Những Giải Pháp Phát Triển Sp - Dv Tt

Nguồn tài liệu điện tử còn hạn chế.

Phần mềm CDS/ISIS tuy có những tính năng ưu việt, nhưng cũng còn tồn tại một số nhược điểm như CDS/ISIS chỉ là phần mềm quản trị tư liệu, không thích hợp cho một thư viện điện tử trong tương lai. Trong tương lai không xa, phòng Tư liệu sẽ phát triển thành một thư viện điện tử, như vậy cần phải nâng cấp phần mềm quản trị thư viện để có thể phù hợp với xu thế phát triển của phòng Tư liệu, CDS/ ISIS không tuân thủ chuẩn biên mục tài liệu MARC, không quản lý được CSDL toàn văn.

Cơ sở vật chất tuy đầy đủ nhưng chất lượng còn thấp, một số máy tính và phần mềm quản trị thư viện đã cũ gây khó khăn trong việc nhập và lưu các cơ sở dữ liệu. Hiện nay, phòng có 3 máy tính, nhưng chỉ có 2 máy tính là có thể hoạt động, do vậy mà đã hạn chế hoạt động TT - TV và khả năng tìm kiếm, tra cứu thông tin tự động hóa của NDT chưa đạt kết quả cao.

Công tác bổ sung chưa được đầu tư kinh phí cụ thể, chưa chủ động bổ sung những tài liệu quan trọng và cần thiết với nhu cầu của khoa mình. Hiện nay, nguồn tài liệu bổ sung hàng năm của phòng chủ yếu là do được tặng biếu.

Chưa đầu tư kinh phí để ứng dụng CNTT tự động hóa các khâu chuyên môn của hoạt động TT - TV.

Các sản phẩm và dịch vụ cung cấp thông tin còn ít nên chưa giúp NDT tiếp cận và khai thác có hiệu quả kho tài liệu.

CHƯƠNG 3

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 67 trang tài liệu này.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ TT - TV CỦA PHÒNG TƯ LIỆU KHOA PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Nhằm phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc một cách nhanh nhất, kịp thời và chính xác, góp phần vào việc nâng cao chất lượng giảng dạy của Khoa và Trường theo hình thức đào tạo mới, đào tạo theo tín chỉ thì phòng Tư liệu Khoa cần phải tiến hành đồng bộ các giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển các SP - DV TT - TV.

3.1. Tạo nguồn và phát triển nguồn tin

Đối với sản phẩm TT - TV đã có cần được số hóa. Hiện nay Phòng Tư liệu đã sử dụng phần mềm Win/ISIS, các sản phẩm TT - TV như các khóa luận, niên luận, báo cáo khoa học (Các tài liệu xám) đã được nhập vào tạo thành các biểu ghi, rất thuận tiện cho việc lưu trữ và phục vụ bạn đọc đến tìm tin.

Cần phối hợp với các cơ quan thông tin khoa học chuyên ngành khác trong việc khai thác sản phẩm thông tin, có thể trao đổi, mua bán các sản phẩm thông tin chuyên ngành. Khai thác sản phẩm thông tin khoa học chuyên ngành các cơ quan khác có. Hàng năm Phòng Tư liệu Khoa có đặt mua báo và tạp chí xuất bản hàng tháng, hoặc mua các sách chuyên ngành, sách tham khảo của các nhà sách tư nhân hoặc các công ty trách nhiệm hữu hạn có tài liệu liên quan đến chuyên ngành thông tin - thư viện. Ngoài những nguồn trao đổi và mua bán trên, còn có nguồn biếu tặng từ các cơ quan cùng chuyên ngành.

Việc tạo nguồn và phát triển nguồn tin trên đã giúp tăng số lượng sản phẩm của phòng Tư liệu Khoa, với những sản phẩm như các báo, tạp chí được mua hoặc thông qua biếu tặng sẽ giúp cho lượng thông tin được

cập nhật thường xuyên, bạn đọc có thể biết thêm về thông tin ngành nghề mình đã lựa chọn thông qua một số sách, báo - tạp chí chuyên ngành.

