Tăng cường quản trị chi phí tại VNPT Bắc Ninh

toán theo từng dự án, theo từng bộ phận hoặc từng phân khúc kinh doanh, v.v... Chẳng hạn, đối với các hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng, chi phí biến đổi chủ yếu là phí cước nối phải trả cho các mạng khác, dựa trên thông tin này nhà quản trị có thể ra các quyết định về giá, tính điểm hòa vốn để lựa chọn phương án đầu tư, v.v...Để phân loại được chi phí thành chi phí biến đổi và chi phí cố định phục vụ cho phân tích chi phí để ra quyết định quản trị, tác giả đề xuất VNPT Bắc Ninh có thể sử dụng một trong hai phương pháp để phân loại các chi phí thành chi phí biến đổi và chi phí cố định như sau:

Cách thứ nhất, sử dụng phương pháp bình phương nhỏ nhất và bảng tính excel để xác định chi phí biến đổi và chi phí cố định. Phương pháp này sử dụng tất cả các dữ liệu về chi phí và mức hoạt động do kế toán thu được trong một khoảng thời gian đủ lớn (từ 6 tháng trở lên) để phân tích chi phí và cho kết quả tin cậy nhất. Sử dụng phương pháp này, trước hết các chi phí này được coi là chi phí hỗn hợp, sau đó căn cứ vào dữ liệu thu được về chi phí và mức hoạt động lựa chọn tùy theo mục đích phân loại hàng tháng để xác định chi phí biến đổi và chi phí cố định theo trình tự sau:

- Sử dụng hàm SLOPE trong Excel để xác định chi phí biến đổi trên một đơn vị hoạt động.

- Sử dụng hàm INTERCEPT để xác định chi phí cố định

- Dùng hàm RSQ để kiểm tra độ tin cậy của kết quả. Nếu RSQ cho kết quả từ 90% trở lên là chấp nhận được.

Chi phí biến đổi và chi phí cố định quan hệ với tổng chi phí theo phương trình sau:

Y = ax + b Trong đó:

- Y là tổng chi phí

- a là chi phí biến đổi trên một đơn vị

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 126 trang tài liệu này.

- x là mức hoạt động

- b là chi phí cố định

Cách thứ hai, dựa trên đặc tính biến đổi hay cố định của chi phí với tiêu thức phân loại để xác định từng loại chi phí cố định và chi phí biến đổi. Đối với các chi phí hỗn hợp cũng được tách thành hai loại chi phí này bằng phương pháp bình phương bé nhất sử dụng các hàm có sẵn trong Excel để tính toán.

4.2.2.Đổi mới công tác lập dự toán chi phí

Hiện nay, mặc dù công tác quản trị chi phí tại VNPT Bắc Ninh đã được quan tâm tuy nhiên công tác quản trị chi phí chưa nhận được sự quan tâm đúng mức theo đúng chức năng vốn có của nó. Bộ máy kế toán của đơn vị được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính mà chưa xử lý cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị và yêu cầu phân tích hoạt động kinh doanh.

Công tác lập dự toán chi phí của VNPT Bắc Ninh chủ yếu là do Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam lập và phân bổ cho đơn vị. Như đã phân tích trong các phần trên thị dự toán tại VNPT Bắc Ninh chỉ mang tính chất dự toán chi phí cho kỳ sau của đơn vị vì vậy không cung cấp đầy đủ tổng quát về tình hình hoạt động của VNPT Bắc Ninh trong từng lĩnh vực cụ thể và từng thời kỳ. Do đó trong thời gian tới công tác lập dự toán chi phí cần thực hiện theo các giải pháp sau:

- Xây dựng định mức chuẩn cho các đơn vị thực hiện

Định mức là căn cứ để lập dự toán và phân tích chênh lệch chi phí. Việc xây dựng định mức có vai trò quan trọng trong lập kế hoạch và kiểm soát chi phí của các DN. Lập kế hoạch và kiểm soát chi phí chỉ có ý nghĩa khi dựa trên các định mức được xây dựng đúng đắn và phù hợp. Nếu sử dụng các định mức không phù hợp thì hoạt động lập kế hoạch và kiếm soát chỉ mang tính hình thức thậm chí bị phản tác dụng. Các định mức VNPT Bắc Ninh cần xây dựng trong DN và cho các Trung tâm trực thuộc của mình bao gồm: định mức tiền lương cho từng công việc, định mức từng loại vật tư cho từng hoạt động, định mức xăng dầu, v.v...

