Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐHQGHN

viên ngoài khoa. Đây là một điều đặc biệt vì hầu hết các phòng Tư liệu của các Khoa trong trường ĐHKHXH&NV đều phục vụ sinh viên theo phương thức đọc tại chỗ, chỉ riêng phòng Tư liệu Khoa TT - TV là cho mượn tài liệu về nhà. Khi tham gia dịch vụ này, bạn đọc phải chấp hành theo đúng nội quy do cán bộ quản lý phòng Tư liệu đề ra:

- Có thẻ sinh viên, thẻ thư viện hoặc chứng minh thư, giấy giới thiệu (nếu là sinh viên ngoài khoa).

- Không cho người khác mượn thẻ.

- Ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu mượn.

- Mỗi lần mượn tối đa 2 cuốn, trong thời gian là 15 ngày. Nếu trả muộn sẽ không được mượn tài liệu về nhà.

- Khi mất sách thì phải mua lại một cuốn mới, nếu không sẽ xử phạt hành chính theo quy định của thủ thư.

- Khi muốn photo tài liệu phải có sự cho phép của cán bộ quản lý phòng Tư liệu Khoa.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 67 trang tài liệu này.

Phương thức phục vụ này tạo điều kiện cho sinh viên có thời gian nghiên cứu sâu về tài liệu, phục vụ đắc lực cho học tập và nghiên cứu. Tuy nhiên, số lượng tài liệu của phòng Tư liệu chưa được phong phú, đa dạng, nên lượng người dùng tin đến đây còn ít, chủ yếu sinh viên lên mượn tài liệu phục vụ cho quá trình nghiên cứu khoa học, làm niên luận, khóa luận. Để dịch vụ này hoạt động đáp ứng nhu cầu của bạn đọc, cần phải có chính sách bổ sung hợp lý, thanh lọc những tài liệu không cần thiết để diện tích kho bổ sung những tài liệu mới.

Sinh viên đến phòng Tư liệu ghi vào phiếu yêu cầu, nhìn vào phiếu yêu cầu, cán bộ phòng Tư liệu sẽ tìm tài liệu. Mẫu phiếu yêu cầu được thể hiện:

Phòng Tư liệu Khoa Thông tin – Thư viện

Phiếu yêu cầu

Họ tên sv: Khóa:

Tên tài liệu:

Tác giả:

Ký hiệu kho: Ký tên sv:

Với phương thức đào tạo theo tín chỉ, số lượng sinh viên đến phòng Tư liệu tìm tài liệu đông hơn. Sinh viên chủ yếu tìm các tài liệu chuyên ngành, phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu. Trong những ngày phục vụ sinh viên, trung bình lượt sinh viên đến tìm tài liệu khá đông, khoảng 10 lượt sinh viên. Giờ cao điểm là những đợt sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học, làm các bài tập chuyên ngành do giáo viên yêu cầu.

Ngoài cách mượn truyền thống đó, bạn đọc đến phòng Tư liệu Khoa có thể mượn tài liệu bằng cách tra cứu tài liệu trên máy tính, vào CSDL thông qua phần mềm Win/ ISIS. Đối với cách này, bạn đọc sử dụng máy tính vào việc tìm kiếm nhanh chóng và chính xác cao, tuy nhiên đòi hỏi bạn đọc phải có hiểu biết nhất định về máy tính và cách tra tìm trên máy tính.

Cách tra tìm trên máy tính đang trở nên phổ biến và thông dụng, dựa vào các biểu ghi được xây dựng trên chương trình WIN/ISIS, bạn đọc có thể tra tìm tài liệu ngay trên máy theo những cách thức khác nhau. Đó là theo hai phương pháp:

- Tìm tin có trợ giúp:

Bạn đọc tra tìm theo cách này có thể sử dụng các trường tìm tin có sẵn như: Nhan đề và thông tin trách nhiệm, tác giả, thông tin xuất bản, từ khóa, giáo viên hướng dẫn,...để tìm tài liệu theo yêu cầu.

- Tìm tin nâng cao:

Bạn đọc có thể tra cứu tin theo phương pháp này bằng cách gõ vào CÂU HỎI TÌM, sử dụng các toán tử Boolean (AND, OR, NOT), máy sẽ tự động cho kết quả tìm, hoặc bạn đọc có thể mở Từ điển để tham khảo các trường tìm tin. Hình thức tìm tin này sử dụng ít thao tác, nhanh chóng, đem lại kết quả chính xác cao.