3.2. Những giải pháp phát triển SP - DV TT - TV

3.2.1. Đối với sản phẩm TT - TV

Phòng Tư liệu Khoa TT - TV tiếp tục phát triển nhanh chóng, trong tương lai sẽ trở thành một trong những phòng Tư liệu có đầy đủ trang thiết bị, đầy đủ các sản phẩm và dịch vụ phục vụ có chất lượng tốt tới đông đảo NDT trong và ngoài khoa. Để có thể làm được điều đó, phòng Tư liệu phải tăng cường ứng dụng CNTT, đẩy mạnh phát triển các sản phẩm thông tin tốt hơn, phòng Tư liệu Khoa cần trang bị, áp dụng CNTT vào các SP TT - TV. Đó là:

- Về phần cứng: Tăng cường và đổi mới hệ thống trang thiết bị, máy tính phục vụ bạn đọc và tìm tin. Cần xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, nâng cấp và mở rộng hệ thống mạng theo chuẩn kết nối chung.

- Phần mềm: Đầu tư ứng dụng các phần mềm tích hợp quản trị thư viện mới với nhiều tính năng phù hợp với sự phát triển chung. Trong tương lai, Khoa nên đầu tư kinh phí cài đặt và sử dụng phần mềm TT - TV hiện đại, có nhiều tính năng như Libol, Ilib. Nên sử dụng phần mềm quản trị Libol thống nhất với hệ thống TT - TV trong ĐHQGHN, sử dụng phần mềm này có rất nhiều ưu điểm:

+ Đây là phần mềm do công ty Tinh Vân phát triển nên rẻ hơn so với các phần mềm của nước ngoài.

+ Trung tâm TT - TV ĐHQGHN cũng sử dụng phần mềm này, phòng Tư liệu Khoa TT - TV sử dụng phần mềm này sẽ tạo nên sự thống nhất trong toàn hệ thống trong ĐHQGHN trong việc khai thác và chia sẻ thông tin.

+ Đây là phần mềm tuân thủ các chuẩn mực quốc tế về khổ mẫu biên mục MARC 21, mượn liên thư viện và tra cứu liên thư viện.

+ Có đầy đủ các phân hệ của một thư viện hiện đại: bổ sung, biên mục, quản lý bạn đọc, mượn - trả, mượn liên thư viện, ấn phẩm định kỳ, phân hệ quản lý,...

+ Có khả năng quản trị các CSDL toàn văn và đưa tài liệu lên mạng mà không cần phần mềm hỗ trợ.

+ Giúp phòng Tư liệu có thể liên kết, trao đổi, chia sẻ thông tin, dữ liệu với nhiều cơ quan TT - TV khác.

- CSDL: Tiếp tục hoàn chỉnh và xây dựng thêm nhiều CSDL đặc biệt là CSDL sách, không những trực tiếp phục vụ bạn đọc mà tiến tới có thể phục vụ bạn đọc từ xa, thông qua OPAC, xây dựng hệ thống tài liệu điện tử phong phú, đa dạng. Cần đầu tư, nâng cấp các CSDL như: CSDL sách, giáo trình, báo - tạp chí; mặt khác cũng cần tiếp tục bổ sung thêm các CSDL có chất lượng để tổ chức khai thác, xử lý để đưa ra những sản phẩm thông tin có giá trị cao.

- Sử dụng công nghệ mới trong việc quản lý tài liệu, theo dõi được số người đọc tài liệu, tên tài liệu, số người mượn tài liệu,...trên máy tính.

- Xây dựng các SP TT dạng mới Hypertext, Multimedia, trang Web. Kịp thời giải đáp, trả lời các thắc mắc, các câu hỏi của NDT để làm căn cứ xây dựng và nâng cấp các SP - DV TT - TV phục vụ bạn đọc tốt hơn.

- Trang bị hệ thống máy tính phục vụ cho việc tra cứu của NDT, đẩy mạnh áp dụng CNTT vào các hoạt động tra cứu, phục vụ NDT như:

+ Xây dựng mục lục điện tử lưu trên máy tính điện tử dưới dạng CSDL thư mục để phục vụ tìm tin nhanh chóng.

+ Xây dựng CSDL toàn văn cho vốn tài liệu, đặc biệt là nguồn tài liệu “xám”. Từ đó có thể tra cứu nhanh chóng và cho phép nhiều người có thể tra cứu cùng một lúc.