Để có thể xây dựng định mức chi phí phù hợp, việc xây dựng định mức chi phí cần có sự tham gia của các bộ phận liên quan như Ban giám đốc, Trưởng các bộ phận, phòng kế toán tài chính và đại diện người lao động, cán bộ kỹ thuật và cán bộ vật tư và đặc biệt là có sự tham gia, góp ý của TTVT các huyện, thành phố. Khi xây dựng định mức, VNPT Bắc Ninh cần phải xây dựng được cả định mức về lượng và định mức về giá. Định mức về lượng cần được lập trên cơ sở mức vật tư tiêu hao trung bình hoặc mức thời gian lao động trung bình (đối với định mức lao động) phù hợp với điều kiện kinh doanh của từng đơn vị xây dựng định mức. Định mức về giá là mức giá thuần sau khi đã trừ đi các khoản được hưởng chiết khấu. Để có giá ổn định phục vụ cho xây dựng định mức, VNPT Bắc Ninh có thể ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp theo một mức giá ổn định và sử dụng giá này làm định mức.

- Nâng cao chất lượng dự toán chi phí hàng năm

+ Dự toán các khoản chi phí mua ngoài, chi phí khác bằng tiền, chi phí QLDN cần có định mức cụ thể dựa trên việc tiến hành phân tích các mục chi phí này để thành công cụ hữu ích trong quản trị DN và dựa trên phương pháp chuyên gia, căn cứ kế hoạch hoạt động của các đơn vị, các chi phí phát sinh năm kế hoạch dựa trên số liệu của các năm trước và tình hình thực tế sẽ diễn ra trong năm kế hoạch.

+ Xây dựng hệ thống định mức chi phí nội bộ như: cấp phát nguyên vật liệu và quản lý nhân công lao động…

4.2.3. Nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện chi phí

Việc ghi chép phát sinh các khoản chi phí nên được thực hiện thường xuyên, kịp thời nhằm tổng hợp những số liệu một cách nhanh chóng phục vụ cho các quyết định chính xác của nhà quản trị.

Tổ chức thực hiện các chi phí phải dựa trên những căn cứ và quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ của Viễn thông Bắc Ninh, các quy định của Nhà nước và quy định của Tập đoàn.

Cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán chi tiết tại Viễn thông Bắc Ninh đã đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu xử lý thông tin trên máy và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.

Nâng cao chất lượn nội dung phân tích các khoản chi phí của Tr Viễn thông Bắc Ninh, phân tích và thu thập thông tin đầy đủ các khoản mục chi phí để đáp ứng được nhu cầu quản lý một cách có hiệu quả. Việc phân tích chi phí tại đơn vị không nên chỉ dừng lại ở việc so sánh giữa thực hiện với kế hoạch chỉ nhằm mục đích đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị mà phải dựa trên sự phân tách rõ ràng giữa các CPNVLTT, nhân công trực tiếp, CPSXC, CPBH và chi phí quản lý DN để qua đó phục vụ cho mục đích ra quyết định.

Hiện nay Viễn thông Bắc Ninh chưa có hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát tất cả các công việc nên quá trình thực hiện chi phí vẫn có một số tồn tại cần khắc phục. Trong thời gian tới, để nâng cao chất lượng công tác thực hiện chi phí tại Viễn thông Bắc Ninh cần thành lập hệ thống kiểm soát nội bộ.

4.2.4.Tăng cường kiểm soát chi phí

Xây dựng quy chế nội bộ để gắn trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến quản trị chi phí: Các qui chế hoạt động chung của VNPT Bắc Ninh (thoả ước lao động tập thể, qui chế dân chủ, qui chế bổ nhiệm cán bộ ...), Qui chế bộ phận, phòng ban (qui trình giải quyết công việc, …), Qui chế cá nhân (qui định quyền hạn và nhiệm vụ của các chức danh cụ thể)…

+ Hoàn thiện qui chế nội bộ của tập đoàn: qui chế sử dụng thiết bị máy móc của đơn vị, qui chế giao khoán, qui chế quản lý vật tư, tiền vốn của VNPT Bắc Ninh, qui chế khen thưởng cho tập thể và các cá nhân gắn liền với công việc được giao, đối với qui chế bộ phận, phòng ban liên quan.

+ Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí cho toàn thể cán bộ, công nhân viên của VNPT Bắc Ninh, xây dựng chế độ khen thưởng do tiết kiệm chi phí hợp lí, khuyến khích nhân viên tham gia quản trị chi phí hay tham gia và trao đổi với nhân viên nhằm nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của chi phí và kiểm soát chi phí tại DN.