Ví dụ:

Bạn đọc gõ vào CÂU HỎI TÌM: Công nghệ thông tin, máy tự động tìm cho bạn có bao nhiêu biểu ghi có từ khóa là công nghệ thông tin.

Cách thức tìm tin này, sẽ giúp bạn đọc và cán bộ thư viện có thể tổng hợp, thống kê xem có bao nhiêu tài liệu nói về một lĩnh vực, hoặc có thể biết xem tên những giáo viên hướng dẫn các công trình nghiên cứu Khoa học, xem họ hướng dẫn được bao nhiêu công trình trong khoảng thời gian nhất định.

2.2.1.2. Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc

Cung cấp tài liệu gốc là dịch vụ TT - TV cơ bản của Phòng Tư liệu Khoa nhằm giúp người dùng tin sử dụng tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình.

a. Đọc tại chỗ

Đây là hình thức mà bạn đọc tiếp cận thông tin bằng cách đọc tài liệu tại chỗ, cán bộ thủ thư có thể quản lý bạn đọc trực tiếp, tránh mất mát, hư hỏng tài liệu. Hình thức phục vụ tại Phòng Tư liệu Khoa là hình thức phục vụ kho mở. Bạn đọc đến tra tìm tài liệu: chủ yếu là các tạp chí chuyên ngành TT - TV, các báo cáo kiến tập của các khóa, các tóm tắt khóa luận tốt nghiệp của các khóa. Bạn đọc đến có thể tìm những tài liệu phù hợp với nội dung cần tìm, có thể đọc tại chỗ. Khi đến phòng Tư liệu để đọc tại chỗ, bạn cần hỏi ý kiến cán bộ phụ trách phòng Tư liệu. Do không gian đọc tài liệu còn nhỏ, nên sinh viên khi đến cần tuần thủ một số quy định do cán bộ phụ trách đề ra như:

- Phòng đọc chỉ phục vụ những cán bộ, sinh viên đang giảng dạy và học tập tại khoa.

- Khi mượn tài liệu phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu, mỗi lần mượn không quá 2 tài liệu. Nếu phát hiện tài liệu hỏng thì phải báo ngay cho cán bộ phòng Tư liệu Khoa.

- Tuyệt đối không được mang tài liệu ra khỏi phòng đọc, nếu vi phạm sẽ bị xử lý.

- Khi bạn đọc có nhu cầu sao chụp tài liệu thì cần phải thông báo, đăng ký với cán bộ phòng Tư liệu.

- Bạn đọc phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ tài liệu, giữ gìn vệ sinh và trật tự phòng đọc.

Tuy nhiên, do diện tích Phòng Tư liệu hơi nhỏ (chỉ có 24 m2 ) nên hạn chế việc đọc tại chỗ của sinh viên trong khoa.

b. Dịch vụ sao chép tài liệu :

Phòng Tư liệu đã trang bị máy in, máy photocopy để phục vụ sao chụp tài liệu, bạn đọc muốn sao chụp tài liệu phải đăng ký với cán bộ phòng Tư liệu và phải trả đúng phí photo tài liệu mà cán bộ phòng yêu cầu. Dịch vụ này rất cần thiết và hữu ích cho sinh viên vì thời gian mở cửa phục vụ của phòng Tư liệu còn ít (chỉ có hai buổi trong tuần).

2.2.1.3. Dịch vụ hỏi - đáp

Một trong những dịch vụ cần thiết đối với NDT là dịch vụ "Hỏi - đáp" thông qua việc trả lời các câu hỏi, cán bộ thư viện có thể giúp cho bạn đọc có thể hiểu được hoặc sử dụng các phương tiện tra tìm hoặc định hướng cho mình một cách thức, một hướng tìm tài liệu thỏa mãn nhu cầu tin của mình. Bạn đọc là người đưa ra các thắc mắc của mình trong quá trình đến phòng Tư liệu tìm kiếm tài liệu, cán bộ quản lý phòng Tư liệu sẽ lần lượt giải đáp thắc mắc của NDT.

Dịch vụ hỏi - đáp diễn ra hàng ngày tại phòng Tư liệu Khoa, thông thường đó là việc trả lời trực tiếp các câu hỏi của NDT nêu ra trong quá trình sử dụng tài liệu trong phòng Tư liệu. Câu hỏi mà NDT thường đưa ra thường là hỏi về cách hướng dẫn tra cứu tìm tin, các thông tin dữ kiện, số liệu, hỏi xem tài liệu mình cần đã được nhập về phòng Tư liệu hay chưa, xác định nội dung, chủ đề mà mình quan tâm.

