chính kế toán đã được chuẩn hóa. Đảm bảo tỉnh khả thi, chất lượng và hiệu quả để có thể đáp ứng được các yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay.

- Phải đảm bảo tính khả thi, đi vào thực tiễn hoạt động của đơn vị và phát huy tính hiệu quả, phải đàm bảo các yếu tố quan trọng như dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu và tiết kiệm chi phí

3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam

Chế độ kế toán mới theo Thông tư 102/2018/TT-BTC áp dụng cho Ngành BHXH về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng và quản lý tại Ngành BHXH, tuy nhiên để công tác tổ chức kế toán, quản lý tài chính tại đơn vị được hiệu quả hơn, tác giả xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam như sau:

3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

- Để có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, trước hết, BHXH tỉnh cần bố trí đủ cán bộ làm công tác kế toán, có sự phân công công việc phù hợp.

Giám đốc BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện phân công công việc phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người, đảm bảo phát huy được thế mạnh của từng cán bộ; có sự phối hợp, phân công trách nhiệm hợp lý trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị nhằm phát huy hiệu quả cao nhất của bộ máy kế toán; xây dựng chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cán bộ làm công tác kế toán. Luân chuyển vị trí công tác của các cán bộ kế toán thường xuyên, thay nhau phụ trách từng phần hành công việc để có thể hiểu biết hết các công việc kế toán trong cơ quan BHXH.

- Cần chú trọng tổ chức các lớp đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, phổ biến những quy định mới về chế độ kế toán của cơ quan BHXH; đảm bảo việc cập nhật các văn bản pháp luật mới về BHXH, chế độ

kế toán được cập nhật thường xuyên và liên tục;

- Cần chú trọng sắp xếp, tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, hợp lý hơn để đảm bảo chất lượng, hiệu quả của công tác kế toán tài chính.

- Hàng quý, hàng năm tổ chức thường xuyên các cuộc thanh tra kiểm tra về công tác tài chính, kế toán tại Văn phòng BHXH tỉnh và BHXH cấp huyện để kịp thời phát hiện những sai sót trong công tác tổ chức kế toán;

- Định kǶ sáu tháng, một năm, tổ chức các cuộc họp về tâm tư, tư tưởng của các cán bộ tại đơn vị mình, để từ đó nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của cán bộ, giúp môi trường làm việc thoải mãi, công bằng.

- Cuối quý, cuối năm thực hiện đánh giá, xếp loại, khen thưởng nhằm

động viên khuyến khích, đảm bảo công bằng giữa các cán bộ.

3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là khởi đầu của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cǜng như toàn bộ công tác kế toán. Do vậy, hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là việc làm đầu tiên và quan trọng trong công tác kế toán. Để tổ chức chứng từ kế toán được hoàn thiện hơn, BHXH tỉnh cần:

- Tăng cường công tác kiểm tra chứng từ ngay từ khâu lập chứng từ ban đầu đảm bảo các yêu cầu của một chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý theo đúng quy định của chế độ kế toán, chữ ký của các bên liên quan, số liệu trên chứng từ kế toán đã phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, có sự rà soát của Kế toán trưởng và Lãnh đạo BHXH qua đó hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong các công đoạn từ tiếp nhận chứng từ gốc, tính toán định lượng, ghi chép. Đảm bảo các thông tin trên chứng từ được chính xác đúng theo chế độ của Nhà nước và quy định của cơ quan BHXH. Các chứng từ phải được phân loại theo thời điểm phát sinh, nội dung.

- Sử dụng thống nhất một hệ thống chứng từ kế toán theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam để đảm bảo thống nhất toàn cơ quan BHXH.

- Phân loại, sắp xếp chứng từ khoa học, dễ kiểm tra, theo dòi.

- Chú trọng công tác lưu trữ, quản lý chứng từ đảm bảo khoa an toàn, học, dễ tìm.

- Cải cách thủ tục hành chính, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình luân chuyển chứng từ, cắt giảm những thủ tục không cần thiết.

- Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế toán khi được chuyển đến phòng kế toán không đảm bảo tính kịp thời và khách quan, cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động và tổ chức của đơn vị nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển của chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong quá trình hoạt động tại BHXH tỉnh.

- BHXH tỉnh Hà Nam cần rà soát, loại bỏ các chứng từ sử dụng trước đây không còn phù hợp theo hướng dẫn tại chế độ kế toán mới, cụ thể như:

+ Giấy thanh toán thù lao cho trường học làm đại lý thu (C66-HD): không còn phù hợp với quy định hiện nay. Lý do: theo quy định của Luật BHYT không có đối tượng tham gia BHYT tự nguyện; Tại Khoản 3, Điều 8 Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật BHYT đã quy định UBND xã phường, thị trấn có trách nhiệm lập danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi do vậy mẫu C66-HD không còn phù hợp với quy định hiện nay.

+ Giấy thanh toán thù lao cho tổ chức, cá nhân làm đại diện chi trả (C67- HD): không còn phù hợp với quy định hiện nay. Lý do: do không còn cá nhân làm đại diện chi trả.