+ Việc kiểm soát mới chỉ so sánh giữa thực hiện với kế hoạch mà không tìm hiểu bên trong nguyên nhân của sự thay đổi chênh lệch giữa thực hiện và kế hoạch đó như: do thay đổi về giá, số lượng…

+ Các khoản chi phí QLDN, chi phí SXC, CPBH thông thường phải tách biến phí, định phí nhưng do trình độ nhân viên còn hạn chế nên đơn vị chưa thực hiện điều đó. Vì vậy, đơn vị cần cân nhắc nên hay không nên nâng cao trình độ của nhân viên để đảm bảo việc cung cấp dữ liệu phục vụ cho việc ra quyết định được chính xác hơn, hiệu quả hơn.

+ Phải lập được kế hoạch chi phí, dùng hình thức tiền tệ tính toán trước mọi chi phí cho sản xuất kinh doanh kỳ kế hoạch; phải xây dựng được ý thức thường xuyên tiết kiệm chi phí để đạt được mục tiêu kinh doanh mà VNPT Bắc Ninh đã đề ra.

+ Phải xác định rõ nội dung, phạm vi sử dụng từng loại chi phí để có biện pháp quản lý phù hợp.

+ Đối với các khoản chi về nguyên, nhiên vật liệu, thông thường những khoản này thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản xuất, nếu tiết kiệm những khoản chi phí này sẽ có tác dụng rất lớn đến hạ giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu phụ thuộc hai nhân tố: số lượng nguyên vật liệu tiêu hao và giá cả nguyên vật liệu. Vì vậy để tiết kiệm chi phí phải xây dựng được các định mức kinh tế - kỹ thuật về tiêu hao vật tư tiên tiến, phù hợp với DN và đặc điểm kinh tế - kỹ thuật cho phép làm cơ sở cho việc quản lý; đồng thời kiểm tra chặt chẽ đơn giá từng loại vật tư sử dụng.

+ Để tiết kiệm chi phí về lao động, VNPT Bắc Ninh cần xây dựng định mức lao động khoa học và hợp lý đến từng người, từng bộ phận và định mức tổng hợp phù hợp với qui định mà nhà nước đã hướng dẫn và ban hành.

+ Đối với các khoản chi tiền mặt cho tiếp khách, hội họp giao dịch, chi đối ngoại, VNPT Bắc Ninh cần tự xây dựng định mức chi tiêu và quy chế quản lý sử dụng. Các khoản chi phải có chứng từ hợp lệ, phải gắn với kết quả kinh doanh và không được vượt quá mức khống chế tối đa theo tỷ lệ tính trên tổng chi phí; các khoản chi hoa hồng môi giới phải căn cứ vào hiệu quả kinh tế do việc môi giới mang lại.

+ Từ thực tế quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh, theo định kỳ hoặc hàng năm VNPT Bắc Ninh cần tiến hành phân tích, đánh giá lại tình hình quản lý, sử dụng chi phí. Từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm hoặc biện pháp phù hợp để có thể tiết kiệm chi phí trong thời gian tiếp theo.

4.2.5. Ra quyết định chi phí phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị

Đơn vị căn cứ những nguyên vật liệu cần sử dụng tại đơn vị, kiểm soát giá mua và năng lực của nhân viên mà đơn vị đưa ra quyết định nên tự sản xuất hay đi mua ngoài nhằm tiết kiệm chi phí.

Trên thị trường cạnh tranh khốc liệt với các nhà mạng khác, dựa trên các báo cáo phân tích dữ liệu mà nhà quản trị nên hay không nên dưa ra các chính sách giảm giá nhằm thu hút khách hàng và giữ khách hàng. Tuy nhiên các chính sách giá đo không nên vượt quá giới hạn của bộ thông tin cũng như VNPT Bắc Ninh

Để có thể làm tốt những điều đó thì giải pháp cho VNPT Bắc Ninh là nâng cao trình độ cho CBCNV, trang bị cho họ những trang thiết bị có thể không là tốt nhất nhưng phải bắt kịp với xu thế của khách hàng.