+ Xây dựng diễn đàn của phòng Tư liệu khoa mình trên Internet, cán bộ thư viện có thể đưa thông tin về vốn tài liệu của khoa mình lên diễn đàn cho NDT có thể tra cứu và sử dụng các tài liệu có trong kho. Có thể liên kết với các website thư viện như: http://www.thuvientre.com, http://www.thuvien.net,...để có thể giao lưu, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm về công tác thư viện ảo của các website này, từ đó tạo lập nên một website riêng cho phòng Tư liệu. Đây cũng là một hình thức quảng bá cho phòng Tư liệu, giúp đông đảo NDT có thể biết tới phòng Tư liệu, có thể chia sẻ những, đóng góp ý kiến giúp cho phòng Tư liệu Khoa ngày càng phát triển.

+ Xây dựng các điểm truy cập, CSDL tích hợp để NDT có thể khai thác nhanh chóng, toàn diện.

+ Xây dựng hệ thống tài liệu điện tử theo các chuẩn chung và đi kèm với nó là hệ thống quản lý và phổ biến tài liệu điện tử đến NDT, đó là nỗ lực căn bản để đa dạng hóa SP - DV thông tin, trong đó có việc đưa các loại hình dịch vụ điện tử vào hoạt động. Tiến hành xây dựng CSDL và biểu ghi cho toàn bộ tài liệu dạng giấy, tài liệu không công bố trong kho.

+ Xây dựng các điểm truy cập, kết nối CSDL, xây dựng mục lục liên hợp, đưa thông tin lên trang Web của Khoa, mạng thông tin diện rộng (WAN), mạng cục bộ (LAN), mạng quốc tế (INTERNET).

Đối với các sản phẩm thông tin trên giấy như các tài liệu xám thì cần được số hóa, được lưu trữ trên các dạng CSDL, các dạng biểu ghi.

Sản phẩm thông tin điện tử xây dựng các điểm truy nhập, cần thường xuyên đưa các thông tin về các sản phẩm thư viện của các thư viện khác lên website của khoa: http://flis.ussh.edu.vn.

Ngoài ra, cần loại bỏ cách quản lý thủ công thông qua phiếu viết tay, thống kê thủ công chuyển sang nhập liệu trên máy và quản lý trên CSDL chung, cập nhật thông tin về tài liệu mới, tài liệu sẵn sàng cho mượn ngay trên máy tính.

Nhu cầu về sản phẩm thông tin của NDT luôn thay đổi, điều đó tương ứng với sự phát triển của nguồn thông tin cũng như nhận thức của con người. Do vậy, muốn thỏa mãn nhu cầu thông tin, NDT phải mở rộng các SPTT của mình, xử lý sâu về nội dung nguồn tin. Đa dạng hóa SP - DV TT - TV là xu hướng, là cách thức phát triển có tính chất bền lâu đối với các cơ quan TT - TV nâng cao khả năng đáp ứng thỏa mãn nhu cầu tin của NDT. Do đó, phòng Tư liệu Khoa cần có những giải pháp để đa dạng hóa sản phẩm TT - TV:

+ Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống: Cho dù CNTT có phát triển cũng không thể thiếu bộ máy tra cứu truyền thống, đây là phương tiện tra cứu thường xuyên của NDT và cán bộ thư viện. Vì không phải NDT nào cũng có thể sử dụng máy tính để tra tìm tài liệu, để tìm kiếm thông tin trên máy tính thì cần phải tạo lập các CSDL, sử dụng máy tính tra cứu còn phụ thuộc vào máy móc và trang thiết bị. Do vậy, cần hoàn thiện bộ máy tra cứu tin truyền thống. Ngoài mục lục dạng phiếu và mục lục dạng sách, phòng Tư liệu cần phát triển thêm mục lục chữ cái, mục lục phân loại và mục lục chủ đề. Dựa vào đặc điểm và hệ thống của phòng Tư liệu Khoa, phòng nên sử dụng khung phân loại DDC thay cho UDC trước đó để có thể tổ chức mục lục phân loại, được thể hiện trên các phiếu mục lục. Mục lục phân loại rất thích hợp trong việc triển khai các hộp phích tra cứu, tiện cho bạn đọc đến phòng Tư liệu để tra cứu.