Đối tượng hỏi ở đây chủ yếu là sinh viên năm thứ nhất hoặc năm thứ hai khi tra tài liệu thường không phù hợp với nhu cầu tin của mình khiến cho cán bộ phòng Tư liệu lại giải thích, hướng dẫn bạn đọc cách thức tìm tin cả bằng truyền thống và tìm tin trên máy.

Để làm được công việc này, cần phải nâng cao trình độ cán bộ phục vụ để đảm bảo cho hộ nắm bắt được các nguồn tin và công cụ tra cứu thông tin, có thể trả lời chính xác nhu cầu của NDT một cách nhanh nhất.

Cán bộ quản lý phòng Tư liệu nên chuẩn bị hộp phiếu lưu trong các trường hợp hỏi - đáp từng câu hỏi đều có câu trả lời phù hợp. Đồng thời các CSDL là công cụ hữu hiệu giúp cán bộ quản lý phòng có thể tìm nhanh câu trả lời cho những câu hỏi của bạn đọc.

Đây là loại dịch vụ được tiến hành khá thường xuyên và liên tục tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV và bạn đọc không phải trả phí, và không phải cơ quan TT - TV nào cũng có dịch vụ này để phục vụ công tác tra tìm tài liệu của bạn đọc.

2.3. Đánh giá chung

2.3.1. Ưu điểm

Phòng Tư liệu Khoa luôn được sự quan tâm của Ban chủ nhiệm Khoa Thông tin - Thư viện.

Vốn tài liệu của phòng Tư liệu hết sức phong phú và đa dạng, đã và đang được cập nhật thường xuyên, nội dung chuyên ngành sâu.

Nguồn tài liệu xám trong kho là nguồn tài liệu quý hiếm, có nội dung nghiên cứu chuyên ngành sâu, hữu ích giúp cho người dùng tin có thể khai thác và sử dụng phục vụ cho mục đích nghiên cứu và học tập của mình.

Hàng năm, số lượng tài liệu phục vụ bạn đọc được bổ sung và cập nhật thường xuyên, đặc biệt là tài liệu xám. Phòng Tư liệu luôn đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu và học tập của các cán bộ, giảng viên và sinh viên của Khoa.

Cơ sở vật chất kỹ thuật của phòng về cơ bản là tương đối đầy đủ, phù hợp và thuận lợi cho công tác thông tin - thư viện.

Cán bộ phụ trách phòng có trình độ chuyên môn cao, am hiểu về nghiệp vụ thư viện, nắm rõ được những thông tin nào là cần thiết và phù hợp với nhu cầu bạn đọc, những thông tin, tài liệu nào cần bổ sung, thanh lọc.

Công tác bổ sung, trao đổi tạo nguồn được Ban chủ nhiệm Khoa quan tâm đích đáng, nguồn tin ngày càng tăng, nội dung chuyên ngành sâu, đáp ứng nhu cầu tin của NDT.

Xử lý tài liệu theo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo các quy tắc và tiêu chuẩn, áp dụng CNTT.

Công tác tổ chức và sắp xếp kho tin phù hợp, khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý nguồn tin.

Công tác lưu trữ, bảo quản được quan tâm.

Phòng Tư liệu đã sử dụng phần mềm Win/ISIS với một số tính năng ưu việt, phù hợp với điều kiện của phòng Tư liệu hiện nay. Phần mềm này có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và quản trị, không đòi hỏi máy tính có cấu hình cao. Các tài liệu ở phòng Tư liệu đã được xử lý dưới dạng CSDL thư mục thuận tiện cho bạn đọc tra cứu.

2.3.2. Nhược điểm

Phòng Tư liệu quá hẹp nên hạn chế lượng phục vụ cho bạn đọc.

Chỉ có một cán bộ phụ trách nên thời gian phục vụ bạn đọc còn hạn chế, chất lượng phục vụ bạn đọc còn chưa cao.

Nguồn tài liệu xám còn ít. Mặc dù Khoa đã có 1 PGS.TS, 9 Thạc sĩ nhưng chưa có một luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ nào trong kho tư liệu của Khoa.