3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Hạch toán kế toán theo chế độ kế toán mới có nhiều điểm mới so với chế độ kế toán cǜ, một phần do tài khoản kế toán áp dụng tại BHXH tỉnh được bổ sung, một phần do thay đổi kết cấu và phương thức hạch toán. Năm nay là năm đầu tiên thực hiện chế độ kế toán theo chế độ kế toán mới. Chính vì thế, để số liệu lên sổ sách, các báo cáo khớp đúng thì BHXH tỉnh cần tập trung và

lưu ý một số nội dung sau:

- Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác tại đơn vị.

- Hệ thống tài khoản kế toán về chi BHXH, BHTN, BHYT đảm bảo hạch toán các khoản chi riêng rẽ theo từng quỹ thành phần của quỹ bảo hiểm báo gồm quỹ ốm đau, thai sản, quỹ TNLĐ-BNN, quỹ hưu trí, tử tuất, hạch toán riêng chi BHXH do NSNN đảm bảo. Hạch toán được phân cấp và đồng thời được tổng hợp tại BHXH cấp trên.

- Hệ thống tài khoản kế toán về thu BHXH, BHYT,BHTN đảm bảo các yêu cầu về quản lý, hạch toán riêng rẽ từng khoản thu, lãi chậm đóng từng khoản thu. Các khoản phải thu, phải trả được hạch toán kế toán vào các tài khoản trong bảng (Nợ TK 139/Có TK335).

- Hệ thống tài khoản chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT

+ Đối với hạch toán kế toán chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT: BHXH tỉnh phải hạch toán, kết chuyển đầy đủ, kịp thời nguồn chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN vào Tài khoản (TK) 337 - Tạm thu, TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp và toàn bộ chi phí quản lý vào TK 611- Chi phí hoạt động. Cuối năm thực hiện xác định kết quả hoạt động (kết chuyển doanh thu, chi phí quản lý). Cuối năm TK 337 dư Có là kinh phí chưa sử dụng chuyển năm sau tiếp tục sử dụng. BHXH cấp huyện không sử dụng TK 511 và TK 611 mà hạch toán nguồn và chi phí quản lý vào TK 337 - Tạm thu, đồng thời ghi đơn TK 018.

+ Về việc trích lập các quỹ (khen thưởng, phúc lợi, bổ sung thu nhập và quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp): theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, chỉ được thực hiện tại BHXH tỉnh. BHXH tỉnh căn cứ số thặng dư trong năm để trích lập các quỹ theo quỹ định.

- Đối với hệ thống tài khoản ngoại bảng: một số nghiệp vụ trước đây

được theo dòi tài khoản ngoại bảng như phải thu BHXH, BHTN, BHYT; chi phí KCB chưa được quyết toán; phải tra người hưởng,… theo chế độ kế toán mới đã được đưa vào tài khoản trong bảng theo dòi. Tài khoản chỉ sử dụng phàn ánh một số nghiệp vụ sau:

+ Tài khoản phản ánh tài sản thuê ngoài (TK 001)

+ Tài khoản phản ánh lệnh chi tiền thực chi (012)

- Báo cáo BHXH Việt Nam về những vướng mắc khi hạch toán, để BHXH Việt Nam tổng hợp và có Công văn gửi Bộ Tài chính đề nghị sửa đổi, bổ sung, cụ thể một số nghiệp vụ BHXH tỉnh đã phát hiện trong quá trình thực hiện như sau:

Đề nghị hướng dẫn cụ thể một số bút toán:

+ Bút toán kết chuyển số thu BHYT trước cho năm sau về số thu phân bổ kǶ này; bút toán kết chuyển số thừa kǶ trước chưa phân bổ về số thu phân bổ kǶ này

+ Hạch toán kế toán đối với việc thanh quyết toán thuốc kháng HIV

+ Hướng dẫn trường hợp ngân sách địa phương chuyển tiền hỗ trợ đóng BHYT toàn tỉnh cho BHXH tỉnh; trường hợp thoái thu BHXH, BHYT, BHTN Đề nghị sửa tài khoản chi tiết của hạch toán Ngân sách trung ương hỗ trợ

đóng BHYT (sửa TK 34213, 34223 thành TK 34211, 34211).

3.2.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán

Cần tập trung và lưu ý một số nội dung sau:

- Lập đủ các loại sổ kế toán theo đúng quy định, có đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng và cán bộ lập biểu, in ấn bảo quản lưu trữ theo đúng quy định

- Thực hiện khóa sổ theo đúng hướng dẫn của BHXH Việt Nam tại Công

văn số 4590/BHXH-TCKT ngày 05/12/2019.

- BHXH tỉnh Hà Nam phải thực hiện ngay việc in sổ kế toán vào thời điểm cuối kǶ kế toán (cuối tháng, quý và cuối năm) để phát hiện những sai sót, rà soát việc thiếu chứng từ, sổ sách để kịp thời bổ sung, tránh để ứ đọng