Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ thực tiễn Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

quả hơn, nhất là trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0 đang phát triển mạnh mẽ, nhằm theo kịp xu thế phát triển của thế giới và khu vực.

3.2.2.4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Thường xuyên tiến hành kiểm tra việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ xem đúng không, nếu không đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp, nhất là đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử đơn vị trực tiếp thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Qua kiểm tra, đánh giá sẽ rút ra những mặt còn tồn tại, hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa. Qua kiểm tra để kiến nghị cấp có thẩm quyền các giải pháp thực hiện chính sách hoặc điều chỉnh chính sách.

Thực hiện chính sách khen thưởng những cán bộ công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với cán bộ công chức vi phạm các quy định về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

3.2.5. Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và trang thiết bị cho hoạt động lưu trữ

Một trong những điều kiện quan trọng để thực hiện tốt chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chính là phải tăng cường đầu cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bố trí Phòng đọc thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện máy móc phù hợp đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Để bảo quản an toàn tài liệu và phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ của độc giả; cần phải đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn và tiến hành thu nộp vào Lưu trữ lịch sử; đầu tư kinh phí số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu từ xa, qua mạng của người dân và cơ quan tổ chức doanh nghiệp.

Đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử; thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thời gian quy định, tránh phân tán tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần phát huy vai trò của mình trong việc sưu tầm; bổ sung tài liệu lưu trữ quý, hiếm; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ thu nộp vào Lưu trữ lịch sử. Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ với nhiều hình thức đa dạng, phong phú hơn như cung cấp bản sao, chứng thực lưu trữ giúp cho các tổ chức và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng; công bố, giới thiệu lưu trữ nhân dịp các ngày lễ, kỷ niệm những sự kiện lớn của đất nước, của tỉnh; biên soạn, xuất bản các sách chuyên đề theo từng thể loại, nội dung của tài liệu giúp cho độc giả dễ tiếp cận, dễ tra cứu tài liệu lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, đơn vị tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ đến nhiều đối tượng công chúng... . Để giải quyết kịp thời yêu cầu khai thác thông tin tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần nhanh chóng bổ sung, hoàn thiện thông tin trong các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã xây dựng; tiếp tục xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin, ứng dụng tin học để quản lý và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng ngày một hoàn thiện và phát triển.

Uỷ ban nhân dân tỉnh quan tâm, tạo điều kiện để Đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh Cao Bằng sớm được triển khai thực hiện giúp cho cán bộ công chức có trụ sở làm việc ổn định từ đó tạo niềm tin an tâm công tác và phát huy năng lực sở trường của mình cho công việc; độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu được phục vụ và tra tìm tài liệu được tốt và thuận tiện hơn. Đặc biệt, kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng sẽ đảm bảo tốt nhất cho việc duy trì tuổi thọ của tài liệu lưu trữ và các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 85 trang tài liệu này.

3.2.6. Đổi mới cách thức tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

Việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được coi là nhiệm vụ trọng tâm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Chính sách này xuyên suốt quá trình xây dựng và phát triển của Trung tâm từ khi thành lập đến nay. Nhưng trong quá trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn những khó khăn, hạn chế nên hiệu quả công việc chưa thực sự như mong đợi. Vì vậy, cần phải đổi mới việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể đó là:

- Trong công tác tuyên truyền, phổ biến chính sách cần phải đa dạng hóa và kết hợp nhiều hình thức (truyền thông, giới thiệu, triển lãm, trưng bày) nhiều cơ quan tổ chức (truyền hình, báo chí, bảo tàng, thư viện…) để tuyền truyền về giá trị tài liệu lưu trữ; chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các cơ quan, tổ chức được kiểm tra biết. Công tác thanh tra, kiểm tra thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng cần phải được thực hiện hàng năm để kịp thời chỉnh đốn việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

- Định kỳ hàng năm, Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng tiến hành tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đánh giá những kết quả đạt được, những hạn chế yếu kém cần khắc phục và đề ra phương hướng, giải pháp cụ thể. Trong đó, cần chú trọng nâng cao chất lượng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Các chỉ đạo định hướng đối với hoạt động này cần tập trung vào

những vấn đề như đa dạng hóa các hình thức cung cấp, phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ; tăng cường các hình thức tuyên truyền của các cơ quan truyền thông về chính sách khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, về các phông lưu trữ của tỉnh, về giá trị tài liệu lưu trữ... Kịp thời cập nhật những tiến bộ của thế giới và khu vực trong lĩnh vực tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Đồng thời phải biểu dương khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích, sáng tạo trong lĩnh vực tổ chức khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để tạo động lực cho cán bộ.

- Ngoài ra, lưu trữ lịch sử cũng cần phát triển, đẩy mạnh và đổi mới các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể như: Cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng, qua hòm thư điện tử, qua đường bưu điện. Xây dựng trang web và cơ sở dữ liệu phong phú, đa dạng để cung cấp các thông tin tài liệu lưu trữ trực tuyến...

3.3. Một số kiến nghị

3.3.1. Kiến nghị Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng

- Để việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng đạt kết quả, góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển tỉnh Cao Bằng nhất là trong bối cảnh cuộc cách mạng 4.0, đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các quy định và văn bản hướng dẫn nghiệp về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng. Có chính sách phù hợp để nâng cao đời sống, thu nhập cho cán bộ công chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay. Phê duyệt các đề án để chỉnh lý tài liệu tồn đọng, đề án số hóa tài liệu đang cản trở việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện nay.

- Uỷ ban nhân dân tỉnh cần ban hành thêm các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, hướng dẫn định mức kinh tế - kỹ thuật về giao nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ

quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Nhà nước sao cho phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh Cao Bằng.