+ Đối với ấn phẩm thư mục: Phòng Tư liệu cần biên soạn “ Thư mục giới thiệu tài liệu mới” hoặc “ Thư mục giới thiệu chuyên đề” liên quan đến việc học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên trong Khoa. Ngoài ra, phòng Tư liệu cần xây dựng thêm một số loại thư mục khác như: thư mục thông báo, thư mục trích dẫn,...

Phòng Tư liệu Khoa nên chú trọng hơn nữa công tác phát triển sản phẩm TT - TV, có được nhiều sản phẩm thông tin có giá trị sẽ đáp ứng được nhu cầu tin ngày một phức tạp, phong phú và đa dạng của người dùng tin. Hơn thế nữa, việc phát triển các sản phẩm còn giúp cho phòng Tư liệu trở thành một trong những phòng Tư liệu đầu tiên của trường ĐHKHXH&NV phát triển toàn diện các sản phẩm thông tin, ứng dụng nó trong công tác phục vụ đông đảo NDT.

3.2.2. Đối với dịch vụ TT - TV

Một trong những đặc tính của thông tin là “kịp thời” (timeliness) - điều này có thể hiểu một cách đơn giản rằng NDT sẽ nhận được ngay thông tin khi họ cần. Vì vậy, để đạt được hiệu quả về việc cung cấp thông tin cho NDT, hoạt động thông tin thư viện phải tạo ra nhiều cơ hội cho NDT, nghĩa là cung cấp thông tin nhanh hơn, mềm dẻo hơn và đa chiều hơn. Do vậy việc ứng dụng CNTT và truyền thông đã làm cho việc phổ biến tri thức của nhân loại trở nên thuận tiện và nhanh chóng. Thực tế, công nghệ thông tin đã và đang giúp cho đội ngũ giảng viên hay sinh viên ngày càng nâng cao và cập nhật kiến thức chuyên môn trong hoạt động nghiên cứu của mình

Ứng dụng tin học trong công tác thông tin - thư viện thường tập trung vào việc lưu trữ, tìm kiếm và tạo ra các sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ tìm và phổ biến thông tin. Đặc điểm của các hoạt động này là thường xuyên phải quản lý một khối lượng tài liệu lớn và được khai thác lặp đi lặp lại nhiều lần.

Do vậy, tin học hóa hoạt động thông tin - thư viện là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan thông tin - thư viện hiện nay.

Ngoài dịch vụ hiện có, phòng Tư liệu Khoa nên triển khai thêm các dịch vụ mới như dịch vụ SDI, CAS, dịch vụ hồi cố, dịch vụ CSDL toàn văn, dịch vụ mượn liên thư viện, dịch vụ tham khảo,...Đặc biệt để ứng dụng công nghệ thông tin trong dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc (SDI) đến cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường đại học. Dịch vụ này đã và đang dần được nhiều thư viện trường đại học quan tâm và sử dụng, NDT có cơ hội để được hưởng dịch vụ này, nó được phát triển trên cơ sở sử dụng máy tính điện tử. Trung tâm Thông tin đại học Đà Nẵng đã và đang triển khai loại hình dịch vụ này (SDILRC) và bước đầu đã thu được kết quả khả quan.

Dịch vụ SDI là một trong số những dịch vụ rất hữu ích và cơ bản đối với các cơ quan thông tin và thư viện. Dịch vụ SDI rất cần được phổ biến và triển khai không chỉ trong phạm vi thư viện trường đại học, mà còn các cơ quan thông tin liên quan.

Tiến hành xây dựng các DV TT - TV hiện đại trong đó có hệ thống phổ biến thông tin chọn lọc (SDI), dịch vụ này phát triển trên cơ sở sử dụng hệ thống máy tính, theo tác giả Trần Mạnh Tuấn thì dịch vụ này rất quan trọng và cơ bản ở các thư viện hiện đại, rất quen thuộc với NDT và cán bộ khoa học, việc ứng dụng CNTT là rất cần thiết để đi đến mục đích này. Đây là dịch vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tới người dùng tin. Để làm được dịch vụ này đòi hỏi phải phối hợp được với người dùng tin, người dùng tin đưa ra các thông tin chuyển tới các cán bộ thư viện để các cán bộ thư viện đưa vào chọn lọc. Hình thức dịch vụ này phụ thuộc vào khả năng của cơ quan cung cấp dịch vụ và sự thỏa thuận với những người dùng tin được hưởng dịch vụ. Chúng có thể là các thư mục, danh mục,...