4.2.6 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Con người là nhân tố ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Tính đến thời điểm hiện nay, Công ty sở hữu một lực lượng lao động chính quy bao gồm 2.650 người đã qua đào tạo, có

tính chuyên nghiệp cao. Trong đó có 390 kỹ sư, kỹ thuật, chuyên viên được đào tạo tại các trường đại học trong và ngoài nước có bề dày kinh nghiệm trong quản lý, thiết kế, giám sát, thi công đã và đang tham gia thực hiện thành công nhiều dự án lớn tại Việt Nam trong các lĩnh vực nhiệt điện đốt than, lọc dầu, hóa chất, vật liệu xây dựng…

Nhìn chung thì công tác nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tai Công ty tương đối tốt. Tuy nhiên Công ty có thể nâng cao hiệu quả của việc đào tạo cán bộ công nhân viên lên hơn nữa mà vẫn tiếp kiệm chi phí.

Cụ thể các lớp học, các khóa đào tạo của Công ty đều phải mời chuyên gia người nước ngoài về dạy, với chi phí cao, sẽ kèm theo nhiều chi phí tiếp đón, chi phí dịch vụ cũng như thêm những chi phí khác nữa… Công ty nên hợp tác với nước ngoài, đưa các cán bộ kỹ sư đi học hỏi ở nước ngoài sau đó về tự mở lớp đào tạo hướng dẫn lại cho chính công nhân trong Công ty mình, đồng thời có chế độ thích hợp để khen thưởng cho những cán bộ có trình độ chuyên môn cao và có đóng góp nhiều cho Công ty, nhằm mục đích khuyến khích cán bộ công nhân viên tích cực hăng say học hỏi, lao động, sáng tạo, sản xuất.

Có chính sách đào tạo bồi dưỡng tay nghề cho đội ngũ công nhân kỹ thuật nòng cốt là những lao động dài hạn của doanh nghiệp. Đội ngũ này do phòng hành chính của Công ty quản lý, được điều động theo từng công trình, yêu cầu các đội sản xuất phải tuân thủ các yêu cầu về lao độn kỹ thuật, để đảm bảo chất lượng công trình. Để đáp ứng nhu cầu công việc quản lý điều hành và cán bộ kỹ thuật Công ty cần tuyển thêm một số cán bộ kỹ thuật có trình độ đại học trở lên, có tâm huyết và kinh nghiệm làm việc.

Trong tương lai lâu dài, với tầm nhìn sẽ nâng tầm Công ty lên tầm quốc tế, mở rộng hoạt động kinh doanh ra thị trường thế giới, Công ty cần chuẩn hóa kỹ sư và đội ngũ nhân viên khác theo tiêu chuẩn quốc tế. Mà điều kiện tiên quyết là tất cả các kỹ sư đều phải có văn bằng và chứng chỉ phù hợp, phải có trình độ tiếng Anh tốt. Do vậy, thiết nghĩ trong thời gian tới, Công ty nên

đề ra chuẩn tiếng Anh Toeic đối với tất cả các kỹ sư làm việc tại Công ty. Tổ chức một năm một lần cuộc thi Tiếng Anh và phân lớp đào tạo theo chuẩn Toeic hiện hành. Đề xuất tiêu chuẩn tới năm 2015, tất cả các kỹ sư, cán bộ quản lý trong Công ty đều phải nộp bằng Toeic.

4.2.6.Một số giải pháp khác

Trên cơ sở đánh giá đầy đủ các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí sản xuất VNPT Bắc Ninh cần căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình để tìm ra các biện pháp thích hợp. Ngoài các giải pháp đã được đưa ra ở trên, VNPT Bắc Ninh cần áp dụng thêm một số giải pháp như sau:

4.2.6.1.Cải tiến quy trình sản xuất, phân cấp mô hình quản lý rõ rang

Điều đầu tiên để tổ chức hệ thống quản trị chi phí hiệu quả đòi hỏi các công ty phải từng bước cải tiến quy trình sản xuất theo hướng áp dụng các quy trình sản xuất tiên tiến như áp dụng các tiêu chuẩn quản lý ISO. Tiến hành rà soát, hoàn chỉnh và bổ sung hệ thống các định mức kinh tế kỹ thuật phù hợp và thống nhất trong toàn ngành. Một khi các quy trình sản xuất được chuẩn hóa thì việc thiết kế và vận hành hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí được thực hiện dễ dàng hơn.

Để triển khai hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí cần thiết có tính liên thông về thông tin giữa các bộ phận, các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có những quy định rõ ràng về chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban trong việc phối hợp và chia sẻ thông tin vừa đảm bảo tính liên thông thông tin vừa đảm bảo tính bảo mật thông tin của mỗi bộ phận.

4.2.6.2.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Xuất phát từ đặc điểm của công tác quản trị chi phí là tính linh hoạt, kịp thời, cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin, trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác. Các phần mềm kế toán không chỉ nhằm mục đích thu thập và xử