- Đề nghị UBND tỉnh Cao Bằng sớm xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng phục vụ tốt nhất cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cho thế hệ mai sau.

3.3.2. Kiến nghị Sở Nội vụ

- Sở Nội vụ tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại đơn vị để kịp thời phát hiện những thiếu sót để hoàn thiện, đồng thời phát huy những mặt tích cực góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách này ngày một tốt hơn.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp đối với cán bộ, công chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; thống nhất phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong tra tìm tài liệu để đáp ứng kịp thời các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. Nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằng trong thời gian tiếp theo.

3.3.3. Kiến nghị các cơ quan, tổ chức có liên quan

- Đối với cấp ủy Đảng và chính quyền các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh Cao Bằng:

Để thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được hiệu quả thì vai trò của cấp ủy Đảng và chính quyền các đơn vị trong toàn tỉnh Cao Bằng là vô cùng quan trọng, nhất là ở cấp cơ sở. Cấp uỷ Đảng và chính quyền các cấp chỉ đạo, thực hiện sâu sát chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở địa phương, đơn vị mình trong việc thu nộp, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Các cơ quan thông tin, truyền thông, báo chí, bảo tàng, thư viện:

Tiếp tục phối hợp có trách nhiệm trong công tác đưa tin, tuyên truyền, giới thiệu, triển lãm, công bố tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ, về chính sách khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và kết quả thực hiện chính sách này ở tỉnh Cao Bằng. Giúp người dân, doanh nghiệp và cơ quan, tổ chức liên quan nhận thức đầy đủ hơn về tài liệu lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ, quyền và trách nhiệm trong khai thác sử dụng và bảo vệ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân tỉnh Cao Bằng.

3.3.4. Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

- Tiếp tục tham mưu cho UBND tỉnh và Sở Nội vụ về hoạt động thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, các giải pháp cụ thể để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức thực hiện có hiệu quả chủ trương, đường lối, chính sách pháp luật về thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Giao nhiệm vụ cụ thể đến từng cán bộ công chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm.

- Phối hợp với Sở Nội vụ, các cơ quan tổ chức trên địa bàn trong công tác quản lý, triển khai, tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tuyên truyền, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong toàn tỉnh Cao Bằng để kịp thời cập nhật các kiến thức mới cũng như các phương pháp mới một cách kịp thời để nâng cao chất lượng thực hiện chính sách.- Sửa đổi hoàn thiện lại đề án số hóa tài liệu cho phù hợp với điều kiện ngân sách hiện hành của tỉnh Cao Bằng, nội dụng đề án cần phải trọng tâm trọng điểm, phân ra nhiều giai đoạn, có lộ trình thực hiện để đề án mang tính khả thi.

Tiểu kết chương 3

Trong những năm gần đây tỉnh Cao Bằng đã quan tâm thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, những hoạt động này đã giúp cho tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị đặc biệt của nó góp phần vào sự nghiệp xây dựng và phát triển tỉnh Cao Bằng. Từ cơ sở thực trạng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng từ năm 2012 đến nay mà tác giả luận văn đã luận giải phân tích ở chương 2, tác giả luận văn đã xác định mục tiêu, nhiệm vụ đổi mới trong việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm tới tại Trung Tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng. Đồng thời, cũng trong chương này, luận văn đã đề xuất một số giải pháp cơ bản nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở tỉnh Cao Bằng hiện nay và trong thời gian tới, đó là nâng cao nhận thức, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đổi mới cách thức tổ chức thực hiện chính sách để thực hiện các giải pháp có cơ sở, tác giả đã kiến nghị đối với UBND tỉnh, Sở Nội vụ, các cơ quan tổ chức liên quan trong công tác chỉ đạo và phối hợp thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng. Những giải pháp và kiến nghị của tác giả nhằm góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong toàn tỉnh Cao Bằng trong những năm tiếp theo.

KẾT LUẬN

Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ ở tỉnh Cao Bằng nói riêng có một giá trị hết sức đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển địa phương. Trong nhiều năm qua tỉnh Cao Bằng đã quan tâm thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn đem lại nhiều thành tựu, kịp thời phúc đáp các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của người dân, doanh nghiệp và cơ quan tổ chức có liên quan. Việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở tỉnh Cao Bằng thể hiện từ việc ban hành các kế hoạch, quy hoạch, quy định để cụ thể hóa văn bản pháp luật về công tác lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; quan tâm sắp xếp tổ chức bộ máy và cán bộ làm công tác lưu trữ và công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch thực hiện chính sách; triển khai, phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn và phân công, phối hợp thực hiện chính sách; quan tâm thực hiện thanh tra, kiểm tra, đánh giá tổng kết việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng. Nhờ đó mà trong thời gian qua công tác lưu trữ nói chung và việc thực hiện chính sách này đã có những chuyển biến tích cực, giá trị của tài liệu lưu trữ nói riêng ở tỉnh Cao Bằng đã được phát huy, đem lại hiệu quả thiết thực trong các lĩnh vực góp phần xây dựng và phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa và con người tỉnh Cao Bằng. Phân tích tình hình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở tỉnh Cao Bằng, rút ra những điểm còn tồn tại trong thực hiện chính sách, tìm nguyên nhân và đưa ra các quan điểm, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằng hiện nay và trong những năm tới. Kiến nghị với các cấp và cơ quan tổ chức có liên quan một số điều kiện để thực hiện các giải pháp như: Nâng cao nhận của cán bộ, công chức và cấp ủy chính quyền các cấp trong tỉnh; bổ sung ban hành các quy định